3 طرق سهلة لتتبع إنتاجية الموظف

التحديات الحديثة والحلول الحديثة

من السهل أن تغمر نفسك بالجزء الأكبر من الأعمال المكتبية التي يتعين علينا مواجهتها يومًا بعد يوم. بقدر ما نرغب في الاشتراك في فلسفات العصر الحديث المتمثلة في وضع الذات أولاً قبل وظائفنا ، فإن حقيقة الأمر هي أن أنفسنا ستُعرض للخطر إذا لم نقم "بعمل جيد". إن عدم إلقاء نظرة فاحصة على الإنتاجية يعني تحريفًا لهويتنا المهنية.

يتم أخذ الأمور إلى درجة عالية عندما نتولى منصب مدير أو مشرف. إن القول بأن التعامل مع فريق من القدرات والمهارات والمنشورات المختلفة يمثل تحديًا سيكون أمرًا بخسًا.

فجأة ، ثبت أن الساعات الثماني المخصصة للعمل غير كافية في مواجهة المهام الملحة والقضايا المتعلقة بالعمل. يتم رفع الحوادث ، وطلب الشركات NTE ، وفوق كل ذلك من المحتمل أن يكون العميل قد يكون له نصيبه الخاص من المشاكل المهنية.

وقد جعلت إعدادات العمل الجديدة التي أوجدها الوباء العالمي الأمر أكثر تعقيدًا بالنسبة للمشرفين للتأكد مما إذا كان العمل الفعلي يتم إنجازه. المرة الوحيدة التي سيتعرفون فيها فعليًا على حالة المشروع هي عندما يحين الموعد النهائي. بحلول ذلك الوقت ، كانت جميع الرهانات قد توقفت.

لكل هذا ، هناك شعار آخر يناسب القفاز: تتطلب المشكلات الحديثة حلولًا حديثة. والحلول الحديثة هي ما يمكن أن تقدمه هذه القطعة الأدبية. قد تبدو بعض أدوات إنتاجية العمل التي سيتم ذكرها هنا مألوفة بالفعل ، والبعض الآخر ، لا.

ولكن لجميع المقاصد والأغراض ، توضح المناقشة الأدوات والتقنيات المختلفة التي من شأنها أن تساعد المهنيين المحترفين على ترسيخ إجراءات عملهم وتبسيطها حتى يتمكنوا من مراقبة إنتاجية موظفيهم.

كيفية تتبع إنتاجية الموظف

1. استخدام برامج تتبع الوقت

الإعلانات تشبه بطاقات الوقت الورقية ودفاتر الحضور المواعيد الرومانسية الفعلية وجهاً لوجه قبل الالتزام بعلاقة: عابرة. إذا كانت الشركة لا تزال تفكر في استخدام مثل هذا ، فسيكون من الجيد النظر في مصطلحات مثل "البصمة الكربونية" و "الاحتباس الحراري". لذا فبدلاً من القيام بخطوات واسعة في مراقبة الإنتاجية ، فإن استخدام بطاقات الوقت الفعلي قد يؤدي في الواقع إلى إلحاق الضرر بالشركة.

يتيح استخدام برنامج التتبع سهولة تحديد مدة بقاء الموظف في الشركة أمام جهاز كمبيوتر الشركة ، مما يشير إلى الوقت الذي يقوم فيه / تقوم بوظيفة أو مشروع أو مهمة إدارية معينة. هذه طريقة فعالة للتأكد مما إذا كان الموظف أمام الوحدة بالفعل في الوقت الذي يتوقع أن يكون فيه.

تحتوي بعض برامج التتبع أيضًا على ميزة لقطة شاشة تلتقط ما يشاهده الموظف بالفعل على الشاشة. حتى أن هذه الأنواع من البرامج تراقب المواقع التي يزورها الموظفون ومدة بقائهم هناك. ميزة هذه البرامج واضحة: لتحديد ما إذا كان الموظف يحرز تقدمًا فعليًا في الوظيفة التي يتقاضى أجرًا مقابل أدائها. هذا يغرس الوعي بمسؤوليتهم المهنية.

2. إجراء التقييمات الروتينية الأسبوعية

هذه الأنواع من التقييمات الروتينية للإنتاجية قابلة للتطبيق على جميع أنواع المشاريع بغض النظر عما إذا كانت مهنية أو شخصية.

في حين أن الروتينات السنوية والشهرية فعالة بنفس القدر ، فقد يتم استخدام الروتين الأسبوعي دون الحاجة إلى القليل من التراجع أو عدم الحاجة إلى التراجع عند تحليل العمل المقدم. علاوة على ذلك ، فإن المهمات والأهداف التي من المفترض أن يتوصل إليها المديرون والمشرفون هم مستوى أعلى من خلال التقييمات السنوية والشهرية.

يتم إجراء هذه التقييمات بشكل مثالي في أيام الجمعة أو صباح الاثنين. ولكن إذا كان الموظف ضمن إعداد العمل من المنزل ، فستكون أمسيات الأحد مناسبة أيضًا ، يحتاج المشرفون فقط إلى وضع إطار زمني لا يتغلغل في الوقت الشخصي للموظفين. للدخول في تفاصيل التقييم ، تأكد من النظر في إنشاء هذين الجانبين:

خطة الأسبوع الإعلانات

من المناسب أن يتم تحديد ما يجب القيام به قبل الأسبوع. هذا يساعد في تضخيم تأثير المشرف وتحقيق هدف الأسبوع. من المستحسن أن يركز المشرف على أشياء قليلة فقط ، على سبيل المثال 3-5 أهداف أو مهام غير قابلة للتفاوض.

قيم الأسبوع السابق

الإعلانات في كثير من الأحيان ، لا تعكس النتائج ما تقصده الخطة. لكن لا داعي للضعف في الأشياء التي تعثرت. تقبل النتيجة والأمل في الأفضل. أو لتأسيس وكالة أكبر ، اعمل نحو الأفضل. تتمثل وظيفة المشرف في رؤية فريقه أو فريقها حتى تقترب النتيجة مما هو مثالي أو مخطط في البداية. ولكي يحدث هذا ، يحتاج المشرف أو المدير إلى معرفة مكان الفريق بالضبط.

سيكون من المفيد أن يحدد كل من الموظف والمشرف عدد الساعات التي يجب إنفاقها لتنفيذ عدد المشاريع. وغني عن القول إن التخطيط لكل شيء في التقويم أمر موصى به. إن اختيار أطر زمنية محددة داخلها بدلاً من مجرد وضع المهمة في تاريخ سيكون غير مبرر.

إذا لم يتم تنفيذ شيء ما كما هو مخطط له ، فمن المستحسن ملاحظة أوجه القصور وتغيير التقويم للمهام المستقبلية.

بحلول نهاية الأسبوع ، يجب على المشرف مراجعة التقويم وإحصاء الساعات التي تم قضاؤها في المهام ذات الصلة ومقارنتها بالساعات التي كانت مخصصة لها في البداية. من خلال القيام بذلك ، سيكون المشرف قادرًا على تحديد ما إذا كانت التوقعات لمشاريع من نفس الطبيعة مناسبة. الإعلانات

3. استخدام التطبيقات

تتعدد تطبيقات مراقبة الإنتاجية ، خاصة للموظفين الذين يعملون من المنزل. خلق المشهد المهني الحالي ظروفًا تسمح للمحترفين بإنجاز المزيد من العمل مع التطبيقات . لإعطاء فكرة عامة عن ماهية هذه الأشياء ، فإن تقسيمها إلى هذه الفئات يساعد:

الاتصالات

أصبحت تطبيقات الاتصال رائجة للغاية مع إعطاء الصناعة الكثير للاختيار من بينها. قد تكون تطبيقات الاتصال هذه مرتبطة بمكان عمل معين اعتمادًا على إعداد حساب الشركة.

لا تسمح تطبيقات الاتصال هذه بتبادل الرسائل المكتوبة فحسب ، بل تمنح أيضًا أماكن لعقد اجتماعات ناجحة بقدرة بصرية وسمعية.

ادارة مشروع

الإعلانات تتعقب هذه الأنواع من التطبيقات المشاريع التي تم تفويضها أو قيد التقدم أو التي تم تسليمها بالفعل. يتيح ذلك للفرق معرفة مكان وجود مشروع معين أو ما يجب القيام به لإنجازه.

مشاركة الملفات

هذه تطبيقات لإرسال الملفات ومشاركتها عبر أعضاء الفريق. يتمتع منشئ الملف بحرية مشاركته مع أكبر عدد ممكن من الأشخاص حسب الحاجة.

الوجبات الجاهزة

في الواقع ، تتطلب منا اهتماماتنا الحديثة أن نكون أكثر ذكاءً. وعلى الرغم من أنه قد يكون من السهل الوقوع في ضغوط لا داعي لها بسبب حجم العمل ومنحنيات التعلم التي تأتي مع أدوات الإنتاجية التي قد نحتاج إلى استخدامها ، فإن هذه التقنيات تهدف إلى إبقائنا هادئين ومجمعين طوال أيام عملنا. كل ما يحتاجه المرء هو الصبر في التعلم من خلال هذه التطبيقات والعمليات ، وكل شيء مضمون ليكون في مكانه الصحيح.