كيفية إدارة طلبات إجازة مثل رئيس

قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين رغبات العاملين لديك لقضاء الإجازة كصاحب عمل. قد يكون العثور على الحل الوسط المثالي بين القدرة على التكيف والتأكد من أن شركتك لديها تغطية كافية أمرًا صعبًا.

وظيفة ذات صلة: نصائح التوازن بين العمل والحياة للموظفين

يتم تقدير مزايا وامتيازات التوظيف من قبل الموظفين أكثر من الأجر نفسه وفقًا لدراسات مختلفة. تتأثر بشدة أنواع الأفراد الذين يتقدمون للعمل معك بكيفية إدارة طلبات الإجازات.

إذا كانت قيود إجازاتك شديدة ، فسيكون من الصعب جذب المرشحين المؤهلين للوظائف.

إذا جعلت تقديم طلبات إجازة أمرًا غير عادل أو صعبًا ، فستجد صعوبة في إبقاء موظفيك على متن الطائرة. إذا لم يكن لديك سياسة ، فستواجه مشكلة في الاحتفاظ بالموظفين طوال فترات الإجازة الأكثر ازدحامًا.

الحفاظ على حياة شخصية صحية بعيدًا عن العمل عند الضرورة ونوعية الحياة تعتبر مرتبطة بشكل مباشر. من الأهمية بمكان فهم كيفية التعامل مع الطلبات بسرعة وفعالية.

يمكن إنشاء سياسة طلب إجازة تفيد جميع الأطراف على النحو التالي:

إنشاء عملية والمواعيد النهائية

تشارك أليزا نيمان ، مديرة في شركة Olgam Life: "يجب أن تحدد طريقة طلب وقت الإجازة التي يجب على العمال الالتزام بها إذا كنت ترغب في التعامل مع الطلبات بإنصاف.

قم بتضمين في سياستك المدة التي يتعين على الموظف فيها تقديم طلب مقدمًا. تطلب العديد من الشركات فترة زمنية معينة ، مثل أسبوعين.

قد ترغب بعض الشركات في جدولة الإجازات السنوية ومطالبة الجميع بتقديم طلباتهم في يناير.

يمكنك الاستعداد لنقص الموظفين من خلال مطالبة العمال بتقديم طلباتهم بحلول تاريخ معين. يمكنك حساب مقدار التغطية التي ستحتاجها من خلال توقع من سيتغيب عن المكتب.

يتيح لك تحديد المواعيد النهائية أيضًا بعض الفسحة لمعالجة أي مشكلات تتعلق بالإجازة (على سبيل المثال ، عدد كبير جدًا من الموظفين يطلبون نفس التواريخ).

قم بتضمين الشخص (الأشخاص) الذي يجب على العامل توجيه الاستفسارات إليه (على سبيل المثال ، المدير ، المشرف ، إلخ). بعد ذلك سيكون الموظفون على دراية بموعد تقديم الطلبات ولمن.

حدد ما سيحدث إذا فشل الموظف في الحصول على إجازة بحلول الموعد النهائي. هل ما زلت تأخذ في الاعتبار طلبهم؟ هل طلبات العمال الآخرين لها الأسبقية على طلباتهم؟ "

حدد موعدًا نهائيًا للطلب

لكل قطاع مواسم فريدة ذات كثافة عالية ، حيث قد يكون أخذ الكثير من الإجازات كارثيًا لعمليات الشركة. على سبيل المثال ، يحتاج البيع بالتجزئة إلى الكثير من المساعدة خلال الإجازات الشتوية.

تدعي سوزان ميلوني ، كبير مسؤولي التسويق في FreePeopleSearch: "قد ترغب في تحديد تاريخ نهائي عندما يمكن تقديم طلبات الإجازة في ظروف معينة.

يمكنك حتى أن تخطو خطوة أخرى إلى الأمام وتحدد موعدًا نهائيًا لتقديم الطلبات ".

وتتابع: “يتم ذلك لمنع الناس من طلب أشياء للعام المقبل عندما لا يتم توظيف جميع العمال.

إذا حددت موعدًا نهائيًا للطلب ، فأبلغ جميع الموظفين في الحال. هذا مهم لأنك ربما لن تكون قادرًا على قبول كل طلب للحصول على إجازة ، لذلك ستحتاج إلى إجراء لتحديد من يحصل على طلبه ومن لا يتلقى.

تعتمد العديد من هذه الأساليب على من يتقدم بالطلب الأولي ، وهو أمر عادل فقط إذا كان الجميع على دراية بنفس القدر بأن لديهم الحق في القيام بذلك.

غالبًا ما تستخدم الشركات سياسات الأسبقية والأسبقية للتحكم في وقت الإجازة ، تليها سياسات الأقدمية.

من يأتي أولاً ، يرسل أولاً: الشخص الذي يطلب الإجازة أولاً سيحصل عليها. هذا هو السبب في أنك تعلن عن الموعد النهائي لكل موظف في نفس الوقت مقدمًا.

التحلي بالمرونة أمر مهم لأن بعض العمال قد يأتي دائمًا في المقام الأول. لا تريد أن يُجبر نفس الموظفين على العمل في أيام العطلات لمجرد أنهم لم يقدموا طلباتهم حتى اليوم التالي.

الأقدمية: تعمل بشكل أفضل عندما تكون هناك طلبات للحصول على إجازة تكون مشروعة ومتضاربة بنفس القدر لجميع الأسباب الأخرى ".

اقرأ أيضًا: المقامرة المسؤولة والإدارة المالية

الشفافية فيما يتعلق بمن هو بعيد ومتى

يعد التقرير الذي يوضح حالة الشركة أداة رائعة لإدارة العطلات.

يتم دعم اتصالات قادة الفريق وتخطيط العمل من خلال البصيرة المتعلقة بغياب العمال المرؤوسين.

كما أنه يجعل إدارة الوظائف أسهل من خلال تعيين مساعدين في النظام لرعاية أعمال الأفراد الغائبة أثناء وجودهم في إجازة.

أيضًا ، يحب العمال الانفتاح وإمكانية الوصول إلى المعلومات المتعلقة بوقت الإجازة الحالي أو المتأخر أو الذي تم إنفاقه أو المطلوب أو غير المستخدم.

إن وجود كل هذه البيانات في مكان واحد يجعل إدارة خطط عطلتك مع رؤسائك أمرًا أكثر بساطة.

يسمح النظام الواضح أيضًا بتخزين الملفات بسهولة مع معلومات شاملة عن الإجازة المتاحة والمستخدمة.

المتطلبات الخاصة بالقطاع

اعتمادًا على القطاع ، يمكن أن يشمل ذلك الحفاظ على الحد الأدنى من مستويات التوظيف لضمان سلامة المرضى أو تكليف نسبة معينة من العمال بالحضور لتلبية الطلب (التصنيع) (الرعاية الصحية).

هل تعمل في صناعة البيع بالتجزئة المزدحمة في عيد الميلاد ، أو ربما تعمل في مجال المحاسبة في موسم الضرائب؟ بمجرد أن يبدأ الموظف في العمل لديك ، تأكد من أنه على علم بأي فترات توقف لطلب الإجازة.

اسأل عن الغرض من الطلب

يبدو أنه قد يكون من المفيد تقييم أسباب كل موظف للحصول على إجازة ، وفي بعض الحالات ، قد يكون الأمر كذلك.

ومع ذلك ، حتى عند استخدامها مع معايير موضوعية أخرى ، فإن الاعتماد على "سبب الطلب" حصريًا قد يتحول قريبًا إلى لعبة شريرة ذات تفضيل شخصي.

اقرأ أيضًا: لماذا يتأثر العمال السود بشكل خاص بسبب تسريح العمال؟

تأخذ في الاعتبار الطلبات السابقة

قد يكون أخذ "الطلبات السابقة" لأيام العطلة في الاعتبار أمرًا مرهقًا من حيث التتبع ، مثل "الجداول الزمنية المتناوبة" ، ولكنه ليس شيئًا لا يستطيع نظام منظم جيدًا إدارته.

يأخذ هذا النهج نظرة أوسع حول الوقت الذي يستغرقه العمال ومقدار الوقت الذي استغرقه ، بدلاً من التركيز فقط على طلبات الإجازة السابقة.