كيفية ضمان نجاح الأعمال مع إدارة الأحداث

تعتبر الأحداث طريقة رائعة لبناء علامتك التجارية وجذب عملاء جدد والتفاعل مع العملاء الحاليين. يمكن أن تكون أيضًا طريقة ممتازة لتوليد إيرادات لعملك. ومع ذلك ، إذا لم تخطط لحدثك مسبقًا بشكل صحيح ، فقد ينتهي بك الأمر إلى إهدار الوقت والمال. لضمان عدم حدوث ذلك ، اتبع هذه النصائح لنجاح إدارة الأحداث:

وظيفة ذات صلة: كيفية بدء عمل إدارة الأحداث

افهم جمهورك المستهدف

الخطوة الأولى في التخطيط لحدث ما هي فهم جمهورك المستهدف. من هم الناس الذين يحضرون هذا الحدث الخاص بك؟ ما الذي يريدون الخروج منه ، وكيف سيساعدهم ذلك في تحقيق أهدافهم؟ سيساعدك طرح هذه الأسئلة على تحديد نوع الحدث الذي يعمل بشكل أفضل مع أهداف عملك.

على سبيل المثال ، لنفترض أن شركتك تريد زيادة الإيرادات بنسبة 25٪ خلال العام المقبل ؛ تتمثل إحدى طرق تحقيق هذا الهدف في إجراء سلسلة من الندوات حول كيفية تسويق المنتجات بشكل أكثر فعالية داخل الصناعة. قد يكون جمهورك المستهدف من الشركات الأخرى التي تبيع منتجات مماثلة لمنتجاتك أو الأفراد الذين يرغبون في معرفة المزيد عن استراتيجيات التسويق للشركات الصغيرة. في هذه الحالة ، سيكون من المنطقي لكلا النوعين من الحضور (الشركات مقابل الأفراد) ولكن بشكل خاص أولئك الذين يمثلون الشركات لأنهم من المحتمل أن يواجهوا تحديات مماثلة عند محاولة زيادة أرقام مبيعات شركاتهم - وبالتالي قد يستفيدون بشكل كبير من تعلم تقنيات جديدة خلال ورش العمل / الندوات التي تعقد في مواقع محددة في جميع أنحاء المدينة كل شهر طوال عام 2023!

اختر المكان المناسب

عند اختيار مكان ، ضع في اعتبارك نوع الحدث الذي تستضيفه. على سبيل المثال ، إذا كان مؤتمرًا أو ورشة عمل سنوية ، فابحث عن مساحة كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع الحاضرين بشكل مريح. إذا كان الحدث أصغر حجمًا ولا يشمل سوى عملاء من منطقة واحدة ، ففكر في استئجار فندق أو منتجع بأكمله حتى يشعروا وكأنهم في إجازة بينما لا يزال بإمكانهم الوصول إلى العروض التقديمية وفرص التواصل.

إذا كانت هناك أحداث متعددة تحدث في وقت واحد في المكان الذي اخترته (على سبيل المثال: حفلات الزفاف) ، فتأكد من وجود مساحة كافية لاحتياجات كلا الطرفين دون التداخل كثيرًا في مساحات كل منهما ؛ هذا يساعد على تجنب الارتباك أثناء وقت الإعداد لكلا الطرفين المعنيين!

اقرأ أيضًا: 8 أسباب يمكن أن يساعدها مسؤولو التأمين العام في عملك

تأكد من أن الحدث يحمل علامة تجارية جيدة ويتم تسويقه

بصفتك مدير الحدث ، ستكون مسؤولاً عن التأكد من أن العلامة التجارية لشركتك مرئية في الحدث الخاص بك. هذا يعني أنك بحاجة إلى التأكد مما يلي:

1. شعارك واضح وسهل القراءة. إذا لم يتمكن الأشخاص من قراءتها من جميع أنحاء الغرفة ، فلن يعرفوا الشركة التي رعت الحدث ولماذا يجب أن يهتموا به.

2. يستخدم شعارك ألوانًا تعمل بشكل جيد مع بعضها وتتناسب مع صورة علامتك التجارية العامة (انظر أدناه).

3. تتطابق الألوان المستخدمة في أي مواد مطبوعة أو لافتات مع تلك الخاصة بمواد الطباعة الأخرى التي تنتجها شركتك (إن وجدت).

يجب أن تفكر أيضًا فيما إذا كانت هناك طرق محددة يتوقع الناس من خلالها أن يبدو هذا النوع المعين من التجمعات - مثل المنافسة الرياضية - أو الشعور به عند وصولهم إليه ؛ إذا كان الأمر كذلك ، فقد تؤثر هذه التوقعات على مقدار الجهد الذي يجب بذله في إنشاء هوية تتجاوز مجرد وضع لافتات تقول "هذا حدثنا!"

إنشاء تشكيلة مقنعة من المتحدثين

عندما يتعلق الأمر باختيار مكبرات الصوت ، لديك الكثير من الخيارات. يمكنك اختيار شخص من مجال عملك يعرف خصوصيات وعموميات ما تحاول القيام به ، أو يمكنك اختيار خبير كتب كتبًا حول هذا الموضوع.

يجب أن يكون المتحدث أيضًا مسليًا وجذابًا - لن يرغب الجمهور في الاستماع إذا شعروا أنهم يتلقون محاضرات في جميع الأوقات! قد تفكر في دعوة بعض الشخصيات المعروفة في مجال عملك (مثل المشاهير) لأن هؤلاء الأشخاص يميلون إلى جذب الجماهير نظرًا لشعبيتهم عبر الإنترنت أو في البرامج التلفزيونية.

خلق الإثارة لحدثك

من المهم خلق الإثارة لحدثك. إذا لم تقم بذلك ، فلن يعرف الناس ذلك ولن يحضروا. هناك العديد من الطرق التي يمكنك القيام بذلك:

1. استخدم وسائل التواصل الاجتماعي وحملات التسويق عبر البريد الإلكتروني للترويج للحدث.

2. استخدم العلاقات العامة (العلاقات العامة) للحصول على تغطية في منافذ الأخبار أو المجلات التي تصل إلى جمهورك المستهدف ، مثل الصحف والمجلات المحلية والمنشورات التجارية ومدونات الصناعة - حتى المنشورات الوطنية مثل فوربس! يمكن أن يساعد ذلك في توجيه حركة المرور إلى موقع الويب الخاص بك حيث يمكن للأشخاص التسجيل في المؤتمر أو ورشة العمل.

3. ادفع للإعلان على Facebook أو Google AdWords إذا كنت تريد المزيد من الزيارات المستهدفة من مناطق جغرافية محددة حيث سيكون هناك حاضرين قد يكونون مهتمين بالحضور نظرًا لأن موقعهم بالقرب من مكان الحدث (على سبيل المثال ، g. ، إذا كان هناك العديد من المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات الذين يعيشون في وادي السيليكون ، فمن المنطقي أن تعقد شركة تكنولوجيا المعلومات مؤتمرها السنوي هناك).

خطط للتفاصيل اللوجستية مقدمًا لتقليل التوتر في يوم الحدث

التخطيط المسبق هو أفضل طريقة لضمان سير فعاليتك بسلاسة ودون أي عوائق. هذا يعني وجود خطط طوارئ في مكانها لأية مشاكل قد تنشأ ، مثل تغير الطقس غير المتوقع أو تعطل المعدات. من المهم أيضًا التخطيط لكيفية التعامل مع التفاصيل اللوجستية غير المتوقعة أيضًا - على سبيل المثال ، إذا أصبح مكانك فجأة غير متاح بسبب ظروف غير متوقعة (مثل حريق).

1. جهز أماكن احتياطية في حالة الطوارئ

2. احتفظ بالمتحدثين الاحتياطيين في متناول اليد والذين يمكنهم التدخل في غضون مهلة قصيرة إذا لزم الأمر

3. ضع خطة طوارئ إذا لم يكن مكان إقامتك متاحًا (أو إذا كنت بحاجة إلى تغييره).

استخدم منصة إدارة الأحداث

تعد منصات إدارة الأحداث مثل Eventtia طريقة رائعة للاحتفاظ بجميع تفاصيل الحدث في مكان واحد. يساعدك على إدارة جميع جوانب الحدث ، من المكان إلى المتحدثين والجهات الراعية. كما أنه يساعدك على تتبع الردود على الدعوات والميزانيات والتفاصيل المهمة الأخرى.

ستساعدك منصة إدارة الأحداث على تنظيم كل شيء بدءًا من قائمة المدعوين إلى السير الذاتية للمتحدثين حتى يعرف الجميع ما يحدث في كل خطوة على طول رحلتهم نحو اتخاذ قرار مستنير بشأن حضور المؤتمر أو الندوة.

اقرأ أيضًا: مشهد المدفوعات عبر الإنترنت لعام 2023

يمكن أن يكون للحدث تأثير كبير على عملك ، لكن من المهم التخطيط له بشكل صحيح

الخطوة الأولى في التخطيط لحدث ما هي تحديد ما سيحققه. يمكن استخدام الأحداث لمجموعة متنوعة من الأغراض ، ولكن إليك بعض الأهداف المشتركة:

1. بناء علامتك التجارية وزيادة الوعي بشركتك أو منتجك

2. توليد العملاء المحتملين وزيادة المبيعات

3. تثقيف العملاء المحتملين وإبلاغهم بشأن نشاطك التجاري أو صناعتك ، وتزويدهم بالمعلومات القيمة التي لن يتمكنوا من الوصول إليها بطريقة أخرى (أو يشعرون بالراحة عند طرحها عليك مباشرة)

4. بناء علاقات مع العملاء الحاليين من خلال منحهم فرصة للتواصل شخصيًا (وربما تكوين اتصالات جديدة!)

خاتمة

نأمل أن يكون هذا المقال قد أعطاك فهمًا أفضل لكيفية تخطيط وإدارة الأحداث في عملك. من المهم أن تفهم التأثير الذي يمكن أن تحدثه على صافي أرباحك وأيضًا كيفية ضمان نجاحها. يمكن أن تكون الأحداث باهظة الثمن ، لكنها تستحق العناء إذا تم تنفيذها بشكل صحيح!