كيفية إنشاء قاعدة معرفية لإدارة العمل التسويقي

يمكن لأدوات إدارة العمل التسويقي أن تفيد مؤسستك بعدة طرق ، بما في ذلك إضافة الإنتاجية والكفاءة. كما أنها تساعد في إدارة الفرق التي تعمل عن بعد. ولكن مع كل هذه القدرات ، من المهم أن يعرف أعضاء الفريق كيفية استخدامها.

يعد بناء قاعدة معرفية لنظام إدارة العمل التسويقي أمرًا ضروريًا للتأكد من أن كل شخص يستخدمه في نفس الصفحة. فيما يلي بعض النصائح حول ما يجب تضمينه في قاعدة معارف إدارة العمل التسويقي.

إرشادات حول وقت استخدام أداة إدارة العمل التسويقي مقابل أداة أخرى

قالت Brianna Miller ، مديرة التسويق وتوليد الطلب في شركة تحليلات الامتثال للرعاية الصحية Protenus ، في مؤتمر MarTech.

تعد أداة إدارة العمل التسويقي مهمة لإضافة المشاريع وتقديمها للموافقة عليها ومشاركة التحديثات المهمة الأخرى. يجب أن تتم الاتصالات المتعلقة بالمشاريع ، في معظم الحالات ، ضمن أداة إدارة العمل.

إذا جاء طلب مشروع أو تحديث آخر متعلق بالمشروع من خلال قناة أخرى ، فيجب أن تكون هناك إرشادات في مكانها حول وقت ترك هذه التحديثات في مكانها ومتى يتم إضافتها إلى أداة إدارة العمل التسويقي.

هنا مثال على المبادئ التوجيهية التي يجب اتباعها. قد تستخدم مؤسستك تطبيقات البريد الإلكتروني أو الرسائل مثل Slack بشكل مختلف ، ولكن هذا على الأقل مكان جيد للبدء.

إرشادات حول كيفية بدء مهمة أو مشروع

يجب أن يكون لديك أيضًا إرشادات محددة حول كيفية بدء المشروع. يجب تقسيم هذه الإرشادات حسب القناة.

قدم أمثلة حول كيفية التعامل مع الطلبات عند ورودها عبر:

• بريد إلكتروني.
• Slack / Teams وتطبيقات المراسلة الأخرى.
• اجتماع (افتراضي أو شخصيًا).
• استمارات الطلب.

حفر أعمق: كيف تقرر ما إذا كان يجب أن تحصل على نظام أساسي لإدارة الأداء التسويقي

إرشادات حول من يمكنه إنشاء مشروع وتغيير معلومات المشروع الرئيسية

قال ميلر: "لديك إرشادات حول من يمكنه إنشاء المشاريع وتغيير معلومات المشروع الرئيسية". "هذا الشيء الصغير يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا لأنه هناك ملكية واحدة وهناك شخص واحد يعرف متى تكون تواريخ الاستحقاق ومتى قد يتغير المشروع."

قم بإعداد اصطلاحات التسمية للمشاريع والمهام

تساعد العناوين الواضحة أعضاء الفريق على فهم نوع المهمة التي يبحثون عنها في أداة إدارة العمل التسويقي. هذا يوفر الوقت ويساعد على تجنب الأخطاء.

قال ميلر: "بقدر ما تكون أي وظيفة بحث رائعة ، وأي أداة ، فإن إنشاء عناوين واضحة سيوفر على فريقك الكثير من الوقت".

قد تفكر اصطلاح التسمية في مؤسستك في استخدام طريقة "التنقل لأسفل" ، والتي تنتقل من المصطلحات الأكثر عمومية إلى كلمات أكثر تحديدًا حول المشاريع الفردية.

فيما يلي بعض القواعد الأخرى التي يجب التفكير في اعتمادها لاتفاقيات تسمية فريقك:

• استخدم الأرقام والتواريخ في العنوان.
• أضف سياقًا عن طريق تسمية القسم ونوع المشروع.
• الأقصر هو الأفضل.
• استخدم الأفعال لتعيين الإجراءات المتعلقة بالمهمة (كتابة ، تصميم ، مسودة ، مراجعة ، إلخ).

إرشادات حول العمليات في النظام

قم بتضمين إرشادات حول العمليات في قاعدة المعرفة الخاصة بك حتى يعرف أعضاء الفريق كيفية متابعة إكمال المهام والمشاريع.

أيضًا ، حدد الفرق بين المهام والمشاريع بوضوح ، وكن محددًا بشأن العمليات التي تنطبق على مستوى المهمة مقابل مستوى المشروع.

فيما يلي بعض الأمثلة على الإرشادات الخاصة بالعمليات:

• يجب توثيق كل الأعمال في وصف المهمة.
• يجب استخدام قسم التعليقات إذا كان هناك شيء محدد للمهمة بحاجة إلى المناقشة. فقط إذا كان السؤال متعلقًا بالمشروع ككل ، فيجب إبداء التعليقات على مستوى المشروع.
• بمجرد أن يصبح العمل جاهزًا للمراجعة في المهمة مع المرفقات التي تم تحميلها ، اذكر أعضاء الفريق المطلوبين للمراجعة وقم بتغيير حالة المهمة إلى "قيد المراجعة".
• بمجرد اكتمال عملية المراجعة ، سيقوم مالك المهمة بتغيير حالة المهمة إلى "مكتملة".
• عند اكتمال المشروع ، يجب على مالك المشروع نقل المشروع إلى مجلد "المؤرشف" المناسب.

سجل وشاهد مؤتمر MarTech هنا.

احصل على MarTech! يوميًا. حر. في بريدك الوارد.

عنوان البريد الإلكتروني للنشاط التجاري

يشترك يعالج...

انظر الشروط.