كيف يعمل تتبع الوقت على رفع مستوى أداء فريقك

تعد إدارة الوقت مهارة أساسية ليس فقط في الحياة الشخصية ولكن أيضًا في العمل. كما أنه يساعد على النجاح في الروتين اليومي ، فهو يساعد في تنظيم روتين العمل بنجاح أيضًا.

على الرغم من القواعد المعمول بها في الشركة وساعات العمل الخاصة بها ، دعنا نعترف بذلك ، لن يتمتع جميع الموظفين بمهارات جيدة في إدارة الوقت. لهذه المسألة ، من المهم أن يكون لديك نظام إدارة الوقت الذي يمتد عبر الشركة بأكملها.

بهذه الطريقة ، يكون كل موظف أكثر أو أقل وعيًا بالطريقة التي يقضون بها وقتهم في العمل.

يعد تتبع الوقت الطريقة المثلى لضمان أن يكون كل فرد في الشركة مسؤولاً عن عملية إدارة الوقت.

بخلاف إدارة الوقت ، يقدم تتبع الوقت فوائد في الأداء والإنتاجية أيضًا. من المرجح أن يؤدي فريقك أداءً أفضل وأن يقدموا نتائج أعلى عندما يقضون وقت عملهم بعقلانية وفي تحقيق الغرض.

دعنا الآن نرى كيف يمكن لتتبع الوقت أن يرفع من أداء فريقك.

أدخل تتبع الوقت

الخطوة الأولى نحو تتبع الوقت هي المقدمة الصحيحة.

لبدء تتبع الوقت في فريقك ، يجب عليك أولاً تقديمه. تلعب المقدمة الصحيحة دورًا حيويًا في تحديد كيفية تفاعل فريقك وتنفيذ تتبع الوقت في عملية عملهم.

إذا لم تنجح المقدمة ، فهناك احتمال أن يتردد الموظفون وحتى ضد تتبع الوقت. بعد كل شيء ، يعني وقت التتبع تتبع البيانات الشخصية ، حتى لو حان الوقت فقط.

ما هي المقدمة الصحيحة لتتبع الوقت؟

تعني المقدمة الصحيحة توضيح الغرض من تتبع الوقت والعملية والفوائد التي تحملها لكل من الشركة والموظفين.

تذكر أن الغرض يجب أن يكون مفيدًا لكلا الجانبين من أجل تتبع الوقت للحصول على النتائج المتوقعة. إذا كنت ستستخدمها لصالح الشركة فقط وتهمل موقف موظفيك ، فهناك فرصة كبيرة لتتبع الوقت ، ولن يؤدي أي شيء آخر إلى رفع مستوى شركتك.

فوائد تتبع الوقت لشركتك

• تحسين إدارة الوقت والأداء

أكبر فائدة لتتبع الوقت بالنسبة للشركة هي التحكم في كيفية إنفاق الوقت والجهد. عندما تتحكم الشركة ليس فقط في الموارد المادية ولكن أيضًا في الوقت ، يتم إنفاقها بشكل أكثر عقلانية.

تدريجيا ، يتحسن الأداء العام للفريق ، حيث يتعلمون إدارة وقتهم. نتيجة لذلك ، من المرجح أن يكون الفريق قد تحسن في النتائج والإنتاجية.

• وقت الشركة الموفر

أثناء تحسين إدارة الوقت ، توفر لك أدوات تعقب الوقت الوقت أيضًا. لا يتعين على موظفيك قضاء الوقت يدويًا في تسجيل الدخول والخروج. تقوم أدوات تعقب الوقت بتسجيل أوقات البدء والانتهاء للعمل تلقائيًا وإنشاء تقارير الحضور بجميع المعلومات.

لا يتعين عليك مراقبة عمل كل موظف على حدة ، لأن أدوات تعقب الوقت تقدم لك تقارير مفصلة. بمعنى آخر ، يعمل المتعقب في وقت واحد مع موظفيك. نتيجة لذلك ، توفر أنت وموظفوك الوقت في تسجيل الحضور وسجلات الوقت وأوصاف النشاط.

تذهب بعض أدوات تعقب الوقت إلى أبعد من ذلك للحصول على أدوات مدمجة لإدارة المهام والاتصال. يعد WebWork متتبعًا زمنيًا مشابهًا يشتمل على العديد من الميزات الأخرى مثل إدارة المهام ومراقبة الموظفين عن بُعد ودردشة الفريق ومكالمات الفيديو وأدوات الموارد البشرية وغيرها إلى جانب تتبع الوقت باستخدام لقطات الشاشة. نتيجة لذلك ، توفر الفرق التي تستخدم WebWork الوقت ليس فقط في إدخال البيانات يدويًا ولكن أيضًا في التبديل بين العديد من الأدوات.

• تتبع تقدم المشروع

تقدم أدوات تعقب الوقت أيضًا مراجعة تفصيلية لحالة المشروع. أثناء تتبع الوقت ، يقومون أيضًا بتتبع عملية المشاريع والمهام. إذا كان متعقب الوقت يحتوي على مهمة مضمنة أو إدارة مشروع ، فسيقوم بالمهمة تلقائيًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيحتاج أعضاء فريقك إلى ملء أنشطتهم يدويًا. على أي حال ، تمنحك معظم متتبعات الوقت تقارير بكل المعلومات التي يتتبعونها.

فوائد تتبع الوقت لموظفيك

• تحسين إدارة الوقت في العمل والحياة الشخصية

عادة ما يكون تتبع الوقت خطوة موصى بها نحو تحسين مهارات المرء في إدارة الوقت. كما ذكرنا سابقًا ، عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت في العمل ، فإن متتبعات الوقت هي السبيل للذهاب. ومع ذلك ، فهي أيضًا خيار رائع لمهارات إدارة الوقت الشخصية.

عندما تبدأ في تتبع وقتك ، تبدأ في معرفة أين يذهب بالضبط. يتم تسجيل جميع أنشطتك وأطرها الزمنية حتى تعرف كيف تقضي كل ثانية.

نتيجة لذلك ، تحصل على إحساس بإدارة الوقت. تجد أنشطة مضيعة للوقت في يومك ويمكن أن تعمل على تقليلها.

• تحسين التنظيم والإنتاجية

وغني عن القول أن إدارة الوقت هي إحدى ركائز الحياة المنظمة. يعتمد نجاح الأنشطة اليومية الأخرى على الأرجح على الإدارة الجيدة للوقت.

عندما تتمكن من إدارة وقتك ، يمكنك أيضًا إدارة جوانب أخرى من حياتك.

دعنا نقول ، إذا كنت تكافح من أجل تخصيص وقت كافٍ لهواياتك ، فإن تتبع الوقت سيساعد في حل ذلك أيضًا. يمكنك تتبع الوقت الذي تقضيه في كل نشاط لمعرفة مقدار الوقت المستغرق ومقدار وقت الفراغ المتبقي لك.

لن تشتكي بعد الآن من عدم إدارة الأشياء ، بل ستنهي يومك وأنت تعلم أنك قد أدرت كل شيء لذلك اليوم.

• الشعور بالمسؤولية

من أكبر فوائد تتبع الوقت هو الشعور بالمسؤولية. تعلم كيفية إدارة وقتك ، والحصول على تقدير لمقدار الوقت الذي تستغرقه وأنشطتك اليومية يمكن أن يعزز الشعور بالمسؤولية.

عندما تكون مسؤولاً عن الطريقة التي تقضي بها وقتك ، فمن المرجح أن تتعامل مع جوانب الحياة الأخرى بمسؤولية أيضًا.

ابدأ باستخدام متتبع الوقت

الآن بعد أن قدمت تتبع الوقت لفريقك ، حان الوقت لبدء استخدام متتبع الوقت.

أولاً ، حدد احتياجاتك - هل تحتاج إلى مجرد أداة تعقب للوقت أم أداة تحتوي على ميزات إضافية لإدارة العمل أيضًا؟

في الواقع ، تحتوي معظم أجهزة تتبع الوقت على العديد من الميزات الجانبية. على سبيل المثال ، يعمل WebWork Time Tracker ليس فقط كمتعقب للوقت ولكن أيضًا كمراقبة الإنتاجية وإدارة المهام وأداة الاتصال.

تذكر أن تراعي في المرحلة الأولى من استخدام متتبع الوقت ، حيث سيمر فريقك بمرحلة التكيف أولاً. بعد ذلك ، ستعتاد جميعًا بالتدريج على المتعقب وكيف يعمل.

تلخيص لما سبق

يمكن أن يساعد تتبع الوقت فريقك على أن يصبح أفضل في إدارة الوقت ، وتحسين الإنتاجية والتحكم في الوقت الإجمالي للشركة بشكل معقول.

نتيجة لذلك ، عندما تحصل على تقارير مفصلة وترى نتائج أداء فريقك ، ستتمكن من قياس الفعالية التي يجلبها تتبع الوقت لشركتك. على أي حال ، سوف يعطيك فكرة ملموسة عن سرعة سير العمل والإنتاجية ، بحيث يمكنك إجراء التغييرات عند الضرورة.