ما هي رابطة أصحاب المنازل؟ أهم النصائح للتعامل مع HOA

إذا كنت في السوق لشراء منزل أو شقة ، فمن المحتمل أن تصادف HOA (أو عدة).

يمكن لجمعية أصحاب المنازل (HOA) أن تنجح أو تنهار ما إذا كنت ستحصل على منزل أحلامك ، لذلك من المهم أن تعرف ما هي وكيف تعمل.

وإذا كنت مالك عقار أو رئيس HOA ، فأنت بحاجة إلى أدوات لمساعدتك في الحفاظ على تنظيم HOA الخاص بك وتشغيله بسلاسة. مع مجموعة متنوعة من برامج إدارة الجمعيات المجتمعية في السوق ، يمكنك العثور على حل يعمل بشكل أفضل مع HOA الخاص بك.

لدى HOAs أيضًا اجتماعات منتظمة أو عرضية للتخطيط لكيفية إنفاق هذه الأموال المجمعة ، أو تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى ترقيات ، أو تنظيم أحداث مجتمعية مثل الحفلات الجماعية أو تجمعات العطلات.

كيف تعمل رابطة أصحاب المنزل

غالبًا ما يجب الموافقة على أصحاب المنازل المحتملين من قبل HOA قبل أن يتمكنوا من شراء منزل في المجتمع ، وتختلف المعايير من جمعية إلى أخرى. قد تتطلب بعض HOAs أيضًا أن تحافظ المنازل أو الساحات على جمالية معينة أو مستوى معين من الصيانة.

قد يحد البعض من حجم وعدد وسلالة الحيوانات الأليفة في المجتمع. تختلف عقوبة عدم الامتثال لـ CC & Rs (العهود ، والشروط ، والقيود) ، ولكنها عادة ما تنطوي على غرامات. قد تتمكن بعض HOA من مقاضاتك أو حبس رهن منزلك إذا لم تدفع مستحقات HOA أو غراماتك في فترة زمنية معينة.

من يدير HOA؟

يتم تشغيل العديد من HOAs من قبل الرئيس ، والذي يتم انتخابه غالبًا من بين أعضاء HOA لفترة محددة. سيقوم رئيس HOA بجدولة الاجتماعات وقيادتها ، والتواصل مع عمال الصيانة أو البناء ، وقد يكون بمثابة عامل كسر التعادل لبعض الأصوات. يتم تشغيل بعض HOAs من قبل شركة إدارة الممتلكات ، مما يقلل من فرصة ظهور الضغائن الشخصية إذا لم تسر الانتخابات بطريقة معينة.

ما هي رسوم HOA؟

تختلف رسوم HOA بناءً على قيمة الممتلكات ووسائل الراحة المتاحة ، لكنها غالبًا ما تكون بضع مئات من الدولارات شهريًا. قد يكون لبعض الجمعيات صندوق احتياطي للصيانة العامة ومجمع للنفقات الكبيرة أو الطارئة. إذا قرر HOA أنه يرغب في إضافة وسيلة راحة مثل تجمع المجتمع ، فقد يتم أخذ هذه الأموال من مجموعة الأموال المخصصة لمثل هذه المشاريع ، أو قد يصوت HOA على كيفية الحصول على هذه الأموال (ربما رسوم إضافية كل شهر على وجه التحديد للذهاب نحو بناء التجمع) أو تخصيصها.

تميل رسوم الشقة بشكل خاص إلى صيانة المناطق المشتركة مثل صالة الألعاب الرياضية أو المسبح أو غرفة الحفلات. يمكن أن تذهب هذه الرسوم أيضًا إلى الصيانة العامة للممرات والمصاعد والسلالم والردهة. بالنسبة للتطويرات السكنية التي تحتوي على منازل على قطع منفصلة ، قد يتم توجيه هذه الرسوم نحو تنسيق المساحات الخضراء خارج الممتلكات الفردية ، أو الحفاظ على تجمع مجتمعي أو غرفة أنشطة ، أو صيانة الشوارع والأرصفة ، مثل الحرث الشتوي.

نصائح للتعامل مع HOA

إذا كنت مستأجرًا تتعلم المزيد حول ما تدور حوله جمعية مالك المنزل ، فقد تتساءل عما تحتاج إلى معرفته عندما تستقر في مجتمعك الجديد. فيما يلي بعض النصائح المهمة لضمان أن رحلة HOA الخاصة بك تسير بسلاسة قدر الإمكان.

• تأكد من أنك تعرف القواعد. قبل الوقوع في حب مكان ما ، تأكد من أنك على استعداد للموافقة على القواعد التي وضعتها HOA. قد تتضمن هذه القواعد ألوان الطلاء التي يمكنك استخدامها ، وكيف يمكنك القيام بالمناظر الطبيعية الخاصة بك ، وكيف يمكن تشغيل الموسيقى الصاخبة ، وما إلى ذلك. كن مرتاحًا لهذه القواعد وتعرف عليها جيدًا.
• تقدم للمشاركة في أحداث المجتمع. من حين لآخر ، سوف تفتح HOAs الفرصة للانضمام إلى مجموعة المتطوعين الخاصة بهم. إذا كنت مهتمًا بالمشاركة بشكل أكبر في مجتمعك ، فتأكد من التسجيل! يتيح لك كونك صوتًا في المجتمع تمثيل أصحاب المنازل بشكل رسمي أكثر.
• حافظ على تدفق الاتصالات. أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه هو إسقاط الكرة عندما يتعلق الأمر بالتواصل القوي مع HOA الخاص بك. يتضمن ذلك مناقشة أي تغييرات كبيرة تريد إجراؤها ، ومواكبة القواعد أو اللوائح الجديدة ، والمزيد. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إعطاء الأولوية للتواصل داخل المجتمع لا يقل أهمية عن ذلك. عندما تكون أنت وجيرانك جميعًا على نفس الصفحة ، فإن مناقشة المشكلات أو عناصر العمل مع HOA يكون أقل تخويفًا.
• ادفع في الوقت المحدد ، في كل مرة. في نهاية اليوم ، عندما يتعلق الأمر بالعيش في مكان ما مع HOA ، فهي حقًا علاقة عمل. تأكد من أنك ملتزم بالنقاط المتفق عليها في عقدك ودفع مستحقات HOA في الوقت المناسب.
• تعرف على ما يمكن لبرنامج HOA الخاص بك فعله وما لا يمكنه فعله. العقد يسير دائمًا في كلا الاتجاهين. بعد اكتشاف القواعد لنفسك كمستأجر ، تأكد من قضاء بعض الوقت في التعرف على الصلاحيات التي يتمتع بها HOA حقًا.
• استخدم التكنولوجيا. ضع في اعتبارك الاعتماد على الأتمتة لإجراء تلك المدفوعات. والأفضل من ذلك ، تواصل مع HOA الخاص بك لمعرفة ما إذا كانوا يرغبون في الإعداد باستخدام برنامج إدارة الجمعيات المجتمعية حتى تكون العملية أكثر كفاءة لجميع المعنيين.

أفضل برنامج لإدارة الجمعيات المجتمعية

بغض النظر عمن يدير HOA ، فهم بحاجة إلى طريقة للبقاء منظمًا وعلى رأس أي مشكلات قادمة. تم تصميم برنامج إدارة الجمعيات المجتمعية بشكل صريح للقيام بذلك.

باستخدام برنامج إدارة الجمعيات المجتمعية ، يمكن لـ HOAs جدولة اجتماعات مجلس الإدارة ، وتسجيل محاضر الاجتماعات ونتائج التصويت ، وإدارة قاعدة بيانات المقيمين ، وتوفير بوابة للمقيمين لدفع رسومهم والتفاعل مع بعضهم البعض.

لكي يتم تضمينه في هذه الفئة ، يجب على منتج البرنامج:

• قدم أدوات للجمعيات أو الشقق أو التعاونيات
• قم بتضمين قاعدة بيانات مقيمة قابلة للتخصيص
• السماح لجدولة اجتماعات الجمعيات المجتمعية
• توفير بوابات اتصال للمقيمين ومديري العقارات

* فيما يلي أهم 5 حلول رائدة لبرامج إدارة الجمعيات المجتمعية من تقرير شبكة G2 لشتاء 2023. قد يتم تحرير بعض المراجعات من أجل الوضوح.

1. مدير خاصية AppFolio

تم تصميم AppFolio Property Manager ليكون حلاً كاملاً وشاملاً لإدارة الممتلكات لكل من المجتمعات متعددة العائلات ومجتمعات الأسرة الواحدة. في حين أن إدارة الجمعيات المجتمعية ليست الوظيفة الأساسية لهذه الأداة ، إلا أنها تحتوي على ميزات إدارة الجمعيات المجتمعية بالإضافة إلى مجموعة متنوعة من أدوات إدارة الممتلكات الأخرى.

أفضل ما يفضله المستخدمون:

" أستخدم AppFolio منذ ست سنوات ووجدت أن النظام الأساسي سهل الاستخدام. الميزات المفضلة لدي هي التطبيقات عبر الإنترنت ، وقوالب الإيجار ، والوظائف الشاغرة. كما أنني أستخدم العديد من التقارير كل شهر ، وخاصة تقرير التأخر في السداد. الرسائل النصية للمستأجرين والوحدات والممتلكات الفردية مريحة للغاية ".

- مراجعة AppFolio Property Manager ، كاثي ل.

ما يكره المستخدمون:

" التكلفة مرتفعة بعض الشيء ، ولكن هذه هي تكلفة ممارسة الأعمال التجارية مقابل ما يقدمونه. أود أن أرى مزيدًا من الانفتاح عندما يتعلق الأمر بالتكامل مع البرامج الأخرى دون فرض رسوم. "

- مراجعة AppFolio Property Manager ، روبرت د.

2. توبس [واحد]

تم تصميم TOPS [ONE] لكلٍ من شركات إدارة الجهات الخارجية و HOAs ذاتية التشغيل. يمكن لـ TOPS [ONE] التعامل مع إدارة الممتلكات والمحاسبة وحتى أتمتة مهام معينة. يمكن لأي شخص الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت ومتصفح لأنه أداة قائمة على السحابة.

أفضل ما يفضله المستخدمون:

" يأخذ فريق دعم TOPS والموظفين في الواقع أفكارًا من شركتنا وينفذونها في برنامج TOPS. لقد أصبح متجرنا الشامل لجميع أعمالنا! لقد تمكنت من تبسيط جميع عناصر العمل تقريبًا. لقد مكنت البوابة المتقدمة أصحاب المنازل لدينا وقللت من عبء العمل الإداري الإجمالي. كانت القدرة على التنقل بسرعة وإنشاء تقارير مخصصة وتشغيل تلك التقارير وتقديمها إلى مجلس الإدارة في الوقت المناسب أمرًا لا يقدر بثمن بالنسبة لنا! "

- توبس [واحد] مراجعة ، جون سي.

ما يكره المستخدمون:

" سيكون أحد مجالات التحسين من جانب المستخدم. لدي العديد من الأشخاص الذين يمتلكون وحدات متعددة يرغبون في الوصول إلى كل منها. قيل لي إنه يجب أن يكون لديهم بريد إلكتروني مختلف لكل عقار للتسجيل. بالنسبة للأشخاص الذين يستثمرون في مجتمعات الشقة ، يعد هذا أمرًا باهظًا. أوصي بجعل هذا الجانب أكثر سهولة في الاستخدام. "

- TOPS [ONE] مراجعة ، كاتي و.

3. ياردي بريز

Yardi Breeze هي أداة لإدارة الممتلكات قائمة على السحابة. من خلال ميزات HOA الخاصة بهم ، يمكن للمستخدمين إدارة جميع ممتلكاتهم من جهاز واحد ، والتواصل مع المستأجرين ، وتتبع دفاتر الأستاذ في بيئة آمنة.

أفضل ما يفضله المستخدمون:

“ ياردي بريز سهل الاستخدام! إنه سهل الاستخدام للغاية ، والقدرة على الدردشة الحية مع فريق الدعم رائعة. إنهم جاهزون للمساعدة والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم. أيضًا ، لدى Breeze دورات تدريبية مباشرة للتحديثات ، وإذا كنت بحاجة إلى تجديد معلومات عن قدرات المهام المختلفة ، فإن Breeze تقدم. "

- مراجعة ياردي بريز ، دانييل د.

ما يكره المستخدمون:

" أعتقد أنه يجب أن تكون هناك طريقة أكثر سهولة في الاستخدام لتسجيل جانب المستأجر للدفع عن طريق الاسم واختيار العقارات. أود أن أقترح إجراء عملية إعادة إرسال الرابط إلى المستأجرين لشخص واحد فقط. ليس كل المستأجرين على اختيار العقار. أو بمجرد تسجيلهم ، كان التحقق صعبًا بالنسبة لمستأجري الأجهزة المحمولة الأقل دراية. "

- مراجعة ياردي بريز ، ليزا هـ.

4. البناء

Buildium هو حل لإدارة الممتلكات يعطي الأولوية للأتمتة والدعم الحائز على جوائز. باستخدام Buildium ، يمكن لمالكي العقارات الحفاظ على تدفق الاتصالات مع السكان ، وتتبع أوامر الصيانة ، والإعلان عن العقارات الشاغرة ، وتخصيص تطبيقات الإيجار ، وإدارة العمليات المحاسبية.

أفضل ما يفضله المستخدمون:

" حسنًا ، أولاً وقبل كل شيء ، أنا أقدر الطريقة التي يبدو بها Buildium. الواجهة ليست عالية جدًا للعيون. يمكنك التنقل بسهولة أو الانتقال إلى صفحة تريد البحث فيها دون صعوبة في العثور عليها. جميع معلومات المستأجرين لدينا موجودة في قاعدة بيانات واحدة. كما يرسلون رسائل تذكير إلى المستأجرين لدينا عندما يحين موعد الإيجار تقريبًا. من بين الأسباب الأخرى ، أنا أحب Buildium ، ولكن أكثر ما يعجبني هو مدى سرعة استجابة دعم العملاء لاستفساراتي ، حتى عندما أتصل بهم عبر البريد الإلكتروني. "

- مراجعة Buildium ، الأيرلندية C.

ما يكره المستخدمون:

" أقل شيء مفضل لدي في Buildium هو الافتقار إلى التخصيص. لا توجد علامة تجارية أو تفاصيل في التطبيق ، وبوابات الويب لطيفة ، وقوالب الرسائل قصيرة جدًا ، وما إلى ذلك. أود أن أكون قادرًا على تخصيص موقع Buildium الإلكتروني أكثر من مجرد لوحة القيادة. بالنسبة إلى الأعمال التجارية الكبيرة الراسخة ، قد لا يكون هذا برنامجًا مثاليًا. "

- مراجعة Buildium ، MacKenzie C.

5. كوندو كنترول

قم بأتمتة كل عملية إدارة مشروع باستخدام Condo Control . تقدم Condo Control أدوات لمشاركة المستندات إلكترونيًا ، وإنشاء نماذج رقمية ، وإدارة الأمن ، وتحسين اتصال المقيمين باستخدام تطبيق جوال.

أفضل ما يفضله المستخدمون:

" كوندو كونترول أداة سهلة الاستخدام ومفيدة للغاية لكل من مديري المجتمع وأصحاب المنازل. يسمح لأصحاب المنازل بالتواصل معنا ويجعل عملنا أسهل. يمكنك أيضًا تخصيصها لإفادة مجتمعك. إنها بشكل عام أداة رائعة. إنه الموقع المثالي لمدير المجتمع! أوصي بشدة بـ Condo Control لأي مدير مجتمع يتطلع إلى الحصول على موقع ويب ودود ومتماسك وفعال. "

- مراجعة كوندو كنترول ، كورتني هـ.

ما يكره المستخدمون:

" لا يعجبني عدم قدرتك على إدخال عنواني بريد إلكتروني في وحدات مختلفة حيث أن بعض المالكين يؤجرون العديد من الوحدات وهذه إحدى طرق الاتصال بهم. "

- مراجعة كوندو كونترول ، جيسيكا أو.

الخطوات التالية مع امتلاك العقارات

يمكن أن تكون Hangouts على الهواء جزءًا لا يتجزأ من شراء وامتلاك منزل. لذلك ، فإن القدرة على تشغيل واحد بكفاءة أمر مفيد للغاية. باستخدام برنامج إدارة الجمعيات المجتمعية ، يمكنك تشغيل برنامج HOA الخاص بك والتفاعل معه بسهولة.

أتطلع للعودة إلى الأساسيات؟ تعرف على المزيد حول ماهية إدارة الممتلكات حقًا وسبب أهميتها.

تم نشر هذه المقالة في الأصل في عام 2019. تم تحديث المحتوى بمعلومات جديدة.