دليل لإدارة اجتماع انطلاق المشروع

فكر في آخر يوم عمل لك فيه. ربما قضيت وقتًا في الليلة السابقة لترتيب ملابسك ، وطلب النصيحة من صديق أو اثنين ، والتفكير في طرق يمكنك من خلالها التفوق في هذا المنصب الجديد. ثم ظهرت في اليوم التالي مستعدًا قدر الإمكان ومستعدًا لترك انطباع أولي جيد على رؤسائك وزملائك والذي سيكون أساسًا لوقتك في هذا المنصب.

هذه هي بالضبط العقلية التي يجب أن تأخذها عند الذهاب إلى اجتماع بدء المشروع مع عميل جديد تمامًا. لقد وافق هذا العميل على شراكة من نوع ما مع وكالتك ، والآن حان الوقت لك للتأكد من أن قراره قد تم اتخاذه جيدًا. دعونا نناقش أساسيات إدارة اجتماع إطلاق مشروع ناجح ، من التحضير إلى إعداد التوقعات إلى المتابعة.

ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟

اجتماع بدء المشروع هو أول تفاعل حقيقي بين مدير المشروع والفريق المعني مع العميل بعد انتهاء عملية البيع. هذا الاجتماع هو وقت لمناقشة العميل بمزيد من التفصيل ما هي أولوياته وأهدافه وأهدافه للمشروع. أود أن أجعل هذا الاجتماع بمثابة حوار منظم إلى حد ما بين العميل وفريقنا للتأكد من أننا نضع توقعات للجداول الزمنية والتنفيذ ونأخذ بعض الوقت فقط للتعرف على العميل على المستويين المهني والشخصي.

من أجل إجراء هذه المحادثات المهمة مع أي عميل ، يجب عليك أولاً التأكد من استعدادك أنت وفريقك. أدناه سنناقش الخطوات التي يجب اتخاذها في التحضير لاجتماع بدء المشروع.

1. التحضير لاجتماع انطلاق المشروع

عقد اجتماع انطلاق المشروع الداخلي

الخطوة الأولى (وربما الأكثر أهمية) في التحضير لاجتماع بدء المشروع هي إعداد اجتماعات داخلية لجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول العميل قبل مكالمة بدء المشروع الفعلية. في Go Fish Digital ، سيقوم مدير المشروع بإعداد عدد قليل من الاجتماعات الداخلية المختلفة للبدء ، اعتمادًا على نطاق عمل العميل.

يكون الاجتماع الداخلي الأول دائمًا بين مدير المشروع ومن سار خلال عملية البيع مع العميل. يضمن هذا الاجتماع أن يكون مدير المشروع على دراية بأية معلومات أساسية قد جمعها عضو فريق المبيعات ، بالإضافة إلى أي أهداف أو أهداف شاركها العميل بالفعل. لقد حان الوقت أيضًا لبدء مناقشة أعضاء الفريق المناسبين للعمل في مشروع العميل.

الاجتماع التالي الذي أنشأناه هو ما نسميه الاجتماع الاستكشافي. خلال هذا الاجتماع ، سيجتمع الخبير الإستراتيجي والمحللون من كل قطاع ضمن نطاق عمل العميل معًا لتجميع القليل من البحث. على سبيل المثال ، إذا كان العميل لديه مُحسنات محركات البحث كجزء من نطاق مشروعه ، فقد ننظر في أشياء مثل الرؤية والروابط الخلفية وسرعة الموقع. قد نجري أيضًا زحفًا قصيرًا إلى الموقع للتأكد من عدم وجود إشارات حمراء. تساعد هذه المرة الفريق على البدء في فهم موقع العميل واستدعاء أي شيء قد نرغب في طرحه مع العميل أثناء مكالمة بدء المشروع.

سيتم تحديد الاجتماع الداخلي النهائي في اليوم السابق لمكالمة انطلاق المشروع مع جميع أعضاء الفريق من كل قطاع ضمن نطاق عمل العميل المحدد. تم إعداد هذا الاجتماع للتأكد من أن الجميع يشعرون بالراحة تجاه نقاط الحديث الخاصة بهم الموضحة في عرض بدء المشروع وجدول الأعمال (الذي سنناقشه أدناه) وأنه لا أحد لديه أي أسئلة أو مخاوف باقية.

أنشئ عرضًا تقديميًا لجدول أعمال بدء المشروع وجدول أعماله

يعد إنشاء عرض تقديمي وجدول أعمال بدء المشروع أمرًا سيعمل عليه مدير المشروع في الأسبوع الذي يسبق المكالمة. يساعد جدول الأعمال الفرق الداخلية على الشعور بالاستعداد ومعرفة النقاط التي سيتحدثون إليها بالضبط ، وتساعد مجموعة العرض التقديمي العميل على متابعة وتصور بعض التوقعات التي سنحددها خلال الاجتماع.

من المهم التأكد من أن وكالتك لديها قوالب لكل من جدول الأعمال ومنصة العرض التقديمي بحيث يكون هناك اتساق وكفاءة في تنفيذ هذه الاجتماعات.

2. تنفيذ اجتماع انطلاق المشروع

قدِّم تعريفًا بالفريق

يجب أن يكون الجزء الأول من أي اجتماع لبدء المشروع هو تقديم الفريق. لن يكون كل فرد في الفريق مواجهًا للعميل ، لذلك من المفيد وضع الوجوه للأسماء التي قد يتفاعل معها العميل من خلال أداة إدارة المشروع أو قناة الاتصال الرقمية طوال المشروع. أنا دائمًا أشجع فريقنا على الانضمام إلى هذه الاجتماعات مع تشغيل الكاميرات الخاصة بهم ، حتى إذا كان العميل مغلقًا الكاميرا ، لمساعدة العميل في التعرف على فريقنا أكثر قليلاً.

اطرح أسئلة أساسية

تتمثل الخطوة التالية في اجتماع بدء المشروع الناجح في منح العميل فرصة لتقديم نفسه وفريقه. يعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا لطرح أي أسئلة قد تكون لديك بناءً على ما تعلمته من تسليم المبيعات أو من البحث الذي تم إجراؤه قبل الاجتماع.

في رأيي ، هذا هو الجزء الأكثر أهمية في نداء البداية. سيضع هذا الأساس لعلاقة العميل لأشهر أو سنوات قادمة. قبل بدء المكالمة ، يجب عليك قضاء بعض الوقت في تصفح موقع العميل على الويب ، وتمشيط ملاحظاتك من مكالمة تسليم المبيعات ، وإجراء أي بحث إضافي على العميل لتجميع قائمة بالأسئلة لطرحها على العميل أثناء المكالمة. لقد أوضحت أيضًا أن أطلب من العميل إرسال وصول إلى جميع خصائص Google الخاصة به والتي ستكون مفيدة في نطاقه. لقد قمت بتضمين قائمة أدناه ببعض الأسئلة التي أميل إلى طرحها أثناء مكالمة بدء المشروع.

• ما هي أهدافك لعملنا معًا في هذا المشروع؟
• ما هي كلماتك الرئيسية ذات الأولوية؟
• من هم منافسوك الأساسيون؟
• من هو جمهورك الأساسي؟
• ما هي منتجاتك / خدماتك الأساسية؟
• هل يمكنك إخبارنا عن علامتك التجارية؟
• هل واجهت أي مشاكل أو مشاكل مع وجود التسويق الرقمي في الماضي يجب أن نعرفها؟
• ما CMS الذي تستخدمه؟ هل يمكنك منح فريقنا إمكانية الوصول إلى نظام إدارة المحتوى الخاص بك؟
• ما هي أفضل طريقة للتواصل مع فريقك؟ (نحن نستخدم أداة إدارة مشروع تسمى ClickUp للتواصل مع عملائنا ، لكنني أتأكد دائمًا من أن هذا يعمل و / أو إذا كانوا يرغبون أيضًا في التواصل عبر قناة أخرى مثل البريد الإلكتروني أو Slack.)

تريد أيضًا التأكد من ترك الوقت للسماح للعميل بطرح أي أسئلة قد يكون قد أعدها أو قد تطرأ أثناء تقديم العرض التقديمي لبدء المشروع. قد تحتاج بعض الأسئلة التي يطرحونها إلى مزيد من البحث أو الإجابة عليها لاحقًا ، ولكن من المفيد دائمًا مساعدة العميل على الشعور بأنه مسموع في هذه المكالمة الأولية.

ضع التوقعات والخطوات التالية

بمجرد حصولك على خلفية كافية للعميل لبدء إنشاء إستراتيجية ، اجعل كل استراتيجي عمودي ضمن نطاق عمل العميل يرسم صورة واضحة لما يجب أن يتوقعه العميل في الأسابيع القادمة. نعتقد أنه من المفيد جدًا استخدام الجداول الزمنية المرئية. على سبيل المثال ، مع حملات العلاقات العامة الرقمية ، فإن الأسابيع القليلة الأولى مخصصة للبحث وجمع البيانات وإنشاء الأصول. ثم يمكننا البدء في الترويج لهذه الحملة للصحفيين على أمل الحصول على روابط خلفية. هذا شيء مهم لإعلام العميل أثناء اجتماع بدء المشروع حتى يعرف متى يتوقع التحديثات والنتائج.

3. المتابعة والخطوات التالية

بمجرد انتهاء اجتماع بدء المشروع ، يبدأ العمل الحقيقي. لقد قمت بالفعل بعمل رائع في التحضير والبحث وتحديد التوقعات. ولكن الأهم الآن هو التأكد من متابعة ما تم الحديث عنه أثناء هذه المكالمة. كن حريصًا على الرجوع إلى الملاحظات التي سجلتها في جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي لمشروعك والمتابعة مع العميل بشأن أي شيء استفسر عنه. أيضًا ، تحدث مع العميل حول إيقاع مكالمات حالة المتابعة الخاصة به والمهام التي ستعمل عليها للمضي قدمًا حتى يكون لديهم خريطة طريق واضحة للأسابيع القادمة.

استنتاج

تعد اجتماعات انطلاق المشروع أمرًا بالغ الأهمية في وضع أساس كبير لعلاقة طويلة الأمد مع العميل. لا تتوقع أن يسير كل اجتماع بشكل مثالي ، ولكن إذا اتبعت إرشادات الخطوات المذكورة أعلاه ، فستتمكن من اتخاذ الخطوة الأولى في دعم فريقك في إدارة اجتماع بدء المشروع بكفاءة وفعالية.