تنظيف قائمة البريد الإلكتروني - ماذا ولماذا وكيف؟

أليس من المستغرب والمحبط أنه في أي وقت نبدأ فيه حملة تسويق جديدة عبر البريد الإلكتروني ، نواجه مشاكل؟ ترجع معظم المشكلات إلى قائمة البريد الإلكتروني ، التي تحتوي على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها وغير الصالحة. نبدأ حملاتنا التسويقية عبر البريد الإلكتروني على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة هذه ، دون القيام بمهمة مهمة - تنظيف قائمة البريد الإلكتروني .

ما هو تنظيف قائمة البريد الإلكتروني؟

تنظيف قائمة البريد الإلكتروني هو عملية إزالة البريد العشوائي أو غير المرغوب فيه أو جهات الاتصال غير الصالحة من قائمة بريدك الإلكتروني. بمعنى آخر ، إنها عملية إزالة رسائل البريد الإلكتروني تلك التي لم تعد بحاجة إليها أو التي لا تستجيب لك من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك. تؤدي إزالة رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة من قائمتك إلى جعل حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني ناجحة للغاية.

أفضل 10 خدمات تنظيف لقائمة البريد الإلكتروني

تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاص بك أمر بسيط للغاية. فيما يلي قائمتنا الموصى بها لخدمات تنظيف البريد الإلكتروني المدفوعة ، ولكن قم بتنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك بكفاءة ودقة. يمكنك معرفة المزيد عنهم هنا.

هذه الخدمات فعالة للغاية ودقيقة وسريعة.

على سبيل المثال ، يمكن لـ MyEmailVerifier تحديد "المستخدمين المعوقين" في Yahoo / AOL ، وهو أمر فريد جدًا.

تقدم EmailAcademy أدوات فعالة للتسويق عبر البريد الإلكتروني والتحقق من صحة البريد الإلكتروني والتحقق منه.

يمكن لـ MillionVerifier التحقق من صحة قائمة بريدك الإلكتروني مع أكثر من مليون عنوان بريد إلكتروني في أقل من 24 ساعة. أليس هذا خارق السرعة؟

لتنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك تحميلها بتنسيق .csv ، أو يمكنك استخدام واجهة برمجة تطبيقات التحقق من البريد الإلكتروني في الوقت الفعلي.

كما أنها توفر تكاملًا سريعًا مع Mailchimp و Sendgrid والعديد من الخدمات المماثلة الأخرى. يمكنك التحقق من قائمة قرد البريد الخاص بك على الطاير بنقرة واحدة باستخدام هذه الخدمات.

(2) لماذا يعد تنظيف قائمة البريد الإلكتروني ضروريًا؟

على مر السنين ، ستصبح بعض رسائل البريد الإلكتروني في قوائمك غير نشطة. ربما انتهت صلاحية اسم المجال لبعض جهات الاتصال الخاصة بك. ربما قام بعض جهات الاتصال الخاصة بك بتغيير عنوان بريدهم الإلكتروني. أظهر أحد الأبحاث أنه على مدار 5 سنوات ، أصبحت 23٪ من رسائل البريد الإلكتروني في قائمة بريدك الإلكتروني غير صالحة أو غير مهمة.

ماذا يحدث إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني إليهم؟ سيتم رفض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وسوف ترتد. وماذا في ذلك؟ كيف سيؤثر على حملاتك؟

إذا كنت تستخدم Amazon SES (خدمة البريد الإلكتروني البسيطة) لإرسال حملتك التسويقية ، فإنها ستبطئ قدرة تسليم البريد الإلكتروني إذا كان معدل الارتداد أكبر من 5٪. إذا كان معدل الارتداد الخاص بك أكبر من 10٪ ، فسيتم إيقاف حملتك التسويقية.

إذا كنت تستخدم MailChimp ، فسيبدأون في إرسال تحذير لك إذا كان معدل الارتداد الخاص بك أكبر من 2٪. سيقومون بحظر حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك إذا كان معدل الارتداد الخاص بك أكبر من 5٪.

باختصار ، كل هؤلاء ESP (مزود خدمة البريد الإلكتروني) لديهم معايير صارمة لنسبة الارتداد. سيتعين عليك التأكد من أن معدل الارتداد أقل من 3٪.

فقط من خلال التنظيف المنتظم لقائمتك ، ستتم إزالة رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة وغير الصالحة وسيتم الحفاظ على نسبة الارتداد التي تقل عن 3٪.

هناك العديد من المخاطر التي تنطوي عليها عندما لا تقوم بتنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك على أساس منتظم. هنا فقط القليل منهم

(أ) شكوى البريد العشوائي:

على مدار الفترة الزمنية ، قد يفقد المشتركون في البريد الإلكتروني الاهتمام بمواضيعك. عندما تستمر في إرسال رسائل البريد الإلكتروني إليهم ، ستنتقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى البريد غير الهام أو سيتم تمييزها بشكل متكرر كرسائل غير مرغوب فيها.

شكوى البريد العشوائي هي أخبار سيئة للغاية لحملات البريد الإلكتروني الخاصة بك. يقوم موفرو الخدمات مثل Gmail و Yahoo و AOL بتتبع دقيق لشكاوى البريد العشوائي. عندما يتم وضع علامة على المزيد والمزيد من رسائلك الإلكترونية كرسائل غير مرغوب فيها ، سيبدأون في تسليم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلد "الرسائل الاقتحامية". في النهاية ، ستبدأ أيضًا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى جميع المشتركين لديك (الذين هم شرعيون ومهتمون بالمحتوى الخاص بك) في تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلد "الرسائل الاقتحامية".

من الأفضل التقليل بشكل استباقي من مخاطر تلقي شكاوى البريد العشوائي والتعافي من إدراجك في القائمة السوداء بسبب شكاوى البريد العشوائي. هذا هو السبب في أنه يجب عليك تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام. على الرغم من أن ذلك قد يستغرق وقتًا طويلاً ، إلا أن تنظيف القوائم بانتظام سيقلل من مخاطر البريد العشوائي.

(ب) زيادة رسائل البريد الإلكتروني المرتدة

شكوى البريد العشوائي ليست هي المشكلة الوحيدة التي يمكن أن تمنع سمعة خادم البريد الإلكتروني الخاص بك. يعد ارتداد البريد الإلكتروني أيضًا عاملاً مهمًا في إدارة سمعة بريدك الإلكتروني.

هناك نوعان من الارتداد ، الارتداد القوي والارتداد الناعم. وفقًا لأحد الأبحاث ، ستحتوي القائمة غير النظيفة على نسبة ارتداد لينة / صلبة تتراوح من 12٪ إلى 18٪ ، بينما ستحتوي قائمة البريد الإلكتروني التي تم تنظيفها على هذه الحصة في نطاق يتراوح من 1٪ إلى 2٪.

يشير الارتداد الناعم إلى مشكلة تسليم مؤقتة. يجب أن تحاول إدارة البريد الإلكتروني إرسال البريد الإلكتروني مرة أخرى.

يشير الارتداد الصعب إلى رسالة بريد إلكتروني لا ترسل مطلقًا. قد يكون هذا بسبب عنوان البريد الإلكتروني خاطئ ، أو المجال غير موجود ، أو خوادم البريد الإلكتروني منعت التسليم.

عادةً ما يرتد البريد الإلكتروني عندما يتعذر عليهم الوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمشترك ، ويحدث هذا عادةً عندما يكون حساب بريدهم الإلكتروني غير نشط أو متوقف. يمكنك دائمًا اكتشاف حسابات البريد الإلكتروني هذه باستخدام عملية تنظيف قائمة البريد الإلكتروني المجمعة.

(ج) تكلفة أعلى

إذا كانت لدينا جهات اتصال غير مهمة أو غير صالحة أو غير مهتمة بالاستماع إلى أعمالنا ، فإننا نضيع الوقت والمال ورسائل البريد الإلكتروني عليها. يعد هذا مضيعة لأنهم غير مهتمين بأن معظم مزودي خدمة البريد الإلكتروني يفرضون عليك رسومًا بناءً على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد إرسالها.

سوف يقوم ESPs مثل Mailchimp بفرض رسوم عليك على أساس كل اتصال. لذلك ، من المفيد دائمًا تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وإزالة رسائل البريد الإلكتروني غير الصالحة والخردة والبريد الإلكتروني العشوائي.

إليك مثال مثير للاهتمام ، لديك 3000 مشترك يكلفك 50 دولارًا شهريًا لإرسال رسائل بريد إلكتروني إليهم. تبلغ تكلفة إرسال رسائل البريد الإلكتروني إليهم لمدة عام 600 دولارًا سنويًا. إذا كان 1000 مشترك من هذه القائمة غير هام ، فسيتم تخفيض التكلفة السنوية إلى 400 دولار في السنة.

(د) انخفاض معدلات الفتح والنقر

عندما يتم تضخيم قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك مع جهات الاتصال غير النشطة المشاركة في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، سيكون لديك معدلات فتح أقل ومعدلات النقر. إذا كنت الشخص الوحيد الذي لاحظ هذه الأرقام بخصوص معدلات فتح منخفضة ونسب النقر إلى الظهور ، قد يكون هذا محبطًا. قد تشعر بحافز أقل لاستثمار الوقت والطاقة في التسويق عبر البريد الإلكتروني فيما يتعلق بهذه المشكلة.
يجب عليك تتبع معدلات الفتح ونسب النقر إلى الظهور لأنها تؤثر على المشتركين لديك. لذلك ، ليس من المنطقي إبقاء هؤلاء الأشخاص غير النشطين والذين لا يتفاعلون مع حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاصة بك.

(هـ) من الصعب تفسير إحصائيات البريد الإلكتروني

عندما يكون لديك الكثير من جهات الاتصال التي تم فك ارتباطها في قائمتك ، فمن الصعب تحديد ما إذا كانت استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني تعمل أم لا. قد لا تحصل على عدد كافٍ من المشتركين إذا لم يكن نهج البريد الإلكتروني التسويقي الخاص بك له صدى لدى عميلك المثالي.

تؤدي القائمة المتضخمة أيضًا إلى حدوث ضوضاء في نتائجك. استراتيجية جربتها في حياتك الأخيرة حملة البريد الإلكتروني قد يكون مفيدًا بشكل لا يصدق ضمن جزء كبير من قائمتك. ومع ذلك ، قد يظهر هذا النجاح كزيادة باهتة بنسبة 2٪ في نسبة النقر إلى الظهور بدلاً من زيادة ملحوظة بنسبة 10٪.

عندما تستخدم طريقة تنظيف البريد الإلكتروني لتقليص قائمتك ، فمن المحتمل أن تصبح إحصائيات بريدك الإلكتروني أكثر دقة. سيكون من الأسهل معرفة المقترحات التي تعمل والأخرى التي لا تعمل. على هذا المنوال ، يمكنك الاستفادة قدر الإمكان من تقنيات الإعلان المناسبة عبر البريد الإلكتروني.

(3) فوائد تنظيف قائمة البريد الإلكتروني

هناك العديد من الفوائد لتنظيف قائمة البريد الإلكتروني والتي من المفيد استكشافها والاستفادة منها.

(أ) انخفاض تكاليف التسويق عبر البريد الإلكتروني

بشكل عام ، غالبًا ما يتقاضى مقدمو خدمة البريد الإلكتروني رسومًا بناءً على حجم قاعدة البيانات الخاصة بك. يجب أن تدفع المزيد من المال لإرسال بريد إلكتروني إلى 50000 شخص مقارنة بـ 5000 شخص.

لذلك ، قد يحفزك هذا على مسح قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك من منظور التكلفة. لا يوجد سبب لدفع تكاليف إضافية لجهات الاتصال التي لا تشارك بنشاط في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك.

نتيجة لاقتطاع قائمتك إلى جهات الاتصال الضرورية فقط ، قد تتلقى زيادة في عائد الاستثمار. نظرًا لأنك ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى الأشخاص المهتمين بما تريد قوله ، فسوف تتلقى المزيد من رسائل البريد الإلكتروني ومعدلات النقر.

(ب) تقليل شكاوى البريد العشوائي

لا أحد يريد وضع علامة على أعمالهم بالكلمة المرعبة غير المرغوب فيها.

إذا لم تقم بمسح قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك وترسل باستمرار رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال التي لا تريد أن تسمع منك ، فهناك احتمال أن تقوم جهات الاتصال هذه بوضع علامة عليك كرسائل غير مرغوب فيها.

إذا كنت تقوم بتنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام ، فيمكنك أن تطمئن إلى أن فرصك في أن يتم تمييزك كبريد عشوائي أو تلقي شكاوى منخفضة نسبيًا. هذا يعني أن جهات الاتصال التي ترسل إليها رسائل بريد إلكتروني نشطة وتريد التواصل معك.

(ج) زيادة معدلات الفتح والنقر

كما هو مذكور أعلاه ، ستتحسن مقاييسك بعد مسح قائمة بريدك الإلكتروني.

على سبيل المثال ، تحتوي قاعدة بياناتك على 5000 عنوان بريد إلكتروني ، ولديك معدل فتح يبلغ 20٪.
هذا ليس مثاليًا ، لكنه مبلغ مناسب. ومع ذلك ، بمجرد تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإن هذا يقلل من قاعدة بياناتك إلى 4000 عنوان بريد إلكتروني. إلى جانب ذلك ، يرتفع معدل الفتح إلى 30٪. هذه نسبة أفضل.

(د) رؤى البيانات القابلة للتنفيذ

بمجرد إزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ستحصل على فكرة أفضل عن كيفية إشراك المشتركين في قناتك من خلال توفير محتوى محدد وفريد.

(هـ) التسويق الفعال

يمنعك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني من إضاعة الوقت الثمين في إرسال رسائل بريدية إلى عملاء محتملين سيئين. بمجرد تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يجب عليك تقسيمها رسائل البريد الإلكتروني غير النشطة والنشطة. استهدف كل مجموعة بالرسائل المناسبة.

(و) زيادة معدلات التحويل

تنظيف قائمة البريد الإلكتروني ، كقاعدة عامة ، يبني معدلات التحويل عن طريق إخلاء العملاء المتوقعين الذين لن يتغيروا أبدًا. عندما يتم تلقي رسائلك من جمهور متفاعل ، يزداد معدل المحادثة تلقائيًا.

(ز) منع مشاكل التسليم

من المثالي اتباع نهج استباقي لقوائم البريد الإلكتروني بدلاً من الانتظار حتى يتم حظر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن تساعد فحوصات البريد الإلكتروني والتنظيف العادي لقائمة البريد الإلكتروني وتأكيد البريد الإلكتروني في منع المستقبل التوصيل مسائل.

(4) متى تحتاج إلى إجراء تنظيف قائمة البريد الإلكتروني؟

لذا ، كيف ستعرف أن الوقت قد حان لتنظيف قائمة بريدك الإلكتروني؟ هناك عدة طرق لتحديد متى يجب مسح قائمتك.

يوصى بتنظيف قائمة بريدك الإلكتروني كل ثلاثة أشهر للبدء. فكر في الأمر على أنه تنظيف ربع سنوي. هناك مجموعة متنوعة من العلامات التحذيرية التي تشير إلى أن الوقت قد حان لإزالة جهات الاتصال الخاصة بك.

لسوء الحظ ، لا يوجد إعداد زمني واضح لتنظيف قائمة البريد الإلكتروني ، يجب عليك أيضًا الانتباه إلى العلامات الحمراء التي تشير إلى أن قائمتك تتضخم أو تغمرها. فيما يلي علامات التحذير الهامة للإشارة إلى أن قائمتك جاهزة للتنظيف.

(أ) معدلات فتح رسائل البريد الإلكتروني أقل من أي وقت مضى

سيكون معدل فتح البريد الإلكتروني مؤشرًا أساسيًا في تحديد إعدادات وقت تنظيف قائمة البريد الإلكتروني.

تشير معدلات الفتح المنخفضة إلى أن المشتركين لديك لا يستجيبون لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يكون هناك عدة أسباب لعدم قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها. ومع ذلك ، فإن هذه الفكرة لا تهم لأنه لا يمكنك السيطرة عليها. في هذه الحالة ، ما يمكنك فعله فقط هو مسح قائمتك.

(ب) معدلات النقر على رسائل البريد الإلكتروني أقل من المعتاد

تقيس معدلات النقر إلى الظهور النسبة المئوية للمشتركين الذين ينقرون على عبارة الحث على اتخاذ إجراء في بريدك الإلكتروني. إذا كان لديك معدل النقر يسقط على غير هدى ، فأنت توازن على مفهوم محفوف بالمخاطر.

عادة ما تكون معدلات النقر إلى الظهور أقل بكثير من معدل الفتح. غالبًا ما تقرأ جهات الاتصال رسائل البريد الإلكتروني دون مزيد من التفاعل معها. ومع ذلك ، إذا رأيت انخفاضًا كبيرًا ، فهذه علامة حمراء.

(ج) الحصول على الكثير من شكاوى البريد العشوائي ومعدلات الارتداد مرتفعة

يمكن للمستهلكين فعل شيئين مع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها: إرسالها إلى سلة المحذوفات أو إرسال بريد عشوائي غير مرغوب فيه. كلما حدث ذلك ، زادت خطورة ذلك على عملك.

يولي مقدمو خدمة البريد الإلكتروني اهتمامًا خاصًا لشكاوى البريد العشوائي. عندما تصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى حد معين ، سيتم إرسال بريدك الإلكتروني تلقائيًا إلى البريد العشوائي. ضع في اعتبارك هذا عاملاً مهمًا لاتخاذ قرار بشأن تنظيف قائمة البريد الإلكتروني.

(5) كيف يمكنني التحقق من قوائم البريد الإلكتروني؟

قبل أن ننتقل إلى عملية تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، دعنا نلقي نظرة على ما يجب القيام به قبل تنظيف قائمة البريد الإلكتروني.

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى التحقق من معدلات الارتداد. هناك نوعان من معدلات الارتداد في التسويق عبر البريد الإلكتروني: Soft و Hard.

لحل هذه المشكلة ، أرسل حملة بريد إلكتروني لإعادة المشاركة تستهدف المشتركين غير النشطين. قبل تنظيف قائمة بريدك الإلكتروني ، يمكنك تقسيم المشتركين غير النشطين. لماذا يجب عليك إرسال بريد إلكتروني لإعادة الارتباط إلى جهات اتصال غير نشطة؟ لأن هذا هو نهج ربما لاستعادة هذه الاتصالات.

عملية تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك

(أ) ابدأ بتنظيف قائمة البريد الإلكتروني الأكثر نشاطًا - لا تنسَ قوائمك الأخرى!

ابدأ دائمًا بقائمتك النشطة - الأشخاص الذين يريدون أن يسمعوا منك بانتظام. قد يكون لديك عدة ملفات مميزة ، لذا اعمل من خلالها بشكل منهجي. قسّم قائمتك حسب الفئات المختلفة. قد تتضمن قوائمك النشطة معلومات سكانية أو اهتمامات أو معلومات أخرى ذات صلة. قم بفرز جهات الاتصال غير النشطة وتقسيمها أيضًا للحفاظ على تنظيم معلوماتك.

(ب) إزالة جهات الاتصال الذين ألغوا اشتراكهم من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك

إذا أبلغك أحد جهات الاتصال بأنه لا يريد إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إليه ، فعليك تلبية هذا الطلب في أسرع وقت ممكن. قم بإزالة معلومات الاتصال الخاصة بهم من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور.

(ج) تصحيح الأخطاء المطبعية الواضحة

يمكنك غالبًا العثور على الأخطاء المطبعية يدويًا في قائمة بريدك الإلكتروني إذا كانت قصيرة بدرجة كافية. خذ @ gmail.com مقابل @ gmial.com على سبيل المثال. الشيء نفسه ينطبق على @ outlok.com مقابل @ outlook.com. يمكنك أيضًا التحقق مما إذا كان عنوان البريد الإلكتروني صحيحًا باستخدام أي أداة للبحث عن البريد الإلكتروني.

استنتاج

قد تفكر في أن المزيد من جهات الاتصال ستحصل على المزيد من معدلات الفتح. ومع ذلك، هذا ليس صحيحا بالضرورة. قد تبدو إزالة جهات الاتصال من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك أمرًا شاقًا ولكن يجب ألا تتردد عندما يتعلق الأمر بإزالة الاتصالات. عند إزالة جهات الاتصال غير النشطة ، سيكون هذا مفيدًا للأعمال. جهات الاتصال غير النشطة تجلب فقط ارتدادًا وخطر البريد العشوائي ، والذي لا تحتاج حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني إلى تحميله عبئًا.

نصيحة للمحترفين: استخدم أدوات التحقق من البريد الإلكتروني المجمعة غير المكلفة هذه لتنظيف قائمة بريدك الإلكتروني بشكل فعال.