كل شيء عن نظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية (OMS)

الآن يحلم أي متجر صغير عبر الإنترنت بالنمو ليصبح سوقًا. ولكن في عملية النمو ، تنشأ مشاكل التوسع التي تتطلب أتمتة النظام. تتمثل إحدى هذه الصعوبات في آلية التحكم في الأوامر. وعندما تبدأ محاسبة Excel في إحداث العديد من المشاكل ، يتم استبدالها بأنظمة إدارة الطلبات (OMS). تتوقع إحصائيات Forrester أن الإنفاق العالمي على برامج OMS سيرتفع إلى ما يقرب من 1.9 مليار دولار بحلول عام 2026. ستناقش هذه المقالة ماهية نظام إدارة الطلبات (OMS) ولماذا لا يمكن تشغيل المتاجر عبر الإنترنت بدونها.

مشاكل في إدارة الطلبات في معظم متاجر التجارة الإلكترونية عبر الإنترنت

تمثل إدارة كميات كبيرة من الطلبات في متجر عبر الإنترنت بدون نظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية (OMS) تحديات معينة. المشاكل الرئيسية هي كما يلي:

• يمكن أن تكون الأخطاء البسيطة والاحتيال مصحوبة بالتنسيق المربك بين الإدارات. من الواضح أن النقل المستمر للأمر من يد إلى أخرى لا يفضي إلى عمل الموظفين المسؤول.
• عدم وجود مشرف عام على المعاملة. يرى الموظف واحدة فقط من مراحل معالجة الطلب. في هذه الحالة ، لا يوجد لدى أي شخص صورة عامة للنظام. يمكن أن يؤدي المنطق المشترك المنفصل إلى تكرار الإجراءات وزيادة التكاليف وتقليل متوسط ​​رضا العملاء عن الخدمة.
• يؤدي عدم القدرة على مزامنة الشحن والتسليم والحد الأدنى من احتياجات العملاء إلى ارتفاع التكاليف اللوجستية.
• صعوبات في التعامل مع المواقف غير الروتينية . على سبيل المثال ، عندما يكون هناك فرز في المستودع ، ويكون المنتج الذي يحتاجه العميل مفقودًا بالفعل. من المهم أن يكون العميل على علم في الوقت المناسب وأن يقدم العديد من الخيارات لمزيد من الإجراءات.
• عدد غير منطقي من المخزون في المستودعات أو منافذ البيع بالتجزئة للوفاء بالطلبات. إذا أراد العميل استلام البضائع ، فيمكنه التوفير في التغليف والشحن. بدون أنظمة OMS ، فإن تنفيذ مثل هذا المخطط يمثل مشكلة.

سيسمح تنفيذ حتى OMS الأساسية لرجل الأعمال بتجنب معظم المشاكل المذكورة أعلاه.

مكان OMS في مخطط تشغيل المتجر الإلكتروني

يكاد يكون من المستحيل إطلاق متجر ناجح عبر الإنترنت دون أتمتة عمله. تخطيط عمليات الشراء والإعلان ، وحساب العائدات ، وحساب الدخل / المصروفات ، والمدفوعات - أصبحت إدارة هذه العمليات الآن إما مدمجة في الوظائف الأساسية للموقع أو يتم توفيرها بواسطة وحدات المكونات الإضافية.

عادةً ما يكون المتجر عبر الإنترنت آليًا باستخدام هذه الأنظمة:

• المحاسبة عن البضائع: PIM
• العمل مع الطلبات: OMS
• التفاعل مع العملاء: CRM

في هذه القائمة ، يوفر العمل مع الطلبات أرباحًا للشركة. لكي يحقق العميل ربحًا ، يجب عليك إدارة التخزين واللوجستيات والشحن والتسليم والمراحل الأخرى للطلب بدقة وكفاءة. يتم إنشاء أنظمة إدارة أوامر التجارة الإلكترونية لهذا الغرض.

اطلب دورة الحياة

تعتمد مراحل الطلب إلى حد كبير على تفاصيل المتجر عبر الإنترنت. يتم عرض سلسلة أساسية من الحالات أدناه:

1. إنشاء الطلب : تتشكل هذه المرحلة في واجهة التفاعل مع العميل: تطبيق الجوال ، ومركز الاتصال ، والسوق ، وغيرها. والنتيجة هي أمر يدخل OMS.

2. المعالجة المسبقة للطلب : تتضمن هذه العملية غالبًا الإجراءات التالية:

• توضيح مدى توفر البضائع من المورد أو في المخزون
• تنسيق التكوين النهائي للطلب ، إذا كان هناك شيء ما خارج المخزون ، فيمكن استبداله
• التحقق من صحة العنوان وإمكانية التسليم بالطريقة المختارة
• فحص الدفع

3. التجميع والتعبئة والعنونة : في نهاية هذه المرحلة ، يحتوي المتجر الإلكتروني على طرد معبأ مع ملصق لتحديد الهوية والتسليم.

4. التسليم : يتم التفاوض على إمكانية مراقبة هذه المرحلة مع شركة الخدمات اللوجستية.

5. نتيجة التسليم : استلام الطرود أو إعادتها.

يجب أن يسمح لك نظام إدارة الطلبات (OMS) بإدارة الأمر طوال دورة حياته من تكوين الطلب إلى التنفيذ أو الإرجاع.

مجموعة متنوعة من أنظمة إدارة الطلبات

دعنا نلقي نظرة على جميع الطرق الممكنة لإدارة الطلبات المتوفرة للمتاجر عبر الإنترنت.

1. إدارة الطلبات اليدوية

إذا كان المتجر عبر الإنترنت مجرد مكمل للنشاط التجاري الرئيسي ، في المرة الأولى ، يمكنك إدخال محاسبة الطلبات يدويًا في Excel وحتى في دفتر ملاحظات. ولكن مع طلبين أو ثلاثة طلبات في اليوم ، تصبح هذه المنهجية مستهلكة للوقت بشكل لا يصدق.

سيؤدي الحفاظ باستمرار على أهمية الجداول وإضافة أوامر جديدة إليها يدويًا إلى حدوث أخطاء في بعض الأحيان. وإذا تم إشراك شخصين في العمل مع المستندات في نفس الوقت ، فستبدأ المشاكل في زيادة تشبه الانهيار الجليدي. لذلك ، إذا زاد حجم المبيعات أو قمت بتعيين موظفين ، فلا يمكنك الاستغناء عن أتمتة إدارة الطلبات.

2. برنامج خاص لإدارة الطلبات

تتميز أنظمة إدارة الطلبات الخاصة هذه بتعدد استخداماتها. يمكن توصيلها في وقت واحد بالعديد من المتاجر عبر الإنترنت المبنية على منصات مختلفة. تعد هذه البرامج جزءًا من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة وغالبًا ما لا توفر مهام إدارة الطلبات فحسب ، بل توفر أيضًا وظائف التجديد التلقائي.

تتمثل عيوب برامج إدارة الطلبات الخاصة في التكلفة العالية لصيانتها والأخطاء المحتملة في مزامنة البيانات.

3. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مع وظائف إدارة الطلبات

تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حلاً شاملاً للأعمال ، والذي يدمج تقريبًا جميع التطبيقات المحاسبية للمؤسسة: التوظيف ، والسلع ، والمحاسبة ، والعميل ، وغيرها. يجعل تخطيط موارد المؤسسات من الممكن ليس فقط هيكلة البيانات ولكن أيضًا لتنظيم العمليات التجارية في نفس الوقت.

بطبيعة الحال ، ستكلف الأتمتة الكاملة لمتجر كبير عبر الإنترنت الكثير من المال وسيستغرق تنفيذها سنوات. سيظهر نظام تخطيط موارد المؤسسات فعاليته من حيث التكلفة فقط على المدى الطويل. في عمل المواقع الصغيرة ، لا يتم استخدام هذه الأنظمة.

عادة ما يحدث الانتقال من نوع واحد من OMS إلى آخر بشكل عضوي مع نمو نطاق الأعمال.

ميزات نظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية (OMS)

تعد أتمتة إدارة الطلبات متعددة الأوجه ، وتعتمد قدراتها إلى حد كبير على النظام الأساسي الذي تم بناء المتجر عبر الإنترنت عليه. دعنا نفكر في الميزات الأساسية التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة العمليات:

1. استلام وإنشاء الطلبات : تستخدم الشركات OMS لأتمتة طلبات الشراء الواردة من خلال قنوات مختلفة. يمكن للعميل طلب عنصر عبر الهاتف أو من خلال شبكة اجتماعية أو متجر عبر الإنترنت ، ولكن نتيجة لذلك ، يتم تجميع جميع المعلومات في مكان واحد.

2. إدارة المخزون : يتيح لك OMS تتبع مراحل معينة من حركة السلع وتخطيط عمليات الشراء بناءً على هذه البيانات.

3. التحكم في التسليم : يمكن منح الوصول إلى OMS لشركات الطرف الثالث 3PL ، مما يسمح لك بضمان الشحنة وتحديد أفضل مكان للشحن دائمًا.

4. إدارة المرتجعات والضمان : تسمح لك أنظمة إدارة الطلبات بشطب البضائع وتتبع الطرود المرتجعة واسترداد الأموال والمساعدة في إكمال العمليات الأخرى.

5. إدارة إجراءات المديرين : يجب أن يكون نظام إدارة العمليات قادرًا على الاستجابة لبعض المحفزات وتوليد المهام للموظفين. على سبيل المثال ، إذا مضى على التسليم أكثر من أسبوعين ، يتحول لون سطر الطلب إلى اللون الأحمر ويحتاج إلى الاهتمام.

يمكن أيضًا استخدام المشغلات في المواقف الروتينية. على سبيل المثال ، يمكن أن يشير نقل الأمر إلى الحالة "مدفوع" إلى أن يبدأ أمين المتجر في تكوين طرد. يقلل نظام التشغيل من الحاجة إلى تفاعل الموظفين ، مما يوفر الوقت.

كيف توفر متاجر التجارة الإلكترونية الوقت مع OMS؟

ضع في اعتبارك الخوارزمية الكلاسيكية لإجراءات المدير عند العمل في متجر إلكتروني غير آلي:

1. استلام الطلبات في لوحة إدارة المتجر الإلكتروني
2. مراجعة عملية الدفع في البنك
3. شحن البضائع في برامج خاصة
4. إدخال طلب على موقع خدمة التوصيل
5. ظهر إلى ظهر في لوحة الإدارة والتغيير اليدوي لحالة الطلب

بعد تنفيذ نظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية الذي يعمل بكامل طاقته ، يمكن تنفيذ العمليات المذكورة أعلاه في نافذة واحدة.

الفوائد الرئيسية لأنظمة إدارة أوامر التجارة الإلكترونية

الغرض من أي عمل تجاري هو تحقيق ربح ، لذلك يجب أن يكون الهدف النهائي لاستخدام OMS هو زيادة الدخل. يتم تحقيقه بالطرق التالية:

• يسمح تحسين إدارة المخزون بتوجيه الأموال المفرج عنها لتوسيع التشكيلة.

• يؤدي تحسين جودة خدمة العملاء وتقليل أخطاء التسليم إلى زيادة احتمالية تكرار عمليات الشراء التي يمكن أن تعزز المبيعات الإجمالية للمتجر عبر الإنترنت.

• توفر خدمة قنوات البيع المتعددة في واجهة واحدة للعملاء المزيد من الخيارات لشراء المنتجات وتسليمها.

• تقليل عدد الموظفين عن طريق أتمتة العمليات وعدم الاضطرار إلى تعيين أشخاص إضافيين عند زيادة المبيعات.

• تقليل تكاليف التوصيل إلى الحد الأدنى عن طريق اختيار الخيار الأكثر اقتصادا الذي يقبله العميل.

• تعمل أتمتة المعلومات ومزامنتها أثناء تقديم الطلب على تجنب الأخطاء المنطقية التي تتطلب وقتًا كبيرًا وموارد بشرية للتخلص منها.

• يتيح لك تحليل نتائج المبيعات من حيث شروط التسليم والدفع وضع شروط أكثر جاذبية للعملاء ، وفي النهاية زيادة المبيعات.

الفائدة المالية من استخدام OMS واضحة ، على الرغم من أن إعدادها الأولي يتطلب بعض الوقت والمال.

معايير الاختيار لأنظمة إدارة أوامر التجارة الإلكترونية

عند اختيار OMS لمتجر عبر الإنترنت ، يجب الانتباه إلى العوامل التالية:

1. قدرات التكامل : يجب أن تندمج OMS بسلاسة في معظم الأنظمة الأساسية للمتاجر عبر الإنترنت ، مما يوفر إدارة أوامر مريحة. أيضًا ، يجب أن يدعم التطبيق تبادل المعلومات مع عناصر الموقع الأخرى - وحدات الدفع والتسليم وغيرها.

2. متعدد القنوات: من المرغوب فيه أن يقوم نظام إدارة العمليات (OMS) بتركيز المبيعات من خلال قنوات مختلفة: مواقع الويب والأسواق والشبكات الاجتماعية وما إلى ذلك. يتيح لك ذلك دمج جميع البيانات في مكان واحد وتشكيل واجهة واحدة للتحليل.

3. قابلية التوسع: نادرًا ما يكون حجم أعمال التجارة الإلكترونية مستقرًا. لهذا السبب يجب أن تسمح OMS بمعالجة تدفق أوامر أكبر بكثير من التدفق الحالي.

4. التنبؤ وإعداد التقارير: يجب أن يساعد نظام إدارة العمليات الجيد في تحليل المبيعات والتحذير من المشكلات المحتملة. على سبيل المثال ، يمكن للنظام التنبؤ بنقص المنتجات بعد فترة معينة من خلال تقييم ديناميكيات حالات الطلب.

5. الأتمتة: يجب أن يبسط نظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية العمليات الروتينية اليومية ويقلل من عدد الموظفين. إلى جانب ذلك ، يجب أن تبسط الأتمتة إجراءات الشراء المعقدة ، وتحلل بقية البضائع المباعة ، وتشكل تقارير منتظمة.

6. التخصيص: يجب أن تكون واجهة برمجة التطبيقات لنظام إدارة أوامر التجارة الإلكترونية متاحة للتكامل مع الوحدات النمطية الأخرى للموقع. بعد كل شيء ، لا أحد يعرف ما هي التطبيقات المفيدة التي يجب توصيلها في غضون شهر أو عام من تشغيل المتجر عبر الإنترنت.

لم يعد نظام إدارة العمليات (OMS) الفعال والقوي من الرفاهية ولكنه ضرورة في عالم التجارة الإلكترونية الديناميكي. ستساعدك معاييرنا على اختيار أو تطوير أفضل نظام لإدارة أوامر التجارة الإلكترونية.

خاتمة

تعد أتمتة إدارة الطلبات خطوة لا مفر منها يواجهها كل متجر عبر الإنترنت. يلعب نظام إدارة طلبات التجارة الإلكترونية (OMS) دورًا مهمًا في تبسيط وتحسين عملية تنفيذ الطلبات للشركات عبر الإنترنت. يعمل كمحور مركزي يتيح إدارة الطلبات والمخزون وبيانات العملاء بكفاءة ، مما يؤدي إلى تحسين رضا العملاء وزيادة الكفاءة التشغيلية.