ما المقصود بخطاب إقرار التبرع؟

المتبرعون المتحمسون يجعلون مبادراتك غير الربحية ممكنة. وعلى الرغم من أن المؤيدين قد لا يطلبون أي شيء في المقابل ، فهناك شيء واحد يمكنك دائمًا تقديمه للمتبرعين: خطاب إقرار بالتبرع. اليوم ، سنوضح لك كيفية وضع واحد معًا.

تتجاوز خطابات إقرار التبرع التأكيد والامتنان - تطلبها دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) قانونًا. لكن لا تقلق - سنشرح كل ما تحتاج لمعرفته حول خطابات إقرار التبرع لجعل المتبرعين يشعرون بالتقدير أثناء وفائهم بالتزاماتك القانونية.

أولاً ، دعنا نتطرق إلى نفس الصفحة حول خطاب إقرار التبرع قبل الدخول في المواعيد النهائية والمعلومات المطلوبة وأفضل الممارسات.

ما هي رسالة إقرار التبرع؟

يعد فهم كيفية الحصول على التبرعات أمرًا مهمًا ، ولكن معرفة كيفية إظهار امتنانك للمتبرعين يعد أمرًا حيويًا لنجاح حملة جمع التبرعات الخاصة بك. خطاب إقرار التبرع (يُسمى أحيانًا إيصال التبرع أو خطاب الشكر) هو رسالة بريد إلكتروني أو ورقة تعترف بالمساهمة الخيرية. كحد أدنى ، هو إيصال تأكيد للمتبرعين يقرون فيه بأنك تلقيت تبرعهم.

ومع ذلك ، يجب أن تفعل رسائل إقرار التبرع أكثر من مجرد الاعتراف بالهدايا الخيرية . اغتنم الفرصة لإظهار امتنانك وإعلام المتبرع بقيمة تبرعه الخيري. اجعلهم يشعرون بأنهم مميزون ومرئيون.

وجد تقريرنا الأخير بعنوان "لماذا أمريكا تعطي" أن 48٪ من المتبرعين يتم تشجيعهم على تكرار التبرع بعد أن تقدم المنظمة تحديثات حول مكان تأثير أموالهم. تُعد خطابات إقرار التبرع مكانًا رائعًا لإظهار المتبرعين كيف يلعبون دورًا في أهدافك ورسالتك الأكبر. استخدم القصص والصور ومقاطع الفيديو لتوضيح التأثير الذي ساعدوا في إحداثه.

وعلى الرغم من أن التبرعات لمرة واحدة رائعة ، فأنت تريد أن تفعل كل ما في وسعك لتحويل المتبرع إلى مانح متكرر - ويلعب خطاب الإقرار الخاص بك دورًا كبيرًا في هذه العملية.

رسائل إقرار التبرع ليست فقط لقول "شكرًا لك". يحتاج المتبرعون إلى الوثائق عند تقديم الخصومات الضريبية ، ولدى مصلحة الضرائب متطلبات صارمة لما يجب أن تتضمنه الخطابات (المزيد عن ذلك لاحقًا).

ستحتاج أيضًا إلى إرسال خطابات إقرار إلى المتبرعين ، بغض النظر عن كيفية منحهم لمنظمتك غير الربحية:

• التبرعات النقدية
• التبرعات عبر الإنترنت
• البضائع المتبرع بها
• الخدمات المتبرع بها
• بطاقات الهدايا
• التبرعات بالأسهم
• التبرعات الموروثة

هل انت بحاجة للاعتراف بكل تبرع؟

من الناحية القانونية ، لا. ما عليك سوى إرسال خطابات إقرار إلى المتبرعين الذين قدموا هدية بقيمة 250 دولارًا أو أكثر. والأمر متروك لك فيما إذا كنت تريد الإقرار بالتبرع عن طريق التبرع أو برسالة إقرار واحدة في نهاية العام تلخص جميع مساهمات المانحين. نوصي بإرسال كليهما.

يمنحك الاعتراف بكل تبرع فرصة إضافية لإظهار امتنانك للمتبرعين. كما أنه بمثابة تأكيد فوري. في الوقت نفسه ، يمثل خطاب إقرار نهاية العام فرصة ممتازة لتلخيص تبرعات المتبرع وتسليط الضوء على ما ساعد في تحقيقه. إن وجود مستند واحد لتقديمه للتخفيضات الضريبية بدلاً من البحث في حسابات البريد أو البريد الإلكتروني للعثور على الإيصالات الفردية مفيد أيضًا للمانحين.

ولكن ماذا عن جميع المتبرعين الآخرين الذين تبرعوا بأقل من 250 دولارًا؟ هل يجب أن ترسل لهم خطابات إقرار بالتبرع؟

قطعاً.

أثناء استيفاء أحد المتطلبات القانونية ، تعد خطابات الاعتراف أيضًا فرصة مثالية لإظهار امتنان المتبرعين وتأكيد تلقيك تبرعهم. كل تبرع مهم ، لذلك لا تدع الأعمال الصالحة للمتبرعين بك تذهب دون الاعتراف.

ما هو آخر موعد لإرسال إقرارات التبرع؟

لا يوجد موعد نهائي رسمي ، ولكن إرسال إقرارات التبرع لنهاية العام قبل 31 كانون الثاني (يناير) من العام التالي للتبرع هو أفضل ممارسة. يمنح الالتزام بهذا الإطار الزمني المانحين وقتًا كافيًا لتقديم إقراراتهم الضريبية في جدولهم الزمني.

بالنسبة للتبرعات الفردية ، نوصي بإرسال خطابات إقرار في أسرع وقت ممكن. إنها فرصة فورية لإكمال حلقة التعليقات وإظهار امتنانك للمانحين. ولكنه يتيح لهم أيضًا معرفة أنك تلقيت تبرعهم بدلاً من الضياع في الفضاء الإلكتروني.

على الرغم من عدم وجود عقوبات على مؤسستك غير الربحية لفشلها في إرسال إقرار بالتبرع ، إلا أنها تلحق الضرر بالمتبرعين. بدون هذا الإقرار الكتابي ، لا يمكنهم المطالبة بتخفيضات الضرائب المكتسبة. قد لا يهتم بعض المتبرعين بهذه الميزة ، ولكن من المحتمل أن تفقد المتبرعين في المستقبل إذا لم تقدم الإقرار الذي يحتاجونه (ويستحقونه).

لماذا يجب على منظمتك غير الربحية إرسال رسائل شكر وتقدير

فكر في خطابات الشكر باعتبارها جزءًا قيمًا من استراتيجية الاتصال الخاصة بك. من المحتمل أن تكون رسائل الشكر الخاصة بك أكثر تأثيرًا من أي حملة تسويقية غير ربحية - شريطة أن تمنحهم الوقت والحب والرعاية التي تستحقها هذه الرسائل.

فيما يلي عدد قليل من الأسباب التي تجعلك تعطي الأولوية لخطابات الإقرار المكتوبة:

• الأسباب القانونية: الوفاء بالتزامك القانوني بإرسال خطابات إقرار إلى الأفراد الذين قدموا ما لا يقل عن 250 دولارًا أمريكيًا في شكل تبرعات خيرية خلال عام تقويمي.
• تأكيد: امنح المتبرعين راحة البال عن طريق إخبارهم بأنك تلقيت تبرعهم.
• الامتنان: أظهر تقديرك للمتبرعين واجعلهم يعرفون كم يعني ذلك لمنظمتك غير الربحية ومكوناتها.
• التأثير: دع المتبرعين يعرفون كيف تستخدم مساهمتهم وما هو تأثيرها على الأفراد والمجتمعات.
• تذكير: ذكر المتبرعين في نهاية العام أنهم قدموا تبرعًا ، مما دفعهم إلى التفكير في مؤسستك غير الربحية وربما التخطيط للمساهمة مرة أخرى.
• الوعي: شجع المتبرعين على مشاركة القضية التي دعموها مع أصدقائهم وعائلاتهم.

الأشياء التي يجب أن تتضمنها رسائل الشكر والتقدير

وفقًا لـ IRS ، يجب أن يحتوي خطاب الإقرار على ما يلي:

• اسم منظمتك
• مقدار المساهمة
• وصف (ليس بالضرورة القيمة) للمساهمة غير النقدية
• بيان يؤكد عدم تبادل السلع / الخدمات (إن وجد)
• وصف وتقدير قيمة حسن النية للسلع / الخدمات المقدمة (إن أمكن)

أيضًا ، على الرغم من أن مصلحة الضرائب الأمريكية لا تطلب ذلك ، فمن المفيد تخصيص رسالتك باسم المتبرع وتاريخ استلامك للمساهمة الخيرية. تؤكد هذه المعلومات هوية المستلم ويمكن أن تساعد في حفظ السجلات الخاصة به.

الآن هذه هي كل المعلومات المطلوبة قانونًا لتضمينها. ومع ذلك ، تعلم كيفية إنشاء إيصال تبرع يعطي الأولوية لمكالمات التخصيص لمزيد من التفاصيل. على سبيل المثال ، يمكنك السماح للمتبرعين بمعرفة كيفية استخدامك للأموال (أو التخطيط لاستخدامها) وحول عمليات جمع التبرعات القادمة أو فرص التطوع. بمعنى آخر ، اجعل خطابات الإقرار الخاصة بك أكثر من إيصال تبرع.

نوصي أيضًا بإضافة القليل من التخصيص إلى رسائلك عن طريق التقسيم. يجب أن يتلقى مقدموك المتكررون والمتبرعون القدامى رسالة شكر خاصة لتبرعاتهم الخاصة. دعهم يعرفون أنك تقدرهم لتجاوزهم من خلال إضافة لمسة فريدة إلى خطاب إقرار المتبرع الخاص بك:

• ملاحظة شخصية: أرسل إلى المتبرع رسالة شخصية للتعرف على تبرعهم لعدد معين من السنوات أو أنهم قدموا تبرعًا كبيرًا لمرة واحدة.
• رسالة من قائد: اطلب من أحد قادة مؤسستك غير الربحية كتابة رسالة شخصية لإعلام المتبرع بمدى تأثير مساهماته على المنظمة.
• الاعتراف: ضع في اعتبارك الإعلان عن المانحين المتكررين أو المتبرعين الكبار (بإذنهم بالطبع - وربما بدون الأرقام الدقيقة) عبر رسالتك الإخبارية عبر البريد الإلكتروني أو على وسائل التواصل الاجتماعي.

أمثلة على خطابات شكر وتقدير التبرع

فيما يلي بعض الأمثلة على خطابات إقرار التبرع. هذه تتراوح من الحد الأدنى من المتطلبات إلى شيء شخصي أكثر قليلاً. البحث عن أفضل ما يمكن عمله بالنسبة لك.

يمكنك نسخ / لصق هذه للوفاء بالتزامك القانوني ، لكننا نقترح تخصيصها لتتناسب مع صوت علامتك التجارية.

مثال 1: رسالة شكر فردية

مرحبًا [اسم المتبرع] ،

شكرًا لك على مساهمتك البالغة 500 دولار في [اسم المنظمة غير الربحية] التي تلقيناها في [تاريخ الاستلام]. لم نقدم أي سلع أو خدمات مقابل مساهمتك.

مثال 2: رسالة شكر فردية

مرحبًا [اسم المتبرع] ،

نحن ممتنون للغاية لمساهمتك البالغة 250 دولارًا أمريكيًا في [اسم المنظمة غير الربحية] في [تاريخ الاستلام]. للتعبير عن شكرنا لك ، أرسلنا لك قميصًا بقيمة سوقية عادلة تقدر بـ 25 دولارًا مقابل مساهمتك. نأمل أن نراك (مرتدية قميصك الجديد) في الحدث التطوعي القادم في [تاريخ الحدث]. نشكرك مرة أخرى على تبرعك السخي - لن نتمكن من مساعدة المجتمع بدون متبرعين مثلك.

شكرًا،

[اسم]

مثال 3: خطاب شكر نهاية العام

عزيزي [اسم المتبرع] ،

شكرا لك على دعم منظمتنا العام الماضي. بفضل المتبرعين مثلك ، تمكنا من مساعدة 500 حيوان في العثور على منازل جديدة مع عائلات محبة. كل تبرع مهم ، ونحن ممتنون لمساهماتك.

لقد قدمت مساهمة إجمالية قدرها 1000 دولار إلى [اسم المنظمة غير الربحية] العام الماضي ، ولم نوفر لك أي سلع أو خدمات في المقابل. نشكرك بصدق على مساعدتك ونأمل أن نتمكن من الاعتماد عليك في العام المقبل لمساعدتنا في مساعدة المزيد من الحيوانات المحلية المحتاجة.

اشترك في النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني لتبقى على اطلاع دائم بجميع أنشطة جمع التبرعات والتطوع القادمة . يرجى مشاركتها مع أصدقائك وعائلتك لإشراكهم أيضًا.

شكرا على كل ما تفعله!

مع الامتنان،

[اسم]

تجاوز الإقرار

يمكنك إرسال خطاب إقرار عندما تتلقى تبرعًا ، لكن لا تدع ذلك يكون نهاية اتصالاتك. مفتاح الاحتفاظ بالمتطوعين غير الربحيين هو المتابعة لاحقًا وإعلام المتبرعين بكيفية إنفاق مساهماتهم. وإذا قاموا بالاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأخبرهم عن فرص أخرى لجمع التبرعات أو التطوع .

يمكنك أيضًا السماح للمتبرعين بمعرفة الطرق الأخرى التي يمكنهم من خلالها مساعدة مؤسستك غير الربحية ، مثل الاشتراك في مشروع خدمة مجتمعية أو مشاركة رابط على حسابهم على LinkedIn.

في النهاية ، تريد تحويل التبرعات لمرة واحدة إلى علاقات تدوم مدى الحياة - وخطاب الإقرار الخاص بك هو جزء مهم من هذه العملية. لذا تجنب إغراء القيام بالحد الأدنى من خلال تقديم إيصال . اذهب إلى أبعد الحدود مع المتبرعين - آمل أن يفعلوا الشيء نفسه لمنظمتك غير الربحية.

فكر في طرق فريدة يمكنك من خلالها إظهار اهتمامك للمتبرعين. على سبيل المثال ، يمكنك القيام بأي مما يلي:

• إجراء مكالمة هاتفية: قم بإجراء مكالمة هاتفية لشكر المتبرعين على مساهماتهم شخصيًا.
• اكتب رسالة مكتوبة بخط اليد: أظهر للمتبرعين مقدار ما يعنيه تبرعهم من خلال رسالة شكر مكتوبة بخط اليد.
• مشاركة صورة: دع المتبرعين يرون من أو ماذا ساعدوا في تبرعهم.

أتمتة خطابات شكر وتقدير

ضع خطابات إقرار التبرع على الطيار الآلي باستخدام برنامج إدارة المتبرعين عبر الإنترنت. يمكن أن تساعدك منصة Classy على أتمتة رسائل الشكر الخاصة بك ، وتتبع أداء الحملة ، وإدارة المؤيدين ، وتعديل التبرعات المتكررة ، والمزيد.

هل تعلم من الذي يعطي أكبر التبرعات؟ ماذا عن من يعطي في أغلب الأحيان؟ يمكن أن يساعدك Classy Manager في البحث عن مؤيديك وتصفيتهم وتقسيمهم لإنشاء رسائل أكثر استهدافًا.

هل تريد رؤية النظام الأساسي قيد التشغيل؟ اطلب عرضًا توضيحيًا لمعرفة كيف يمكن لمنظمتك غير الربحية استخدام Classy لإدارة جمع التبرعات ، وجذب متبرعين جدد ، وفتح خيارات دفع بديهية ، وإرسال خطابات إقرار ، والمزيد.