4 طرق يمكن لأتمتة المستندات أن تعزز عملك

تعتبر معالجة المستندات لتطوير عمليات أتمتة ML مهمة معقدة. الأمر ليس بسيطًا مثل النقر فوق بعض الأزرار على جهاز الكمبيوتر الخاص بك! وهو يتألف من العديد من المهام ، كل منها يتضمن عدة خطوات غالبًا ما تتطلب عملاً يدويًا. ينطبق ذلك على جميع أنواع المستندات ، بما في ذلك نماذج الطلبات وعروض المبيعات والمذكرات والعقود. دعونا نفهم ما تستلزمه أتمتة المستندات.

ما هي أتمتة المستندات؟

أتمتة المستندات هي تطبيق مهام سير العمل والأنظمة لتبسيط المهام المتعلقة بالمستندات. قد تتضمن هذه المهام إنشاء المستندات وإرسالها وحفظها وأرشفتها والتعليق عليها.

قد يأتي نظام أتمتة المستندات بأشكال مختلفة - يدويًا أو مع تطبيق أو نظام أساسي أو برنامج في كثير من الحالات. على سبيل المثال ، يمكن أن تحتوي بعض الأدوات على العديد من الميزات للمساعدة في المهام المختلفة ، بينما يقوم المطورون بتصميم أدوات أخرى للمساعدة في مهمة واحدة متعلقة بالمستند. ستتألف أداة التعليق التوضيحي للمستند ، على سبيل المثال ، في الغالب من الميزات التي تسمح لك بسهولة إدراج التعليقات والملاحظات أو الملاحظات على المستندات أثناء التعليق التوضيحي.

موصى به لك: Workflow vs BPM: ما هي أفضل أداة لأتمتة الأعمال؟

الطرق التي يمكن بها لأتمتة المستندات أن تعزز عملك

أحد الأشياء الشائعة بين منصات تصنيف البيانات هذه هو أنها جميعًا يمكن أن تساعد في تعزيز الأعمال التجارية ، وإن كان ذلك بطرق مختلفة. فيما يلي أربع طرق يمكن أن تساعد أتمتة إدارة المستندات في عملك:

1. يقلل من احتمالية حدوث أخطاء بشرية

يشير مصطلح "الخطأ البشري" إلى إجراء اتخذه الممثل دون قصده. ببساطة ، إنها نتيجة غير مرغوب فيها أو خطأ يحدث بسبب نقص الإنسان ، ومن هنا جاءت التسمية.

بسبب شيوع الأخطاء ، يقلل بعض الأشخاص من تأثيرها على الأعمال. ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أنه أحد أسباب ضعف أداء الشركة. في الواقع ، وفقًا لتقرير تحليلي من Marketwire ، كلفت الأخطاء البشرية الشركات البريطانية والأمريكية ما مجموعه 37 مليار دولار في عام 2008.

لإعطاء فكرة أفضل عن تأثير الأخطاء البشرية ، فيما يلي بعض الأمثلة على الأخطاء البشرية التي تتضمن على وجه التحديد المهام المتعلقة بالمستندات:

• عندما يكتب الموظف معلومات خاطئة في مستند ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى سوء فهم يجب على الموظفين بعد ذلك توضيحها. نتيجة لذلك ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إطالة أوقات المعاملات ، مما يقلل من عدد المعاملات في اليوم.
• عندما يرسل موظف المستند إلى عنوان بريد إلكتروني أو مكان خاطئ ، فقد يؤدي ذلك إلى تسرب البيانات. سيؤدي تسرب البيانات بعد ذلك إلى تعريض سلامة عملك للخطر.
• عندما يقوم أحد الموظفين بحذف المستند عن طريق الخطأ ، فسيتعين عليه معالجته مرة أخرى. بدلاً من العمل على مهمة جديدة ، سيقضي الموظف ساعاته المحدودة في نفس المهمة التي كان من الممكن أن ينتهي بها منذ فترة طويلة ، مما يقلل من الإنتاجية.

على الرغم من اختلاف السيناريو ، إلا أن كل هذه الأمور تشير إلى حقيقة واحدة - تقلل الأخطاء البشرية مؤشرات الأداء الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية ، ويمكن أن يكون ذلك سيئًا للأعمال. لسوء الحظ ، لا يمكن القضاء تمامًا على احتمالية حدوث أخطاء بشرية. بعد كل شيء ، "أن تخطئ هو إنسان" ، لكن هذا هو بالضبط ما يجب أن تفعله. بدلاً من الاعتماد على البشر ، يمكنك الاعتماد على الأنظمة.

يلغي نظام أتمتة المستندات أو سير العمل الحاجة إلى المدخلات البشرية ، مما يسمح لك بتقليل احتمال حدوث أي نوع من الأخطاء البشرية بشكل كبير أو حتى التخلص منه.

2. يمكن للأتمتة زيادة أمان المستند

تمثل دورة حياة المستند المراحل المختلفة التي يجب أن يمر بها المستند من إنشائه إلى التخلص النهائي ، أو "الأرشفة" في بعض الحالات. قد تختلف دورة الحياة من مستند إلى آخر ، ولكن يجب أن تتكون من المراحل الخمس التالية:

إنشاء المستند

يُعرف هذا أيضًا باسم إنشاء المستند ، والذي يحدث عندما يقوم النظام بإنشاء الملف على الكمبيوتر. يبدأ المستند عادةً كنسخة من القالب.

تجميع الوثيقة

يحدث هذا عندما يقوم النظام بتجميع البيانات أو المدخلات الضرورية مثل الأسماء والتواريخ والأرقام لتحويل نسخة القالب إلى مستند فريد.

تخزين الوثائق

يحدث هذا عندما ينقل النظام المستند المكتمل إلى مستلم ، مثل عميل أو عميل. كما أنه ينقل المستند إلى تخزين آمن ، وعادةً ما يكون التخزين السحابي في خادم آمن أو موقع تخزين داخل النظام نفسه.

إدارة الوثائق

يتضمن ذلك تنظيم عدد كبير من المستندات لضمان أن يتمكن المستخدم من العثور بسهولة على المستندات التي يبحث عنها داخل النظام حسب الحاجة.

أرشفة الوثيقة

أرشفة الوثيقة أو التخلص منها هي المرحلة التي يجب أن تقرر فيها ما إذا كنت ستتخلص من المستند بالكامل أو ببساطة أرشفته. هذه المرحلة اختيارية وهي ضرورية فقط إذا لم تعد الوثيقة ضرورية و / أو إذا كان وجودها يمكن أن يؤدي إلى مشاكل.

بغض النظر عن مدى كفاءة سير العمل لديك ، ستكون هناك دائمًا فجوة بين كل مرحلة من هذه المراحل. على سبيل المثال ، ستكون هناك فجوة بين وقت إنشاء المستند ووقت نقله إلى موقع تخزين آمن. ويمكن أن تكون هذه الفجوة بمثابة فرصة للمتسللين للدخول إلى نظامك وسرقة المستند ، وتحديدًا بياناته. يسمي الخبراء هذه التقنية باعتراض البيانات ، حيث يعترض المتسلل البيانات أثناء الإرسال.

إنها تقنية فعالة بشكل أساسي لأن البيانات تكون أكثر عرضة للخطر أثناء النقل ما لم يكن لديها نوع من تشفير البيانات. هذا في الأساس ما تقدمه أتمتة المستندات.

السرعة والأمان هما من الخصائص الرئيسية لأنظمة أتمتة المستندات. يمكنهم التنقل خلال المراحل الخمس لدورة حياة المستند دون إعطاء مجرمي الإنترنت الوقت لسرقة بياناتك. تحتوي معظم الأنظمة الأساسية أيضًا على تقنية تشفير في حالة حدوث انتهاكات للبيانات ، مما يضمن بشكل أساسي أن تظل مستنداتك والبيانات التي تحتويها آمنة ومأمونة.

نظرًا لأن هجومًا إلكترونيًا واحدًا يمكن أن يكلف شركة صغيرة ما يصل إلى 38000 دولار أمريكي ، فإن منعها من الحدوث يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في مساعدة عملك لأنه يمكن أن يقلل الخسائر المحتملة.

قد يعجبك: 11 برنامجًا ممتازًا لتحرير المستندات يمكنك استخدامه الآن.

3. يعزز معنويات الموظفين ورضاهم وإنتاجيتهم

تعتبر معالجة المستندات مهمة متكررة وتستغرق وقتًا طويلاً. يجب عليك ملء عشرات الحقول ، ونسخ معلومات الشركة ولصقها ، والتحقق من الأخطاء ، من بين أشياء أخرى. على الرغم من أنه لا يمكن ملاحظته على الفور ، فإن سير العمل الرتيب الذي تتطلبه معالجة المستندات سيؤدي في النهاية إلى خفض معنويات الموظفين ورضاهم وإنتاجيتهم في النهاية.

يمكنك أن تنسب هذه الحقيقة إلى العديد من العوامل ، ولكنها تحدث غالبًا لأنهم لا يشعرون بالإنجاز مما يفعلونه من أجل لقمة العيش. هذا ينطبق بشكل خاص على العاملين في المكاتب. تتيح لك أتمتة المستندات التخلص من تلك المهام المتكررة عندما تبدأ في الاعتماد على نظام أساسي مؤتمت للمهام المتعلقة بالمستندات. هذا يمكن أن يؤدي إلى فائدتين رئيسيتين.

بادئ ذي بدء ، يتيح لك الاستفادة بشكل أفضل من مواهب ومهارات موظفيك ، مما يعزز بدوره الربحية. ثانيًا ، من المرجح أن يشعروا بإحساس بالإنجاز لأنهم لا يشاركون في أنشطة لا يستطيع أي شخص القيام بها فقط ، مما يزيد من إنتاجيتهم.

تُظهر الدراسات أيضًا أن استخدام البرامج أو الأنظمة أو أي تقنية أخرى للعمليات التجارية يمكن أن يجذب المواهب البارعين في مجال التكنولوجيا والتي يمكن أن تكون بمثابة رصيد كبير لشركتك.

4. أتمتة المستندات توفر لك الوقت

تنطبق عبارة "الوقت هو المال" على العديد من المواقف ، ولكنها صحيحة بشكل مضاعف عندما يتعلق الأمر بإدارة الأعمال التجارية. الوقت عامل مساهم في إيرادات الشركة.

خذ شركة طلاء ، على سبيل المثال. حتى لو كان لديك ألف عميل ، فمن غير الممكن أن تربح ملايين الدولارات بين عشية وضحاها. هذا لأنه ، تمامًا مثل المال ، وقتك محدود.

لهذا السبب يقوم أصحاب الأعمال بتعيين موظفين. إنها طريقة ممتازة لتمديد الوقت الذي يمكن أن تقضيه الشركة لتوليد الإيرادات. ومع ذلك ، هناك طرق أخرى لتمديد وقتك. على وجه الخصوص ، يمكنك إيجاد طرق لتقليل الوقت المستغرق لإنجاز مهام معينة.

باستخدام المثال السابق لشركة طلاء ، بدلاً من كتابة الاقتباسات يدويًا ، يمكن للمالك بدلاً من ذلك استخدام تطبيق عروض الأسعار. قد يكلف المال ، ولكن يمكن أن يحول مهمة مدتها 10 دقائق إلى مهمة مدتها دقيقة واحدة ، مما يمنح المالك مزيدًا من الوقت لإنفاقه على أمور أخرى. هذه إحدى الأفكار الرئيسية وراء أتمتة المستندات ، لتحويل المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً إلى مهام سريعة.

أمثلة:

فيما يلي بعض الأمثلة على الطرق التي يمكن أن يوفرها نظام أتمتة المستندات للوقت:

• يمكنه إدراج معلومات شركتك عند الضرورة.
• يمكنه وضع التاريخ الحالي في الحقول المناسبة.
• يمكنه التحقق من الأخطاء النحوية والإملائية (مثالي للمستندات القانونية).
• يمكنه البحث عن التناقضات بين أنواع البيانات المختلفة (أي عند حساب التكلفة الإجمالية للمنتجات والخدمات المقدمة في عروض الأسعار أو التقديرات).

بقدر ما هو واضح من الفوائد ، يميل الناس إلى التقليل من أهمية توفير الوقت في الأعمال التجارية. لكن من المهم أن تتذكر أن أدوات الأتمتة يمكن أن توفر على الشركة ملايين الدولارات عن طريق توفير الوقت. لا يوجد سبب لعدم الاعتقاد بأن أتمتة المستندات يمكن أن تفعل الشيء نفسه. بعد كل شيء ، إنها أداة أتمتة وواحدة من أكثر الأدوات فائدة في ذلك.

قد يعجبك أيضًا: كيف يمكن أن يزدهر عملك باستخدام استراتيجيات إطلاق المنتج التسعة هذه؟

خواطر ختامية

لا يمكن إنكار أن أتمتة المستندات هي تقنية مفيدة للغاية للأعمال التجارية. ولكن تمامًا مثل معظم الأنظمة ، فإنها تأتي مع تحدياتها. بالنسبة للمبتدئين ، ليس من السهل تنفيذه ، لأنه يتطلب مهارات وتقنية محددة لتأسيسه بشكل صحيح. علاوة على ذلك ، قد يستغرق الإعداد الكامل عدة أيام أو حتى أسابيع. ومع ذلك ، بمجرد القيام بذلك ، فإن الفوائد التي يمكنك جنيها لا تضاهى مع هذه التحديات. باختصار ، إنه بالتأكيد استثمار مفيد.

مراجع

1. المركز الدولي للتجارة والتنمية المستدامة. "لماذا يجب أن تفكر في تكلفة الخطأ البشري." https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. جاكسون ، نانسي مان. "القضاء على العمل المتكرر يمكن أن يعزز الإنتاجية." Automatic Data Processing، Inc. ، 18 يوليو 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. سافاني ، فينيل. "اعتراض البيانات والسرقة: 7 طرق لحماية بياناتك." المحكمون الفنيون ، 7 سبتمبر 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. فيرتكس. "توفر الشركات الأمريكية 10 ملايين دولار أمريكي أو أكثر سنويًا ، فقط عن طريق أتمتة هذه العمليات." 10 مايو 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.