أهمية تنظيف البيانات القذرة لتحسين العمليات ونجاح العملاء

تخيل أنك تحاول عبور المحيط بقارب به ثقوب. سوف تبتل. قد تغرق حتى. أنت بالتأكيد لن تجعلها عبر بسلاسة.

فرص حدوث هذا ضئيلة للغاية ، لأن أي شخص عاقل سيفحص قاربهم بدقة قبل الشروع في مثل هذا المسعى.

ولكن ماذا عن بيانات CRM التي يستخدمها عملك للاتصال بالعملاء المتوقعين وتقسيم العملاء واتخاذ القرارات الإستراتيجية؟ هل سبق لك التحقق مما إذا كان يحتوي على ثقوب فيه؟

يجب.

تؤثر البيانات القذرة سلبًا على سير العمل وجهود التسويق وتجربة عملائك. يمكن أن يوقعك حتى في مشكلة قانونية.

ولكن ما هي البيانات القذرة بالضبط؟

ما هي البيانات القذرة؟

البيانات القذرة ، أو البيانات غير النظيفة ، هي بيانات خاطئة بطريقة ما: قد تحتوي على نسخ مكررة ، أو قديمة ، أو غير آمنة ، أو غير كاملة ، أو غير دقيقة ، أو غير متسقة. تتضمن أمثلة البيانات القذرة العناوين التي بها أخطاء إملائية وقيم الحقول المفقودة وأرقام الهواتف القديمة وسجلات العملاء المكررة.

عند تجاهلها ، يمكن أن تتسبب البيانات القذرة في حدوث مشكلات خطيرة لعملك. يمكن أن يعرض تجربة العميل للخطر ، ويؤدي إلى تحريف نتائج الأعمال ، ويؤثر سلبًا على القرارات الاستراتيجية.

لتجنب مخاطر ضعف جودة البيانات ، يعد التنظيف المنتظم للبيانات أمرًا ضروريًا. سنناقش كيفية تنظيف البيانات بشكل أكبر أسفل هذا المنشور. لكن أولاً ، دعنا نلقي نظرة على كيفية تلوث البيانات.

كيف تتسخ البيانات

يمكن أن تتسخ البيانات عند إدخالها أو تخزينها أو استخدامها بشكل غير صحيح. في كثير من الأحيان ، يرجع ذلك إلى خطأ بشري أو عدم وجود قواعد معيارية لإدخال البيانات ، ولكن يمكن أن تؤدي المشكلات الفنية أيضًا إلى بيانات قذرة.

أمثلة على البيانات القذرة

بيانات مكررة

تشير البيانات المكررة إلى السجلات التي تشارك نفس المعلومات جزئيًا أو كليًا. تحدث عندما يتم إدخال نفس المعلومات عدة مرات ، أحيانًا بتنسيقات مختلفة. مثال نموذجي للبيانات القذرة المكررة هو وجود عميل واحد في CRM الخاص بك عدة مرات. يحدث هذا غالبًا لأن اسم العميل مكتوب بشكل مختلف قليلاً في كل مرة.

فمثلا:

• باتي ج. غرينفيلد
• باتي جوليا جرينفيلد
• باتريشيا ج. غرينفيلد
• باتريشيا جوليا جرينفيلد

نظرًا لتناثر معلومات العميل عبر سجلات مختلفة ، تؤدي بيانات العميل المكررة إلى:

• خدمة العملاء السيئة
• تتبع وتقارير غير صحيحة
• استهداف تسويق مزدوج (أو ثلاثي)

بيانات غير آمنة

البيانات غير الآمنة هي البيانات التي لا يتم تشفيرها أو التحكم في الوصول إليها. يمكن لأي شخص في شركتك الوصول إليها - وفي أسوأ السيناريوهات - حتى من قِبل جهات خارجية. لا تشكل البيانات غير الآمنة خطرًا على الخصوصية فحسب ، بل تمثل أيضًا تهديدًا قانونيًا حيث تخاطر الشركات بعدم الامتثال لقوانين مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية خصوصية المستهلك (CCPA).

بيانات غير مكتملة

من الأمثلة على البيانات القذرة غير المكتملة إذا كان نموذج الاشتراك في الرسائل الإخبارية يحتوي على حقل للاسم الأول للعميل المتوقع ، ولكن هذا الحقل ليس حقلاً مطلوبًا. يستطيع العملاء المحتملون بعد ذلك الاشتراك دون ترك أسمائهم ، مما يجعل حملات البريد الإلكتروني المخصصة الخاصة بك أقل فعالية.

بيانات غير دقيقة

البيانات غير الدقيقة هي البيانات التي تحتوي على أخطاء. من الأمثلة على البيانات غير الدقيقة أن يقوم العميل بإدخال اسمه الأخير في أحد النماذج الخاصة بك ، ولكنه يقوم بخطأ إملائي. في هذه الحالة ، لديك الاسم الأخير للعميل ولكنه غير دقيق. إنه سجل قذر.

مثال آخر هو إذا قام مندوب المبيعات بتسجيل رقم هاتف غير صحيح لأحد العملاء المحتملين في Salesforce. في هذه الحالة ، من الضروري تحسين بيانات Salesforce لمواصلة المحادثة مع هذا العميل المحتمل.

بيانات قديمة

البيانات القديمة غير دقيقة ليس لأنها تم إدخالها بشكل غير صحيح ، ولكن لأنها كانت دقيقة في السابق ولم تعد كذلك الآن. من الأمثلة النموذجية على البيانات القذرة التي عفا عليها الزمن إذا كان نظام CRM الخاص بك لا يزال يسرد العنوان القديم للعميل بعد انتقاله.

أمثلة أخرى للبيانات القديمة هي:

• عناوين البريد الإلكتروني التي لم تعد قيد الاستخدام
• ألقاب الأشخاص الذين غيروا وظائفهم
• أقسام البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية

بيانات غير صحيحة

البيانات غير الصحيحة هي البيانات التي تقع خارج المعلمات المحددة مسبقًا. على هذا النحو ، فمن الأسهل منعه. على سبيل المثال ، إذا أدخل العميل تاريخ ميلاده باستخدام قائمة منسدلة. من المحتمل أن يسمح نظامك لهم فقط باختيار شهر واحد من بين 12 شهرًا ، وواحدًا من 31 يومًا ، وربما لن يتمكنوا أيضًا من تحديد سنة ميلاد تجعلهم أكبر من 130 عامًا.

بيانات غير متسقة

تُعرف البيانات غير المتسقة أيضًا باسم تكرار البيانات. يحدث ذلك عندما تقوم الشركات بتخزين نفس المعلومات في أماكن مختلفة دون مزامنة تلك المعلومات. من الأمثلة البارزة على ذلك شركة تقوم بتخزين معلومات العملاء في كل من CRM وأداة التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاصة بها.

كيفية تنظيف البيانات

جميع الأنواع المذكورة أعلاه من البيانات القذرة تخلق مخاطر لشركتك ، لذا فإن تنظيف البيانات وتجنب هذه المواقف أمر بالغ الأهمية.

إليك كيفية القيام بذلك:

إنشاء إرشادات جودة البيانات

قبل البدء في تنظيف البيانات ، حدد شكل مجموعة البيانات النظيفة لشركتك وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها للحفاظ على نظافة بياناتك قدر الإمكان.

توحيد البيانات

يتضمن وجود إستراتيجية جودة البيانات تحديد طريقة لتوحيد البيانات بمجرد دخولها إلى نظامك. ضع قائمة بجميع الطرق التي تجمع بها البيانات في الوقت الحالي ، وما هي نقاط الإدخال لتلك البيانات ، وكيف ستضمن أن جميع هذه البيانات يتم إدخالها بنفس الطريقة ، بغض النظر عن نقطة الأصل.

قم بإجراء تدقيق

بمجرد إنشاء قواعد جودة البيانات الخاصة بشركتك والتأكد من إدخال جميع البيانات الجديدة بطريقة موحدة ، فقد حان الوقت لإجراء تدقيق لبياناتك الحالية. لسوء الحظ ، ليس من السهل العثور على جميع البيانات القذرة ، وبينما يجب أن تهدف إلى الكشف بنسبة 100 في المائة ، اعلم أنه من المحتمل أن تفوتك بعض المشكلات. لهذا السبب من المهم إجراء تدقيق ليس مرة واحدة فقط ، ولكن بشكل منتظم.

تتمثل إحدى طرق تسهيل هذه العملية في جمع التعليقات باستمرار من الأقسام المختلفة داخل شركتك التي تعمل مع البيانات. يوضح لك هذا النوع من التعليقات المكان الذي تتسبب فيه البيانات القذرة في حدوث مشكلات في الأنشطة اليومية.

مثال: يشارك فريق التسويق الخاص بك أنه اكتشف كيف أن الأسماء الأولى في رسائل البريد الإلكتروني الشخصية تفتقر أحيانًا إلى الأحرف الكبيرة. يخبرك هذا أن قيم الاسم الأول لا يتم تنسيقها دائمًا بنفس الطريقة - ربما لأن مشتركي البريد الإلكتروني لا يكلفون أنفسهم عناء كتابة أسمائهم بالأحرف الكبيرة.

تنظيف البيانات القذرة

بمجرد الحصول على نظرة عامة على بياناتك القذرة ، ابدأ عملية التنظيف. يمكن أن يكون تنظيف البيانات مهمة شنيعة وتستغرق وقتًا طويلاً. هناك طرق مختلفة للقيام بذلك ، ولكل منها مزاياها وعيوبها.

1. يدويًا

يجب ألا يتم تنظيف البيانات يدويًا إلا بشكل ضئيل. لا بأس في تنظيف السجل الذي تحتاج إلى استخدامه الآن ، ولكن تنظيف جميع البيانات التي تمتلكها شركتك يدويًا يعد مهمة مستحيلة.

لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً فحسب ، بل ستفقد أيضًا الأشياء وترتكب الأخطاء ، مما يتسبب في المزيد من الأخطاء.

2. استخدام برنامج Excel

يمكن أن يؤدي استخدام صيغ Excel إلى تسريع عملية التنظيف ، لكنها لا تزال يدوية تمامًا. تحتاج إلى إنشاء الصيغ بنفسك ، وقد تكون بعض مشكلات البيانات معقدة للغاية بحيث يتعذر حلها باستخدام صيغة Excel.

علاوة على ذلك ، لا يستطيع Excel التعامل مع مجموعات ضخمة من البيانات ، لذلك عليك العمل في أجزاء وأجزاء ، مع ملاحظة مجموعات البيانات التي قمت بتنظيفها بالفعل.

أخيرًا ، تضطر إلى تحميل مجموعات بيانات ثابتة إلى Excel. عند استيراد بيانات العميل يوم الاثنين ، فمن المحتمل أن تكون قديمة بالفعل بحلول يوم الجمعة.

3. الاعتماد على طرف ثالث

إذا كنت لا ترغب في تخصيص وقت داخلي لتنظيف بياناتك ، فقد يكون تعيين مستشار بيانات خيارًا جيدًا. مستشارو البيانات متخصصون يقومون بأكثر من مجرد تنظيف بياناتك القذرة. يمكنهم أيضًا إجراء تدقيق لك والمساعدة في تحسين عمليات البيانات الحالية الخاصة بك بحيث تكون هناك فرصة أقل لإنشاء بيانات قذرة في المستقبل.

تشمل الجوانب السلبية لتوظيف الاستشاريين التكاليف الباهظة وحقيقة أنه من المحتمل أن تمنحهم إمكانية الوصول إلى جميع بياناتك ، مما قد يؤدي إلى بعض مخاوف الخصوصية.

4. توظيف مطورين متخصصين

نظرًا لأن إدارة البيانات هي مشروع مستمر ، يمكنك توظيف مطور واحد أو أكثر يكرسون أنفسهم بالكامل للحفاظ على بياناتك نظيفة. نظرًا لأن هؤلاء الأشخاص سيعملون في المنزل ، فمن المحتمل أن يكونوا أكثر ولاءً لشركتك من المستشار الخارجي ، وسيكونون قادرين على التعرف أكثر على عرضك.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يكون تعيين شخص ما لمشروع مستمر مثل صيانة البيانات أرخص.

5. استخدام البرمجيات

هناك مجموعة متنوعة من الأدوات التي تساعدك على تحديد وتنظيف البيانات القذرة. غالبًا ما تكون هذه الأدوات أرخص من التعاقد مع مستشار أو مطور متخصص ، ولا ترتكب أخطاء بشرية.

ومع ذلك ، لم يتم إنشاء كل هذه الأدوات على قدم المساواة. اختر واحدًا يمكنه اكتشاف عدم تطابق البيانات ، والتحقق من التنسيق (للتواريخ ، على سبيل المثال) ، والتعرف على الحقول المراد دمجها.

ستحتاج أيضًا إلى إجراء بعض الاختبارات على عينات بيانات صغيرة للتأكد من أن الأداة تعمل بالطريقة التي من المفترض أن تعمل بها. إذا لم تفعل ذلك وتركته بعيدًا عن قاعدة البيانات بأكملها ، فإنك تخاطر بأن ينتهي بك الأمر بمشاكل أكبر مما بدأت به.

قم بإعداد إدارة قاعدة البيانات المستمرة

نأمل أن يكون لديك بالفعل إدارة قاعدة البيانات. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد حان الوقت لإعداده. على الرغم من أنك ستحتاج على الأرجح إلى تنظيف بياناتك على فترات منتظمة ، إلا أنه من الممارسات السيئة ترك المشكلات تتراكم حتى تقوض الجودة الإجمالية لقاعدة البيانات الخاصة بك.

بصفتك شركة ، فأنت تقوم باستمرار بجمع وتنظيم وتخزين ومعالجة البيانات الجديدة. تتضمن إدارة قاعدة البيانات المستمرة العمليات والممارسات اللازمة لحماية جودة تلك البيانات ومنعها من أن تتسخ.

تتطلب البيانات القذرة إدارة مستمرة

مع حجم البيانات التي تجمعها الشركات وتتعامل معها في الوقت الحاضر ، من المستحيل عمليًا تجنب اتساخ بعض تلك البيانات. سيكون للأنواع المختلفة من البيانات القذرة عواقب مختلفة على عملك ، وعلى هذا النحو ، سترغب في تنظيف السجلات بشكل منتظم لتجنب تصاعد المشكلات.

يمكنك تنظيف البيانات يدويًا ، واستخدام Excel ، وتوظيف طرف ثالث ، وإنشاء فريق داخلي من منظفات البيانات ، و / أو الاعتماد على برامج متخصصة.

تريد معرفة المزيد؟

للحصول على دليل تفصيلي خطوة بخطوة لتنظيف بيانات إدارة علاقات العملاء الخاصة بك ، راجع كتابنا الإلكتروني: "الأوساخ على جودة البيانات".