تحميلات البيانات إلى Salesforce — وكيفية إدارتها

أنا متأكد، سواء كنت متواجدًا في Salesforce لفترة من الوقت أو كنت جديدًا في نظام Salesforce البيئي، كان عليك التعامل مع مجموعة من البيانات التي أراد شخص ما تحميلها في Salesforce.

باعتباري مشرفًا مخضرمًا، فإن مجرد التفكير في هذا الموقف يصيبني بالقشعريرة.

ومع ذلك، هناك أدوات وعمليات يمكنك استخدامها لتسهيل الأمور. دعونا استكشاف عدد قليل.

القالب

إذا لم تكن قد شاهدت هذا النوع من جداول البيانات بعد، فمن المرجح أن تشاهده قريبًا.

ألقِ نظرة على هذه العينة الافتراضية الصغيرة من البيانات غير المكتملة.

أنا متأكد من أنه يمكنك رؤية بعض المشكلات.

• نحن نفتقد البيانات في عمودين
• حقول الدولة والولاية ليست موحدة
• إذا كانت بعض الحقول الخاصة بك مطلوبة، فلن ينجح تحميل هذا الملف
• قد تتطابق الرؤوس مع أسماء الحقول في Salesforce وقد لا تتطابق، ولكن يجب أن تتطابق، لأنها ستجعل عملية التحميل أسهل.

لذا، اسمحوا لي أن أقترح هذا كأفضل ممارسة: قم بتزويد شركاء عملك بنموذج. هذا ليس الحل الصارم الذي قد تأمل فيه، ولكنه بالتأكيد سيساعد.

دعونا نلقي نظرة على كيف.

نقاط الضعف في تحميل البيانات

أسماء مختلفة لنفس المجال

تأكد من أن صف الرأس يحتوي على أسماء الحقول الفعلية التي تتطابق مع ما هو موجود في Salesforce. وهذا يجعل تعيين صفوف الرأس للحقول في Salesforce أسهل بكثير.

على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم أداة Data Loader من Salesforce، فيمكنك "المطابقة التلقائية" لحقول وستعمل. وهذا يوفر عليك الوقت في تعيين كل حقل يدويًا.

الحقول المطلوبة

إذا كنت تقوم بتحميل جهات الاتصال، على سبيل المثال، وكان أحد الحقول المطلوبة هو البريد الإلكتروني، فيجب التأكد من أن ملفك يحتوي على عناوين بريد إلكتروني في عمود يسمى "البريد الإلكتروني".

وإلا، فسوف تحصل على أخطاء عندما تحاول إجراء التحميل فعليًا. لذلك، يجب أن يكون هذا جزءًا آخر من القالب الخاص بك للأعمال. لتجنب التأخير، قم بتوفير بعض المؤشرات التي تتيح للمستخدم معرفة الحقول المطلوبة.

تنسيق الدولة والبلد

إذا كنت تقوم بتحميل حساب أو جهة اتصال (أو كائن مخصص يحتوي على عناوين)، فتأكد من التحقق من الكائن الذي تقوم بالتحميل إليه - وتأكد من استخدام نفس التنسيق. إذا تم كتابة الحالات بالكامل، فأنت بحاجة إلى أن تفعل الشيء نفسه.

سمات المجال

سأأخذ فكرة القالب هذه خطوة أخرى وأضيف صفًا ثالثًا. في هذه الحالة، يجب أن يبدو القالب الخاص بك كما يلي:

• مقدمة الصف
• بيانات العينة
• سمات المجال

يجب أن يُظهر صف سمة الحقل نوع البيانات (نص، رقم، وما إلى ذلك) وحجم الحقل. تؤدي الإشارة إلى هذه السمات في القالب إلى حمايتك من الوقوع في الأخطاء عندما يمنحك شخص ما عمودًا يحتوي على بيانات كبيرة جدًا بالنسبة للحقل في Salesforce.

أدوات تحميل البيانات

الآن بعد أن قمنا بمراجعة بعض أفضل الممارسات، دعنا نلقي نظرة على الأدوات التي يمكنك استخدامها لإكمال التحميل. وبينما نغطيها، أعتقد أنك ستلاحظ أنه من خلال إصلاح نقاط الضعف هذه التي ذكرتها أعلاه، تصبح الأدوات أسهل في الاستخدام.

لذا، فلنبدأ بخيارات Salesforce "الجاهزة" (معالج استيراد البيانات ومحمل البيانات). بعد ذلك، سننظر إلى حل كامل الميزات مثل DemandTools.

معالج استيراد البيانات

تم العثور على معالج استيراد البيانات في الإعداد داخل Salesforce. يتيح لك استيراد البيانات في كل من الكائنات القياسية والمخصصة. يمكنك استيراد ما يصل إلى 50 ألف سجل في المرة الواحدة. واجهة المستخدم بسيطة وتسمح لك بتكوين المعلمات وتعيينات الحقول ومصادر البيانات اللازمة لإكمال عملية الاستيراد. وإليك نظرة على الواجهة.

كما ترون، هناك حاجة إلى بعض المطابقة وستحتاج إلى تحميل الملف المعني. في الشاشة التالية، يمكنك تعيين الحقول الخاصة بك إلى الحقول الموجودة في Salesforce. وينتهي الأمر بالضغط على زر البداية وبدء الاستيراد.

محمل بيانات Salesforce

يختلف برنامج تحميل البيانات عن معالج استيراد البيانات من حيث أنه ليس موجودًا داخل Salesforce. إنه "تطبيق" تحتاج إلى تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والوصول إليه من سطح المكتب. يمكنك تحديث البيانات وإدراجها وحذفها وتصديرها وإدخالها في بيئة إنتاج أو وضع الحماية.

من أجل الإيجاز، دعنا نقول فقط أنه إذا كنت تقوم بالتحديث، فإن الخطوات واضحة جدًا والواجهة سهلة الاستخدام. عليك أن تبدأ باختيار الكائن الخاص بك. بعد ذلك، تقوم بتحميل الملف الخاص بك. وأخيرًا، يمكنك تعيين حقول Salesforce الخاصة بك إلى أعمدة الرأس المطابقة في ملفك.

بعد بضعة إعدادات افتراضية أخرى، سيتم التحميل. الأمر متروك لك للتحقق يدويًا من السجلات للتأكد من تحميل كل شيء بشكل صحيح. لقد حصلت على ملف النجاح والخطأ حتى تتمكن من التحقق من صحة التحميل الخاص بك بهذه الطريقة أيضًا.

ومع ذلك، لا يقدم Data Loader العديد من الميزات بخلاف ذلك.

أدوات الطلب

الآن، دعونا نلقي نظرة على أدوات طلب الصلاحية. هذا حل كامل المواصفات يوفر إمكانيات الإدراج والتحديث والتصدير والحذف على المنشطات. DemandTools مليئة بميزات توفير الوقت وتنظيف البيانات. يمكن مقارنة السجلات المستوردة بسجلات Salesforce الموجودة على كائناتمتعددة(في عملية واحدة) تتطابق مع أي حقل أو مجموعة من الحقول لضمان استيراد خالي من التكرارات.

يحب المسؤولون أيضًا ميزتي "تحويل الصيغ" و"إضافة ثابت"، حيث إنهما يوفران وقت المسؤول في إعداد البيانات في جدول بيانات من خلال تطبيق تنسيق محدد مسبقًا على قيم الحقول أثناء الاستيراد والسماح للمستخدمين بتعيين قيمة مشتركة للحقول غير الممثلة في ملفات الإدخال .

لكن هذا بالكاد يخدش السطح.

فيما يلي بعض الميزات الأخرى لتوفير الوقت المضمنة في المنتج حتى يتوفر للمسؤولين وعمليات التسويق ومحترفي عمليات المبيعات ما يحتاجون إليه لإدارة بياناتهم:

• استدعاء قواعد تعيين Salesforce لإدارة ملكية السجل.
• إنشاء وتعيين المهام إلى أي سجل أثناء الاستيراد.
• قم بتعيين جهات الاتصال والعملاء المتوقعين للحملة باستخدام قائمة اختيار الحملة النشطة أو معرف الحملة.
• احفظ تعيينات الحقول ومنطق المطابقة لتحقيق تناسق الاستيراد عبر الفرق والأتمتة.
• اعتمد على ملفات الاستعادة التي تم إنشاؤها تلقائيًا لعكس التغييرات غير المرغوب فيها.
• استخدم أنواع الملفات ‎.xlsx و‎.csv.
• حدد الصفوف التي تريد معالجتها في ملف الإدخال الخاص بك، على سبيل المثال، تبدأ من الصف 50 وتنتهي عند الصف 200.
• تصدير الملفات الفعلية من محتوى Salesforce.

يعد الإصدار المجاني من DemandTools (تختلف الميزات عما هو مذكور أعلاه) طريقة رائعة لاستخدام أداة تحميل بيانات أكثر تطوراً وبتكلفة منخفضة.

لا تخافوا من تحميل البيانات. كل ما عليك فعله هو الدخول إلى هناك والتحكم في بياناتك، بالإضافة إلى العملية الخاصة بك. ابدأ العمل على هذه القوالب، فهذا سيساعدك!

بيل هيرهو مدون ضيف لموقع Validity.وهو حاصل على شهادة Salesforce 2x.طوال 10 سنوات من خبرته في التطبيقات والعمليات، كان في عدد من الأدوار التي أتاحت له رؤية العديد من الجوانب المختلفة لعالم Salesforce.