ما هي الإشراف على البيانات ، وما سبب أهميتها لعملك؟

تعتمد الشركات أكثر من أي وقت مضى على البيانات لتحسين العمليات وزيادة الإيرادات واتخاذ القرارات الإستراتيجية. لكن مع التبعية الأكبر تأتي مخاطر أكبر.

يمكن أن يؤدي تنظيم البيانات الضعيف ، والبيانات منخفضة الجودة ، والافتقار إلى أمان البيانات إلى زيادة توازن الفرص التي يجلبها جمع البيانات. علاوة على ذلك ، لا فائدة من جمع مجموعات كبيرة من البيانات إذا لم يتم وضعها موضع التنفيذ.

إذن كيف تتأكد من أن بياناتك تعمل لصالحك وليس ضدك؟

وهنا يأتي دور الإشراف على البيانات.

ما هي الإشراف على البيانات؟

الإشراف على البيانات هو الإدارة العملية لبيانات الشركة ، من وقت إنشائها إلى وقت حذفها. تعمل هذه الممارسة على تسهيل الوصول إلى البيانات وإبقائها قابلة للاستخدام وآمنة باتباع سياسات إدارة البيانات الخاصة بالأعمال.

الإشراف على البيانات مقابل حوكمة البيانات

تشير إدارة البيانات إلى القواعد التي تضعها الشركة لنفسها فيما يتعلق بالوصول إلى بياناتها واستخدامها ومعالجتها ، بينما تشرف إدارة البيانات على التطبيق العملي لتلك القواعد وتفرضه. يُطلق على الشخص المسؤول عن الإشراف على هذه القواعد وإنفاذها اسم مشرف البيانات.

ما هو مضيف البيانات؟

يضمن مضيف البيانات التعامل مع جميع البيانات وفقًا لسياسات إدارة البيانات الخاصة بالشركة. يشرفون ويوثقون:

• ما هي البيانات التي يتم إنشاؤها أو التقاطها
• أين وكيف يتم تخزين هذه البيانات
• من يمكنه الوصول إليها
• كيف يتم استخدامه والتلاعب به

هم ايضا:

• تحديد ومعالجة قضايا جودة البيانات
• فرض سياسات البيانات
• تثقيف الآخرين داخل الشركة بشأن أفضل الممارسات المتعلقة بالبيانات
• اكتشف الطرق التي يمكن للأعمال التجارية من خلالها استخدام بياناتها لاكتساب مزايا تنافسية

نظرًا لمسؤولياتهم ، غالبًا ما يعمل مضيفو البيانات كوسطاء بين تكنولوجيا المعلومات والإدارات الأخرى. يجب أن يكونوا ماهرين تقنيًا ، كما يحتاجون أيضًا إلى أن يكونوا مواطنين رائعين.

غالبًا ما لا يكون لدى الشركات الصغيرة وكيل بيانات مخصص. في هذه الحالة ، غالبًا ما يتم تقسيم الإشراف على البيانات بين عدة أشخاص و / أو الاستعانة بمصادر خارجية (جزئيًا).

على العكس من ذلك ، يمكن أن يكون لدى الشركات الكبرى عدة وكلاء بيانات. يمكن تعيينها إما إلى نوع معين من البيانات (الإشراف الرأسي) ، أو إلى وحدة عمل أو قسم معين (الإشراف الأفقي).

لماذا الإشراف على البيانات مهم؟

لقد أصبح جمع البيانات أسهل من أي وقت مضى على الشركات. تأتي هذه السهولة مع نفس القدر من المسؤولية مثل الفرص. لكي تكون البيانات مفيدة ، يجب فحص جودتها وتنظيمها وتحليلها وإتاحة الوصول إليها والحفاظ عليها بسهولة.

بصرف النظر عن وجود خطة قوية لإدارة البيانات ، تحتاج الشركات إلى الحفاظ على أمان بياناتها. أصبح أمن البيانات أكثر أهمية من أي وقت مضى ، وعدم الامتثال لقوانين البيانات يمكن أن يتسبب في وقوع الشركات في مشاكل خطيرة.

تعالج الإشراف على البيانات كل هذه الاعتبارات وأكثر من ذلك. لنلقي نظرة.

بيانات عالية الجودة

يراقب مضيفو البيانات نسب البيانات. إنهم يتتبعون مصدر كل جزء من البيانات ، ومكان تخزينها ، وكيفية استخدامها. يتيح لهم ذلك تتبع مشكلات البيانات حتى اللحظة التي نشأت فيها ، مما قد يكون مفيدًا عند ظهور المشكلات.

تستلزم إدارة البيانات أيضًا إنشاء مقاييس جودة البيانات وتتبعها ، والتحقق من صحة البيانات ، وإجراء التصحيحات عند الحاجة ، بالإضافة إلى إزالة أي تكرارات محتملة.

كل هذه الأنشطة تؤدي إلى بيانات عالية الجودة ، مما يعني أن هناك مخاطر أقل في اتخاذ القرارات الخاطئة والأخطاء في جميع أنحاء الشركة ، حيث يعمل الجميع ببيانات أفضل.

تعد بيانات CRM مثالًا جيدًا للبيانات التي يمكن أن تتدهور بسرعة من حيث الجودة. ينتقل الأشخاص ، أو يسجلون باستخدام عناوين البريد الإلكتروني التي بالكاد يستخدمونها ، أو لديهم حسابات مختلفة بعناوين بريد إلكتروني مختلفة. ستعمل الإشراف الجيد على البيانات على اكتشاف هذه المشكلات وحلها حتى لا يقوم فريق التسويق لديك ، على سبيل المثال ، بإرسال نفس حملة البريد الإلكتروني إلى نفس العميل مرتين.

أمن البيانات والخصوصية

ضمان جودة البيانات شيء واحد. الحفاظ عليها آمنة شيء آخر. من النادر أن يطلب شخص ما الوصول إلى قاعدة بيانات الشركة بأكملها. لذلك ، تتمثل إحدى مسؤوليات الإشراف على البيانات في التحكم في الوصول إلى البيانات.

لا يؤدي ذلك إلى الحفاظ على سرية البيانات قدر الإمكان فحسب ، بل إنه يحد أيضًا من مخاطر إساءة التعامل مع البيانات وتلفها.

أخيرًا ، يقوم مشرفو البيانات بمراقبة ما إذا كانت جميع الإجراءات اللازمة مطبقة ومتبعة للاحتفاظ بالبيانات داخل الشركة. وبهذه الطريقة ، يمكنهم منع الانتهاكات الأمنية وتجنب الحوادث التي يتم فيها سرقة البيانات أو مشاركتها مع الأشخاص الخطأ - أقل خطورة ولكن لا تزال غير مرغوب فيها.

لنفترض أن مدير التسويق الخاص بك يستأجر متخصصًا مستقلًا في التسويق عبر البريد الإلكتروني لتحسين مسارات تحويل البريد الإلكتروني. سيحتاج هذا الموظف المستقل إلى الوصول إلى مسارات التسويق الحالية الخاصة بك ، لكن لا ينبغي أن يكون قادرًا على تصدير قائمة البريد الإلكتروني بالكامل وجميع بيانات العميل المحتمل التي يمكن تحديدها.

الامتثال القانوني

هناك مخاطر قانونية مرتبطة بامتلاك البيانات. تحمي الإدارة الجيدة للبيانات من تلك المخاطر. لا يتأكد المسؤولون عن البيانات من امتثال شركتهم لجميع القوانين ذات الصلة بالبيانات ، مثل القانون العام لحماية البيانات ( GDPR ) وقانون حماية خصوصية المستهلك ( CCPA ) فحسب ، بل يقومون أيضًا بتدريب الآخرين داخل الشركة على فعل الشيء نفسه.

علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد الإشراف على البيانات في دفع محادثات الامتثال من خلال التواصل الصريح مع المنظمين حول ممارسات البيانات والتحديات.

تحسين العمليات واتخاذ القرار

نظرًا لأن مضيفي البيانات يتمتعون برؤية تقنية في إنشاء البيانات وتخزينها ومعالجتها ، وفهم قوي لعمل الشركة ، يمكنهم مساعدة الإدارات المختلفة في الحصول على أقصى استفادة من البيانات المتاحة.

يتضمن ذلك مساعدة الفرق على تبسيط العمليات وتحسين سير العمل واتخاذ قرارات إستراتيجية أفضل. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تؤدي الأفكار المكتسبة من الإشراف على البيانات إلى ميزة تنافسية حيث تكتسب الشركات معرفة أعمق بأسواقها والجماهير المستهدفة من خلال تحليل البيانات.

لنفترض أنك تدير نشاطًا تجاريًا SaaS ، ويقوم فريق التسويق الخاص بك بإجراء استطلاعات منتظمة لقياس مدى رضا عملائك عن ميزات منتجك على مقياس من 1 إلى 10. هذه المعلومات ذات قيمة عالية لفريق التطوير أيضًا ، حيث يمكن أن تساعدهم تحديد ما يجب تحديد أولوياته. ومع ذلك ، قد لا ينتبه فريق التطوير لديك إلى الاستطلاعات التي يجريها المسوقون.

في هذه الحالة ، يمكن لمضيف البيانات بناء جسر بين القسمين واقتراح قيام مطوريك بتضمين هذا النوع الجديد من البيانات كجزء من عملية تحديد أولويات المهام الخاصة بهم.

الإشراف على البيانات ، غير قابل للتفاوض

لا يمكن المبالغة في تقدير أهمية الإشراف على البيانات. تشرف هذه الممارسة على جميع الطرق التي يتم من خلالها معالجة البيانات داخل شركتك (بما في ذلك إدارة علاقات العملاء الخاصة بك) وتضمن أن تكون البيانات بأعلى جودة ممكنة.

يتيح ذلك للشركات تجنب الأخطاء وتحسين العمليات والابتكار واكتساب مزايا تنافسية. كما أنه يساعد الشركات على تحسين قراراتها الإستراتيجية ، ومنع مشاكل أمن البيانات ، والبقاء في الجانب الصحيح من القانون.

بغض النظر عن حجم الشركة وأقسام الأدوار ، من الأهمية بمكان ألا تكون الإشراف على البيانات مجرد وظيفة ، بل هي قيمة شركة يفهمها الجميع ويدعمها. تصبح إدارة البيانات ومراقبتها وحمايتها أسهل كثيرًا عندما يتبع الجميع أفضل الممارسات.

تعد حماية صحة البيانات عنصرًا أساسيًا في الإشراف الناجح على البيانات. للحصول على دليل تفصيلي خطوة بخطوة لتنظيف بيانات إدارة علاقات العملاء الخاصة بك ، راجع كتابنا الإلكتروني: " الأوساخ على جودة البيانات ".