كل ما يجب أن تعرفه عن تعيين البيانات - الدليل الكامل

تعد قدرة شركتك على اتخاذ القرارات باستخدام بياناتها جزءًا لا يتجزأ من نجاحها. ولكن هل لديك فهم واضح لما هي البيانات التي تمتلكها شركتك ، ومن أين تأتي ، وكيف يتم استخدامها؟

يعد تعيين البيانات هو الخطوة الأولى للفرق للتحكم في بياناتهم والحفاظ على جودتها أثناء انتقالها عبر الأنظمة. يكمن التحدي في أن تخطيط البيانات يمكن أن يصبح تقنيًا ويشعر بالإرهاق للفرق ، مما يمنعهم من تعيين بياناتهم - مما يؤدي إلى مشاكل كبيرة في جودة البيانات ، واتخاذ قرارات تجارية سيئة ، ومشكلات محتملة تتعلق بأمان البيانات.

لمساعدتك على تعيين بيانات شركتك بثقة ، دعنا نستكشف ماهية تعيين البيانات ، وكيف يمكن أن يساعد تخطيط البيانات مؤسستك ، وخطوات واضحة لرسم خرائط بياناتك بشكل فعال.

ما هو تعيين البيانات؟

يربط تعيين البيانات ويتتبع حقول البيانات من مصدر واحد (النقطة أ) إلى مصدر آخر (النقطة ب) - بغض النظر عن أي اختلافات في اللغة - مما يسمح لك بتتبع التغييرات في بياناتك عبر الأنظمة. يؤدي هذا أيضًا إلى تقليل احتمالية حدوث أخطاء ، وتوحيد بياناتك ، وتسهيل فهمها.

دعونا نعتمد على تشبيه الخريطة. في أبسط أشكاله ، يحدد تعيين البيانات:

• مصادرالبيانات -تشمل مكان نشأة البيانات والتطبيقات التي تخزنها. فكر في هذه على أنها بحيرة على خريطة تقليدية ، وستبدأ جميع "طرقك" من هذه المصادر. يُحسب موقع الويب والخوادم والتطبيقات الخاصة بك مثل CRM كمصادر بيانات.
• أهداف البيانات - أي تطبيقات تستخدم بياناتك.هذه قابلة للمقارنة مع المباني والعناوين على الخريطة. ستقود الطرق من مصادر البيانات الخاصة بك إلى هدف البيانات ، أو من هدف بيانات إلى آخر.
• تحويلات البيانات - تعمل على توحيد بياناتك بحيث يمكن استخدامها عبر أنظمتك.فكر في تحويلات البيانات مثل التوقفات على طول الطريق إلى هدف البيانات. في كل محطة ، قد تحتاج البيانات إلى "تحويل" لإدخال هدف البيانات ، خاصة إذا كان هدف البيانات يستخدم بيانات من مصادر متعددة. يمكن أن تتضمن تحويلات البيانات أشياء مثل توحيد كيفية تنسيق أعياد ميلاد العملاء أو إخفاء هوية المعلومات الحساسة.

نحن نتفهم أن المفهوم قد يكون من الصعب فهمه ، لذلك دعونا نلقي نظرة على مثال على تعيين البيانات للمساعدة.

أمثلة تخطيط البيانات

فكر في جميع بيانات العملاء التي تخزنها. تقوم بجمع تفاصيل مثل اسم العميل وعنوانه وحالة عضو الولاء ومعالجات الوسائط الاجتماعية والمشتريات الأخيرة ، من بينالعديدمن المعلومات الأخرى.

من المحتمل أن يكون CRM الخاص بك هو المنزل لمعظم بيانات العملاء الخاصة بك ، لذا فإن CRM الخاص بك هومصدربيانات . لكن يمكنك تخزين البيانات في أماكن قليلة أخرى ، مثل قاعدة بيانات المخزون لتتبع مستويات المخزون لديك.

لنفترض أنك ترسل إلى العملاء بريدًا إلكترونيًا لإعلامهم بأن العنصر الأكثر مبيعًا قد نفد تقريبًا ، وأنهم بحاجة إلى التصرف بسرعة.

سيعمل تعيين البيانات على تصور كيفية إدخال البيانات من CRM وقاعدة بيانات المخزون في أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني لتعبئة المعلومات الأساسية. من خلال تعيين البيانات في هذا التدفق ، قد تدرك أنك بحاجة إلى دمج بيانات العملاء من أماكن متعددة قبل أن تصبح قابلة للاستخدام بواسطة أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني. أو ، يمكنك العثور على قطع اتصال حرج يضر بأتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني.

تبدأ إدارة البيانات برسم خرائط البيانات

على الرغم من أن تعيين البيانات يمكن أن يشعر بالارتباك للقادمين الجدد ، إلا أنها عملية حاسمة ستكون بمثابة الأساس لجميع احتياجات إدارة البيانات الخاصة بك. على وجه الخصوص ، يعد تعيين البيانات هو الخطوة الأولى لكل من احتياجات إدارة البيانات الشائعة هذه:

تكامل البيانات

يتضمن تكامل البيانات دمج البيانات من مصادر متعددة للحصول على عرض موحد لجميع بياناتك. يأخذ تكامل البيانات جميع مجموعات البيانات ، وينسق المعلومات بطريقة موحدة ، ويزيل التفاصيل المكررة أو الملفات الشخصية.

ترحيل البيانات

يتضمن ترحيل البيانات نقل مجموعة بيانات واحدة أو عدة مجموعات من موقع أو تنسيق إلى آخر بالكامل. النوع الشائع لترحيل البيانات هو عندما تنقل الشركة بياناتها إلى منصة سحابية مثل AWS من مركز بيانات محلي. نوضح أيضًا كيفية إجراء ترحيل البيانات في هذا المنشور.

تحويل البيانات

يأخذ تحويل البيانات - كما ناقشنا أعلاه - البيانات بتنسيقها الحالي ويغيرها لتتوافق مع تنسيق جديد بحيث يمكن استخدامها بواسطة الأنظمة وأهداف البيانات الأخرى. يتطلب هذا أولاً أن تخضع الفِرق لتوصيف البيانات ، ثم لتوحيد البيانات وتنظيفها بناءً على احتياجات البيانات المستهدفة.

كيف يمكن أن يساعد تخطيط البيانات مؤسستك؟

تظهر فوائد تعيين البيانات بشكل أكثر وضوحًا بعد تعيين بياناتك لأول مرة. سيؤدي تعيين البيانات إلى تحسين جودة بياناتك ومساعدتك في اتخاذ قرارات أعمال أفضل. كما يوفر مزايا مثل ما يلي:

تحديد وتقليل المخاطر

يعمل تعيين البيانات على تحسين أمان بياناتك من خلال مساعدتك على فهم مكان تخزين البيانات الحساسة وكيفية استخدامها بواسطة أنظمتك. بمجرد أن تفهم مكان بياناتك الحساسة ، يمكنك تنفيذ بروتوكولات الأمان وقيود الوصول التي تضمن فقط الأشخاص أو الأنظمة المعتمدة يمكنهم العثور على البيانات واستخدامها.

تحسين البيانات المعقدة

يتم تخزين البيانات واستخدامها بطرق مختلفة عبر أنظمة عملك المختلفة. يعد تخطيط البيانات هو الطريقة الوحيدة لفهم كيفية استخدام بياناتك وإيجاد طرق لتحسين جمعها أو تخزينها أو استخدامها.

صنع القرار القائم على البيانات

تمنحك بيانات الخرائط ثقة أكبر في أنك تستخدم جميع البيانات الصحيحة لإبلاغ قرارات عملك. تساعدك خريطة البيانات على تحديد ما إذا كنت تفتقد مصادر البيانات الرئيسية في أدوات التحليلات الخاصة بك أو إذا كان هناك انقطاع في الاتصال طوال الرحلة يعرض جودة بياناتك للخطر. عندما يمكنك تأكيد أن أدوات التحليلات الخاصة بك يتم تغذيتها ببيانات موثوقة ، يمكن لفريقك اتخاذ خيارات أكثر ذكاءً بناءً على تلك البيانات.

تحسين العمليات الداخلية

من خلال إلقاء نظرة دقيقة على جميع الطرق التي تخزن بها شركتك البيانات وتستخدمها ، يمكنك تحديد التكرار وإيجاد طرق لتبسيط عملياتك. يمكن لخريطة البيانات محاذاة أصحاب المصلحة عبر مؤسستك وإلقاء نظرة كاملة على كيفية تحسين إدارة البيانات الخاصة بك.

كيفية القيام برسم الخرائط بشكل فعال: عملية تعيين البيانات

الآن بعد أن أصبح لديك فهم قوي للكيفية التي يمكن أن يساعد بها تخطيط البيانات مؤسستك ، فقد حان الوقت لشرح كيفية البدء في تعيين بياناتك. من المحتمل أن ترغب في استخدام أداة للمساعدة ، وسنشرح فوائد القيام بذلك في القسم التالي. لكن العملية - تسمى أحيانًا نموذج تعيين البيانات - ستشمل الخطوات التالية:

تحديد كافة حقول البيانات

ما هي مصادر البيانات الخاصة بمؤسستك وما هي البيانات التي تخزنها داخلها؟ قم بإنشاء قائمة محببة لكل حقل بيانات في CRM ومصادر البيانات الأخرى ، بما في ذلك كيفية تنسيق الحقول.

قم بمحاذاة أصحاب المصلحة عبر المؤسسات لتحديد مصادر البيانات الخاصة بك لضمان حصولك على كل شيء.

تعيين البيانات

بمجرد تحديد حقول البيانات الخاصة بك ، يمكنك البدء في تعيين كيفية استخدام هذه البيانات وكيفية نقلها عبر مؤسستك. تصور كيف ستتدفق البيانات من مصادر البيانات الخاصة بك إلى أهداف البيانات ، أو عبر أهداف البيانات الخاصة بك. لاحظ كيف يمكن استخدام البيانات من مصادر متعددة بواسطة أدوات عملك ، حيث سيساعد ذلك في الخطوة التالية.

تحويل البيانات

كما تمت مناقشته سابقًا ، من المحتمل أن يتم تخزين بياناتك بتنسيقات مختلفة عبر أنظمتك ، لذلك يجب تحويلها قبل استخدامها بواسطة أدوات عملك. ضمن خريطة البيانات الخاصة بك ، حدد تحويلات البيانات التي تحدث في كل خطوة ممكنة. ستساعدك هذه القائمة في معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى المزيد من عمليات التحويل أو تحويلات مختلفة ، أو إذا كان بإمكانك تحسين جمع البيانات لتقليل تحويل البيانات.

اختبارات

ابدأ بمجموعة فرعية من مجموعة البيانات الرئيسية لمعرفة ما إذا كنت قد ارتكبت أي أخطاء في خريطتك وما إذا كانت تبعيات المصب قد تعرضت للضرر عن غير قصد. سيساعدك اختبار منطقك في الحفاظ على جودة بياناتك والتأكد من أن كل شيء لا يزال يعمل على النحو المنشود. بمجرد أن تتأكد من اكتمال الخريطة ، استخدمها كقالب لتعيين البيانات.

التحديثات / الصيانة

يعد تخطيط البيانات رحلة مستمرة. سيقدم فريقك مصادر بيانات جديدة ، ودمج البيانات أو ترحيلها ، واعتماد أدوات جديدة تستخدم بياناتك لتوفير التحليلات. قم بإعادة زيارة خريطة البيانات الخاصة بك بشكل منتظم ، خاصة إذا كنت قد نفذت أداة عمل جديدة.

إذا كانت الأقسام تفكر في تقليل إنفاقها على تكنولوجيا المعلومات ، فاستخدم خريطة البيانات الخاصة بك لفهم الأنظمة الأكثر أهمية لنجاحك.

ما هي طريقة تعيين البيانات الأفضل بالنسبة لك؟

الآن يأتي القرار الكبير:كيفتريد تعيين بياناتك؟ هناك بعض الأساليب المختلفة التي يمكنك اتباعها اعتمادًا على مهارات المطور والميزانية والصبر لديك:

الآلي

يتضمن تعيين البيانات الآلي أدوات أو برامج محددة تعتمد على التعلم الآلي لمعالجة بياناتك ومطابقتها وتصور تحويلاتك. يمكن أن يوفر رسم الخرائط الآلي للبيانات على فريقك مئات الساعات والضغط الذي لا يقاس مع الأخذ في الاعتبار أن هذه الحلول مصممة لتكون بديهية. ومع ذلك ، ستحتاج إلى تخصيص الميزانية لاستخدام هذه الأداة.

شبه آلي

ستعتمد عملية تعيين البيانات شبه الآلية على مزيج من التكنولوجيا والجهود اليدوية ، مما يجعلها خيارًا مثاليًا لمعظم الشركات. سيستخدم أحد أعضاء فريقك أداة لتعيين مصادر البيانات والأهداف ، ثم سيقوم فريقك بمراجعة هذه الخريطة يدويًا وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر. سيتطلب هذا بعض مهارات الترميز وسيستغرق وقتًا أطول من الحل الآلي ، ولكنه الخيار الأذكى إذا كنت قد بدأت للتو رحلة تعيين البيانات الخاصة بك.

كتيب

إذا كنت غير قادر على استخدام أداة لدعم تعيين البيانات الآلي أو شبه الآلي ، فستحتاج إلى مطور على دراية بتعيين البيانات. يستغرق تخطيط البيانات اليدوي قدرًا كبيرًا من الوقت ويمكن أن يترك مجالًا كبيرًا للخطأ نظرًا للعديد من حلول البيانات والأدوات المختلفة التي تستخدمها الفرق.

ومع ذلك ، فإن تعيين البيانات اليدوي يمنح فريقك تحكمًا كاملاً في العملية ويسمح لك بتخصيص خريطة بياناتك وفقًا لاحتياجاتك تمامًا.

استخدم بيانات العملاء لصالحك الكامل

تعد قدرتك على استخدام بيانات العملاء الخاصة بك والثقة بها أمرًا ضروريًا لإشراك عملائك بطرق مفيدة وزيادة المبيعات.

يعد تعيين البيانات الخطوة الأولى في فهم كيفية جمع بيانات العميل وتخزينها واستخدامها ، ولكن قد تكون العملية صعبة. نوصيك بتبني أداة لتبسيط جزء كبير من تخطيط البيانات وإجراء صيانة دورية لتحديث خريطتك.

لمزيد من المساعدة في تحسين بيانات العملاء الخاصة بك ، قم بالتسجيل في الحلقة التالية من Data In Sight للحصول على نصائح قابلة للتنفيذ للحفاظ على CRM نظيفًا وقابل للتنفيذ.