ما هي أرشفة البيانات؟ الأهداف والتقنيات وأفضل الممارسات

كل نقرة أو تمريرة أو نقرة تستمر في مسار البيانات الذي يضيف إلى الفسيفساء الواسعة لعالمنا عبر الإنترنت. أصبحت صيانة ممتلكاتنا الرقمية الثمينة وحمايتها وتنظيمها أمرًا ضروريًا بشكل متزايد.

تم تصميم حلول تخزين الأرشيف للحفاظ على البيانات على المدى الطويل. هذا النوع من البيانات غير مطلوب للعمليات اليومية، ولكن يتم الاحتفاظ به لأسباب تجارية أو تنظيمية. تهدف حلول التخزين، التي تتضمن بشكل متكرر ضغط البيانات وإلغاء البيانات المكررة والتشفير، إلى أن تكون فعالة من حيث التكلفة مع الحفاظ على سلامة البيانات.

يحتل اعتماد البيانات الرقمية مركز الصدارة عندما يكون الابتكار ثابتًا وتتدفق المعلومات الرقمية مثل نهر لا ينتهي أبدًا. تصبح إدارة هذه الثروة من البيانات وحمايتها أمرًا بالغ الأهمية مع توسع بصمتنا الرقمية بشكل كبير.

مثل الطريقة التي نضع بها الزخارف الموسمية في غرفة التخزين معظم أيام السنة للحفاظ على مساحة المعيشة مرتبة، فإن أرشفة البيانات تنقل المعلومات التي نادرًا ما يتم استخدامها إلى مكان آمن. وهذا يجعل استرداد المعلومات الحيوية أمرًا سهلاً دون سد مساحات التخزين النشطة لديك.

في سيناريو آخر، اعتبر موقع الويب الخاص بك كنزًا من المواد، حيث تعمل كل معلومة كجوهرة قيمة. مع مرور الوقت، قد تصبح بعض هذه الكنوز أقل أهمية أو يمكن الوصول إليها ولكنها لا تزال تحتفظ بأهمية تاريخية.

تقوم أرشفة البيانات بتخزين هذه الجواهر الأقل استخدامًا ولكنها مهمة بشكل منهجي، مما يضمن بقاء صندوقك الافتراضي منظمًا وأن البيانات الزائدة لا تؤدي إلى إبطاء أداء موقع الويب الخاص بك.

لا تؤدي استراتيجية أرشفة البيانات إلى زيادة أداء موقع الويب الخاص بك فحسب، بل تساهم أيضًا في الحفاظ على تاريخك الرقمي.

أهداف أرشفة البيانات

تشمل أهداف أرشفة البيانات المساهمة في الإدارة الفعالة للبيانات، والامتثال للوائح، والحفاظ على التاريخ الرقمي، واستعادة البيانات من الكوارث في حالة حدوثها. وهي تتعلق على وجه التحديد بما يلي:

• تخزين طويل المدى. تهدف الأرشفة إلى ضمان بقاء البيانات الأساسية غير النشطة في متناول الجميع وغير تالفة لفترة طويلة. إنه يحمي الكيانات من فقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة أو تعطل النظام أو التغييرات الفنية.
• تحسين التكلفة. تعمل الأرشفة على تحرير الموارد في أنظمة التخزين النشطة عن طريق نقل المواد القديمة إلى مكان مختلف. يؤدي ذلك إلى تحسين الأداء العام للنظام وتقليل تكلفة خيارات التخزين عالية الأداء.
• الامتثال والمتطلبات التنظيمية . تتطلب القوانين من العديد من الصناعات الاحتفاظ بأنواع معينة من البيانات لفترة زمنية محددة. إن الحفاظ على البيانات بشكل صحيح يبقي الشركات على اطلاع دائم باللوائح.
• المرجع والتحليل التاريخي. تحتوي البيانات المؤرشفة على نسب بيانات ورؤى واتجاهات وأنماط مهمة من الماضي، حتى عندما لا تكون قيد التشغيل حاليًا. وقد تظل تحتوي على معلومات تساعد في اتخاذ قرارات عمل مستنيرة أو التنبؤ بالاتجاهات.
• إدارة البيانات بكفاءة. تتطلب بيئة البيانات جيدة التنظيم بيانات محفوظة جيدًا. فهو يحافظ على المواد القديمة خارج مواقع التخزين النشطة، مما يسمح للمستخدمين بتحديد واسترجاع المعلومات التي يريدونها بسرعة.
• إدارة المعرفة . كثيرا ما يتم دمج المعرفة المؤسسية الهامة في البيانات التاريخية في المنظمات. غالبًا ما تقوم المؤسسات بدمج المعلومات الهامة في تخزين البيانات التاريخية الخاصة بها. تضمن الأرشفة الصحيحة أن هذه المعلومات متاحة حتى عند تغيير طاقم العمل.

أرشيف البيانات مقابل تخزين البيانات مقابل النسخ الاحتياطي للبيانات

تخزين البيانات يبقي المعلومات في متناول اليد. يهتم النسخ الاحتياطي للبيانات بالاسترداد السريع للبيانات الحديثة والمخترقة لضمان استمرارية العمل. أخيرًا، في حين أن أرشفة البيانات تعتمد قليلاً على التخزين وقليلًا على النسخ الاحتياطي، فإن تركيزها الرئيسي ينصب على الحفاظ على البيانات القديمة والأقل استخدامًا.

يعد الامتثال التنظيمي والتحسين والمرجع التاريخي كلها ضرورية لإدارة البيانات بشكل فعال. يتعامل التخزين مع متطلبات التشغيل الحالية، وتعالج الأرشفة الحفظ على المدى الطويل وكفاءة الموارد.

فوائد أرشفة البيانات

إن أرشفة البيانات تتجاوز مجرد الاحتفاظ بالبيانات؛ تتيح هذه الممارسة للمؤسسات تحسين الإنتاجية والحفاظ على الامتثال واتخاذ قرارات مستنيرة وتأمين أصولها الرقمية للاحتفاظ بها على المدى الطويل.

• توفر البيانات التاريخية رؤى واتجاهات وأنماط مهمة. تضمن الأرشفة بقاء البيانات التاريخية متاحة للفحص، حيث يمكنها مساعدة المستخدمين على اتخاذ قرارات مستنيرة.
• غالبًا ما تحتاج البيانات النشطة والتي يمكن الوصول إليها والقابلة للتغيير إلى موارد تخزين ومعالجة قوية. لا أحد يستخدم ملفات الأرشيف بنفس القدر، مما يحرر الموارد ويحسن كفاءة النظام ويقلل النفقات.
• غالبًا ما تكون الأصول الرقمية مثل السجلات والأوراق والدراسات البحثية ذات قيمة بمرور الوقت. تعمل أرشفة البيانات على حماية هذه الأصول من فقدان البيانات ومشاكل الأجهزة والتقادم التكنولوجي.
• تتوافق الأرشفة مع ممارسات إدارة البيانات الناجحة وتؤكد أن البيانات منظمة بشكل جيد، ويمكن الوصول إليها بسهولة، ومصنفة بدقة.
• يتم تضمين الاحتياطات الأمنية في طرق الأرشفة المناسبة لحماية البيانات المؤرشفة من الوصول أو الانتهاكات غير المرغوب فيها.
• حوادث غير متوقعة تعطل العمليات التجارية. من خلال تأمين نسخ احتياطية من البيانات الحيوية، تحافظ الأرشفة على استمرارية العمل.

قوانين أرشفة البيانات الرئيسية

فيما يلي بعض القوانين واللوائح التي تتضمن متطلبات معينة لسياسة الاحتفاظ بالبيانات لتمنحنا فهمًا أفضل لوظيفة الاحتفاظ بالبيانات فيما يتعلق بالامتثال.

• وفقًا للمادة 5 (هـ) من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يجب "الاحتفاظ بالبيانات في شكل يسمح بتحديد أصحاب البيانات لمدة لا تزيد عن ما هو ضروري للأغراض التي تتم معالجة البيانات الشخصية من أجلها". يسمح القانون العام لحماية البيانات (GDPR) للشركات بالاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترات طويلة "بقدر ما ستتم معالجة البيانات الشخصية فقط لأغراض الأرشفة للمصلحة العامة أو أغراض البحث العلمي أو التاريخي أو الأغراض الإحصائية وفقًا للمادة 89 (1)."
• لا يحتوي قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) على أي معايير موحدة لأرشفة البيانات الطبية لأنها تختلف حسب الولاية. ومع ذلك، فهو يتضمن معلومات واضحة حول الاحتفاظ بالمستندات المتعلقة بقانون HIPAA.
• وفقًا لوزارة العمل الأمريكية، يتطلب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) من الشركات الاحتفاظ بسجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يجب الاحتفاظ ببطاقات الوقت والجداول وسجلات الأرباح لمدة عامين لحساب الأجر. يجب أن يكون وكلاء وزارة العمل قادرين على الوصول إلى جميع السجلات للفحص.
• حسب ثانية. 802 (أ) (1) من قانون ساربانيس أوكسلي (SOX)، "أي محاسب يقوم بإجراء تدقيق لجهة إصدار الأوراق المالية التي ينطبق عليها القسم 10 أ (أ) من قانون الأوراق المالية لعام 1934، يجب أن يحتفظ بجميع عمليات التدقيق أو مراجعة أوراق العمل لمدة خمس سنوات من نهاية الفترة المالية التي تم فيها التدقيق أو المراجعة.

تحديات أرشفة البيانات

تمثل أرشفة البيانات العديد من المشكلات التي يجب على الشركات التغلب عليها لإدارة بياناتها المخزنة بنجاح. فيما يلي خمس مشكلات قد يتعين عليك اكتشافها.

1. حجم البيانات ونموها: يمكن أن يصبح الحفاظ على كميات هائلة من المعلومات والحفاظ عليها أمرًا مرهقًا مع توسع الكميات بشكل كبير. إن توفير حلول أرشفة قابلة للتطوير لاستيعاب كميات البيانات المتزايدة ليس بالأمر السهل.
2. تصنيف البيانات وتحديد هويتها: يتعين عليك اتخاذ بعض الاختيارات الصعبة بشأن البيانات التي يجب الاحتفاظ بها بناءً على مدى ملاءمتها، والمتطلبات التنظيمية، واتجاهات الاستخدام. تأكد من تحديد وتصنيف المواد المراد أرشفتها بشكل صحيح لضمان استرجاعها بكفاءة.
3. لوائح الاحتفاظ بالبيانات والامتثال: لدى القطاعات المختلفة لوائح مختلفة للاحتفاظ بالبيانات. إن الحفاظ على البيانات مع التوافق مع هذه المعايير والبقاء في متناول عمليات التدقيق يختبر كل متخصص في المعلومات، خاصة عندما تتغير اللوائح.
4. استرجاع المواد وإمكانية الوصول إليها: غالباً ما يكون الوصول إلى المواد المؤرشفة أقل سهولة من البيانات الحالية. إنه إجراء متوازن للحفاظ على البيانات المحفوظة قابلة للاسترداد بسهولة دون المساس بالأمان.
5. تقادم التكنولوجيا: مع تقدم التكنولوجيا، ستحتاج تنسيقات البيانات وطرق التخزين وإجراءات الأرشفة إلى التحديث. يمثل ضمان إمكانية الوصول إلى البيانات المحفوظة على المدى الطويل صعوبة كبيرة.

أفضل الممارسات لأرشفة البيانات

يجب أن يكون لديك خطة لأرشفة البيانات باعتبارها عنصرًا حاسمًا في سياسة إدارة دورة حياة البيانات الخاصة بك. فهو يسمح لك بحفظ المعلومات والحفاظ على ميزانية تخزين واقعية في وقت واحد.

فيما يلي أهم خمس تقنيات موصى بها لبناء إستراتيجية قوية لأرشفة البيانات.

1. وضع سياسات أرشفة واضحة

قم بإنشاء سياسات أرشفة محددة جيدًا تحدد نوع البيانات التي سيتم الاحتفاظ بها والمعلمات الخاصة بالوقت الذي يجب أرشفتها فيه ومدة الاحتفاظ بها. تنفيذ معايير أهلية البيانات للحفاظ على الاتساق والامتثال للقواعد.

2. فرز البيانات وتحديد أولوياتها

تصنيف البيانات حسب قيمتها وحساسيتها وتكرار استخدامها. لا تتطلب كل نقطة بيانات نفس المستوى من الحفظ. إعطاء الأولوية لأرشفة البيانات بناءً على متطلبات العمل والقيود التنظيمية والأهمية التاريخية.

3. وضع تدابير أمنية للبيانات

قم بإعداد التشفير وعناصر التحكم في الوصول وأنظمة المصادقة لضمان أمان البيانات المحفوظة. تدقيق ومراقبة الوصول إلى البيانات المؤرشفة بانتظام لتجنب الوصول غير القانوني.

4. استخدم حلول تخزين قابلة للتطوير وفعالة

اختر أنظمة الأرشفة التي يمكنها التعامل مع أحجام البيانات المتزايدة. فكر في تطبيق تخزين فعال من حيث التكلفة مثل أرشيفات الأشرطة أو أنظمة الأرشفة السحابية لإدارة الرسوم.

5. التركيز على أرشفة المستندات

احتفظ بسجلات شاملة لعمليات أرشفة البيانات الخاصة بك، بما في ذلك القواعد والأساليب والأسباب وراء اختيارات أرشفة البيانات. تعتبر هذه الوثائق مفيدة لعمليات التدقيق، وتضمن الاتساق، وتعمل كمرجع لاتخاذ القرارات في المستقبل.

حلول أرشفة البيانات

عادةً ما تحتفظ حلول تخزين الأرشيف برسائل البريد الإلكتروني والمستندات والبيانات الأخرى التي ليست ذات صلة على الفور، ولكنها لا تزال ذات قيمة للمرجع التاريخي أو الامتثال أو استعادة البيانات. يمكن لهذه الأنظمة دعم التخزين الفعلي، مثل الأشرطة، والتخزين الرقمي، مثل الخدمات المستندة إلى السحابة.

فتح مستقبل أرشيفات البيانات

تظهر أرشفة البيانات كحارس ثابت للمعلومات في نسيج عصرنا الرقمي، مع الحفاظ على خيوط التاريخ والامتثال والكفاءة. وبينما ننسج عبر تيارات الابتكار، نكتشف أن أرشفة البيانات تحمي تاريخنا وتوجه مستقبلنا. فهو يتيح لنا إصدار أحكام مدروسة، والتنقل في البيئات التنظيمية، وتحسين الموارد.

مع تقدم التكنولوجيا، ستظل أهمية الحفاظ على البيانات وحمايتها ثابتة، مما يوفر صلة بين الماضي المعروف والمنطقة غير المكتشفة في المستقبل.

اغتنم الفرصة واكتشف المزيد حول حماية البيانات !