البيانات الوصفية لـ DAM: لماذا الأقل هو الأكثر

لا يُقصد بمنصة إدارة الأصول الرقمية (DAM) أن تكون صندوقًا مقفلًا أو ثقبًا أسود حيث تدخل الأصول ولكن لا تخرج أبدًا. تخلق DAM قيمة وكفاءة من خلال السماح لك بتحديد الأصول الموجودة لإعادة استخدامها بسهولة.

يساعدك على إدارة حقوق وقيود الاستخدام لتجنب المشكلات التنظيمية والقانونية عند إعادة استخدام الأصول. حجر الأساس لهذه العملية هو البيانات الوصفية.

تستكشف هذه المقالة سبب وجوب تجنب وجود عدد كبير جدًا من حقول البيانات الوصفية وكيفية تبسيط إدارة البيانات الوصفية في DAM الخاص بك.

لا يمكنك أبدًا الحصول على الكثير من الأشياء الجيدة ، أليس كذلك؟

التعريف الأساسي للبيانات الوصفية هو البيانات المتعلقة بالبيانات. إنها المعلومات المخصصة لأصولك لوصفها. يغذي نتائج البحث والمرشحات ، مما يسمح لك بتحديد موقع الأصل الذي تحتاجه بالضبط.

من المحتمل أن يأتي نظام DAM الذي اخترته مع مجموعة قياسية من حقول البيانات الوصفية الجاهزة التي تغطي الأساسيات - العنوان والوصف ونوع الملف وما إلى ذلك. وستحتاج إلى إضافة حقول مخصصة إضافية مخصصة لمجال عملك وشركتك و منتجات.

عندما يتعلق الأمر ببيانات DAM الوصفية ، ترتكب العديد من المؤسسات خطأ افتراض أن المزيد هو الأفضل دائمًا ، خاصةً إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها نظام DAM. إذا كانت البيانات الوصفية هي حجر الزاوية في DAM ، فأنت تريد أكبر قدر ممكن من البيانات الوصفية لكل مادة عرض ، أليس كذلك؟

حسنًا ، ليس بالضرورة. تحتاج أيضًا إلى تذكر الوقت والجهد اللازمين لإدخال البيانات الوصفية. بينما يمكن أن تساعد الأتمتة والذكاء الاصطناعي في إدخال البيانات الوصفية ، إلا أنهما لا يمكنهما استبدال عيون الإنسان والمعرفة بشكل كامل.

حفر أعمق: إليك سبب حاجتك إلى سير عمل DAM - وكيفية تخطيطه

إيجاد التوازن الصحيح

المفتاح هو الحصول على البيانات الوصفية الصحيحة. تريد إيجاد توازن بين فائدة وقيمة البيانات الوصفية والوقت والجهد المبذولين لإدخالها.

من التمارين الجيدة التي يجب عليك إجراؤها مع أصحاب المصلحة أن تأخذ القائمة الأولية لحقول البيانات الوصفية التي جمعتها ، بما في ذلك الحقول الجاهزة والحقول المخصصة وتصنيفها على أنها ضرورية وممتعة وغير ضرورية. مطلوب أو زائدة عن الحاجة.

لا تخف من الرد والتساؤل عما إذا كانت هناك حاجة حقيقية لمجال ما. يجب أن تكون الأسئلة الرئيسية التي يجب الرجوع إليها في كثير من الأحيان في المناقشة هي:

• هل يحتوي هذا الحقل على معلومات من شأنها أن تساعد المستخدمين النهائيين في تحديد الأصول التي يحتاجونها؟
• هل القيمة التي يوفرها هذا الحقل تستحق الوقت المستغرق لإدخال المعلومات؟
• هل هناك سبب قانوني أو تنظيمي أو تنظيمي لضرورة إرفاق المعلومات في هذا المجال بالأصول؟

بالنسبة للحقول التي يجب امتلاكها ، ستحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كان يجب أن يكون الحقل مطلوبًا ، مما يعني أن جميع الأصول في DAM يجب أن تحتوي على معلومات تم إدخالها في هذا الحقل حتى يتم الاحتفاظ بها وإتاحتها للاستخدام.

كن انتقائيًا للغاية مع تعيين الحقول كما هو مطلوب. كلما زادت الحقول المطلوبة ، زاد الوقت والجهد اللازمين لإكمال البيانات الوصفية لكل مادة عرض. المقياس الجيد هو تحديد ما إذا كانت أي أصول تحتاج إلى علامات تعبئة ، مثل N / A أو None أو غير ذلك تم إدخاله في هذا الحقل لأنه مطلوب ، وببساطة لا توجد أي شروط محددة تنطبق. قد يشير ذلك إلى أن المجال ليس مطلوبًا عالميًا في الواقع.

هل تحصل على أقصى استفادة من المكدس الخاص بك؟ شارك في استبيان استبدال MarTech لعام 2023 الموجز

لكننا نحتاج حقًا إلى كل هذه المجالات!

إذا لم يتزحزح أصحاب المصلحة لديك وكانت قائمة حقول البيانات الوصفية التي يرغبون في تضمينها في DAM أطول مما توصي به ، فقد تضطر إلى اختيار معاركك في البداية. صدقني ، سوف ينجح الأمر.

في الأيام الأولى لـ DAM ، قد ترى المسؤولين عن تحميل الأصول وتطبيق البيانات الوصفية يملأون بالفعل غالبية الحقول. مع مرور الوقت ، سيتطور بشكل طبيعي أن بعض الحقول سيتم التخلي عنها بالكامل أو في الغالب يتم التخلي عنها مع انشغال الأشياء وتطور روتين بيانات وصفية أكثر كفاءة.

سوف يركز القائمون بالتحميل على المعلومات الأكثر قيمة للوقت المخصص للإدخال ويبدأون في تعديل إدخال البيانات الوصفية وفقًا لذلك. بعد ذلك ستكون في موقع رئيسي لتشديد البيانات الوصفية. سنعود إلى هذا لاحقًا.

تبسيط العملية

لديك مجموعة من الخيارات عند إعداد حقول البيانات الوصفية. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تنظيم وتجميع الحقول وتنسيقات متعددة متاحة لتلك الحقول.

بالنسبة إلى تنسيق الحقل ، انظر إلى جميع خياراتك وحدد نوع الحقل الأكثر ملاءمة للبيانات التي سيحتفظ بها. استخدم حقول التاريخ للتواريخ ، وحقول الأرقام مع العدد المناسب من عدد الأحرف المسموح به للأرقام ، إلخ.

حاول تقليل حقول النص الحر قدر الإمكان لصالح المفردات التي يتم التحكم فيها في قائمة منسدلة وحقول متعددة التحديد. هذا يلغي إمكانية الأخطاء الإملائية ويزيل الالتباس حول المصطلحات المختلفة المستخدمة داخل مؤسستك لوصف نفس الشيء.

يجب على الجميع استخدام مصطلح موحد بدلاً من الاختصارات أو المصطلحات المختصرة. يمكن أن يكون توفير مسرد لحقول المفردات المضبوطة مفيدًا جدًا للمستخدمين ، سواء أولئك الذين يقومون بإدخال البيانات الوصفية أو أولئك الذين يبحثون عن الأصول.

قم بتجميع الحقول الخاصة بك بطريقة منطقية للمستخدمين الذين يدخلون البيانات الوصفية وتعزز أكبر قدر من السهولة والكفاءة لإدخال البيانات الوصفية. حدد الحقول الأكثر استخدامًا في أعلى الصفحة لتقليل التمرير. إذا كانت لديك حقول مطلوبة ، فتأكد من سهولة التعرف عليها.

استخدم أدوات وضع العلامات التلقائي والذكاء الاصطناعي حيث يمكنك تشجيع الاتساق. كن على علم ، مع ذلك ، أن هذه الأدوات تحتاج إلى الإشراف. يجب إعدادها وتدريبها ثم ضمان الجودة وتحديثها باستمرار. ستكون هناك تغييرات واستثناءات تؤثر على سير عمل وضع العلامات الآلي ، وستكون هناك حاجة إلى عيون بشرية للتأكد من أنك تحافظ على الدقة في بيانات التعريف الخاصة بك.

حفر أعمق: هيكل حوكمة DAM محدد وموضح

ولكن لا يزال هناك الكثير من المجالات!

إدارة البيانات الوصفية لا يتم أبدا. مع تغير احتياجات الأعمال والعمليات ، يجب عليك دائمًا التأكد من أن البيانات الوصفية الخاصة بك تظل ثابتة وذات صلة. ستتم إضافة الحقول وإزالتها ، ويجب إضافة علامات البيانات الوصفية في الحقول الموجودة أو إزالتها أو تحديثها.

ولكن ماذا عن كل تلك المجالات التي أصر رجال الأعمال على أنهم بحاجة إليها ولكنهم تخلوا عنها بعد ذلك؟ بمجرد أن يتم تشغيل DAM الخاص بك وأصبح إدخال البيانات الوصفية روتينيًا إلى حد ما ، فأنت في وضع ممتاز لإعادة زيارة هذا المخزون الميداني.

استخدم أي أدوات إعداد التقارير المتوفرة في DAM للحصول على صورة كاملة لكيفية إدخال البيانات الوصفية الخاصة بك واستخدامها. قم بتشغيل تقارير عن جميع حقول البيانات الوصفية في DAM الخاص بك ، وقم بتقسيمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها ، إذا لزم الأمر ، للمخزون الكامل للأصول.

من منظور المستخدم النهائي ، اسحب التقارير حول مصطلحات البحث والمرشحات الأكثر شيوعًا. أيضًا ، ما هي مصطلحات البحث التي يدخلها المستخدمون والتي لا تعرض أي نتائج؟

إذا كانت هناك فجوات في التقارير المفيدة المتاحة ، فقم بإجراء مسح للمستخدمين ، سواء كانوا مدخلين أو مستخدمين نهائيين. ما الذي يحبطهم؟ ما هي التعليقات التي لديهم بشأن التعديلات على حقول البيانات الوصفية وتخطيطها أو عوامل تصفية البحث المتاحة التي ستجعل حياتهم أسهل؟

بمجرد جمع كل التقارير والملاحظات الخاصة بك ، انظر إلى السجل والحالة الحالية لبيانات التعريف الخاصة بك. معرفة ما إذا كان يمكنك سحب بعض السمات أو الأنماط:

• هل هناك حقول لم يتم إدخال بيانات وصفية بها مطلقًا أو نادرًا؟
• هل هناك حقول ربما تم استخدامها باستمرار في الأيام الأولى من DAM ولكن تم التخلي عنها منذ ذلك الحين؟
• هل ترى أي فائض مع أجزاء معينة من البيانات الوصفية التي تم إدخالها عبر حقول متعددة؟

أثناء قيامك بتحليل البيانات والعثور على الحقول المرشحة للإزالة من هيكل البيانات الوصفية ، يعد هذا أيضًا وقتًا رائعًا لإعادة النظر في تلك الأسئلة التي طرحتها على نفسك وأصحاب المصلحة عندما بدأت في تحديد الهيكل لأول مرة:

• هل يحتوي هذا الحقل على معلومات من شأنها أن تساعد المستخدمين النهائيين في تحديد الأصول التي يحتاجونها؟
• هل القيمة التي يوفرها هذا الحقل تستحق الوقت المستغرق لإدخال المعلومات؟
• هل هناك سبب قانوني أو تنظيمي أو تنظيمي لضرورة إرفاق المعلومات في هذا المجال بالأصول؟

استخدم البيانات التي تم جمعها لتقديم اقتراح إلى أصحاب المصلحة حول كيفية تشديد هيكل البيانات الوصفية لجعلها أكثر كفاءة وفعالية. يجب أن يكون الحصول على اشتراكهم أسهل الآن بعد أن أصبح لديك ملاحظات المستخدمين والأرقام والمعلومات التاريخية.

وتذكر أن التحديثات المفيدة لا تقتصر على إزالة الحقول غير المستخدمة وغير المستغلة بالكامل. يمكن نقل الحقول إلى مواقع مختلفة على الصفحة. قد يؤدي وجود عمود أو ترتيب جديد داخل العمود إلى جعل الحقل أكثر وضوحًا وتسهيل رؤيته ، مما يزيد من فرص استخدامه.

يؤدي تقييد التمرير إلى تحسين الاستخدام

عندما تكون هناك حاجة إلى قدر أقل من التمرير لعرض العمود ، فمن المرجح أن يتم استخدامه. يمكن إعادة تسمية الحقول إذا لم يكن الوصف واضحًا. قد لا يقوم المستخدمون بإدخال البيانات الوصفية في حقل معين لمجرد أنهم غير متأكدين بالضبط مما يتوقع منهم إدخاله هناك.

في بعض الحالات ، يمكن تغيير تنسيق الحقل. على سبيل المثال ، هل يمكن تحويل حقل نص حر معين إلى قائمة منسدلة لتوفير الوقت وزيادة دقة البيانات؟

قد تمنحك إزالة الحقول التي تم تحديدها على أنها دخيلة أقصى فائدة من حيث الكفاءة ، ولكن تذكر أن فائدة البيانات الوصفية ودقتها وسلامتها هي أهدافك الأساسية.

قد تحتوي بعض الحقول غير المستخدمة على معلومات تاريخية يجب عليك الاحتفاظ بها لأغراض قانونية ، لذلك لا تريد حذفها تمامًا. في هذه الحالات ، يمكنك إخفاء الحقول من العرض الحالي وإتاحتها للإبلاغ عن نموذج البيانات الوصفية أو استعادته إذا لزم الأمر.

لا يتم عمل البيانات الوصفية أبدًا

كما هو الحال مع معظم مناطق DAM ، فإن الحفاظ على هيكل البيانات الوصفية وتحسينه هو عملية مستمرة. باعتبارها جانبًا حاسمًا في DAM ، تتطلب البيانات الوصفية اهتمامًا منتظمًا لضمان الدقة والأهمية.

ستكون التقارير وتعليقات المستخدمين من العوامل الأساسية أثناء عملك مع الشركة وأصحاب المصلحة لديك للحفاظ على هذا التوازن بين الكفاءة والقيمة. من خلال العناية والاهتمام المناسبين ، ستضمن البيانات الوصفية تدفق أصولك من DAM الخاص بك بسلاسة أثناء تدفقها.