فوائد استخدام جداول البيانات لإدارة علاقات العملاء

في عالم الأعمال ، يحتل العملاء مكانة الصدارة. بدونهم ، لا تستطيع الشركة ببساطة أن تزدهر. لكن بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها هو أكثر من مجرد ضمان استمرار الرعاية. يتعلق الأمر بإنشاء تجربة إيجابية وجذابة تجعلهم يعودون للمزيد.

لتحقيق ذلك ، يجب أن تظل الشركات يقظة في حماية ورعاية تفاعلات العملاء هذه ، وتكوين متابعين مخلصين ومخلصين يقودون النجاح والنمو. لذا ، سواء كنت محترفًا متمرسًا أو مبتدئًا ، تذكر: وضع عملائك في المقام الأول ليس مجرد عمل جيد - إنه أساسي لنجاحك.

يعد استخدام إدارة علاقات العملاء (CRM) لتتبع بيانات العملاء أمرًا بالغ الأهمية في بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها. اكتشفت الشركات الفوائد العديدة لدمج جداول البيانات لإدارة معلومات العملاء وتبسيط عملية البيع. بالإضافة إلى إدارة البيانات فقط ، يوفر CRM رؤى قيمة يمكنها تحسين الاستراتيجيات وتحسين رضا العملاء بشكل عام.

مع نمو الأعمال التجارية ، يمكن أن تصبح إدارة علاقات العملاء مهمة شاقة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه جداول البيانات - فهي توفر حلاً بسيطًا وفعالًا لتتبع تفاعلات العملاء وتفاصيلهم. ومع ذلك ، إذا كنت جديدًا في CRM ، فقد تتساءل عما يدور حوله كل هذا الضجيج. يعد برنامج CRM أداة قوية تتيح الحصول على رؤى أعمق وأتمتة المهام.

في حين أن لكل خيار مزاياه الخاصة ، فإن الوجبات الجاهزة الرئيسية هي أن الإدارة السليمة لعلاقات العملاء يمكن أن تؤدي إلى زيادة المبيعات والولاء والنجاح. فلماذا لا تبسط نهجك باستخدام جداول البيانات أو برامج CRM؟ سيشكرك عملاؤك - وخطتك النهائية -.

مزايا استخدام جداول بيانات CRM Excel

يظل Microsoft Excel الخيار الأفضل للمحترفين الذين يعتمدون على جداول البيانات. واجهته سهلة الاستخدام وتصميمه المبسط يجعلانه بطلاً بين الأدوات المكتبية.

لكن ، هل تعلم أن هناك المزيد من الأسباب التي تجعلك تحب هذا التطبيق؟ يمكنك استخدام برنامج Excel لبناء جدول بيانات فعال لإدارة علاقات العملاء! سيؤدي ذلك إلى تبسيط عملية إدارة العملاء المحتملين وتحسين الاتصال عبر الأقسام وتتبع تفاعلات العملاء بشكل فعال. من الواضح أن نشهد لماذا يعد Excel خيار الانتقال للمؤسسات من جميع الأحجام.

نظرًا لأن جداول البيانات مجانية ومضمنة وبرنامج مستقل ، فلديك جميع بيانات العملاء في ملف واحد يمكن لفريق المبيعات الوصول إليه. نوع الملف قابل للتصدير أيضا. يمكن الوصول إليه أيضًا عبر تطبيق الهاتف المحمول أو متصفح الويب.

هناك العديد من الصيغ والوظائف التي يمكنك القيام بها في جدول بيانات Excel. يشبه إدخال البيانات في جدول البيانات الخاص بك الآلة الحاسبة التي يمكنها منحك نتائج فورية. يمكنه أيضًا تحليل البيانات وتصفيتها وفرزها.

أفضل شيء في جداول البيانات هو أن هناك العديد من القوالب التي يمكنك استخدامها لتخصيص جدول البيانات وفقًا لاحتياجات عملك. تقدم العديد من مواقع الويب الآلاف من القوالب المجانية والمتميزة التي يمكنك استخدامها لعملك ، من جداول البيانات المالية والمحاسبية إلى مجموعات قوالب الأعمال الصغيرة.

موصى به لك: كيف تختار أفضل حلول CRM لعملك؟

نظام CRM مقابل جداول بيانات Excel

ما هو أفضل حل لإدارة العملاء - برنامج CRM أو جداول البيانات؟ تختار الصناعات الكبيرة والكبيرة الحجم برنامج CRM لأنه يوفر لهم الراحة وأمان البيانات في تتبع العملاء المتوقعين وأتمتة مهام المبيعات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإنشاء التقارير.

بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تزال تعمل على إنشاء قاعدة عملاء قوية وزيادة إيراداتها ، يعد استخدام جداول بيانات Excel خيارًا أفضل. سيجد العمل التجاري الصغير طريقة لتقليل النفقات ، واستخدام جدول بيانات Excel مجاني ، بينما يأتي برنامج CRM بتكلفة. فيما يلي نقاط أخرى للمقارنة بين جداول بيانات CRM Excel وبرنامج CRM:

• يعد تتبع العملاء المتوقعين وتفاعلات العملاء من خلال خط أنابيب المبيعات باستخدام برنامج CRM أكثر كفاءة.
• تعد مشاركة الملفات والعمل بشكل تعاوني أكثر قابلية للإدارة باستخدام البرامج مقارنة بجداول البيانات.
• يمكن للبرنامج تخزين ومعالجة كميات كبيرة من بيانات العملاء مقارنة بجداول البيانات.
• يتم إعطاء أمان البيانات أهمية في برامج CRM. يستخدم تشفير البيانات لحماية البيانات المخزنة.

CRM مقابل جداول البيانات: لماذا التحول إلى برنامج CRM؟

"لا ينبغي التسرع في اتخاذ قرار التحول من جداول البيانات إلى برنامج CRM. بدلا من ذلك ، ينبغي التفكير فيها كثيرا. يجب أن تضع في اعتبارك عميلك الحالي وحجم المبيعات والنمو المحتمل قبل أن تقرر إجراء تحول ". - وفقًا لما نقلته Simple Sheets في إحدى منشورات المدونة الأخيرة.

عندما ترى نموًا في مبيعاتك وزيادة في معاملات العملاء ، فمن المستحسن التفكير في اعتماد برنامج CRM لعملك. أيضًا ، عندما تواجه مشكلات إدارة البيانات باستمرار ، فهذه علامة على حدوث تحول.

المدرجة أدناه هي بعض الأسباب التي تجعل العديد من الشركات تستخدم برامج CRM.

1. إدارة إدخال بيانات العميل

عندما يتعامل عملك مع كميات كبيرة من بيانات العملاء ، يمكن أن تكون إدارتها صعبة. ولكن بمساعدة برنامج CRM ، يمكنك مشاركة الملفات مع زملائك بسهولة. هذا يسهل سير العمل التعاوني والمتزامن في المكتب.

باستخدام برنامج CRM ، يمكنك بسهولة إنشاء وإدارة ملفات بيانات العملاء التي تتضمن ملفات تعريف العملاء ومعاملات مبيعاتهم وتفاعلاتهم. يمنحك استخدام أدوات CRM مزيدًا من المرونة ولا يحد من عدد بيانات العميل المراد ترميزها.

2. تقارير المبيعات

يمكن مراقبة عملية المبيعات الشاملة والإبلاغ عن عملك بسهولة باستخدام برنامج CRM. تساعد المراقبة الشركة في إدارة العملاء المتوقعين وتتبع معدلات التحويل ومراقبة الإنتاجية الإجمالية للأعمال.

باستخدام جداول البيانات ، ستظل تطلب المساعدة عند تخزين البيانات وتنسيقها. ومع ذلك ، مع برنامج CRM ، لا يتعين عليك طلب المساعدة عند تشفير البيانات وإنشاء التقارير في الوقت الفعلي.

قد تواجه المزيد من الأخطاء عند تغيير البيانات في بيانات جدول البيانات عن غير قصد. هذه مشكلة تريد تجنبها قدر الإمكان. من ناحية أخرى ، البرامج ليست عرضة للأخطاء لأنه يمكنك تقطيع البيانات وتقطيعها.

من المفيد إنشاء عناصر مرئية في جداول البيانات. ومع ذلك ، فإن إضافة العديد من العناصر المرئية إلى جدول البيانات الخاص بك يمكن أن يحد من قدرات معالجة البيانات الخاصة به. ومع ذلك ، مع البرنامج ، هذه ليست مشكلة لأنه يمكنه معالجة البيانات المعقدة والكبيرة دون عناء.

3. إدارة الوقت ومراقبة العمل

لا تزال العديد من الشركات تدير سجلات العملاء يدويًا. ومن ثم ، فقد أعرب العديد من مندوبي المبيعات عن مقدار الوقت الذي يقضونه في الأعمال الورقية وتشفير معلومات العميل. يجب أن تركز الشركات أكثر على البيع بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في الأعمال الورقية.

لقد شاهدت العديد من الشركات كيف تفشل جداول البيانات فيما يتعلق بكفاءة إدخال البيانات ، وإضاعة الوقت الثمين وتقليل إنتاجية العمل. ولكن ، باستخدام البرنامج ، يمكنك قضاء وقت أقل في القيام بالأعمال الورقية والمهام اليدوية الأخرى ، كما يمكنك جمع البيانات وتخزينها من مواقع الويب وحسابات الوسائط الاجتماعية والأنظمة الأساسية الأخرى.

يمكن مراقبة العمل وتسجيله باستخدام برنامج CRM. يمكنك تتبع ما يفعله كل مندوب مبيعات وكيفية أدائه. هذا مفيد لتقييم الأداء وتحديد الأهداف.

قد يعجبك: أفضل 7 أدوات لبناء علاقة إيجابية مع العملاء.

4. الأتمتة

يمكن أن يؤدي استخدام برنامج CRM إلى أتمتة جميع أنشطة مكتبك. ليست هناك حاجة لفتح ملف Excel متى كان لديك بيانات جديدة أو عملاء محتملين للترميز. في الإعداد التلقائي ، تتم إضافة العملاء المتوقعين الجدد تلقائيًا إلى قاعدة البيانات.

تساعد الأتمتة في توفير الكثير من الوقت ، على عكس جداول البيانات ، حيث يتعين عليك تشفير كل شيء يدويًا. لا يستغرق التشفير اليدوي وقتًا طويلاً فحسب ، ولكنه أيضًا عرضة للأخطاء.

5. التعاون

إذا كنت تستخدم جداول البيانات ، فلن تتمكن من الوصول إلى ملفاتك إذا كنت تنوي العمل عن بُعد. يعد استخدام جداول بيانات Google على جهازك المحمول أمرًا ممكنًا ، ولكن العمل على هاتفك قد يكون أمرًا صعبًا. من ناحية أخرى ، يحتوي برنامج CRM على تطبيق محمول مناسب للعمل عن بُعد.

يمثل العمل في شركة كبيرة تتعامل مع كميات كبيرة من البيانات تحديًا لأعضاء فريق المبيعات لتتبع بيانات المبيعات والعملاء التي تأتي باستمرار يوميًا. يشجع البرنامج على التعاون ، حيث يمكن لكل عضو في الفريق نشر التعليقات أو الدردشة بحرية مع بعضهم البعض في مشروع معين.

6. تخزين جميع البيانات في مكان واحد

باستخدام جداول البيانات ، يجب عليك الوصول إلى جداول بيانات متعددة لاسترداد البيانات التي تبحث عنها. ولكن مع البرنامج ، ما عليك سوى الوصول إلى نافذة واحدة. يوفر البرنامج موقعًا مركزيًا حيث يتم ربط جميع البيانات المخزنة لسهولة الوصول إليها بنقرة واحدة فقط.

7. أمن البيانات

إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فيمكنك استخدام جدول بيانات لإدارة سجلات العملاء. بمرور الوقت ، عندما ينمو عملك وتوظف المزيد من الأشخاص للتعامل مع علاقات العملاء ، قد لا يكون جدول البيانات أداة مناسبة.

جداول البيانات عرضة للخطأ البشري ؛ خطأ واحد يمكن أن يدمر ملف جدول البيانات الخاص بك. يمكن نسخ جداول البيانات ومشاركتها بسهولة. هذا يمكن أن يهدد عملك بالكامل.

أفضل شيء في برنامج CRM من حيث أمان البيانات هو أن الموظفين يتم منحهم امتيازات مختلفة للوصول إلى البيانات. يمكن تتبع الأنشطة التي يقومون بها على البرنامج ، وهو ما يعد إضافة كبيرة للأمان.

8. تخطيط النشاط

لا يدير نظام برنامج CRM بيانات العملاء فقط. يمكن للبرنامج تتبع جهات اتصال العملاء وإدارة الفرص التجارية. كما أن لديها أدوات مفيدة لتخطيط الأنشطة وجدولة المهام.

يمكن لبرنامج CRM أتمتة المهام اليدوية مثل تخطيط وجدولة الأنشطة والمعاملات التجارية. باستخدام البرنامج ، يمكنك جدولة مهام مثل الاتصال بالعميل للحصول على تعليقات أو الاتصال لطلب معلومات محدثة.

متى تنتقل إلى برنامج CRM؟

يجب أن تعلم أن التحول إلى برنامج CRM يأتي بتكلفة ، على عكس جداول البيانات المجانية للاستخدام. ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات على استعداد للدفع بسبب مدى فائدة استخدام البرامج لأعمالهم.

إذا كنت تخطط لإجراء تحول ، فيما يلي بعض الأسئلة التي تحتاج إلى الإجابة عليها:

1. هل تتلقى عدة مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني يوميًا؟
2. هل تنخرط في أعمال تجارية مع أنواع مختلفة من العملاء؟
3. هل يوجد في قسم علاقات العملاء لديك أكثر من ثلاثة موظفين؟
4. هل أمن البيانات مهم بالنسبة لك؟

قد يعجبك أيضًا: ما هو C-SCRM ولماذا تحتاجه في عملك؟

افكار اخيرة

تستخدم الشركات الصغيرة أو المبتدئة جداول البيانات لأنها سهلة الوصول للغاية ومجانية الاستخدام. يمكنك استخدامه بسهولة كقاعدة بيانات للعملاء.

من ناحية أخرى ، عندما تنمو الأعمال التجارية وتزداد حركة مرور العملاء ، لم يعد من المستحسن استخدام جداول البيانات. يعد برنامج CRM خيارًا أفضل. إنها أداة موثوقة للتعامل مع كميات كبيرة من معلومات العملاء.

ليس من السهل اتخاذ قرار بشأن استخدام جداول البيانات أو البرامج لإدارة معلومات العميل. هناك العديد من الاعتبارات التي يجب أن تأخذها في الاعتبار. إذا لم تكن مستعدًا بعد لاتخاذ قفزة والتحول إلى برنامج CRM ، فلا بأس بذلك. يمكنك استخدام جداول البيانات لأنها أدوات ممتازة لإدارة البيانات. رغم ذلك ، كن منفتحًا على التغييرات وقيّم خياراتك إذا دعت الحاجة.