إدارة الأزمات: كيف تحافظ على عملك طفيفًا؟

هل سبق لك القلق بشأن ارتكاب خطأ تجاري يمكن أن يدمر اسم شركتك الجيد؟

بسبب هذا الاحتمال ، تتوخى العديد من الشركات الحذر بشأن علاقاتها العامة. لحسن الحظ ، هناك طرق لمنع حدوث أزمة.

توضح المدونة أدناه ماهية إدارة الأزمات وكيفية تنفيذها.

ما هي إدارة الأزمات؟

تستخدم إدارة الأزمات استراتيجيات إدارة محددة للتعامل بمهارة مع الأحداث السلبية المفاجئة والهامة للشركة.

يمكن أن تكون هذه الأحداث مختلفة ، نتيجة عواقب أفعالك أو حدث غير متوقع. ومع ذلك ، يجب أن تكون مستعدًا لاتخاذ قرارات سريعة تقلل الضرر في كلتا الحالتين.

على سبيل المثال ، يمكن أن يلحق الضرر بسلامة وصحة الموظفين والشؤون المالية للمنظمة ، وبالطبع سمعة الشركة.

لذلك ، سيكون من الأفضل أن تستعد وتصبح مؤثرًا في أفعالك لهذه الخيارات والعديد من الخيارات الأخرى الممكنة.

الغرض من إدارة الأزمات هو معرفة ما إذا كانت هناك أزمة في طريقها لمنع حدوثها. بمجرد حدوث الأزمة ، التزم باستراتيجية إدارة الأزمات الخاصة بك لإخماد الحريق بسرعة. دعونا نرى كيفية إنشاء مثل هذه الاستراتيجية.

تعد إدارة الأزمات عملية طويلة ، ويجب عليك تنفيذها قبل وقوع الضرر المحتمل بالفعل. بالطبع ، تهدف إلى تقليل الأضرار اللاحقة للأزمة وممارسة إدارة الأزمات قبل وقوع الحدث الضار وأثناءه وبعده.

القاعدة الأولى لإدارة الأزمات: اعرف ما يقال عنك

عند الحديث عن المبادئ الأساسية لإدارة الأزمات ، يجدر بنا التأكيد على مسؤوليتك تجاه الجمهور. يمكن لأزمة خفية أن تضر بسمعتك ، والآراء العامة السلبية التي تتشكل عادة عند حدوث أزمة علاقات عامة يمكن أن تدمر مصداقيتك. لهذا السبب من الضروري الرد على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الاستجابة السريعة للجمهور ستجعل الرسالة أكثر وضوحًا ومصداقية.

يعد نشر معلومات حول الموقف على ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بك وإرسال بريد إلكتروني إلى عملائك أمرًا ممتازًا لإبقاء جمهورك على اطلاع دائم. من خلال القيام بذلك ، فإنك تقلل من مخاطر فقدان ثقتهم. وفقدان ثقة عملائك قد يعني توقفهم أيضًا عن استخدام منتجاتك أو خدماتك ، مما قد يكون كارثة أخرى قد تعاني منها في أزمة العلاقات العامة.

لصياغة إستراتيجية قوية لإدارة الأزمات ، من الضروري مراقبة ما يُقال عن شركتك عبر الإنترنت بشكل مستمر. يجب أن تعرف مقدار التعليقات السلبية والإيجابية التي تحصل عليها يوميًا وأن تكون في حالة تأهب إذا بدأت سمعتك في التدهور.

علاوة على ذلك ، من المهم رعاية مهارات معينة ستساعدك على التعامل مع الأزمة بنجاح.

مهارات إدارة الأزمات الهامة

بغض النظر عن الموقف ، يجب على الأشخاص المسؤولين عن التعامل مع أزمة إظهار العديد من المهارات العالمية لأي مشكلة محتملة.

التحكم الذاتي

تجنب الذعر بأي ثمن. القرارات العاطفية ستسبب المزيد من الفوضى. من الضروري الحفاظ على صفاء الذهن ، مما يساعد على اتخاذ قرارات عقلانية وحل أي مشكلة بشكل فعال.

الاتصالات

الوقت أمر حيوي في الأزمات ، لذلك يجب على الشخص المسؤول التواصل بشكل واضح ومباشر. بهذه الطريقة ، سيتخذ الزملاء إجراءاتهم بشكل أسرع ويظلوا هادئين. التواصل الفعال يترجم بقوة إلى جودة العمل الجماعي.

إِبداع

الأزمة لن تكون أبدًا حالة نموذجية بسيطة. الإبداع مهم عندما تكون المشكلة متطلبة. عليك أن تفكر مليًا في قدميك وتطور عملًا سريعًا وفعالًا.

سيسمح لك استخدام إبداعك أيضًا بالنظر إلى الأمر من وجهات نظر مختلفة ، مما يؤدي إلى تقييم واقعي للموقف.

إدارة العلاقات

إذا كانت الأزمة تعني وجود نزاع مع شركة أو شخص آخر ، فيجب أن يكون موقفك ودودًا ولكن حازمًا. الصبر والتفهم في مثل هذه الحالة هما مفتاح تحالف كلا الجانبين. نتيجة لذلك ، يمكن أن تكون المفاوضات أكثر وضوحًا وأفضل مما كنت تتوقع.

التكيف

حتى إذا كنت قد تعاملت مع أزمات العلاقات العامة السابقة دون أي شكاوى ، فقد لا تنجح حلولك في الحالة الحالية. لذا ، من الجدير قبول رأي الزملاء الآخرين. يعد تنوع وجهات النظر في الفريق مساهمة إيجابية وهامة في حل المشكلات.

بمجرد شحذ هذه المهارات ، تكون جاهزًا لتنفيذ أساليب إدارة الأزمات.

خمس طرق لإدارة الأزمة بشكل فعال

1. التزام الهدوء

راحة البال تجعلك أكثر عقلانية. ستعمل بشكل أفضل من القرارات التي يتم اتخاذها تحت تأثير المشاعر السلبية والذعر.

2. التصرف بسرعة

لا تنتظر! ابق على اطلاع على تقاريرك وأبلغ المستلمين بأي مشاكل قد تظهر. ستساعدك الإشعارات في الوقت الفعلي من Mediatoolkit في ذلك.

3. التواصل مع جميع الأطراف ذات العلاقة

خذ رأي الآخرين في الاعتبار ، فبفضله ستزيل أكبر عدد ممكن من الأخطاء والعواقب الأخرى الناتجة عن الأزمة.

4. تحمل المسؤولية

كن ناضجًا ولا تقدم أعذارًا. بدلاً من ذلك ، تحمل مسؤولية أكتافك من خلال توفير بيانات محددة. خلاف ذلك ، قد يعتقد الجمهور أنك تريد تجنب أي عواقب.

5. تقييم النتائج وإجراء التغييرات اللازمة

قم بتقييم نشاط المستخدم بشكل مستمر وتفاعل عند الحاجة. بفضل تقارير Mediatoolkit ، ستشكل صورة موضوعية للوضع لاقتراح المزيد من الحلول والإجراءات الإيجابية.

خطوات خطة إدارة الأزمات الناجحة

بمجرد حصولك على المهارات المناسبة ومعرفة الطرق المناسبة للتعامل مع الأزمة ، يمكنك البدء في تشكيل خطة إدارة الأزمات الخاصة بك.

خطة إدارة الأزمات هي أداة مرجعية. يحتوي على قائمة بمعلومات الاتصال الهامة. يساعد في جمع المعلومات والمصادر التي يمكنك الرجوع إليها. يمكن لمثل هذه الأنشطة أن توفر وقتك بشكل كبير عندما تكون كل دقيقة مهمة.

الخطوة الأولى: تشكيل فريق إدارة الأزمات

يجب أن يضم فريق إدارة الأزمات أشخاصًا يتعاملون مع العلاقات العامة والأمن والموارد البشرية والتمويل والأمن والجوانب القانونية لعملك. إن وجود أشخاص من فرق مختلفة في فريق إدارة الأزمات الخاص بك سيثري جهودك بمنظورات مختلفة. يمكن أن يساعدك ذلك في إنشاء استجابة عقلانية لأزمات متعددة مع مراعاة جوانب متعددة - من منظور الموارد البشرية إلى التوقعات المالية لاستجابتك.

الخطوة الثانية: تقييم المخاطر المحتملة

قم بتقييم العناصر التي قد تكون أكثر عرضة لأزمة محتملة في شركتك. أولاً ، ضع في اعتبارك حتى أقل الخيارات وضوحًا عند إجراء البحث المتعمق. بعد ذلك ، حدد جميع الجوانب التي قد تكون ذات صلة وقم بتحليلها مع أعضاء فريقك.

الخطوة 3: احسب التأثير

اكتشف تأثير كل إجراء والعواقب التي قد تترتب عليه. ربما لن تؤثر الأزمة على باقي جوانب الشركة ، لكن الوضع يأتي بمشكلة أخرى. تحلى بالصبر وإجراء تحليل شامل للسبب والنتيجة.

الخطوة 4: ضع خطة استجابة

يجب أن تكون استجابتك للأزمة سريعة. قم بالرد في غضون الساعات القليلة الأولى من بداية الأزمة. بالطبع ، هذا يضع ضغطا كبيرا على المسؤولين عن إعداد مثل هذه الرسالة.

ومع ذلك ، تذكر أن الوسائط غالبًا ما تملأ الفجوات في المعلومات ببيانات خاطئة. يجب عليك تقديم نسختك من الحدث (الأحداث) ببيانات ومعلومات دقيقة يصعب التشكيك فيها نظرًا لوجود دليل عليها. سيؤدي القيام بذلك إلى جعل جمهورك يدرك أنك تتحكم في الموقف ويجعلهم يكتسبون ثقة واحترامًا أكبر لك. للحصول على جميع المعلومات الحيوية في راحة يدك في بضع ثوانٍ فقط - انتقل إلى مراقبة الوسائط. إذا كان الأمر يتعلق بالأمن السيبراني ، فقد ترغب في النظر في مراقبة سرقة الهوية أيضًا.

الخطوة الخامسة: إنشاء نظام مراقبة الأزمات

إلى جانب امتلاك المهارات المذكورة أعلاه والأشخاص من مختلف أقسام الشركة في فريق إدارة الأزمات الخاص بك ، من المهم أيضًا أن تعرف دائمًا ما يفكر فيه الجمهور بشركتك لتشكيل استجابة جيدة للأزمة.

كما ذكرنا أعلاه ، للحصول على استراتيجية رائعة لإدارة الأزمات ، من الضروري أن تكون على اطلاع دائم على التصور العام لشركتك والاتجاهات العامة في مجال عملك للرد على أي ملاحظات سلبية. يكاد يكون من المستحيل القيام بذلك يدويًا ويستغرق وقتًا طويلاً جدًا ، لذا لبدء مراقبة الأزمات ، من الضروري استخدام أداة ممتازة لمراقبة الوسائط ، مثل Mediatoolkit.

تراقب أدوات مراقبة الوسائط الويب للحصول على إشارات للكلمات الرئيسية المرغوبة ويجب أن تكون مساعدتك في منع أزمة العلاقات العامة والاستجابة لها.

كيفية استخدام Mediatoolkit لإدارة الأزمات

قم بإعداد استعلام

لجمع معلومات مهمة حول شركتك ، والمنافسين ، وما إلى ذلك ، ابدأ بإعداد استفساراتك التي تهمك في Mediatoolkit. يمكنك البحث عن كلمات رئيسية مثل اسم العلامة التجارية أو علامة التصنيف أو الموضوع.

بعد ذلك ، قم بإنشاء عوامل تصفية سريعة ، والتي ستسمح لك بتصفية نتائجك حسب المشاعر ، والمؤثرين ، والمصادر ، والمؤلفين ، والمواقع ، والوصول ، والانتشار ، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة ، ستضمن إجراء بحث سريع ومركّز ومتقدم.

قم بتشغيل التنبيهات

سيسمح لك Mediatoolkit بتلقي التنبيهات في الوقت الفعلي ، بما في ذلك الإشعارات حول الإشارات على البوابات مثل Facebook و Twitter و Youtube والمواقع والمدونات والمنتديات. يمكنك إنشاء تنبيهات واختيار متى وكيف تريد تلقي بياناتك.

ميزة أخرى مفيدة لإدارة الأزمات هي Spike Alert ، والتي تُعلمك متى كان هناك زيادة في عدد الإشارات إلى الكلمات الرئيسية المتعقبة.

استفد من الملخصات

باستخدام Mediatoolkit ، يمكنك أيضًا إنشاء ملخصات يومية من شأنها أن تساعدك على إنشاء تقرير موثوق به وتقييم حالة الأزمة بموضوعية.

الخطوة 6: قم بإعداد خطة عمل لوسائل التواصل الاجتماعي

أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها هو تجاهل إمكانية الرد على حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي. في الوقت الحاضر ، وسائل التواصل الاجتماعي لها تأثير كبير على جمهورك ، وهي أسهل طريقة للوصول إلى الجمهور. تعد قنوات التواصل الاجتماعي أيضًا أسهل طريقة للجمهور للتعبير عن رأيهم في الأزمات. لتجنب وصول التعليقات السلبية إلى ذروتها ، انشر بيانًا حول حالتك عبر وسائل التواصل الاجتماعي بمجرد حدوث أزمة.

سوف يخبرك Mediatoolkit بجميع المشاركات الهامة عبر الإنترنت المحيطة بكلماتك الرئيسية ذات الأهمية على وسائل التواصل الاجتماعي.

ابدأ بتتبع الإشارات عبر الإنترنت اليوم

للتعامل بنجاح مع إدارة الأزمة بشكل فعال ، يجب عليك التفكير في العديد من العوامل. بدءًا من موقفك ورد فعلك السريع والتواصل المناسب مع الأدوات الآلية. بادئ ذي بدء ، تذكر أن:

• تقييم مستوى المخاطر ،
• اختر الفريق المناسب ،
• لديك استجابة سريعة للأزمة ،
• تحليل وإنشاء تقارير عن أنشطتك

يمكن أن تؤثر الأزمة المتصاعدة بشكل كبير على عملك ، لذا فإن الأمر يستحق اتخاذ الاحتياطات. سوف يساعدك Mediatoolkit على تتبع ما يقال عنك بدقة عبر الإنترنت. مع كل المعلومات والتحليلات الحاسمة ، ستكون مستعدًا لمنع الأزمات المحتملة وحلها.

يمكنك تجربة Mediatoolkit مجانًا اليوم ومعرفة لماذا يجب أن تكون مساعدك الأول في إدارة الأزمات.