تخطيط أحداث الشركات 101: 5 نصائح للنجاح
نشرت: 2023-06-22
يمكن أن تتخذ أحداث الشركات عدة أشكال ، بما في ذلك إطلاق المنتجات ، والعروض الترويجية ، وبناء الفريق ، والشبكات ، والتدريب المهني والتطوير. مهما كان السبب ، قد يكون التخطيط مربكًا - خاصةً عندما يكون مفهومًا جديدًا.
علاوة على ذلك ، تحتاج إلى الحصول على السبق حتى تنجح. مع وجود الكثير من التفاصيل التي يجب وضعها في الاعتبار ، فإن منح نفسك مزيدًا من الوقت سيساعد في منع الأخطاء مثل ترك المعلومات الأساسية مثل دعوة المساهمين أو التخطيط للميزانية.
قد ترغب في التفكير في العمل مع مخططي الأحداث في منطقتك لتخفيف بعض الضغط. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لتنظيم أحداث في لندن ، فاتصل بمخططي الأحداث ذوي الخبرة للحصول على أفكار حول التخطيط لأفضل حدث مؤسسي.
إذا كنت تتساءل عن كيفية تنظيم حدث ناجح للشركة ، فإن هذا الدليل يقدم رؤى ونصائح وحيل جديدة لمساعدتك في التخطيط:
تقييم أهدافك الرئيسية
يعد تحديد الغرض من الحدث وأهدافه طريقة رائعة لبدء التخطيط. سيعطيك صورة واضحة عن الأجزاء التي يجب تضمينها في البرنامج والأشخاص الذين يجب دعوتهم والمهام التي يجب تفويضها إلى الفريق.
بشكل عام ، يوجه جميع قراراتك ويسمح لك بقياس نجاح الحدث. علاوة على ذلك ، سوف يمنحك نظرة ثاقبة لكل خطوة أثناء تقدمها.
لتبسيط التخطيط ، تذكر تضمين بعض هذه الأهداف الأساسية:
- توليد دخل للشركة
- عزز الوعي بعلامتك التجارية
- قم بإغراء المستثمرين المحتملين والعملاء الجدد
- إنشاء مجتمع من خلال التفاعل الاجتماعي
- أدخل مفاهيم جديدة أو صعبة
- الاحتفال بالإنجازات أو الاختراقات الأخيرة
- تكريم الموظفين لتفانيهم
- تشجيع العمل الجماعي والتعاون
يعد تحديد أهدافك بمثابة نقطة انطلاق نحو التخطيط والاستضافة واستكمال حدث مؤسسي ناجح.
تحديد نوع وحجم الحدث
بمجرد معرفة الغرض ، يصبح من الأسهل تحديد نوع الحدث المراد التخطيط له. اعتمادًا على النغمة التي ترغب في ضبطها ، قد يختلف كل حدث أيضًا عن الحدث التالي. لهذا السبب ، يجب على الشركات أن تنظر بعناية في حجم أحداثها.
في المتوسط ، تقع معظم أحداث الشركات تحت إحدى الفئات التالية:
- مايكرو: هذه مخصصة للمؤسسات لعقد أحداث بسيطة مع ما يصل إلى 100 ضيف. التخطيط لمثل هذه الأحداث سهل نسبيًا ولكنه قد يعتمد على المندوبين المدعوين. على سبيل المثال ، إذا كان لديك المزيد من كبار المديرين ، فقد تضطر إلى قضاء المزيد من الوقت في تنظيم الخدمات اللوجستية والإقامة وفقًا للإطار الزمني.
- صغير: تستوعب هذه الأحداث عادة 100-250 مندوبًا. يعتمد مقدار العمل الذي تقوم به أيضًا على رتب الحاضرين. ومع ذلك ، كما هو الحال بالنسبة للأحداث الصغيرة ، يجب عليك إنشاء برنامج يسمح بفترات الراحة وتخطيط النقل لضيوف كبار المديرين.
- متوسطة الحجم: هذه أحداث أكبر تستوعب ما يصل إلى 2000 ضيف ، بشكل أساسي للشبكات والمعارض التجارية عندما تريد الإدارة العليا مقابلة كبار عملائها. إنه ينطوي على مزيد من التخطيط حيث قد تضطر أيضًا إلى تضمين الترفيه بعد الاجتماع جنبًا إلى جنب مع الإقامة والخدمات اللوجستية.
- على نطاق واسع: هذه هي أبرز أحداث الشركات ، حيث حضرها حوالي 10000 مندوب. يمكن أن يكون التنقل في هذه الترتيبات أمرًا صعبًا ، وستحتاج إلى مساعدة المحترفين للوصول إليها. يمكنك أيضًا استخدام تقنية المؤسسة لحجز رحلات الطيران والإقامة والتسجيل وتخصيص الميزانية لتحقيق الكفاءة.
سيكون حدث شركتك أكثر نجاحًا عندما تقدر الضيوف الذين تخطط لهم. يسمح لك بالتخطيط وفقًا لذلك وتجنب المفاجآت التي قد تؤدي إلى تفكيك البرنامج بأكمله. تخيل ما سيحدث إذا كان لديك أكثر من 500 مندوب عندما خططت لـ 200 فقط!
إنشاء ميزانيتك
ستؤثر أهداف وحجم الحدث على الميزانية. على عكس الاستثمارات المالية الأخرى ، حيث تقوم بإنشاء ميزانية وتركز قراراتك ، فإن التخطيط لأحداث الشركة يتضمن وضع ميزانيتك اعتمادًا على حجم وأهداف ونوع الضيوف الذين تدعوهم.
على سبيل المثال ، عندما تكون الندوات المصغرة مخصصة لكبار المديرين فقط ، فستحتاج على الأرجح إلى موارد أكثر مما تحتاجه عند التخطيط لتدريب طاقم صغير يضم حوالي 200 عضو في الفريق.
قد يكون السبب في ذلك هو أن الشركة قد تضطر إلى توفير وسائل النقل والإقامة والترفيه لكبار الشخصيات ، والتي يمكن أن تكون أكثر تكلفة في الميزانية تشمل عادةً ما يلي:
- مكان مع المعدات والمواد
- المرطبات والوجبات
- هدايا مميزة
- التكاليف الترويجية
- تشمل حالات الطوارئ انقطاع التيار الكهربائي غير المتوقع حيث تكون هناك حاجة إلى حلول احتياطية.
سيضمن النظر في التكاليف الأخرى المحتملة والطارئة تخصيص الموارد الكافية للحدث بغض النظر عما يحدث. لن يكون هناك مجال للمفاجآت ، ولديك فرص أفضل لحدث مؤسسي ناجح.
حدد مكانًا وتاريخًا مناسبًا
سيعتمد المكان الذي اخترته على الموقف وعدد المندوبين القادمين إلى الأحداث. ومع ذلك ، تأكد من حجز المكان قبل بضعة أشهر على الأقل لضمان توفره. كلما تمكنت من تأمين المكان مبكرًا ، كلما تمكنت من إرسال الدعوات مبكرًا أيضًا.
عند اختيار مكان إقامتك ، تأكد من مراعاة ميزانيتك. قد ترغب في الحصول على شيء خيالي ومفصل لإثارة ضجة كبيرة ، ولكنك أيضًا لا ترغب في زيادة موارد الشركة. إذا كانت الميزانية لا تسمح بمكان فاخر ، فاختر موقعًا جيدًا وزينه وفقًا لمعايير شركتك.
يجب عليك أيضًا مراعاة موقع المكان. يجب أن يكون في متناول الضيوف ، مع وسائل الراحة الأساسية مثل دورات المياه. يجب أن تكون كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع الحاضرين والسماح بتصميم لائق دون أن تبدو ضيقة للغاية. يجب أن يكون المكان أيضًا آمنًا وآمنًا ، مع بروتوكول الطوارئ المناسب وخطة الإخلاء.
قم ببناء فريقك
ستحتاج إلى فريق من الخبراء للمساعدة في تخطيط الحدث ، بدءًا من حجز الأماكن والإقامة في الوقت المحدد والجدولة وإرسال الدعوات إلى إنشاء المواد. إن إشراك فريقك في مثل هذه الاستعدادات يعزز المشاركة ويساعد على ضمان تفويض المهام وإكمالها بالتفصيل.
علاوة على ذلك ، إنها فرصة لعرض مهارات ومعارف الموظفين الحاليين عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للحدث. على سبيل المثال ، يمكن لفريق التسويق المساعدة في المواد الترويجية والنشرات ، إذا لزم الأمر ، بينما يتولى قسم الرسوم تصميم بطاقات الدعوة واللافتات عبر الإنترنت.
قد يقدمون أيضًا رؤى وأفكارًا قيمة لإنجاح الحدث ، وكيفية تخطيط البرنامج بشكل أفضل ، واعتبارات أخرى. لذلك ، في حين أنه قد يكون لديك مخططو أحداث محترفون على الراتب ، تأكد أيضًا من أنك تضع جانباً بعض المسؤوليات عن زملائك في العمل.
خاتمة
يمكن أن يكون تخطيط أحداث الشركات ، سواء كان افتراضيًا أو ماديًا ، أمرًا شاقًا وشاقًا. فقط تذكر أن أهم الاعتبارات هي حجم الحدث والأهداف. من خلال الفريق المناسب الذي يضم الأفضل من الموظفين الحاليين ومخططي الأحداث المحترفين الذين يتم الاستعانة بمصادر خارجية ، يمكن أن يكون حدث شركتك الأول ناجحًا للغاية بحيث يمكنك الوثوق بالتعامل معها مرة أخرى في المرة القادمة.