برنامج إدارة دورة حياة العقد: لا مزيد من الصداع

كل دولار داخل وخارج الشركة مرتبط بعقد.

تعد العقود شرًا ضروريًا لمعظم الشركات ، كما أن الحصول عليها من خلال الإدارة القانونية يعيق إبرام الصفقات. ولكن في حين أن فرق المبيعات والمشتريات وفرق العمل الأخرى لديها أدوات متخصصة لأتمتة عملياتها ، فقد تعثر القسم القانوني في مستنقع Word القديم البسيط وخيوط البريد الإلكتروني ومحركات النسخ الاحتياطي (عبر الإنترنت وغير متصل) لعقود.

هذه هي المشكلة التي يحلها برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM). تساعدك أداة CLM على تحويل فوضى العقود إلى تماسك ، مما يجمع جميع جوانب عملية العقد معًا على منصة واحدة وسد الفجوة بين القانون والأعمال.

يساعد نظام إدارة دورة حياة العقد الشركات على أتمتة هذه العملية وتبسيطها. إنه يضمن أن كل شخص مشارك في عقد أو صفقة معينة ، من القانوني إلى الشركة ، متصل من البداية إلى النهاية ويمكنه الوصول بسهولة إلى المعلومات ذات الصلة.

على الرغم من أن إدارة دورة حياة العقد لا تتطلب بالضرورة برامج مخصصة ، إلا أن تعقيد الأعمال الحديثة وبيئة العمل السريع تتطلب أكثر من جداول البيانات والمجلدات وسلاسل البريد الإلكتروني لإدارة الأجزاء المتحركة المختلفة بشكل فعال.

تتضمن دورة حياة العقد مجموعة متنوعة ومعقدة من المهام ، والتي تحدث عادةً في المراحل التالية:

1. تأليف العقد أو إنشائه
2. التعاون في العقود والتفاوض
3. الموافقة على العقد
4. تنفيذ العقد
5. تتبع العقود والتدقيق وإعداد التقارير
6. تجديد العقد أو انتهائه

مزالق إدارة العقود التقليدية

تقليديا ، تعمل الفرق القانونية في بيئة منعزلة ، منفصلة عن الإدارات الأخرى ولكنها لا تزال تشارك بعمق في جميع جوانب الأعمال. يؤدي هذا إلى حدوث اختناقات بسبب التعاون المتدرج وتعطيل تدفق المعلومات بين الوظائف ، مما يؤدي إلى عدم كفاءة العملية.

قد يواجه فريق قانوني يعمل مع نماذج قديمة التحديات التالية.

عدم التوحيد

بدون عمليات وقوالب موحدة لإنشاء العقود وإدارتها ، تسود الفوضى ، مما يؤدي إلى كفاح الفرق مع التنسيقات واللغات المختلفة. لا يؤدي هذا إلى جعل تتبع العقد كابوسًا فحسب ، بل إنه يعقد أيضًا تنفيذ شروط العقد بدقة وفي الوقت المناسب.

سقوط الأشياء من خلال الشقوق

أكبر علامة على وجود فريق قانوني مرهق وعملية تعاقد غير منظمة هي عندما تفوتك تجديد العقود المهمة أو تواريخ انتهاء الصلاحية أو تكافح لتتبع عقودك المنفذة ، مما يؤدي إلى أخطاء مكلفة ونقص في الامتثال.

عدم التوافق بين الأعمال والأولويات القانونية

يؤدي ضعف التواصل بين فرق العمل والفرق القانونية إلى عدم التوافق مع أولويات الشركة. يمكن أن ينتهي بهم الأمر بالعمل بشكل مستقل دون تعاون مثمر. يمكن أن يتسبب ذلك في سوء فهم وتأخير يحبط كلا الفريقين ويؤثر سلبًا على الأعمال.

عدم كفاية الرؤية والتوثيق

بمن ستتصل إذا كنت تبحث عن عقد محدد أو تريد معرفة المزيد عنه؟ هل هذه المعلومات متاحة بسهولة؟ يؤدي عدم الاحتفاظ بوثائق العقد بشكل صحيح إلى صعوبة العثور على شروط وأحكام محددة والرجوع إليها عند الحاجة ، خاصة مع نمو أعمالك.

تصور سلبي داخل المنظمة

نظرًا لأن Legal يمكن أن يعيق صفقة أو شراكة عند الضرورة ، فإن الفرق التي تفتقر إلى الرؤية لإبرام الصفقات أو قنوات الاتصال المناسبة مع Legal يمكن أن تشعر بالإحباط ، مما يؤدي إلى خلق مسافات بينها. تحتاج جميع الفرق إلى العمل معًا لإغلاق الصفقات وضمان نجاح الأعمال ، لذا فإن التصور السلبي للقسم القانوني لن يؤدي إلا إلى مزيد من المشاكل للشركات.

أتمتة عمليات العقود التقليدية مع التكنولوجيا

أسهل طريقة لبدء إدارة دورة حياة العقد هي استخدام التطبيقات عبر الإنترنت أولاً مثل لوحات كانبان ، وبرامج إدارة المشاريع ، وحلول التخزين عبر الإنترنت ، وجداول البيانات لإحضار بعض مظاهر التنظيم إلى مستودع العقد الخاص بك. تعتمد العديد من الفرق أيضًا أدوات التوقيع الإلكتروني لأتمتة جمع التوقيع.

سيساعدك هذا على الابتعاد عن:

• عمليات قديمة مثل العقود المخزنة على محركات أقراص ثابتة فردية
• غربلة سلاسل البريد الإلكتروني بحثًا عن أدلة سياقية
• عدم وضوح الرؤية في العقود المنفذة التي قد يتم تجديدها أو انتهاء صلاحيتها
• توقيع الاتفاقيات ومسحها يدويًا لحل التنفيذ

يمكنك أيضًا استخدام برنامج CLM مخصص لتبسيط إدارة دورة حياة العقد وإزالة حواجز الطرق. تساعد أداة إدارة العقود المتخصصة فريقك القانوني على أتمتة المهام اليدوية المتكررة ، وتوفر نظرة ثاقبة للمراحل المختلفة لدورة حياة العقد ، وتساعد في تحديد مجالات التحسين في عملياتك الحالية.

كيفية التعرف على ما إذا كان فريقك بحاجة إلى حل CLM

قبل أن تستثمر في تنظيم عملية التعاقد الخاصة بك ، قم بفحص حالة استخدام CLM في شركتك. هل تحتاج حتى إلى برنامج CLM؟

قد يكون تبني حل CLM هو أفضل رهان لك إذا كان فريقك القانوني يعاني من تحديات إدارة العقود التقليدية. إليك تمرين بسيط لتقييم عملياتك الحالية وتحديد احتياجات الأتمتة.

المصدر: SpotDraft

سيساعدك هذا التمرين أيضًا في إنشاء حالة عمل عند تقييم حلول CLM المختلفة وإقناع أصحاب المصلحة بالحصول على التمويل.

CLM ليس فقط للفرق القانونية

في حين أن برنامج إدارة دورة حياة العقد هو في الأساس عامل تمكين قانوني ، فإنه يعمل أيضًا كعامل تمكين للأعمال. تستفيد المنظمة بأكملها من إدارة العقود بكفاءة. يمكن للفرق وأصحاب المصلحة المختلفين استخدام برنامج CLM بطرق مختلفة لتبسيط المهام القانونية والتجارية ، من إنشاء العقود باستخدام القوالب المعتمدة مسبقًا إلى تتبع بيانات العقد والرؤى.

يقوم فريق المبيعات بإغلاق الصفقات بشكل أسرع

توفر أداة CLM للمبيعات مستندات قياسية ومعتمدة مسبقًا لإنشاء العقود وتخصيصها بشكل مستقل. كما أنه يتكامل مع حل إدارة علاقات العملاء (CRM) لتمكين عملية إنشاء عقود أكثر كفاءة وشفافية.

باستخدام CLM ، يمكن لفريق المبيعات إتمام الصفقات بشكل أسرع ، والتركيز على عرض القيمة ، والتفاوض على شروط محددة بدلاً من التعامل مع الهيكل العام للعقد ولغته. إنه يوفر الوقت والجهد الذي يتم إنفاقه بخلاف ذلك في صياغة شروط العقد والتفاوض بشأنها من البداية. تقلل النماذج المعتمدة مسبقًا من مخاطر الأخطاء أو الإغفالات التي يمكن أن تؤخر إكمال العقد.

يساعد برنامج إدارة العقود أيضًا فرق المبيعات على تبسيط عملية التفاوض على العقود ، وتتبع الأنشطة ، وتسريع عملية المراجعة ، وتتبع حالة العقود ، وتحديد فرص البيع الزائد أو البيع المتقاطع ، وغير ذلك الكثير.

يكتسب التمويل رؤية ورؤى مهمة

العقود هي أقل مصادر البيانات استخدامًا ، عادةً لأن تتبعها وإدارتها على نطاق واسع يمثل تحديًا. ومع ذلك ، من خلال أنظمة CLM ، يمكن للفرق المالية استخدام بيانات العقد لتحسين التدفق النقدي وزيادة الكفاءة وتقليل المخاطر واتخاذ قرارات أكثر استنارة.

تضمن الإدارة السليمة للعقود المدفوعات في الوقت المناسب بما يتماشى مع شروط العقد ، وتحسن التدفق النقدي ، وتقلل من مخاطر الاضطراب المالي. كما أنه يمهد الطريق لعمليات أكثر كفاءة ، مما يوفر الوقت والجهد لفرق الشؤون المالية في المهام اليدوية مثل البحث عن العقود وتتبع المدفوعات.

من خلال إدارة العقود بشكل أفضل ، تتمتع الفرق المالية برؤية أكثر اكتمالاً ودقة لمحفظة العقود الخاصة بهم لاتخاذ قرارات أعمال أفضل وتحسين التخطيط المالي.

يمكن للمدراء الماليين ، على وجه الخصوص ، جني فوائد لا تصدق من أدوات CLM ، من الاستفادة من ذكاء العقود لإنشاء توقعات مالية دقيقة لضمان الامتثال وتخفيف المخاطر المالية.

المصدر: SpotDraft

المشتريات تحصل على عقود البائعين تحت السيطرة

تتعامل فرق المشتريات بانتظام مع العديد من البائعين والعقود. كما يقومون بإدارة العمليات وعلاقات البائعين والصحة المالية وتتبع عمليات التجديد وانتهاء الصلاحية.

يعمل برنامج إدارة دورة حياة العقد على تسهيل الحياة من خلال توفير مستودع مركزي لجميع عقود الموردين ورؤية أفضل وتتبع دورة حياة العقد. يقوم بأتمتة المهام مثل تتبع المدفوعات أو الحصول على تذكيرات لتجديد العقود تلقائيًا.

يساعد CLM أيضًا فرق المشتريات على التعاون بشكل أكثر كفاءة مع الفرق الأخرى في المنظمة ، مثل الشؤون المالية والقانونية. يمكن أن يساعد في أتمتة عملية الموافقة وتعيين المنطق الشرطي.

يمكنك إعداد تسلسلات تؤدي إلى الحصول على موافقات تلقائية للعقود التي تقل عن قيمة معينة ومراجعة الطلبات من أصحاب المصلحة للعقود التي تتجاوز حدًا معينًا. وهذا يضمن مراجعة العقود والتفاوض بشأنها بشكل صحيح وإبقاء جميع الأطراف ذات الصلة على اطلاع طوال العملية.

بالإضافة إلى ذلك ، تساعد أدوات إدارة دورة حياة العقد فرق المشتريات على اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن محفظة عقودهم ، وتحسين التخطيط الاستراتيجي ، وتحديد فرص توفير التكاليف أو التحسينات الأخرى في عملية الشراء.

تتمتع جميع الفرق في المنظمة بكفاءة متزايدة

إلى جانب دعم الفرق القانونية والمبيعات والتمويل والمشتريات ، يحل نظام CLM الخاص بالمؤسسة تحديات الأعمال لكل شخص يتعامل مع العقود والبيانات.

المصدر: SpotDraft

هذا يتضمن:

• تستخدم فرق الموارد البشرية برنامج CLM لتنظيم وتبسيط خطابات واتفاقيات عروض الموظفين
• تستخدمه فرق العمليات للحصول على رؤية أفضل وتتبع العقود المتعلقة بمشاريع محددة
• فرق تكنولوجيا المعلومات المسؤولة عن أمن البيانات داخل المنظمة والتأكد من أن جميع بيانات العقود الحساسة موجودة في مستودع عقد واحد وآمن

كيف يقوم برنامج CLM بأتمتة دورة حياة العقد؟

يزودك برنامج إدارة العقود بالأدوات والوظائف اللازمة لكل مرحلة من مراحل دورة حياة العقد ، بدءًا من إدخال طلبات العقود من برنامج CRM أو إنشاء العقود مباشرةً على النظام الأساسي لتتبع حالة العقد وإنشاء التقارير.

إنشاء العقود باستخدام القوالب أو المحرر عبر الإنترنت

لقد ولت الأيام التي كان فيها برنامج MS Word كافيًا للعمل القانوني. تحتاج الشركات اليوم إلى حل أفضل لإنشاء العقود وتحريرها. تقدم حلول CLM الحديثة للشركات طريقتين لتبسيط إنشاء العقود:

• من خلال قوالب العقود المعتمدة مسبقًا والتي تتيح للمستخدمين ملء التفاصيل بسهولة مثل الأسماء والتواريخ وقيم العقد
• من خلال محرري العقود داخل التطبيق الذين يعززون برامج معالجة النصوص التقليدية لتوفير حل مصمم خصيصًا لتبسيط الأعمال الورقية القانونية

التعاون في العقود والتفاوض

تتضمن العديد من برامج CLM ميزات تتيح تعاونًا أكثر كفاءة مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة من وظائف العمل الأخرى. بعض هذه الميزات هي:

• مساحات عمل مشتركة
• مشاركة المستند مع التحكم في الوصول
• أدوات الشرح التي تسمح بمزيد من المرونة
• إدارة وأتمتة المراجعة أو طلب الموافقة

توفر بعض أدوات تتبع العقود أيضًا حلولًا لإجراء مفاوضات العقود داخل المنصة من خلال تمكين تعاون الطرف المقابل من خلال أدوات إعادة التخطيط وتتبع النشاط.

تنفيذ العقد والتوقيع الإلكتروني

على الرغم من وجود حلول التوقيع الإلكتروني المتخصصة ، إلا أن العديد من الفرق تفضل تشغيل عملية التعاقد بأكملها على منصة واحدة. تتيح حلول CLM تنفيذ العقد من خلال توفير حل توقيع إلكتروني أصلي أو متكامل داخل النظام الأساسي.

يمكن للمستخدمين وضع علامة على العقود للتنفيذ ، وجمع التوقيعات بالترتيب ، وإرسال التذكيرات ، وتتبع الحالة على منصة واحدة.

إدارة مستودع العقود

يتمثل أحد أكبر التحديات التي يحلها المدير اللوجيستي للفرق القانونية في إنشاء مستودع مركزي لجميع العقود والوثائق والبيانات ذات الصلة وتوفير سجل للنشاط لمزيد من السياق والشفافية.

إعداد التقارير والتحليلات

تقدم العديد من حلول CLM الحديثة لوحات معلومات تحليلية وقدرات لإعداد التقارير لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وأداء العقد. تساعد هذه الميزات أصحاب المصلحة على اكتساب المزيد من الشفافية والبصيرة في عملية الشراء ، وإيجاد مجالات للتحسين ، وتحقيق كفاءات أكبر ، وتقديم عملهم بشكل ملموس.

التكامل مع الأدوات الأخرى

تقدم العديد من أنظمة إدارة العقود تكاملاً مع أدوات العمل الأخرى مثل CRMs مثل Salesforce أو Hubspot وأدوات التعاون مثل Slack أو Microsoft Teams وحلول التخزين السحابي وما إلى ذلك. توفر عمليات التكامل كفاءات العمل عند العمل مع منصات متعددة وعرض أكثر شمولاً للبيانات المتعلقة بالعقد.

كيفية اختيار برنامج CLM المناسب لك

بمجرد تحديد الحاجة إلى برنامج CLM في عملك ، قم بمراجعة الحلول المختلفة الموجودة في السوق بعناية لاختيار الحل المناسب. أداة CLM هي استثمار كبير. لتحقيق عائد على الاستثمار (ROI) وضمان عدم فشل العقود تمامًا ، يجب أن يتوافق الحل الذي اخترته مع احتياجات عملك وكيف يعمل فريقك.

المصدر: SpotDraft

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند تقييم حلول إدارة العقود.

• قم بتقييم عملياتك الحالية وحدد المشكلات التي تريد حلها.
• تحدث إلى أصحاب المصلحة الداخليين حول المشكلات التي يواجهونها.
• سرد الميزات ومتطلبات التكامل حسب الضرورة.
• حدد ميزانيتك وحدد عائد الاستثمار المتوقع.
• اجمع التوصيات من الأشخاص الداخليين والخارجيين المطلعين على أنظمة CLM.
• قم بمراجعة الحلول المتنافسة بدقة ، واحضر العروض التوضيحية الحية ، وشارك في التجارب المجانية كلما أمكن ذلك.
• ابحث في دعم العملاء وعمليات تنفيذ البرامج وقارنها بمستوى الدعم الذي تحتاجه لتنفيذ البرنامج واستخدامه.

من المفيد أن تكون شاملاً قدر الإمكان وأن تشرك أصحاب المصلحة الداخليين الذين سيستخدمون النظام الأساسي في نهاية المطاف في عملية التقييم.

ضمان نجاح CLM

تفشل معظم تطبيقات CLM بسبب عدم كفاية التخطيط وعدم القبول داخل المنظمة. غالبًا ما تجد الشركات انفصالًا بين عمليات الفرق والأفراد المختلفين. يستخدم البعض البرنامج على النحو المنشود ، ويفضل البعض الآخر تدفقات العمل اليدوية أو لا يدركون الحلول المتاحة لهم.

قد يكون تعلم حل جديد مملاً. قد يحجم موظفوك عن استخدام برنامج CLM ، مما يؤدي إلى انخفاض معدلات التبني وإخفاقات التنفيذ. يكمن مفتاح اعتماد CLM الناجح وتحقيق عائد الاستثمار في التخطيط المدروس والتطبيق الجيد التنظيم.

المصدر: SpotDraft

ابدأ بإنشاء خطة مناسبة تراعي بعناية جميع أصحاب المصلحة المعنيين ، والأهداف التي تريد تحقيقها ، والعمليات التي تريد تبسيطها ، وتوقعاتك بشأن الجدول الزمني للتنفيذ. بعد ذلك ، اتبع هذه النصائح لتنفيذ الحل الجديد بنجاح:

• قم بتعيين نقطة وصول (POC) لرعاية عملية التنفيذ بأكملها من البداية إلى النهاية والتنسيق مع بائع CLM الخاص بك.
• استثمر في تدريب الفرق باستخدام CLM لضمان التبني السريع.
• حاول دمج الأدوات التي يمكن للفرق المختلفة استخدامها لضمان العمليات السلسة وتجنب التكرار.
• خطط لعملية الطرح على مراحل وحدد المواعيد النهائية.
• افتح قنوات الاتصال واقبل التعليقات. وبالمثل ، تواصل مع فريق التنفيذ لفهم أفضل الممارسات.
• تقليل التأخير لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.

ابذل قصارى جهدك؛ اترك برنامج CLM الباقي

تعد دورة حياة إدارة العقود جانبًا أساسيًا من الأعمال. إنه يؤثر على التكاليف والامتثال والعمليات والنمو. يعد تبسيط عمليات التعاقد وتحسين الاتصال متعدد الوظائف من خلال برنامج إدارة العقود هو أفضل طريقة لضمان الشفافية وتقليل وقت المعالجة وتحرير فريقك القانوني لمزيد من العمل الاستراتيجي.

سواء كنت قد حددت الاختناقات في عمليات العقود الخاصة بك ، أو كنت تقود فريقًا قانونيًا ضعيفًا يكافح مع متطلبات مؤسسة التوسع ، أو كنت ترغب فقط في إفساح المجال لمزيد من الكفاءات في عملياتك الحالية ، فإن حل إدارة دورة حياة العقد (CLM) يساعدك على التبسيط بتكليف من العمل وفقا لاحتياجات عملك.

تجديد عقود البرامج ليس بالأمر السهل. تعرف على المزيد حول موعد تجديد عقد البرنامج ومتى نقول وداعًا.