التحكم المستمر في المعاملات: لماذا هو مفيد أيضًا للشركات

بالنسبة للشركات ، يمثل التحكم المستمر في المعاملات حداثة مهمة ، والتي لا تعني فقط المزيد من الاهتمام من قبل السلطات ، ولكن أيضًا سلسلة من المزايا المهمة وفرصة لتطوير أعمالها نحو نموذج رقمي أكثر شفافية وأمانًا وانفتاحًا على السوق الدولي.

مراقبة المعاملات المستمرة للشركات : هل هي أصل أم "عبء"؟ الجواب ليس واضحا.

للوهلة الأولى ، قد تعتقد أن أنظمة التحكم المستمر في المعاملات مفيدة فقط للسلطات الحكومية التي يمكنها الاستفادة من أداة إضافية لمراقبة أنشطة الشركة ، وتجنب السلوك غير الصحيح ، أو الأسوأ ، الاحتيالي.

بعد كل شيء ، في منشور حديث ، قمنا بإدراج المزايا الرئيسية للتحكم المستمر في المعاملات لنظام الدولة وظهرت صورة إيجابية للغاية:

1. تعمل حلول CTC على تحسين فعالية الضوابط ، حيث يمكن مراقبة جميع المعاملات في أي وقت ، بشكل أساسي في الوقت الفعلي ؛
2. نظرًا لأن التحكم في المعاملات يتزامن بشكل أساسي مع اللحظة التي يتم فيها إبرامها ، تتمتع السلطات بميزة هائلة تتمثل في عدم الاضطرار إلى إنفاق الموارد على أنشطة التفتيش المطولة لاسترداد المعلومات التاريخية حتى منذ زمن بعيد ؛
3. بشكل عام ، بفضل نظام الضوابط الأكثر فعالية وكفاءة ، فإن تكلفة أنشطة المراقبة والتحقق أقل بكثير ، وفي نفس الوقت ، تسمح بزيادة مستمرة في الإيرادات الضريبية ، ومكافحة الغش أو التهرب.

ستكون هذه الأسباب وحدها أكثر من كافية لدفع أي دولة إلى تبني تقنيات التحكم المستمر في المعاملات في أسرع وقت ممكن ، ولكن هل يمكن قول الشيء نفسه عند النظر إليها من منظور تجاري؟

تفضل مراقبة المعاملات المستمرة الرقمنة

رداً على السؤال أعلاه ، الإجابة هي نعم: التحكم المستمر في المعاملات هو أداة هائلة عندما يتعلق الأمر بقيادة التحول الرقمي داخل الشركات. يجب ألا يقتصر هذا التحول على مرحلة الإنتاج أو مرحلة العلاقة مع العميل فقط. يجب أن يكون مستعرضًا قدر الإمكان ، ويشتمل على جميع قطاعات النشاط التجاري. تعد الفواتير بلا شك واحدة من أكثر مجالات التطبيق إستراتيجية ، لأنها لا تؤثر فقط على الشركات داخليًا ، ولكنها تؤثر أيضًا على السياق الذي تعمل فيه الشركات والعلاقات التي تقيمها مع الكيانات العامة والخاصة الأخرى. بهذه الطريقة ، ينتهي الأمر بالشركات بلعب دور نشط في التحول الرقمي لنظام البلد بأكمله ، مما يساعد في الحصول على الفوائد التي ذكرناها أعلاه.

يشجع التحكم المستمر في المعاملات على إضفاء الطابع المادي على المستندات

على وجه التحديد ، أحد جوانب التحول الرقمي الذي يشجعه اعتماد نماذج التحكم المستمر في المعاملات هو إزالة الطابع المادي للوثائق . بعد كل شيء ، تتطلب الفواتير وجميع الإجراءات المتعلقة بها تقليديًا المزيد من المستندات الورقية ، سواء أثناء المعاملة الفعلية أو في مرحلتي الإعلان والتقييم. لهذا ، يجب أن نضيف بعد ذلك جميع الوثائق الأخرى التي تم إعدادها في سياق الأنشطة اليومية.

للحصول على فكرة عما نتحدث عنه ، فقط ضع في اعتبارك أنه وفقًا لبعض الاستطلاعات ، يستخدم الموظف الإيطالي ما معدله 70 كيلوغرامًا من الورق سنويًا : وهذا يتوافق مع قطع 17 شجرة ، واستهلاك 440 ألف لتر من الماء ، باستخدام 3 براميل من النفط ، وأخيراً إنتاج 3 م 2 من النفايات (المصدر: Adnkronos). وكما ذكرنا ، فإن نسبة جيدة من الورق المستخدم تتعلق بالتأكيد بالفواتير والأنشطة الأخرى ذات الصلة. علاوة على ذلك ، يجب التأكيد على أن استخدام الوسائط الورقية يمثل تكلفة كبيرة للشركات ، التي يتعين عليها التعامل مع مختلف بنود النفقات ذات الصلة كل عام ، بما في ذلك شراء الورق ، والحبر ، وآلات التصوير ، والصيانة ، ومساحة الأرشفة المادية.

التحكم المستمر في المعاملات ، من خلال طلب رقمنة بيانات المعاملات من كل شركة ، يقود الشركات إلى التخلي عن طرق الفوترة التقليدية لصالح الأساليب الرقمية. في الواقع ، بخلاف نموذج لجنة مكافحة الإرهاب الذي يتم تنفيذه ، تتطلب الطريقة التي يتم بها نقل المعلومات إلى السلطات المركزية اعتماد أشكال محددة غير مادية.

على سبيل المثال ، في حالة نموذج الإبلاغ ، المنتشر بين جميع الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي ، يتم وضع معايير XML محددة (كما هو الحال في إسبانيا) أو ما يسمى بملف التدقيق القياسي للضرائب (المفروض في البرتغال وبولندا) قدمته منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية. وبالمثل ، في نموذج التخليص ، يتم استخدام بعض نماذج الاتصال القياسية ، مثل تقرير ضريبة الفاتورة ISO20022 ، حتى لو كان ذلك فقط كنموذج نقل ، والذي يجب الإشارة إليه فيما يتعلق بتبادل البيانات بين الشركات والإدارة العامة. من هنا ، من المفهوم أن إضفاء الطابع المادي على المستندات أمر منطقي ، ويساعد الشركات على مواءمة نفسها بكفاءة مع الأنظمة التي تنفذها سلطات الرقابة.

ومع ذلك ، كما ذكرنا في منشورات أخرى ، فإن إزالة الطابع المادي لا يقتصر فقط على التخلي عن الوسائط الورقية المستخدمة في الشركة. يتعلق الأمر أيضًا بإعادة التفكير تمامًا في عمليات المستند الداخلية ، والتي تتراوح من وقت إنشاء المستند ، وصولاً إلى وقت أرشفته. بخلاف ذلك ، ينتهي بك الأمر إلى التأثير المعاكس: بدلاً من جعل العمليات الداخلية أكثر مرونة واستدامة ، فإنك حتماً تخلق احتكاكًا بين استخدام المستندات بتنسيق رقمي ونظام إدارة المستندات الذي لا يزال مرتبطًا بالإجراءات التناظرية والجداول الزمنية ، مع كل أوجه القصور التي يمكن تخيلها بسهولة.

يحمي التحكم المستمر في المعاملات الشركات

ميزة أخرى مثيرة للاهتمام لتطبيق أنظمة التحكم المستمر في المعاملات هي أنه يجعل إدارة العلاقات مع سلطات الرقابة المركزية أكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لعدد المواعيد النهائية التي يجب الوفاء بها والمواعيد النهائية نفسها ، فإن مسألة الامتثال حساسة جدًا لأي شركة. لهذا السبب غالبًا ما يكون لدى الشركات فرق داخلية لها دور محدد يتمثل في ضمان الوفاء بهذه الالتزامات.

تزيد أنظمة التحكم المستمر في المعاملات (CTC) من قدرة السلطات على التحكم في النظام ، وبالتالي الضغط على الشركات ، حيث يتم اكتشاف أصغر المخالفات بسهولة أكبر. ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، يوفر تطبيق تقنيات التحكم المستمر في المعاملات فرصة لجميع المشغلين في أي قطاع لاكتشاف واعتماد مجموعة من الحلول الرقمية المصممة للتحكم وإدارة جميع العمليات المتعلقة بفواتير ضريبة القيمة المضافة والإعلان في نظام آلي way (المصدر: The European Financial Review) .

وبهذه الطريقة ، يمكن تنفيذ مجموعات كاملة من المهام بشكل فعال من خلال المنصات المصممة لهذا الغرض ، والتي لا تحسن كفاءة هذه الأنشطة فحسب ، بل تضمن أيضًا مراقبة أفضل ومستمرة لامتثال الشركة.

مراقبة المعاملات المستمرة ورؤية البيانات الداخلية

الارتباط بين التحكم المستمر في المعاملات وامتثال الشركة له ميزة إضافية لا ينبغي الاستهانة بها. نظرًا لأن أنظمة CTC تسمح للشركات بأتمتة إدارة جزء كبير من بياناتها ، يمكن أيضًا استخدام نفس التقنية لتحليل البيانات الداخلية. يمكن أن يوفر هذا رؤى شيقة للغاية لعملك.

من ناحية أخرى ، إذا كان صحيحًا أن أنظمة التحكم المستمر في المعاملات تميل إلى زيادة مستوى شفافية الأنشطة تجاه العالم الخارجي ، فمن الصحيح أيضًا أن نفس الشفافية يمكن أن تفيد الشركة نفسها أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التحكم في المعاملات في الوقت الفعلي يجعلها قابلة للتتبع وبالتالي يسهل جمع البيانات ، والتي تصبح مصدرًا للمعلومات التي يمكن الوصول إليها على الفور لكل جزء من أجزاء المنظمة. ومع ذلك ، في هذه الحالة أيضًا ، يجب على الشركات بذل جهد للاستفادة من الموقف: على وجه الخصوص ، قد تحتاج إلى الاستثمار في تنفيذ الحلول التكنولوجية القائمة على الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي على وجه الخصوص.

هذه الأدوات مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بإدارة كمية كبيرة من البيانات ، وإعادة التنظيم ، والتصنيف ، والتحليل ، والأرشفة ، وقبل كل شيء ، جعلها مفهومة. من هذا المنطلق ، يمكنك المضي قدمًا في بناء استراتيجيات معينة وقبل كل شيء لتنظيم المهام المتعلقة بالامتثال بطريقة وظيفية وفعالة ، والتدخل مسبقًا في أي أمور حساسة قد تظهر.

التحكم المستمر في المعاملات والتجارة الدولية

ليس من المستغرب أن تهدف معظم الشركات إلى توسيع أعمالها إلى أقصى حد ممكن ، عبر الحدود الوطنية. في الواقع ، تتمثل إحدى نتائج التحول الرقمي المفرط للاقتصاد والمجتمع في تقليص المسافات وتوسيع السوق المرجعي لكل شركة. ومع ذلك ، غالبًا ما تنطوي المعاملات الدولية على بعض الصعوبات فيما يتعلق بالفواتير والامتثال الضريبي. من وجهة النظر هذه ، يمثل التحكم المستمر في المعاملات أداة للتبسيط غير العادي ، لأنه ، من الناحية النظرية ، تصبح كل شركة تتكيف مع نظام CTC جزءًا من دائرة من المنظمات التي تشترك في النماذج والأنظمة الأساسية ومعايير الأمان ونماذج الفواتير.

من وجهة نظر السلطات المركزية ، المزايا واضحة ، ولكن الأمر نفسه ينطبق أيضًا على الشركات التي يمكنها التفاعل بسهولة أكبر مع اللاعبين الآخرين ، مما يقلل من مخاطر الامتثال. والتبسيط دائمًا صديق للأعمال.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه لكي يحدث هذا ، يجب على جميع البلدان اعتماد أنظمة مراقبة المعاملات المستمرة بطريقة موحدة ومتسقة من أجل تجنب العديد من النماذج والعمليات المختلفة. لسوء الحظ ، لا يزال توحيد التنفيذ هدفًا متوسط ​​المستوى ، حيث إن الدول حتى الآن تعمل بشكل مستقل إلى حد كبير ، وتفتقر (على المستوى الأوروبي وما بعده) إلى توجيهات ملزمة أو نموذج "مفضل رسميًا".

غرفة التجارة الدولية أو غرفة التجارة الدولية هي منظمة خاصة تعمل على "تشجيع الاستثمار ، وفتح الأسواق للسلع والخدمات ، وحرية حركة رأس المال". حاولت المحكمة الجنائية الدولية حل هذه المسألة من خلال تحديد قائمة من المبادئ والقيم التي يجب أن تلهم تنفيذ أي نظام للتحكم المستمر في المعاملات. من بين القيم العديدة للتحكم المستمر في المعاملات التي تم تحديدها ، هناك التعاون ، والشمولية ، واحترام الخصوصية ، فضلاً عن مبدأ أقل تأثير وعدم تمييز: كل هذه القيم مهمة جدًا وذات صلة ، ولكنها ليست صارمة جدًا من وجهة النظر التنفيذ العملي عندما يتعلق الأمر بحجم كبير من المعاملات اليومية.

ومع ذلك ، فإن إنشاء مثل هذه الشبكة من المعاملات الآمنة التي يمكن تتبعها ، على الصعيدين المحلي والدولي ، يجب أن يكون هدفًا للدول والشركات للسعي وراءه ، من أجل توسيع مساحة السوق المتاحة التي تعمل فيها بشكل متزايد دون عقبات ضريبية أو مخاطر الامتثال. لهذا السبب ، يجب على الشركات أيضًا بذل قصارى جهدها للقيام بأنشطة ضغط إيجابية ، والضغط على المؤسسات والهيئات الوطنية والدولية من أجل تنفيذ جميع التدابير اللازمة التي تؤدي إلى بناء نماذج ومنصات موحدة ومشتركة للتحكم المستمر في المعاملات .

التحكم المستمر في المعاملات يغير أيضًا البيروقراطية

النتيجة الإيجابية للغاية لاعتماد أنظمة التحكم المستمر في المعاملات تكون منهجية ويمكن استيعابها من خلال إضافة ما قلناه أعلاه. بفضل إزالة الطابع المادي ، وإدخال منصات الواجهة ، والضوابط المتزامنة بشكل أساسي مع اختتام المعاملات المختلفة ، من المتوقع أنه في حالة وجود أنظمة CTC ، يمكن تقليل عبء البيروقراطية بمرور الوقت.

في الواقع ، يجب أن تبسط الإدارة الرقمية الإجراءات ، وبالتالي تسمح للشركات بإنفاق موارد أقل (بشرية ومالية) لتنفيذ جميع المهام المطلوبة ، شريطة أن تستمر الشركات في الاستثمار في التكنولوجيا لمواكبة تطور أنظمة التحكم. من الواضح أن تطبيق مثل هذه الأنظمة ليس أمر مفروغ منه ولا يخلو من الصعوبات. في الوقت نفسه ، لا يمكن إنكار أن هذا هو المكان الذي يتجه إليه المستقبل. علاوة على ذلك ، وفقًا للعديد من الخبراء ، ستشارك الاقتصادات الناشئة الرئيسية والدول الأكثر تصنيعًا بالكامل في هذه العملية على الأقل حتى عام 2030 ، عندما يُتوقع أن يكون مستوى النضج والوعي في استخدام هذه الأدوات بحيث يكون التعامل المستمر ستصبح أنظمة التحكم هي الطريقة الرئيسية لتقييم الضرائب على المستويين الوطني والدولي (المصدر: Fintech Direct) .

لذلك ، فإن كل شركة مدعوة للقيام بدورها بحيث لا يتم استبعادها من هذا الاتجاه ، وقبل كل شيء ، حتى يتمكنوا من الاستفادة الكاملة من الفوائد التي توفرها حلول CTC لنظام البلد بأكمله. التحدي مفتوح وهناك الكثير على المحك ، ولكن من الصحيح أيضًا أن الرقمنة أصبحت الآن حقيقة مقبولة في العديد من القطاعات ويجب أن يكون هذا هو الحال أيضًا عندما يتعلق الأمر بمراقبة المعاملات.