كيف تكتب مدونة سلوك مفيدة للموظفين

تحديد التوقعات مهم في العديد من مجالات الحياة.

على سبيل المثال ، عندما تستأجر شقة جديدة مع زميل في السكن ، فمن المحتمل أن تتوقع أن يظل الباب الأمامي مغلقًا في جميع الأوقات.

في عالم الأعمال ، يعد تحديد التوقعات أمرًا بالغ الأهمية ، لأن القيام بذلك يوفر الوضوح لجميع الموظفين ويهيئ الشركة للنجاح. والنجاح يبدأ بكتابة مدونة شاملة لقواعد السلوك.

من الشائع أن تدمج الشركات قيمها الأساسية ومهمتها في قواعد السلوك الخاصة بها. يجب استخدام الكود كمبادئ توجيهية لوضع أساس متين لسياسات الشركة الأخرى. يجب أن تكون هذه التفاصيل حول سلوك الموظف وتفاعلاته ضمن دليل موظف الشركة.

عادة ما تتحول الشركات التي تكتب قواعد السلوك الخاصة بها إلى برامج منع التحرش لتقديم محتوى تعليمي قياسي يحيط بالقواعد والمبادئ والمعايير التي يجب على الموظفين الالتزام بها.

مدونة قواعد السلوك مقابل مدونة الأخلاق

غالبًا ما يتم الخلط بين مدونة قواعد السلوك وقواعد الأخلاق ، لكن الاثنين مختلفان.

مدونة قواعد سلوك الشركة هي مجموعة من القواعد التي توجه السلوك. إنها مجموعة من المبادئ والسلوكيات التي يعتقد العمل أنها تلعب دورًا في نجاحها. كما أنه يشتمل أيضًا على عناصر من ثقافة الشركة .

مدونة الأخلاق هي مجموعة من المبادئ التي تجعل من الممكن للموظفين معرفة الصواب من الخطأ. بمعنى ما ، إنها أوسع من مدونة قواعد السلوك وتوفر المبادئ التي تؤثر على عقلية الموظف وعملية صنع القرار.

يجب أن يكون كلا المكونين جزءًا من دليل الموظف .

لماذا كتابة مدونة السلوك مهم

سواء كان عملك يحتوي على عشرة موظفين أو 1000 ، فإن جميع المعنيين ، من الرئيس التنفيذي إلى المتدربين ، وحتى مجلس الإدارة ، يستفيدون من معرفة تفاصيل مدونة قواعد السلوك. عندما تضع القيادة توقعاتها كتابيًا ، فإنها تنشئ إطارًا يعرف فيه الجميع كيفية تقديم الدعم.

من خلال كتابة مدونة قواعد السلوك ، فإن الأعمال التجارية:

• يوضح قيم الشركة. توضح مدونة قواعد السلوك القيم التي تسعى الشركة إلى التمسك بها ، وتسليط الضوء على السلوك المقبول وغير المقبول. إذا تقرر مشاركة الكود علنًا ، يمكن للأشخاص المهتمين بالتقدم لوظائف مفتوحة معرفة المزيد عن أخلاقيات العمل والقيم والأخلاق لأصحاب العمل المحتملين قبل إجراء المقابلة.
• يوجه السلوك في مكان العمل. تجعل التوقعات الواضحة من السهل إنشاء بيئة عمل صحية حيث يتصرف جميع الموظفين بشكل احترافي. يجب أن توجه مدونة السلوك السلوك من خلال مواءمة السلوك مع قيم الشركة.
• تلتزم بالقوانين المعمول بها . نظرًا لأن مدونة السلوك تتناول السلوك غير اللائق ، مثل طرق التدريب على منع التحرش والتحرش ، فهي تضمن تصرف الموظفين في إطار القانون وأن يشعر الجميع بالأمان في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب قانون Sarbanes-Oxley لعام 2002 من الشركات العامة تنفيذ قواعد السلوك.
• يحسن معنويات الموظفين. يميل الموظفون الذين يعاملون بعضهم البعض على قدم المساواة واحترام إلى تكوين أعضاء فريق أفضل. عندما تعزز مدونة السلوك هذا السلوك ، يرتفع معنويات الموظفين الحاليين ، مما قد يساعد في الاحتفاظ بأفضل المواهب.

ما يجب تضمينه في مدونة السلوك

المعلومات الواردة في مدونة قواعد السلوك تفاصيل سياسات العمل ، والسلوك المقبول وغير المقبول ، والإجراءات ، والعواقب. إنه دليل للموظفين للوصول إليه أثناء الإعداد وطوال فترة عضويتهم التنظيمية.

تعمل كل شركة بشكل مختلف ، لذلك لا تلتزم مدونة قواعد السلوك بالقالب. بغض النظر ، توضح المعلومات أدناه ما قد يتضمنه كل قسم.

قيم الشركة وأخلاقياتها ومسؤوليتها

يوضح هذا القسم من مدونة قواعد السلوك بالتفصيل أي مواضيع تتعلق بالقيم التي تدعمها المنظمة وكيف تنوي وضعها موضع التنفيذ.

قد تتضمن المعلومات حول القيم ما يلي:

• أخلاقيات العمل.
• حقوق الموظف.
• التنوع والشمول .
• المسؤولية الاجتماعية .
• المسؤولية البيئية.
• الالتزام والمسؤولية.

سلوك الموظف وعمله

في قسم سلوك الموظف وإجراءاته في مدونة قواعد السلوك ، يجب أن تتجاوز القيادة ما هو متوقع فيما يتعلق بالأداء والسلوك. يمكن أن يشمل ذلك عناصر مثل كيفية التعامل مع زملائك الموظفين أو تفاصيل تتعلق بكيفية أداء دورهم بشكل احترافي. يمكن أن يصف أيضًا موضوعات حول سلوك الموظف.

أمثلة على السلوك والعمل في هذا القسم هي:

• الصدق في التزامات العمل
• معايير الاحتراف
• استخدام وسائل التواصل الاجتماعي المتعلقة بما إذا كان من المناسب أن تكون على منصات مثل Facebook أو Twitter أو Instagram أثناء ساعات العمل
• استخدام أصول الشركة - القواعد التي تحدد عادةً سيارة الشركة أو الهاتف أو الكمبيوتر.
• قواعد الاتصال.
• علاقات عاطفية مع الموظفين الآخرين.
• اجراءات تأديبية.

السياسات الداخلية

يغطي جزء السياسات الداخلية من مدونة قواعد السلوك العمليات التجارية اليومية. يهدف هذا القسم إلى تزويد الموظفين بالمعلومات اللازمة للأسئلة التي تطرح أكثر من غيرها ، مثل مقدار الإجازة المدفوعة التي يتلقونها أو ما يجب القيام به أثناء حالة الطوارئ المتعلقة بالطقس.

بعض الممارسات الداخلية التي يجب أن يفصلها هذا القسم هي:

• قواعد لباس الشركة.
• الإجازة السنوية ، والإجازة مدفوعة الأجر ، ووقت الإجازة.
• سياسة الطقس العاصف.
• عملية الإعداد .
• الحضور والتأخير والالتزام بالمواعيد.
• استخدام الهواتف المحمولة الشخصية خلال ساعات العمل.
• سلسلة القيادة.
• الامتثال القانوني والموارد البشرية .

مثال على قواعد اللباس: قواعد لباس [اسم الشركة] مريحة أو غير رسمية للعمل. يُسمح للموظفين بارتداء الجينز والقمصان والبلوزات والسراويل الضيقة. ملابس العمل الرسمية ، مثل القمصان والسراويل القصيرة والسترات ، مناسبة أيضًا. تجنب الملابس التي تحتوي على الشتائم ، والممزقة ، والثقوب ، والبيانات الفظة ، والمواد غير المشروعة.

إذا كان هناك عميل أو عميل أو مستثمر يزور المكتب ، فسيقوم [اسم الشركة] بتقديم تحذير متقدم مناسب حيث قد يكون تغيير رمز اللباس ضروريًا. قد تتطلب هذه الحالات ارتداء الفساتين الرسمية والتنانير والسراويل القصيرة والكاكي والقمصان ذات الأزرار والبلوزات والأحذية المغلقة من الأمام.

السياسات الخارجية

على الجانب الآخر ، يجب أن يكون لمدونة السلوك سياسات خارجية أيضًا. يوضح هذا القسم بالتفصيل كيفية تصرف الموظفين عند التعامل مع أطراف خارجية ، مثل العملاء أو العملاء أو أصحاب المصلحة الخارجيين.

يوضح هذا القسم المعلومات المتعلقة بما يلي:

• تضارب المصالح.
• خصوصية.
• سرية.
• سياسات الملكية الفكرية.
• المتطلبات المحيطة بالتواصل مع العملاء.

سوء السلوك

أخيرًا ، من الضروري وجود قسم يوضح تفاصيل السلوك المؤهل لسوء السلوك. من الناحية الفنية ، يمكن أن يحدث سوء السلوك في الأقسام أعلاه ، ولكن عليك هنا تسمية السلوك غير اللائق صراحة.

يجب أن يتضمن هذا الجزء السياسات المحيطة بما يلي:

• تمييز.
• التحرش الجنسي.
• الإساءة أو الاعتداء.
• تسمم.
• البلطجة .
• سرقة علمية.
• الإبلاغ عن سوء السلوك.

كيفية التعامل مع خرق مدونة السلوك

من الصعب معرفة كيفية إدارة خرق لمدونة قواعد السلوك. إذا لم يلتزم الموظف بالمعايير المهنية المحددة في مدونة قواعد السلوك ، فقد يكون من الضروري اتخاذ الإجراء المناسب.

في النهاية ، تعتمد كيفية التعامل مع هذا الخرق على عنصر مدونة السلوك الذي تم كسره. على سبيل المثال ، لن تكون الإجراءات التأديبية لشخص يستخدم وسائل التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل ولشخص يظهر للعمل تحت تأثير المخدرات هي نفسها.

ومع ذلك ، من الحكمة أن توضح مدونة قواعد السلوك أن الإجراء التأديبي ، بما في ذلك إنهاء الخدمة ، لخرق مدونة لقواعد السلوك قد يكون ضروريًا.

نصائح لكتابة سياسة مدونة قواعد السلوك

عند كتابة سياسة قواعد السلوك ، يجب أن تتذكر فرق الموارد البشرية هذه النصائح الست للتأكد من أنها شاملة وواضحة قدر الإمكان.

• ضع في اعتبارك مجال عملك. على سبيل المثال ، ستختلف مدونة قواعد السلوك للشركات التي لديها موظفين في مدرسة مقابل تلك الموجودة في المصنع.
• تجنب المصطلحات القانونية. يجب كتابة مدونة السلوك بلغة واضحة يمكن لأي شخص فهمها. يمكن أن تكون المصطلحات القانونية غير واضحة اعتمادًا على من يقرأها.
• اجعلها سهلة الوصول. بمجرد الانتهاء ، يجب تخزين الكود في نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) حتى يتمكن الموظفون من الوصول إليه في أي وقت.
• أشرك فريق الموارد البشرية بأكمله. يجب إشراك كل فرد في قسم الموارد البشرية في إنشاء مدونة السلوك. يجب على الفريق بأكمله التوقيع على التفاصيل الأساسية لضمان عدم سقوط أي شيء من خلال الثغرات.
• قم بتضمين قبول من القيادة العليا. ضع في اعتبارك بدء مدونة قواعد السلوك بملاحظة أو رسالة من الرئيس التنفيذي ، تظهر الدعم من القيادة العليا فيما يتعلق بالتفاصيل الموضحة في الصفحات التالية.
• تأكد من أنها شاملة ومليئة بالأمثلة. يجب أن تتضمن مدونة قواعد السلوك أمثلة واضحة قد يواجهها الموظفون وقسم للأسئلة الشائعة يجيب على الأسئلة المهمة.

أمثلة على قواعد السلوك

من الأفضل أحيانًا التعلم من الأمثلة. فيما يلي بعض قواعد السلوك التي كتبتها علامات تجارية معروفة وموثوقة.

• Coca-Cola : تسهل علامة المشروبات الغازية على الموظفين العثور على إجابات لما يبحثون عنه بالضبط من خلال جدول محتويات واضح. من هناك ، يمكن لأعضاء الفريق البحث عن التفاصيل المتعلقة بالعلامة التجارية وحماية الأصول وتجنب تضارب المصالح والعمل كفريق.
• جوجل : من الأشياء التي تتوقعها ، مثل النزاهة ، والمبادئ ، وتفاصيل التمييز ، إلى الأشياء التي قد لا تريدها ، مثل سياسة الكلاب ، فإن مدونة قواعد السلوك في Google غنية بالمعلومات ومباشرة لأنها تحدد التفاصيل الأساسية التي يجب أن يعرفها الموظفون.
• آي بي إم : إن قواعد السلوك الخاصة بهم تدور حول الثقة ، ويرى الموظفون أن هذا هو الموضوع المشترك في هذا المستند. تبدأ IBM الأشياء بجدول محتويات سهل القراءة ، ورسالة من المدير التنفيذي ، ثم تتعمق في إرشاداتها.
• Apple : تبدأ مدونة قواعد السلوك هذه بـ "الطريقة التي نؤدي بها الأعمال" ، والتي تحدد الأسلوب على الفور للحصول على التفاصيل الرئيسية حول سلوكيات مكان العمل ، وحماية العلامة التجارية ، والمساءلة الفردية ، ونزاهة العمل.
• Mastercard : من السهل أن تعرف على الفور أن مدونة قواعد السلوك الخاصة بـ Mastercard تؤثر على العلامة التجارية والموضوع والألوان. يبدأ برسالة من الرئيس التنفيذي ويتبعها بملاحظة من مجلس الإدارة. كما يقدم جدول محتويات حتى يتمكن الموظفون من الانتقال إلى الإجابات التي يبحثون عنها.

من الجيد أن يكون لديك معايير عالية

خاصة عندما يتعلق الأمر بقواعد السلوك التي يدعمها عملك. من تفاصيل حول أخلاقيات العمل واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي إلى قواعد اللباس والمضايقات ، يضمن توفير هذه المعلومات للموظفين بيئة عمل آمنة ومنتجة.

تعرف على المزيد حول ما يمكن لشركتك القيام به لتجنب بيئة العمل العدائية .