كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب للشركات الصغيرة والمتوسطة؟

لقد ولت الأيام التي كانت فيها المهام المحاسبية والمالية مقتصرة على إدخالات دفتر الأستاذ العام الورقية. يركز كل محترف محاسبة وصاحب عمل هذه الأيام على الحصول على المزيد من العملاء ، وتوسيع أعمالهم ، وتقليل مهام إدخال البيانات الوضيعة ، وتقليل الأخطاء ، واكتساب رؤى أعمق في بياناتهم. أفضل طريقة للقيام بكل هذا في العصر الرقمي هي استخدام برامج المحاسبة. يساعد حل برنامج المحاسبة على زيادة كفاءة الأعمال وإنتاجية فريقك من خلال إنشاء توقعات المبيعات للربع التالي ، وتحديد الخدمات الأكثر والأقل ربحية ، وأكثر من ذلك.

أهمية برامج المحاسبة:

1. يسرع من سرعة عملك: يمكن أن يؤدي استخدام برامج المحاسبة إلى زيادة إنتاجية عملك بشكل عام لأن فريقك سيكون لديه أعمال ورقية أقل بكثير للقيام بها. تعمل تقارير وفواتير الأعمال التي يتم إنشاؤها تلقائيًا على توفير الوقت الذي يمكنك تخصيصه للحصول على عملاء جدد.
2. يوفر الوقت: تتمحور مهام المحاسبة حول الحسابات الدقيقة. يمكن أن يؤدي امتلاك برنامج محاسبة جيد إلى تسريع عملية مسك الدفاتر من خلال أتمتة المهام الوضيعة. فهو لا يوفر الوقت فحسب ، بل يقلل من الأخطاء المحتملة التي قد تكون حدثت إذا استخدمت تقنيات مسك الدفاتر الورقية والقلم القديمة.
3. يوفر التحليل: يمنحك امتلاك برنامج محاسبة جيد تحليلاً لكيفية ظهور عملك في غضون بضع سنوات من خلال تقديم تنبؤات ربع سنوية وبيانات التدفق النقدي. يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة في اتخاذ قرارات مالية أفضل من خلال الاستثمار في المجالات التي تدر أرباحًا لعملك.
4. أمن البيانات: يجب أن يكون أمن المعلومات الهامة أولوية قصوى للشركات. في العالم الذي ترتفع فيه الجرائم الإلكترونية ، يمكن أن يضيف الاستثمار في برامج المحاسبة المناسبة طبقات إضافية من الأمان لحماية بياناتك المالية. يوفر البرنامج ميزات مثل المصادقة متعددة العوامل ، ووصول المستخدم المحدود إلى المعلومات ، والحماية من الفيروسات للحفاظ على أمان معلوماتك.
5. الإدارة المركزية: ميزة أخرى لبرامج المحاسبة هي أنها توفر لوحة معلومات مركزية. يمكنك بسهولة عرض جميع جوانب عملياتك المالية ، بما في ذلك الفواتير وكشوف المرتبات والضرائب والمخزون وأوامر المبيعات والمزيد في مكان واحد يمكن أن يساعدك في توفير الوقت واتخاذ قرارات سريعة.

موصى به لك: 10 برامج لتحرير الفيديو لاستخدامها من المبتدئين إلى المحترفين.

نصائح لاختيار برنامج المحاسبة المناسب:

ومع ذلك ، هناك الكثير من حلول برامج المحاسبة التي تعلن أنها الأفضل في السوق. إذن ، كيف تختار البرنامج المناسب لمتطلبات عملك؟

قد تساعدك هذه النصائح أثناء اختيار برنامج محاسبة لعملك على:

1. فهم عملك

الخطوة الأكثر أهمية قبل اختيار برنامج المحاسبة هي فهم متطلبات عملك. حدد ما إذا كنت ستحتاج إلى أي ميزة خاصة بالصناعة لعملك وحدد البرنامج الذي يقدم نفس الشيء.

تحقق أيضًا من التطبيقات الإضافية التي تحتاجها وما إذا كانت تتكامل مع حل المحاسبة الخاص بك.

يمكن لمعظم الشركات الصغيرة القيام ببرامج المحاسبة التي تقدم ميزات أساسية مثل إعداد الفواتير وتتبع النفقات وإنشاء التقارير والمزيد. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى وظائف متقدمة مثل تتبع المخزون وتوقعات البيع ، فسيتعين عليك اختيار البرنامج وفقًا لذلك.

2. متصل أو غير متصل

بينما تستفيد بعض الشركات من أدوات المحاسبة المستندة إلى السحابة التي استحوذت على السوق في السنوات الأخيرة ، لا تزال بعض المؤسسات تفضل برامج سطح المكتب لمتطلباتها المالية.

علاوة على ذلك ، فإن الشركات التي تريد وظائف برامج سطح المكتب وميزات السحابة تختار خدمات الاستضافة السحابية. على سبيل المثال ، لا تقدم QuickBooks Enterprise المستندة إلى مجموعة النظراء مع برنامج الاستضافة نفس الميزات وواجهة المستخدم مثل برامج سطح المكتب فحسب ، بل توفر أيضًا إمكانية الوصول عن بُعد المشابهة لـ QuickBooks Online (إصدار SaaS من QuickBooks).

أثناء اختيار النموذج الأنسب لعملك ، تحتاج إلى إجراء تحليل مناسب. سيكون من الأفضل أن تستكشف جميع الخيارات من خلال مراعاة الاحتياجات الإدارية والمالية لعملك.

في هذا الصدد ، يمكنك أيضًا الحصول على مساعدة من خبير مالي أو محاسبك.

3. واجهة المستخدم

نظرًا لأن معظم أصحاب الأعمال ليس لديهم خلفية محاسبية ، يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام. يمكن لواجهة نظيفة مع إرشادات مناسبة لتسجيل الدخول وتصفح الميزات أن تسهل عمليات المحاسبة لفريقك.

لأنه في النهاية ، كل هذا يتوقف على مدى راحة واجهة البرنامج بالنسبة لك ولزملائك في الفريق للعمل عليها دون إنفاق الكثير على تكاليف التدريب.

علاوة على ذلك ، ستكون إدارة كتبك عملية سهلة إذا كانت هناك دروس مجانية عبر الإنترنت متاحة لتعلم الميزات المتقدمة لبرنامج المحاسبة الخاص بك.

4. خطة الميزانية الخاصة بك

تختلف حلول برامج المحاسبة حسب الميزات وخطط التسعير التي تقدمها. يمكنك إما شراء خطط اشتراك سنوية ، أو حزمة لعدة سنوات ، أو استخدام إصدار مجاني من البرنامج إذا كان متاحًا ، أو استئجار برنامج المحاسبة بناءً على ميزانية شركتك.

غالبًا ما يُرى أن برامج المحاسبة باهظة الثمن توفر وظائف متقدمة. يتضمن تقارير المشروع وتتبع النفقات وكشوف المرتبات المساعدة وموصل CRM وغير ذلك الكثير.

أثناء شراء برنامج المحاسبة الخاص بك ، تأكد من أنك لا تدفع مقابل ميزات إضافية لا تحتاجها.

5. سهولة استخدام البرنامج

هناك عامل آخر يجب مراعاته قبل شراء برنامج المحاسبة وهو ما إذا كان يدعم عدد المستخدمين الذين تحتاجهم للعمل على التطبيق. أو ما إذا كان يسمح لك بالعمل أثناء التنقل وعلى أي جهاز؟

إذا اخترت برنامجًا قائمًا على السحابة ، فسيساعدك على العمل بكفاءة من أي مكان وفي أي وقت وعلى أي جهاز عبر الإنترنت.

هناك العديد من البرامج المتاحة في السوق والتي تلبي احتياجات المستخدمين الفرديين حتى 40 مستخدمًا. بالنسبة لشركات المؤسسات ، سيكون اختيار البرامج التي تدعم الحد الأقصى من المستخدمين مفيدًا. ولكن ، يمكن أن تبدأ الشركة الناشئة رحلتها المحاسبية بإصدار مستخدم واحد.

قد ترغب في: مراجعة برنامج Bitdefender Small Office Security for Small Business.

6. استشر فريقك

يختلف كل عمل عن الآخر ، وقد يكون المحاسب الخاص بك قادرًا على تقديم الرأي الأكثر تعليماً حول برنامج المحاسبة وفقًا لاحتياجاتك التنظيمية. لقد عملوا على جميع أنواع برامج المحاسبة تقريبًا. إنهم يعرفون بالضبط نوع العمل الذي لديك والبرامج التي تحتاجها.

بخلاف ذلك ، فهم مواصفات الأجهزة المطلوبة بواسطة برنامج المحاسبة الخاص بك واستشر قسم تكنولوجيا المعلومات لديك. من الضروري مراجعة مساحة التخزين وموارد الخادم والمكونات الأخرى لضمان العمليات التجارية المثلى.

7. اكتشف جميع الخيارات

مع وجود العديد من برامج المحاسبة المتاحة في السوق ، من الضروري تصفح جميع الخيارات قبل الاستثمار في البرنامج الذي سيكون الأنسب لمؤسستك المحاسبية.

من بين بعض البرامج الأكثر شيوعًا في السوق Intuit QuickBooks و Xero و FreshBooks و Kashoo و Sage و Wave و GoDaddy Bookkeeping و Accounting Seed و Zoho Books.

بعضها مطلوب بسبب دقتها وسرعتها وملاءمتها. البعض الآخر فعال من حيث التكلفة وسهل الاستخدام.

8. قم بتجربة

قبل شراء أي برنامج محاسبة ، قم بتجربة تطبيق المحاسبة. يمكنك إدخال المعاملات الوهمية ، وإنشاء الفواتير ، وإنشاء التقارير ، واختبار جميع الوظائف التي قد تحتاجها.

أيضًا ، يمكنك الاتصال بدعم العملاء ومسح جميع الاستفسارات المتعلقة بعملك أثناء التجربة. إذا سارت الأمور وفقًا لعملك ، فيمكنك حينئذٍ متابعة شراء البرنامج.

9. التكامل الإضافي

سيحتاج كل برنامج محاسبة ، بغض النظر عن مدى قوته ، إلى بعض عمليات الدمج الإضافية للحفاظ على سير جميع العمليات التجارية بسلاسة. وبالتالي ، يجب أن يدمج برنامج المحاسبة الوظائف الأساسية مثل تخطيط موارد المؤسسات ، وإدارة علاقات العملاء ، والفواتير ، والموارد البشرية ، والمزيد للعمل بالتنسيق مع المحاسبة.

على سبيل المثال ، تتكامل تطبيقات مثل TSheets و Bill.com مع برامج المحاسبة الشائعة مثل QuickBooks. ومع ذلك ، لا توفر كل البرامج القدرة على دمج الوظائف الإضافية. ومن ثم ، فمن المستحسن أن تضع هذه العوامل في الاعتبار قبل إنهاء البرنامج.

10. دعم العملاء

إذا كنت جديدًا في استخدام برامج المحاسبة ، فقد يكون هناك الكثير من الوظائف التي ترغب في فهمها لتحسين عملياتك المالية بشكل أفضل.

لذلك ، يجب أن يقدم برنامج المحاسبة الجيد دائمًا دعمًا متخصصًا لمساعدتك أنت وزملائك في الفريق في جميع استفساراتك المتعلقة ببرنامجك.

من ناحية أخرى ، إذا توسع عملك وأصبحت بياناتك أكثر تعقيدًا ، فستحتاج إلى توجيه خارجي لمساعدتك في الحفاظ على دقة سجلاتك. وبالتالي ، ابحث عن البرامج التي تقدم دعم العملاء على مدار الساعة عبر الهاتف أو الدردشة أو البريد الإلكتروني.

11. آراء العملاء

في عالم يحركه التكنولوجيا ، يمكن أن تساعدك أي توصيات برمجية يمكنك الحصول عليها عبر الإنترنت في اختيار البرنامج المناسب. لذلك ، بمجرد اختيارك للبرنامج الذي تعتقد أنه مناسب لمؤسستك ، ابحث عن مراجعات العملاء في المنتديات والمواقع المختلفة.

اعتمادًا على المعلمات المختلفة ، بما في ذلك دعم العملاء والتسعير والأمان والوظائف والمزيد ، يمكنك اتخاذ قرار أفضل بشأن برنامج المحاسبة الخاص بك.

قد يعجبك أيضًا: هل يجب عليك اختيار برنامج مكافحة الفيروسات أو VPN؟ هيا نكتشف!

تغليف

يؤدي عدم امتلاك الأدوات والبرامج المناسبة إلى زيادة مخاطر الإجهاد والإرهاق لدى الموظفين. كلما زاد الضغط على القوى العاملة لديك ، زادت معاناة عملك.

يساعد برنامج المحاسبة الشركات في إدارة كتبهم لفترة طويلة جدًا. يهدف البعض إلى تحسين رؤية العلامة التجارية بينما يعد البعض الآخر بتعزيز تجربة العملاء.

على الرغم من أنه قد يكون من الصعب اختيار برنامج المحاسبة مع مراعاة كل هذه العوامل. ولكن نظرًا لأنه سيكون استثمارًا لمرة واحدة لعملك ، فيجب عليك تصفية ذهنك وخذ وقتك قبل أن تتخذ قرارًا.

سيؤدي اختيار البرنامج المناسب إلى تقليل كل ضغوطك لأن موظفيك سيكونون أكثر دراية ويشعرون بمزيد من التقدير. سيؤدي ذلك إلى النمو المستمر لعملك وزيادة إيرادات الشركة.

لذا اختر بحكمة!

 هذا المقال بقلم شاراد أشاريا. شاراد كاتب تقني في Ace Cloud Hosting. يحب البحث عن أحدث التقنيات وقد كتب مقالات حول السحابة والافتراضية والأمان. يمكنك متابعته على Facebook و Twitter و LinkedIn.