تمكين التميز: ترحيل HCI إلى HubSpot

قد يكون الترحيل من نظام إلى آخر مهمة شاقة لأي شركة ، ولكنه يمكن أن يوفر أيضًا فرصًا للنمو وزيادة الكفاءة. في الآونة الأخيرة ، أتيحت الفرصة لفريقنا للعمل مع HCI ، وهي شركة إدارة بيئية تتطلع إلى الانتقال من Quickbase إلى HubSpot. في هذه العملية ، قمنا بتنفيذ وإعادة البحث في بنية البيانات المعقدة والعمليات الخاصة بهم ، بالإضافة إلى تدريب فريقهم على أدوات HubSpot.

الشركة والتحدي

استخدمت HCI قاعدة بيانات Quickbase باعتبارها قاعدة بياناتها الأساسية لعدة سنوات. في حين أن Quickbase قد خدم احتياجاتهم بشكل جيد ، فقد سعوا إلى تبسيط العمليات بالأتمتة وتحسين قدرات إعداد التقارير. بعد الانخراط مع Kuno Creative والتعرف على قدرات HubSpot ، قرروا أن التحول إلى HubSpot كان القرار الصحيح. بصرف النظر عن التحديات العادية لترحيل البيانات إلى نظام جديد وتسهيل جميع العمليات المصاحبة لها ، كان لدى HCI أيضًا فريقًا مرتاحًا لعملياتهم اليومية وسيحتاج إلى الدعم من خلال العملية لضمان التبني و مستوى راحة كافٍ من خلال إدارة التغيير.

التعرف على عمليات HCI

قضى كونو معظم الأسابيع القليلة الأولى في التعرف على أعمال HCI وعملياته والتحديات الفريدة التي يواجهها. سمح لنا ذلك بتطوير مثيل HubSpot الخاص بهم بطريقة منطقية بالنسبة لهم مع الحفاظ على قابليتهم للتبني وسهولة الوصول إليه. كان من المهم أيضًا عدم تكرار الأخطاء التي ارتكبت في CRM السابق: بعد كل شيء ، كان HCI يتحرك لسبب ما وقدمت HubSpot فرصة فريدة لإعادة ضبط العمليات المعيبة وبناء عمليات فعالة في حل CRM أكثر تخصيصًا.

كان من الضروري أيضًا التوافق مع الجداول الزمنية والمعالم وتسلسل الأحداث. أعطى هذا ثقة فريق HCI لمواصلة العمل في CRM الحالي من خلال خطة مشروع فعالة تمتد لخمسة أشهر.

حلنا

إنشاء كائن مخصص في HubSpot

كان أحد العناصر الأولى التي تم تناولها في الترحيل هو تعيين كائن مخصص لـ "جدولة الوظيفة". للقيام بذلك ، استخدم فريق Kuno Lucidchart لإنشاء ERDs ومعالجة التوثيق والمخططات الانسيابية ، مما يساعد فريق HCI على تصور بياناتهم في البيئة الجديدة. وقد أتاح هذا أيضًا الفرصة لإثبات قدرات HubSpot فيما يتعلق بوظائف CRM وتخصيصها - وهو أمر واجهوه في Quickbase. لقد عملنا عن كثب مع شركاء HCI لضمان تلبية الكائن المخصص الجديد لاحتياجاتهم وتقديم تقارير كافية.

ترحيل البيانات من Quickbase إلى HubSpot

بمجرد إنشاء الكائن المخصص والتحقق من صحته ، كانت الخطوة التالية هي ترحيل البيانات إلى HubSpot. كانت هذه عملية معقدة تتطلب التخطيط والتنفيذ الدقيقين. تضمنت خطتنا تعيين البيانات من Quickbase ومحاذاة الكائنات واختبار عملية الترحيل وتنفيذ فحوصات التحقق من صحة البيانات لضمان الدقة في HubSpot.

لتسهيل الترحيل ، قمنا بتطوير تكامل مخصص أحادي الاتجاه من Quickbase إلى HubSpot. ربط هذا بين جميع جوانب قواعد البيانات: الأنشطة ، والاتصالات ، والشركات ، والفرص ، وكذلك الروابط بين هذه الكيانات بنفس الأهمية. سمح لنا ذلك بنقل مجموعات كبيرة من البيانات بين الكائنات المخصصة والقياسية بشكل مجمّع ، مما يجعل الترحيل الأولي عملية سلسة ، والأهم من ذلك ، تسهيل عمليات ترحيل دلتا السلس. كان وجود بيانات لأغراض التدريب والإعداد أمرًا مهمًا ، ولكن وجود جميع بيانات "بين الأنظمة" كان مهمًا بشكل خاص لراحة HCI في HubSpot عند الإطلاق.

تدريب الفريق على HubSpot

مع ترحيل البيانات بنجاح إلى HubSpot ، كانت الخطوة التالية هي تدريب HCI على استخدام النظام الأساسي الجديد. لقد طورنا خطة تدريب مخصصة تضمنت جلسات تدريب شخصية وافتراضية ، تغطي كل شيء بدءًا من التنقل الأساسي إلى قدرات إعداد التقارير الأكثر تقدمًا.

تبني

يعد التدريب عنصرًا واحدًا فقط من عناصر التبني ، ولكن التبني الناجح أعمق من ذلك - فهو يعني ضمان أن فريق العميل مجهز بالكامل للنجاح والازدهار في بيئته الجديدة.

• بدأنا بالأساسيات ، وعملنا عن قصد في طريقنا إلى وظائف أكثر تعقيدًا حيث تسمح البيانات
• اتفقنا على مواعيد التحويل مسبقًا لضمان راحة الجميع وعدم وجود مفاجآت
• أتاح فريق Kuno لأنفسنا بكل سرور لوحدات تدريبية إضافية ومكالمات الدعم في الأسابيع التي أعقبت إطلاق HubSpot لضمان التبني والراحة

إدارة التغيير في المشروع

كانت إدارة التغيير عنصرا حاسما في هذا المشروع. لقد أدركنا أن الترحيل من Quickbase إلى HubSpot سيتطلب تحولًا كبيرًا في كيفية عمل فريق HCI. للمساعدة في إدارة هذا التغيير ، عملنا جنبًا إلى جنب معهم لتطوير خطة اتصال تضمنت تحديثات منتظمة حول تقدم المشروع وجلسات تدريبية ودعم مستمر.

قدمنا ​​أيضًا موارد ، مثل أدلة المستخدم وأوراق الغش ، لمساعدة HCI في التنقل في النظام الجديد. أخيرًا ، أجرينا مراجعة ما بعد التنفيذ لجمع التعليقات من فريق العميل وتحديد أي مجالات للتحسين.

النتائج

تمكنا من ترحيل HCI بنجاح إلى HubSpot ، وتدريب فريقهم على النظام الجديد ، وتقديم الدعم المستمر لضمان الاعتماد الدائم. كانت إدارة التغيير مكونًا حاسمًا في المشروع ، وقد ساعدناهم من خلال تطوير خطة اتصال واضحة وتوفير الموارد والدعم المتعمد. كانت النتيجة نجاحًا غير مشروط: يتمتع عميلنا الآن بعملية أكثر بساطة وكفاءة متزايدة من خلال HubSpot.

التأثير

تعمل الأتمتة وحدها على توفير حوالي 6.5 ساعة من HCI يوميًا والتي يمكن تخصيصها للبيع بدلاً من العمل الإداري ، مما يؤثر بشكل إيجابي على الإيرادات. من خلال التدريب المكثف والتواصل المستمر ، يعمل فريق HCI في نظامهم الأساسي الجديد بسهولة ، ويتمتعون بتوليد العملاء المحتملين والتناوب الآليين ، ورؤية أكبر في كل من عملية المبيعات وعمليات التسليم ، وإعداد تقارير أوضح ، وكل ذلك يسمح لـ HCI بالنمو والتوسع من خلال نظام أساسي يمكنه النمو والتوسع معهم.

لقد نجح فريقنا من محترفي HubSpot في إجراء عدد لا يحصى من عمليات ترحيل HubSpot ، والمنظمات فائقة الشحن عبر الطيف ، مما يتيح لهم تلبية أهداف العمل وتجاوزها بسهولة. اتصل بنا ومعا ، دعونا نرى كيف يمكننا تمكين التميز لفريقك.