أفضل حلول الأعمال التي ستجعل إدارة عملك أسهل في عام 2021

تتطلب إدارة الأعمال التجارية في عالم الشركات المتطور اليوم مهارات اتصال ممتازة وشغف والتزام وإيجابية وثقة وإبداع وكل تلك السمات التقليدية. تحتاج أيضًا إلى التعرف على الحلول الحديثة والأنظمة الرقمية لتبسيط إدارة الأعمال.

بغض النظر عن حجم عملك ، فإن تشغيله بدون مساعدة برمجية يضع نفسك في وضع تنافسي غير مؤات. تناقش هذه المقالة بعض الحلول البرمجية الأساسية التي يحتاج كل صاحب عمل للاستثمار فيها لتبسيط واجباته. تابع القراءة لتحديد ما ليس لديك وكيف يمكن أن يكون مفيدًا لك.

1. نظام هاتف الأعمال

قبل الإنترنت ، لم تكن تكنولوجيا الاتصالات أكثر أهمية للشركات من الهاتف. ثم جاء الإنترنت ، وقام الجميع بالتبديل. لم يقم أصحاب الأعمال الأذكياء بإجراء تحول كامل حيث لا تزال هناك مناطق كان أداء الهاتف فيها أفضل من الإنترنت. ما فعلوه بدلاً من ذلك تم ترقيته إلى أحدث أنظمة الهاتف من أجل اتصال سلس وفعال. إذا كان لديك نظام هاتف تناظري وترغب في الانتقال إلى تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الأرخص ثمناً ، ففكر في استشارة الخبراء للحصول على إرشادات حول التثبيت والتكاليف والجوانب الأخرى الخاصة بالعمل.

"مع نمو عملك ، غالبًا ما يكون VoIP هو الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة لأن إضافة مستخدمين جدد لا يكلفك رسوم إعداد إضافية. لوضعها في منظورها الصحيح ، يمكن لشركة تضم 30 مستخدمًا تحقيق وفورات تصل إلى 1200 دولار شهريًا باستخدام نظام VoIP جديد ". - كما أوضح بشكل جيد بليك بوبيت ، مؤسس Solution Scout ، في إحدى مقالاته الأخيرة.

موصى به لك: أدوات العمل التي قد تدفع مبالغ زائدة مقابلها.

2. برمجيات إدارة المشاريع

تتضمن إدارة المشروع كل الجهود التي تبذلها لضمان سير عمل فريقك بسلاسة وفعالية. لا يؤدي تثبيت حل إدارة المشروع إلى تبسيط الإشراف فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين العمل الجماعي والإنتاجية في عملك.

هناك العشرات من أنظمة إدارة المشاريع اللائقة في السوق. تأكد من أن ما تختاره يتماشى مع احتياجاتك الفريدة ويعالج أكبر عدد ممكن من جوانب إدارة المشروع. كما يجب أن يكون سهل الاستخدام وله واجهة مباشرة وموحدة لتسهيل الإشراف المتزامن على العديد من مشاريع الشركة. يمكن أن توفر لك مواقع المراجعة متاعب البحث ، ولكن من الضروري أن تبني قرارك على احتياجاتك ، وليس احتياجات الآخرين.

3. إدارة علاقات العملاء

سيطرت إدارة علاقات العملاء على سوق البرمجيات لبعض الوقت الآن ، وليس من الصعب معرفة السبب. تقوم أدوات CRM الموجودة اليوم بأكثر من مجرد تقديم إمكانات إدارة جهات الاتصال. يلامس نطاق ميزاتها التسويق والمبيعات والمحاسبة ومعاملات نقاط البيع والجوانب التشغيلية الأخرى.

من منظور نمو الأعمال التجارية ، يساعدك حل CRM في تحديد العملاء المتوقعين ومتابعة رحلتهم أسفل خط أنابيب المبيعات وتحسين تجربتهم في التفاعلات اللاحقة. بعض الأدوات الأكثر شيوعًا متطورة للغاية بحيث يمكنك استخدامها بمفردك تقريبًا لتحويل عملك. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يوفر أقصى قدر من المرونة ولن يحتاج إلى حلول إضافية لأداء الوظائف الأساسية.

4. بوابة الدفع

يستخدم التجار بوابات الدفع لمعالجة بطاقات الخصم والائتمان وقبول المدفوعات الإلكترونية. تحدد بوابة الدفع التي تختارها عدة أشياء ، بما في ذلك رسوم المعاملة والعملات المقبولة وطرق الدفع الخاصة بك ومقدار الوقت الذي يستغرقه المال لينعكس في حسابك.

أظهرت دراسة أن أكثر من 23٪ من المتسوقين عبر الإنترنت يتخلون عن عربات التسوق بسبب تعقيدات الخروج. تُظهر هذه الإحصائية أن اختيارك لمزود حلول الدفع يمكن أن يجعل أو يكسر الجانب عبر الإنترنت من عملك. يعد الامتثال لـ PCI ، ومنع الاحتيال ، والتوافق مع برامج الأعمال الأخرى من العوامل الأكثر أهمية التي يجب وضعها في الاعتبار عند اختيار بوابة دفع لأعمالك عبر الإنترنت.

5. برامج المحاسبة

قبل بضعة عقود ، لم تكن هناك تقنيات مسك الدفاتر الرقمية ، وحتى أكبر الشركات كان عليها الاعتماد على الأفراد يدونون الأرقام يدويًا في دفاتر الأستاذ الورقية. حتى أنه من المستحيل تخيل كيفية عمل ذلك مع جميع برامج المحاسبة الشاملة المتوفرة لدينا حاليًا.

تساعد أنظمة محاسبة الأعمال الشركات بشكل كبير في تقليص تكاليف العمالة وتقليل احتمالية الأخطاء. كما أنه يسهل الوصول السهل والسريع إلى بيانات الأعمال المهمة للحصول على رؤى أساسية وتخطيط. عند اختيار أداة برنامج محاسبة ، ضع في اعتبارك ميزانيتك ومعرفتك التقنية والتوافق مع البرامج الأخرى وقابلية التوسع والإمكانيات عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت.

6. نظام الموازنة

قد يقوم Excel بتسليم البضائع في وضع الميزانية الشخصية ، ولكنه على الأرجح لن يكون حلاً لميزنة الأعمال. يمكن أن تكون إدارة تمويل الأعمال مشكلة ، كما أن الافتقار إلى الميزانية المناسبة - عرض التدفقات النقدية الداخلة والخارجة في واجهة واحدة - يمكن أن يؤدي إلى أخطاء مكلفة يمكن أن تعطل شركتك. قبل اتخاذ أي قرارات بخصوص برنامج الميزانية ، تأكد من فهمك لما تريد وفصل الأشياء الضرورية عن الكماليات. قم بإجراء مقارنات جنبًا إلى جنب للحلول المختلفة في السوق ، وتحقق من الحلول التي تم إنشاؤها مع وضع احتياجاتك في الاعتبار. ضع ميزانيتك في الاعتبار أيضًا ، ولا تنس المخاوف الأمنية وخطط التوسع الخاصة بك.

قد ترغب في: أفضل 10 مزايا لاستخدام برامج إدارة قائمة الانتظار في عملك.

7. برنامج الرواتب

غالبًا ما ترتبط معالجة كشوف المرتبات بالكثير من العمليات والأعمال الورقية. إنها واحدة من أكثر العمليات تعقيدًا واستهلاكًا للوقت لأصحاب الأعمال الصغيرة والحاجة إلى حل إداري لتبسيطها دائمًا ما يتم تحديده في وقت مبكر. يمكن أن يؤدي العثور على أداة كشوف رواتب مفيدة إلى تخفيف بعض أعباء العمل عن كاهلك ، والقضاء على الصداع الإداري ، والتأكد من أن شركتك تتوسع مع قوة عاملة راضية.

السوق مليء بخدمات كشوف المرتبات - كل منها مصمم لتلبية مجموعة مختلفة من الاحتياجات. تختلف تكلفة الحصول على كل منها أيضًا ، حيث من المحتمل أن تكلف إصدارات سطح المكتب أقل على المدى الطويل من تكلفة البرامج عبر الإنترنت. اختر حلًا برمجيًا لا يناسب ميزانيتك فحسب ، بل يوفر أيضًا مرونة في أنواع الدفع وفترات الدفع والإيداع الضريبي والوقت والحضور.

8. برامج إدارة الأصول

قد تبدو الإدارة اليدوية للأصول أسهل وأكثر فعالية من حيث التكلفة في البداية ، ولكنها على الأرجح ستكلفك ثروة على المدى الطويل. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان هناك العديد من الأصول لإدارتها أو تضيفها بانتظام إلى مخزونك. يضمن نظام إدارة الأصول أن كل شيء في حالة مثالية ويساعدك على التخطيط لاستخدامها وبالتالي زيادة كفاءتها وعائد الاستثمار. إذا كنت تدير شركة لوجستية ، على سبيل المثال ، فستحتاج إلى أداة تساعدك على مراقبة الموقع الجغرافي لكل من مركباتك في الوقت الفعلي وتساعدك على تخطيط المسار وتحسينه. ستحتاج أيضًا إلى التحقق من توافر السائقين وتعيين الواجبات بطريقة تعطي قيمة العمل لأموالها دون الحاجة بالضرورة إلى إرهاق أو إجهاد بعض السائقين.

9. أدوات تحرير الصور

غالبًا ما يتم التغاضي عن هذا لأن العديد من المسوقين وأصحاب الأعمال الصغيرة لا يفهمون أهمية جودة الصورة في فعالية المحتوى التسويقي الخاص بهم. إذا كنت تنشر بانتظام على وسائل التواصل الاجتماعي أو أنشأت منشورات مدونة باستخدام الرسوم البيانية والصور ، فأنت بحاجة إلى طريقة لضمان تناسق الجودة في المحتوى الخاص بك. على سبيل المثال ، على صفحات الويب والمدونة الخاصة بك ، حيث يعد حجم الصورة وجودتها من العوامل الحاسمة لتحسين محركات البحث ، قد تواجه صعوبة في تغيير حجم الصور يدويًا في كل مرة تقوم فيها بالتحميل. ستوفر لك أداة البرامج الجيدة قوة تحرير واسعة النطاق وربما تتيح لك معايرة الإعدادات لاحتياجات التحرير المستقبلية.

لحسن الحظ ، هناك العديد من هذه الأدوات التي لا تتطلب حتى استخدام مهارات التصميم أو التحرير الاحترافية. اكتشف ما يناسب مستوى مهارتك وضعه في ترسانة التسويق الخاصة بك للمستقبل.

10. معالجة الكلمات

تعد معالجة الكلمات أمرًا بالغ الأهمية للشركات من جميع الأحجام. اليوم ، تتطلب معظم العمليات المكتبية بعض الكتابة ، وبسبب أهمية المعلومات في بعض المستندات ، تُترك الشركات تكافح لإيجاد حل يتسم بالدقة ومشاكل التعاون في الوقت الفعلي.

بينما يمكن لأدوات معالجة النصوص الافتراضية لسطح المكتب مثل Microsoft Word و TextEdit أداء الوظائف الأساسية ، فقد تحتاج إلى تطبيقات تحرير المستندات عبر الأنظمة الأساسية لتسهيل التعاون بين الإدارات والموظفين الذين يعملون عن بُعد. إحدى هذه الأدوات هي محرر مستندات Google. هذه خدمة مجانية مملوكة لشركة Google وتعمل تمامًا مثل Microsoft Word ولكنها تسمح لأشخاص مختلفين بالعمل على نفس المستند في وقت واحد دون الحاجة إلى تمكين ميزات خاصة. كما أنه يحفظ العمل الذي تقوم بتحريره تلقائيًا ، مما يعني أن تقدمك لن يضيع في حالة انقطاع التيار الكهربائي أو تعطل النظام أو فقدان الاتصال بالإنترنت. الجانب السلبي الأساسي لذلك هو أنه يتطلب اتصالاً بالإنترنت وقد يكون مصدر إزعاج إذا كان عليك استخدامه خارج المكتب.

11. برمجيات الاتصالات

بينما تسهل معظم التطبيقات في هذه القائمة الاتصال بطريقة أو بأخرى ، إلا أنها محدودة نسبيًا في هذا الجانب ، على الأقل مقارنة بالأدوات المخصصة مثل Zoom أو Skype أو Slack. تم تصميمها للسماح بالاتصال المباشر الكتابي والصوتي والفيديو بين أعضاء الفريق. يمكنك حتى عقد اجتماعات مؤتمر مع مئات الموظفين الموجودين في أماكن مختلفة.

أفضل جزء في أدوات الاتصال السائدة هو أنها معترف بها من قبل الجميع تقريبًا وبالتالي يمكن استخدامها كحل للتواصل بين الشركة والعملاء. كما أنها توفر تنبيهات مكالمات أفضل وميزات جدولة المؤتمرات لضمان عدم تفويت أي شخص للجلسات المخطط لها مسبقًا. بغض النظر عن حجم القوة العاملة لديك أو عدد الأقسام التي تعتمد بشكل مباشر على بعضها البعض ، تأكد من وجود أداة اتصال موثوقة في ترسانتك إذا كنت ترغب في تعزيز العمل الجماعي وتبسيط الوظائف وتحقيق أقصى استفادة من القوى العاملة لديك.

قد يعجبك أيضًا: 8 أدوات ذكية لحل مشكلات بدء تشغيل الأعمال.

تعليق ختامي

هذه بعض من أفضل حلول الأعمال التي يجب التفكير في دمجها في عمليات عملك اليومية. إذا كنت تبحث عن أدوات محددة ، خذ الوقت الكافي للتعرف على احتياجات عملك ، وقم بزيارة مواقع المراجعة لتحديد الحلول الأعلى تصنيفًا في مختلف الفئات.