كيفية اختيار نظام هاتف العمل: دليل شامل

في حين أن التكنولوجيا قد منحتنا العديد من أدوات الاتصال للشركات، إلا أنها فشلت في القضاء على ضرورة وجود الهواتف في بيئة الشركات. لا تزال القناة الأكثر تفضيلاً لخدمة العملاء هي المكالمات الهاتفية. ولكن نظرًا للتقدم التكنولوجي، أصبح لدى الشركات الآن مجموعة متنوعة من الخيارات لنظام هاتف العمل الخاص بها.

نظرًا لمجموعة أنظمة الهاتف المتاحة للاختيار من بينها، قد يبدو تحديد الخيار المناسب لمؤسستك أمرًا شاقًا. الغرض من هذه الكتابة هو تزويدك بتفاصيل واضحة حول الأنظمة التي يمكن الوصول إليها وميزاتها المميزة والعوامل التي يجب التفكير فيها عند اتخاذ القرار. اذا هيا بنا نبدأ.

لماذا ترقية الاتصالات التجارية الخاصة بك؟

إذا كنت تبحث عن أنظمة هاتف العمل، فمن المحتمل أن يكون لديك عمل تجاري، وفي الوقت الحاضر، هناك اتصالات مع العملاء بشكل ما. من المحتمل أنك وزملائك تستخدمون هواتفكم المحمولة الشخصية في العمل. ربما تكون قد قمت بإنشاء أرقام اتصال محددة لشركتك بما في ذلك خط أرضي خاص بالعمل؛ ومع ذلك، لا تزال هناك شكوك حول وجود طرق أكثر فعالية للتعامل مع المكالمات المتعلقة بالأعمال.

بغض النظر عن أساس التحقيق الخاص بك، فإن اختيار النظام المناسب المصمم خصيصًا لمتطلبات عملك سيكون مفيدًا. لم تعد تقنيات أنظمة الهاتف هذه الأيام باهظة الثمن كما كانت من قبل، فهي أكثر موثوقية ومزودة بميزات متطورة تتفوق على تلك التي كانت موجودة في الأوقات الماضية. اعتمادًا على كيفية تواصلك مع العملاء الآن ونظام الهاتف الذي تختاره، إليك بعض الفوائد التي قد تراها من خلال ترقية نظام هاتف العمل:

• الاتصال المركزي: قد يؤدي الاعتماد على الهواتف المحمولة الفردية أو الخطوط الأرضية المنفصلة إلى سوء الفهم عند التعامل مع مكالمات العمل؛ يمكّنك نظام هاتف الشركة المخصص من توجيه جميع المكالمات الواردة من نقطة رئيسية واحدة.
• معالجة محسنة للمكالمات: يمكن إنشاء تجربة أكثر سلاسة، وسيتم الرد على المكالمات دائمًا بوظائف مثل ترتيب المكالمات، وإعادة توجيه المكالمات، والحاضرين الآليين في أنظمة هاتف العمل.
• قابلية التوسع والنمو: من الممكن تحقيق النمو السلس لشركتك باستخدام نظام الهاتف الذي يسمح بإضافة خطوط وملحقات إضافية حسب الحاجة.
• رؤى المكالمات: يمكن أن تتحسن تفاعلات العملاء بشكل كبير بمرور الوقت باستخدام نظام هاتف العمل المجهز بأدوات مثل تتبع المكالمات والتحليلات لتمنحك فهمًا أفضل لمكالماتك.
• عمليات التكامل: لديك القدرة على دمج البيانات التي تم جمعها من أنظمة هاتف عملك مع الأدوات الأخرى المستخدمة في عملك - مثل إدارة علاقات العملاء أو برامج مكتب المساعدة - وهذا يمنح وكلائك رؤية شاملة لمشاركات العملاء.
• العمل عن بعد والمختلط: أنظمة الاتصالات الهاتفية التجارية المتقدمة التي تتميز بعناصر مثل تطبيقات الأجهزة المحمولة والفروع الافتراضية وقدرات الهواتف الإلكترونية تجعل التعامل مع بيئات العمل المختلطة وعن بعد أمرًا سهلاً.

ذات صلة: مستقبل اتصالات VoIP: كيف يُحدث الذكاء الاصطناعي ثورة في طريقة تواصلنا.

أنواع أنظمة هاتف الأعمال

اعتمادًا على كيفية تصنيفها، يحدد ذلك عدد أنظمة الهاتف الموجودة. هنا، ستكون نقطة تركيزنا هي تقسيم هذه الخطوط إلى خطوط أرضية تقليدية، وأنظمة VoIP، وأنظمة الهاتف الافتراضية.

الخطوط الأرضية التقليدية

توفر شركات الهاتف المحلية أو الإقليمية عادة ما يعرف بأنظمة الخطوط الأرضية التقليدية. يتم التعرف عليها أيضًا على أنها شبكات هاتفية عامة (PSTNs). يتم تقديم الخدمة لشركتك من خلال خطوط الهاتف النحاسية.

يعد تبادل الفروع الخاصة (PBX) في مقر عملك أمرًا ضروريًا لإدارة خدمة الهاتف الثابت المخصصة داخل شركتك. PBX عبارة عن أجهزة توفر وظائف مثل الامتدادات وتحويل المكالمات وقوائم دليل الهاتف إلى نظام الاتصالات. الكثير من خدمات الخطوط الأرضية الموجودة هي هجينة تستخدم تقنية VoIP أو أنظمة الهاتف الافتراضية.

تعد الموثوقية واختبار الوقت من مزايا استخدام أنظمة الخطوط الأرضية. ولكن هناك عيوب متعددة نظرًا لحقيقة أن الكثير من شركات الاتصالات تبتعد عن الخطوط الأرضية التقليدية؛ قريبا بما فيه الكفاية سوف تصبح هذه الأجهزة عفا عليها الزمن. عادةً ما تكون الشركات الكبيرة هي الوحيدة القادرة على صيانة أنظمة الخطوط الأرضية التقليدية بتكلفة معقولة نظرًا لميزانيتها المخصصة للأجهزة والصيانة. وعلى الرغم من ذلك، غالبًا ما يتم تصنيف هذه الأنظمة على أنها قديمة ويتم استبدالها تدريجيًا.

أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

بدلاً من استخدام أسلاك الهاتف النحاسية القديمة للخطوط الأرضية، تعتمد أنظمة الهاتف VoIP على اتصال الإنترنت الخاص بالشركة. كما أنها توفر نفس الميزات التي كانت متوفرة فقط في أنظمة PBX للخطوط الأرضية باهظة الثمن، مثل:

• الحاضرون الآليون.
• طوابير المكالمات.
• التكامل مع الكمبيوتر.

يمكن لشركتك تحمل كل هذه الميزات من خلال أنظمة VoIP الأقل تكلفة. القيد الوحيد لديهم هو أنهم يحتاجون تمامًا إلى اتصال إنترنت موثوق وعالي السرعة لتحقيق أعلى أداء. أنظمة الهاتف VoIP تأتي أيضًا في نوعين.

الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الداخلي

نظرًا لأن عملك يستخدم نظام VoIP محليًا، تستضيف مؤسستك جميع الأجهزة والمعدات الخاصة بالهاتف في مركز بيانات الشركة الخاص بها. يتيح ذلك لشركتك التحكم الكامل في إعداد الاتصالات، وإن كان ذلك مصحوبًا برسوم مسبقة متزايدة ويتطلب موظفين متخصصين للعناية بالأجهزة. يناسب هذا النمط من تثبيت VoIP الشركات التي تحتاج إلى أمان كامل لبياناتها من أجل الوفاء بالتزامات الامتثال ولديها طاقم في الموقع لرعاية النظام.

VoIP القائم على السحابة

يتم التعامل مع جميع الأجهزة المادية وخدمة الصيانة المستمرة بواسطة موفر نظام الهاتف الخاص بك عند استخدام VoIP المستند إلى السحابة. نظام الهاتف هو كل ما يحتاج عملك إلى التركيز عليه. مع استخدام VoIP القائم على السحابة، يمكن حتى للشركات المتواضعة الوصول إلى جميع الإمكانات الممكنة لخط أرضي قياسي PBX بالإضافة إلى ميزات إضافية لـ VoIP دون متاعب الصيانة والتكاليف. تتصل الشركات فقط بنظام الهاتف VoIP الخاص بها باستخدام الإنترنت.

أنظمة الهاتف الافتراضية

غالبًا ما تجد الشركات الصغيرة والملكية الفردية أن الحل الأمثل لاحتياجات هواتف العمل الخاصة بها هو نظام هاتف افتراضي يسهل الوصول إليه أيضًا. باستخدام نظام الهاتف الافتراضي، يتم توجيه المكالمات إلى رقم هاتف عملك إلى برنامج سحابي يحتوي على جميع ميزات الأنظمة الأخرى التي قمنا بتغطيتها مثل:

• ملحقات.
• تحويل المكالمات.
• تحليلات المكالمات.
• تتبع المكالمات.

يمكننا بعد ذلك تحويل جميع المكالمات الواردة إلى الهواتف المحمولة أو الخطوط الأرضية أو ربما إلى البريد الصوتي الخاص بك وفقًا لإعداداتك المفضلة. على عكس الأنظمة الأخرى، تقوم أنظمة الهاتف الافتراضية بتوصيل المكالمات باستخدام شبكات الهاتف الحالية وتوفر قدرتها على التكيف نفس الوصول إلى الميزات للعاملين عن بعد تمامًا كما تفعل هذه الأنظمة التقليدية.

أنظر أيضا: الهاتف الرقمي مقابل أنظمة الهاتف VoIP – الإيجابيات والسلبيات.

العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام هاتف العمل

عند النظر في جميع الميزات التي يمكن أن توفرها أنظمة الهاتف المختلفة، فمن المهم مراعاة بعض العوامل التي تتجاوزها، بما في ذلك:

ميزانية

فكر في جميع النفقات المرتبطة بالحصول على نظام الهاتف قبل التوصل إلى نتيجة. قد يروق لك احتمال الحصول على إعداد VoIP مستضاف ذاتيًا بسبب التحكم التشغيلي الذي يوفره لشركتك ولكن فكر في التكلفة الأولية الكبيرة، بالإضافة إلى النفقات المستمرة التي قد تكون أكثر مما ستنفقه على أساس شهري.

قابلية التوسع

التوسع ليس مهمة بسيطة لأنظمة الخطوط الأرضية. إذا كان التوسع المستقبلي جزءًا من خططك، فتحقق مرة أخرى مما إذا كانت إضافة أرقام اتصال وملحقات جديدة إلى نظام الهاتف الخاص بمؤسستك قد تشكل أي صعوبة. ابحث أيضًا عن الوظائف التي قد لا تكون قيد الاستخدام الآن ولكن قد تكون ضرورية لاحقًا للتأكد من أن الحل الذي اخترته يمكنه التعامل مع متطلبات عملك المستقبلية.

دعم فني

يجب أن يكون مستوى الدعم الفني عنصرًا أساسيًا في تحديد الحل الذي تختاره. إذا قررت اختيار VoIP داخليًا، فمن الضروري أن يكون لديك نظام دعم لمواجهة تحديات الأجهزة والبرامج التي ليس فريقك مجهزًا للتعامل معها. إذا قررت استخدام VoIP السحابي أو إطار عمل الهاتف الافتراضي، فمن المهم أن يستجيب الدعم الفني الخاص بهم بسرعة للمشكلات.

التكامل

تتمتع العديد من أنظمة الهاتف الحديثة بالقدرة على التكامل مع أدوات البرامج الأخرى التي يستخدمها عملك، مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). قد يحمل جميع موفري أنظمة الهاتف مجموعات متكاملة متنوعة أو يقدمون وصولاً إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) حتى يتمكن فريقك الفني من تطوير مجموعاتهم الخاصة. عندما يكون الهدف الرئيسي لإصلاح نظام الهاتف الخاص بك هو تبسيط تدفقات المهام، فإن التأكد من أن الحل يتناغم بشكل جيد مع الأدوات التي تستخدمها بنشاط هو أمر بالغ الأهمية.

كيفية اختيار مزود نظام هاتف العمل؟

بمجرد فهم العناصر المختلفة الفريدة لنظام هاتف العمل بالإضافة إلى فكرة عن أنواعه بالإضافة إلى المهارات اللازمة لتطبيقها وفقًا لمتطلبات مؤسستك؛ وبالتالي، هناك طلب واضح على استثمار الوقت والطاقة في هذه العملية. نحن بحاجة للبدء في البحث عن مزود نظام الهاتف الآن. وإليك النصائح للمساعدة في ذلك:

• مقدمو الأبحاث: قم بإجراء مسح لمواقع مقارنة البرامج عبر الإنترنت لموردي أنظمة الهاتف الذين يقدمون كل الميزات التي تحتاجها بينما لا يزالون يتمتعون بسمعة جديرة بالثناء ويتناسب مع نطاق ميزانيتك.
• طلب التجارب: يقدم الكثير من مقدمي الخدمات تجارب مجانية أو إصدارات تجريبية تتيح لك التفاعل شخصيًا مع أنظمتهم. سيساعدك هذا أنت وفريقك في تقييم ما إذا كانت الأداة تتوافق مع جميع احتياجاتك.
• مقارنة الأسعار والعقود: قد يكون لدى البائعين المختلفين تكاليف إطارية مختلفة. قم بتقييم تكلفة كل حزمة تفكر فيها من كل مزود. تأكد من تضمين كل الميزات الأساسية التي يحتاجها عملك في الخطط التي تتم مقارنتها لضمان التقييم الدقيق.
• اقرأ المراجعات واطلب التوصيات: يمكن أن تأتي أهم التأييدات من أولئك الذين تعرفهم في مجال عملك. قد يكون لديهم احتياجات مماثلة لنظام هاتف احترافي وقد يكونون قادرين على تقديم المشورة بشأن الترتيب الذي يناسبك.
• تفاوض مع المزود: بمجرد اختيار مزود نظام هاتف العمل الذي يناسب احتياجاتك، قم بالمساومة على العقد النهائي لتأمين أفضل صفقة. قد تكون الخطط الجاهزة غير مناسبة لاحتياجاتك وقد تؤدي في النهاية إلى تكلفتك أكثر بسبب الميزات الإضافية وغير الضرورية. في كثير من الأحيان، تخصيص خطة وفقًا لمتطلباتك يمكن أن يوفر لك صفقة أفضل.

ذات صلة: نقاط ضعف VoIP والمخاطر الأمنية: كل ما تحتاج إلى معرفته.

افكار اخيرة

في وقت ما، بالنسبة لأي شركة، بغض النظر عن مدى صغرها أو حجمها، تنشأ الحاجة إلى نظام هاتف تجاري. فهو سيعزز تجربة موظفيك وعملائك، ويبسط إدارة المكالمات، ويعزز الإنتاجية. ولكن بالنظر إلى النطاق الواسع من الخيارات البديلة المتاحة، فمن الضروري عدم التعامل مع هذا القرار باستخفاف.

من الضروري مراعاة الاحتياجات الخاصة لعملك قبل اختيار نظام الهاتف. بغض النظر عما إذا كنت لا تزال مخلصًا لنظام الهاتف الثابت، أو تختار إعداد VoIP، أو تختار نظام هاتف افتراضي، فإن كل هذه النماذج تأتي مع مزايا وعيوب يمكن أن تساعد عملك. هناك العديد من مقدمي الخدمات المتاحة للاختيار. ومع ذلك، عندما تحدد نوع الترتيب اللازم لشركتك؛ يمكن أن يؤدي فحص قوائم الأسعار بما في ذلك الميزات بالإضافة إلى مراجعات المستخدم إلى تسريع عملية اتخاذ القرار بشأن الحصول على إعداد هاتف فعال من شأنه إثراء الإنتاجية مما يؤدي إلى تعزيز الإنجازات التنظيمية.