ما هي رسالة العمل؟ كيف تتواصل مهنيا

الاتصالات التجارية ليست هي نفسها الاتصالات العادية.

يتضمن متوسط ​​اليوم في بيئة الشركة التواصل عبر الهاتف أو مكالمات الفيديو أو الرسائل التجارية. التواصل في العمل رسمي ومهني - أو هكذا يجب أن يكون. حتى في الثقافة الهادئة ، يجب عليك إنشاء مراسلات مكتوبة وتسجيلها باستخدام برنامج إنشاء المستندات .

غالبًا ما تكون خطابات العمل خاصة وسرية ، وتختلف طبيعتها باختلاف صاحب المصلحة الذي ترسلها إليه. يجب أن يكون الموضوع مقطوعًا وجافًا وموجهًا نحو الغرض ، مما يشجع على الاهتمام الفوري.

لكل دعوة متحدث ، أو شهادة ، أو مدفوعات البائع ، أو متابعة العميل ، يمكنك كتابة خطاب عمل.

لصياغة خطاب عمل مثالي ، يجب أن تولي اهتمامًا خاصًا للمتلقي. عند الكتابة إلى مستثمر ، يجب أن تكون لغتك مقنعة وواضحة. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل تم تأهيله حديثًا ، فقم بإدراج الجدول الزمني لتنفيذ المنتج. تأكد أيضًا من استخدام ترويسة المنظمة الرسمية أثناء إرسال الخطاب.

بعض الأمثلة على خطابات العمل التي سنناقشها هي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتجنيد ، ورسائل الشكر ، وخطابات التوصية ، ورسائل التقدير ، وخطابات إعداد العملاء .

بغض النظر عن حالة الاستخدام ، يجب أن يبدو خطاب العمل واضحًا ومحركًا ومهنيًا. اصقل مهاراتك في الكتابة وكن مستعدًا لما هو آت في طريقك.

تنسيق خطاب العمل سهل الفهم

أولاً ، دعنا نتحدث عن كيفية تنسيق خطاب العمل. ستبدو تفاصيل كل حرف مختلفة ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب عمل عام ، فأنت بحاجة إلى التمثيل الهيكلي.

1. العنوان: مثل أي حرف ، يجب أن يكون لديك عنوان بالعنوان والتاريخ.

2. التحية : بعد ذلك تكتب التحية. اذكر الاسم. البريد الإلكتروني وتعيين وعنوان مرسل الخطاب ومستلمه. التنسيق القياسي هو اسم المستلم متبوعًا بالمسمى الوظيفي والشركة والعنوان.

2. ثم يأتي سطر الموضوع . لخص موضوع خطاب العمل في سطر واحد قبل الانتقال إلى القسم التالي.

ثم يأتي جسم الرسالة. ستحتاج إلى الرجوع إلى المستلم بالاسم. إذا كنت لا تعرف اسمه ، يمكنك توجيه الرسالة إلى "لمن يهمه الأمر."

بمجرد الانتهاء من كتابة خطاب العمل الخاص بك (مهم جدًا) ، ستقوم بالتوقيع بتوقيع مهذب.

دعنا نجمعها معًا لإنشاء قالب خطاب عمل تقريبي يمكنك استخدامه لتقييم نجاح المشروع وتحسينه.

أفضل ممارسات خطاب العمل

عندما تدخل في أخدود كتابة الرسائل ، تذكر أن خطاب العمل ليس دعوة لحفلة عيد ميلاد. أو عشاء شواء سنوي مع أعضاء فريقك. تحتاج إلى تخطي المجاملات والوصول مباشرة إلى النقطة.

تتمثل إحدى طرق التأكد من استلام رسالتك على النحو المنشود في الالتزام بأفضل الممارسات التالية ، بغض النظر عن الغرض الفريد للرسالة.

• تدقيق لغوي: تأكد من مراجعة رسالتك مرتين أو ثلاث مرات ، والتحقق من الأخطاء النحوية والإملائية. سيضمن هذا أنك تبدو أكثر ذكاءً في اتصالاتك.
• تعديلات الأقران : إذا كان لديك صديق أو زميل أو موجه تعرف أنه سيكون على استعداد لتعديل المستند نيابة عنك ، فلا تخف من السؤال. إن إلقاء نظرة جديدة على الحرف سوف يكتشف الأخطاء التي يتجاهلها عقلك.
• تنسيق الملف: تأكد من توافق رسالتك مع تنسيق الملف المطلوب. على سبيل المثال ، أرسل خطابات غلاف كملفات PDF ، لكن أرسل خطابات مبيعات حسب تفضيلات شركتك.
• تحقق من هجاء الاسم: أعلم أنني ذكرت بالفعل التدقيق اللغوي ، ولكن يجب أن يكون التحقق من كتابة الأسماء بشكل صحيح خطوة. هذا ينطبق بشكل خاص على خطابات التغطية وخطابات النوايا. إنها علامة على الاحترام للحصول على اسم فرد أو منظمة بشكل صحيح.
• طول الرسالة: تحكم في طول كلمة خطاب عملك. تخطي المصطلحات المنمقة أو المقدمة ، وإذا أمكن ، قم بإدراج المحتوى في رموز نقطية. قسّم مخاوفك ، واحدة تلو الأخرى ، بنبرة واضحة. لا تخلط بين المستلم ومرسل البريد الإلكتروني بالجملة.
• النغمة الصحيحة: تجنب السخرية أثناء كتابة الرسالة. تأكد من عدم شعور المستلم في أي مرحلة وكأنه مجبر أو أمر بإكمال مهمة معينة. كن حدسيًا ومتعاطفًا ولطيفًا ، فهذه هي الركائز الأساسية للمحترف الجيد.

لا يمكننا أن نضع إصبعنا على أي نوع واحد من الرسائل التجارية التي لها أهمية. لا يمكن أن تحتوي رسالة عمل واحدة على نفس محتوى خطاب آخر. ومن ثم ، فإن اتباع مسودة أولية وتحريرها في كل مرة قد يكون بمثابة سوء تصرف.

أنواع خطابات العمل

يتم تقسيم خطابات العمل وفقًا للغرض منها. لا تهدف كل قطعة اتصال إلى إرسال نفس الرسالة. تنتهي بعض الرسائل من وقتك في الشركة ؛ يلاحظك الآخرون من قبل مدير التوظيف الجديد. بعضها عبارة عن تلخيص لفترة عملك كموظف ؛ البعض الآخر عبارة عن استطلاعات لقياس مدى رضاك ​​عن مكان عملك الحالي.

يوجد أدناه قائمة بتنسيقات رسائل العمل المختلفة ، جنبًا إلى جنب مع عينات من خطابات العمل التي من شأنها أن تساعدك على استيعاب المعنى بشكل أفضل.

للحفاظ على علاقة مهنية داخل مكان العمل ، تعرف على الأنواع التالية من الرسائل ومتى تستخدمها.

1. إرسال بريد إلكتروني إلى المجند

عندما تدخل مستنقع عالم الشركات ، ابحث عن طرق لحماية نفسك. يملأ كل باحث عن عمل الطلبات والتفاصيل الشخصية ويقدم سيرته الذاتية. هذا لا يلفت الأنظار. كيف يمكنك منع نفسك من الوقوع في حفرة التكرار هذه؟ عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى المجند.

إننا نشهد حاليًا أكثر مراحل القرن تنافسية. لكل وظيفة شاغرة ، يصطف المرشحون بالمئات وحتى الآلاف. يتضمن الوصف الوظيفي لدور مبتدئ توقعات غير واقعية مثل "ماجستير إدارة الأعمال من الدرجة الأولى" و "خمس سنوات من الخبرة" وما إلى ذلك. ليس لدى المرشحين المتواضعين مكان يذهبون إليه إذا لم يكونوا متمرسين في تاريخ الأكاديميين. يمكن لرسالة بريد إلكتروني مكتوبة جيدًا إلى المجند المحتمل أن تخرجك من هذا المأزق وتجعل طلبك يلمع.

2. خطاب تعريف

خطاب الغلاف هو خطاب ترسله إلى شركة عندما ترغب في أن يتم النظر في فرصة عمل. يغطي جوانب إضافية من الرحلة المهنية التي غطتها حتى الآن ، بصرف النظر عما هو مذكور في سيرتك الذاتية. يمكنك أن تصبح شخصيًا وتتطرق إلى بعض المراوغات لجذب مسؤولي التوظيف لديك بعقلك. عادةً ما يتم تقديم خطابات الغلاف جنبًا إلى جنب مع طلب الوظيفة والسيرة الذاتية.

تهدف خطابات الغلاف إلى توظيفك من أنت. هذه معلومات لن يتمكنوا عادةً من استخلاصها من موادك المهنية الأخرى.

لمزيد من المعلومات حول كيفية كتابة خطابات الغلاف ، اقرأ كل ما تحتاج لمعرفته حول خطابات الغلاف.

يجب عليك كتابة خطاب تغطية كلما حاولت الحصول على وظيفة في عالم الشركات. ستقول العديد من طلبات التوظيف أن خطاب التقديم اختياري. ومع ذلك ، أشجعك على كتابة واحدة على أي حال.

3. رسالة شكر

خطاب الشكر هو رمز تقدير للمستلم لأي مساعدة أو وقت قدمه لك. يمكنك كتابة رسالة شكر إلى المحاور أو المدير أو النظير المحتمل الذي ساعدك على اجتياز التحديات والظهور بثقة. عادة ، يتم كتابة رسائل شكر مهنية إلى مديري التوظيف أو المحاورين من مرشح تمت مقابلته والنظر في الحصول على وظيفة.

رسائل الشكر هي وسيلة للتعبير عن الامتنان لمنظمتك الجديدة المحتملة ، بالإضافة إلى إظهار المديرين أنك لست خائفًا من أخذ زمام المبادرة.

يجب أن تكتب رسالة شكر مهنية لعدد من الأسباب ، ولكن في هذا السيناريو ، نشير إلى الرسائل باعتبارها قصيدة لصاحب العمل. بالنسبة للأشخاص الذين تمت مقابلتهم ، يجب أن يشكروا صاحب العمل قبل أن يقوموا بالتنظيم خلال مقابلة فيديو شخصية.

4. كتاب الاستقالة

  يُعلم خطاب الاستقالة رسميًا صاحب العمل الحالي أنك لن تعمل هناك بعد فترة وجيزة من الوقت. في الحالات القصوى أو العاجلة ، يُعلم خطاب الاستقالة صاحب العمل بأنك ستستقيل ، ويكون ساري المفعول على الفور.

في معظم السيناريوهات ، سيرسل الموظفون هذه الرسالة بإشعار مدته أسبوعين أو ثلاثة أسابيع. هذا يعني أنك أبلغت صاحب العمل بأنك ستغادر ولكنك ستستمر في العمل لفترة زمنية محددة مسبقًا للمساعدة في الانتقال بين تعيين بديل أو فقدان موظف تمامًا.  

للمطالبة بتسوية كاملة ونهائية (FnF) من صاحب العمل السابق ، استخدم المسودة التالية:

يجب عليك كتابة خطاب استقالة عندما تكون مستعدًا لترك وظيفتك. يعتمد مقدار الإشعار الذي تقدمه كليًا على حالتك. ومع ذلك ، لا تقم بتسليم خطاب الاستقالة إلا إذا كنت مستعدًا للاستقالة خلال الأسبوعين أو الثلاثة أسابيع القادمة.

5. خطاب مرجعي

تتم كتابة الخطاب المرجعي عن طريق اتصال مهني أو شخصي يضمن مهارات وخبرات المرشح على أمل مساعدته في الحصول على عرض عمل جديد. غالبًا ما تتم كتابة الرسائل المرجعية من قبل المديرين السابقين أو غيرهم من المديرين التنفيذيين أو المعلمين والأساتذة والموجهين. يتم كتابة الرسائل المرجعية في بعض الأحيان ، ولكن ليس في كثير من الأحيان ، من قبل الأصدقاء أو الجيران.

بغض النظر عمن يكتبها ، يجب أن تكون روايات إيجابية عن تجربة المحترف في العمل مع المرشح أو الإشراف عليه. يجب أن يذكروا حكايات محددة وأن يصفوا جوانب شخصية المرشح. يُعرف الخطاب المرجعي أيضًا باسم "خطاب توصية".

يجب عليك كتابة خطاب مرجعي إذا طُلب منك كتابة خطاب مرجعي. يجب أن تقول نعم فقط إذا كان بإمكانك التحدث بصدق وإيجابية إلى شخصية الشخص وخبرته في العمل. إذا طلب منك شخص لا تعرفه جيدًا أو لا تفكر كثيرًا في كتابة خطاب مرجعي ، فقد يكون من الأفضل أن ترفض بأدب.

6. خطاب النوايا

خطاب النوايا هو بالضبط كما يبدو: إنه خطاب يوضح نواياك. تستخدم خطابات النوايا لتشكيل اتفاق بين مختلف الأطراف. يمكن استخدامها عند صياغة اقتراح أو التقدم لوظيفة أو قبولها أو الموافقة على صفقة معينة.

يعرض خطاب النوايا تأكيدك لمهمة معينة. قد يتم تكليفك بمشروع جديد ولكن لا تعرف كيف تبدأ. يمكن لخطاب النوايا أن يظهر مدى إعجابك ، ويساعدك في طلب التوجيه ، وموسيقى الجاز.

يمكنك استخدام خطاب نوايا للإبلاغ عن مخاوفك المستقبلية ، وكذلك للإعلان عن تفضيلاتك أو جعلها عامة. يُلزم خطاب النوايا كلا الطرفين في اتفاق "ضمني" ببعض جسر المصالح المشتركة.

8. خطاب المبيعات

خطاب المبيعات ، الذي ربما يُفهم بشكل أكثر بروزًا على أنه بريد إلكتروني للمبيعات ، هو شكل من أشكال التواصل الموجود لإشراك القارئ واهتمامه بمعرفة المزيد عن منتج أو خدمة.

هناك العديد من الاستراتيجيات المختلفة المتعلقة بكيفية كتابة خطاب المبيعات. في النهاية ، يجب عليك متابعة الإستراتيجية التي تضعها شركتك في دليل التشغيل الخاص بها. ومع ذلك ، يجب أن تتضمن جميع رسائل المبيعات عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، بالإضافة إلى طريقة للاتصال بك إذا كان القارئ مهتمًا.

يجب أن تكتب خطاب مبيعات عندما تسعى لجذب انتباه محترف أو مؤسسة. بعبارة أخرى ، عندما تأمل في جذب اهتمام شخص ما بصفقة أو بيع.

9. خطاب شكوى

خطاب الشكوى هو خطاب تكتبه عندما يكون لديك عظمة تختارها مع منظمة أو فرد. إنها تُصفِر مخاوفك وترفعها إلى دائرة الضوء. يمكن أن تتحدث شكوى واحدة نيابة عن العديد من أعضاء الفريق الآخرين. لنفترض أنك تلقيت خدمة عملاء مروعة ، أو وجدت إعلانًا يستهدفك بشكل غير لائق.

يجب عليك كتابة خطاب شكوى لإبلاغ منظمة بالموقف والسماح لهم بتحديد الخطوات التالية.

على الرغم من أنه يحتوي على كلمة "شكوى" في العنوان ، إلا أنه لا يجب أن تكون جميع خطابات الشكوى عبارة عن مستندات غاضبة حيث تقوم بتوسيع نطاق عمل شركة لبعض المخالفات. يمكن أن تكون وصفًا بسيطًا لعدم رضاك ​​عن بعض التوقعات المقترحة للجوء.

إذا كنت غاضبًا ، فافعل ذلك بكل الوسائل.

يجب عليك كتابة خطاب شكوى عندما يكون لديك شكوى. من المؤكد أن لدينا العديد من الطرق الأخرى للشكوى هذه الأيام (ممثلو خدمة العملاء المحظوظون).

من الشائع أن ترى شخصًا يتصل بالخط الساخن لخدمة عملاء الشركة أو حتى يتحدث مع ممثل عبر الإنترنت. الخطاب هو وسيلة أكثر رسمية للتواصل ، لكنه يوصل الرسالة بأنك جاد بما يكفي بشأن هذه المشكلة لتكتبها.

10. خطاب التعديل

خطابات التعديل هي شركة أو أفراد يستجيبون لخطاب شكوى. يجب أن يوضح الخطاب بوضوح موقف الشركة في القضية.

إذا كنت تنحاز إلى العميل ، فذكر ذلك على الفور. إذا كنت لا تنحاز إلى العميل ، فتأكد من التواصل بوضوح مع الاستمرار في تقديم خدمة عملاء استثنائية.

يجب عليك كتابة خطاب تعديل بعد أن تتلقى شركتك خطاب شكوى من أحد العملاء. من المهم الرد على استفسارات الدعم لحفظ ماء الوجه والحفاظ على ولاء العملاء.

11. طلب ​​إلكتروني

خطاب الطلب هو مستند يقوم فيه مديرو الأعمال أو المالكون بإبلاغ مصنعيهم بتفاصيل ما سيشتروه. تحتوي خطابات الطلب على معلومات مثل الكميات والأحجام والألوان وأسماء المنتجات وأرقام الطلبات والسعر المتوقع.

غالبًا ما يتم تنسيق خطابات الطلب كنموذج بدلاً من خطاب عمل رسمي. وذلك لأن النماذج وجداول البيانات تسهل فهم الصورة الأكبر لما يريده الشخص.

يجب عليك كتابة خطاب طلب عندما تكون مستعدًا لشراء سلع بالجملة لمبيعات التجزئة. سيقوم بعض مديري ومالكي الأعمال بتضمين الدفع مقابل البضائع في خطاب الطلب ، لذلك من الضروري ألا ترسل خطاب طلب حتى تكون جاهزًا وقادرًا على إجراء عملية الشراء.

12. رسائل شكر وتقدير

رسائل الإقرار هي مثل تأكيدات الطلب. ترسلهم الشركات لإعلام العميل أو أحد الأقارب بأنهم تلقوا مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني وخطابات سابقة ، وما إلى ذلك.

رسائل شكر وتقدير لا تضمن أي شيء. كما أنهم لا يشيرون إلى أن الشركة قد اتخذت خطوات لتحسين الوضع. بدلاً من ذلك ، يخبرون العميل أنه قد تم سماعهم.

يجب على الشركات كتابة خطاب إقرار عندما يشعرون أنه من الضروري أن يعرف الفرد أو المنظمة أنهم قد تلقوا مراسلاتهم. هذا ضروري بشكل خاص إذا كان الاتصال الأصلي يعتبر شيئًا خطيرًا ، مثل إصابة في المتجر.

لا يعني خطاب الإقرار أنك اتخذت أي إجراء. بدلا من ذلك ، هو المعادل التجاري لإيصال القراءة - تقديم الطمأنينة.

الرسالة

يشرح خطاب العمل اختصار الموقف ويقترح طرقًا للتعامل معه دون ضرر. فكر في الأمر كبديل لمحادثات طاولة القهوة الاحترافية. يجب أن تمسك قلمك بعناية ، لئلا ينسكب عدم الاحتراف.

نأمل أن يمنحك هذا فكرة عن رسائل العمل. اجعلها طريقتك الرسمية للتفاعل حتى لا يكون لدى الطرف الآخر الكثير ليقوله في الاعتراض.

كلما كانت ثقافة الشركة أقوى ، قل عدد الرسائل التجارية السلبية. ادمج أفضل ممارسات ثقافة الشركة وكن في طليعة إرضاء الموظفين.