ما هي مصاريف العمل؟ كيف تحفز التوفير الضريبي الذكي

لا يمكنك إدارة مشروع تجاري دون معرفة ما الذي يجعلك تحصل على المال وما الذي يستنزفها.

كل عمل له نفقات ، سواء كنت تعمل من المنزل أو مكتب الشركة. يعد تتبع هذه النفقات أمرًا مهمًا للغاية بالنسبة لصاحب العمل ، كبيرًا كان أم صغيرًا. يمكن أن تكون هذه النفقات رأسمالية أو نفقات تشغيلية ، والتي تظهر كخصومات في بيان الدخل.

يمكنك حساب صافي الدخل الخاضع للضريبة لشركتك عن طريق طرح هذه الخصومات من إجمالي الإيرادات. تقوم الشركات عمومًا بتتبع وإدارة نفقات الأعمال باستخدام برامج المحاسبة.

يمنحك منشور دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) رقم 535 فكرة واضحة عن نفقات الأعمال القابلة للخصم وغير القابلة للخصم. تنص على أن نفقات العمل يجب أن تكون ضرورية وعادية على حد سواء لتكون قابلة للخصم الضريبي. يمكن أن تكون هذه النفقات قابلة للخصم كليًا أو جزئيًا.

النفقات العادية هي النفقات الشائعة المتعلقة بالعمل مثل رسوم تركيب خط الهاتف. النفقات الضرورية هي التي تساعدك على التداول بكفاءة. لا يجب أن تكون النفقات لا غنى عنها حتى تعتبر ضرورية. تشمل الأمثلة الشائعة الإيجار وكشوف المرتبات والمخزون.

من المهم أن تكون قادرًا على التمييز بين مصاريف العمل والنفقات الشخصية. هل تناول الغداء مع زميلك في العمل مفيد حقًا لعملك؟ ماذا عن مصباح الحمم هذا على مكتبك؟ لسوء الحظ ، لا يندرج أي من هذه الأشياء تحت نفقات العمل القابلة للخصم.

المصاريف التجارية مقابل المصاريف الشخصية

نفقات العمل هي ما تنفقه لأغراض العمل أو أثناء إدارة العمليات التجارية. تحدث مصاريف العمل الشائعة عند شراء معدات لتبسيط التصنيع أو تأجير المساحات المكتبية. يمكنك خصم هذه النفقات من دخلك لتقليل الالتزامات الضريبية. تأكد من أن المستندات الخاصة بهذه النفقات تذكر بوضوح مبلغ المصاريف واسم التاجر والتاريخ.

المصاريف الشخصية هي تلك التي ليست ضرورية للعمليات التجارية. لهذا السبب من الحكمة استخدام الحسابات المصرفية التجارية لتغطية النفقات المتعلقة بالعمل. بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بالنفقات الشخصية منفصلة للأغراض الضريبية.

تقرير بيان الدخل

بيان الدخل هو البيان المالي الرئيسي الذي تستخدمه الشركات لتسجيل النفقات وتحديد الدخل الخاضع للضريبة. تمنحك بيانات الدخل عرضًا بزاوية 360 درجة للمصروفات والتكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة والإيرادات.

التكاليف المباشرة

التكاليف المباشرة هي النفقات التي تتكبدها بشكل مباشر أثناء إنتاج السلع أو الخدمات. تعتبر تكلفة البضائع المباعة (COGS) ، والمعروفة أيضًا بتكلفة السلع المصنعة أو المشتراة المباعة ، مساهماً كبيرًا في النفقات المباشرة للشركة.

COGS هو الفرق بين المخزون الفعلي في بداية ونهاية السنة الضريبية. يُعرف هذا الاختلاف أيضًا بقيمة المخزون. يمكنك خصم تكلفة البضائع المباعة أو قيمة المخزون من إجمالي الإيرادات للعثور على إجمالي الربح للسنة.

التكاليف غير المباشرة

التكاليف غير المباشرة هي نفقات التشغيل التي يتكبدها عملك من أجل الإدارة وأنشطة الصيانة اليومية. تشمل الأمثلة الشائعة المصاريف العامة والرواتب التنفيذية وتكاليف التسويق والاستهلاك.

يمكن أن تكون تكاليف التشغيل هذه ثابتة أو متغيرة أو شبه متغيرة لأنها لا تتقلب مع التصنيع أو المبيعات. يمنحك خصم التكاليف غير المباشرة من إجمالي الربح الأرباح قبل الفوائد والضرائب (EBIT).

الاستهلاك

الاستهلاك هو عملية تخصيص أو خصم تكلفة أصل الأعمال المادية على مدى فترة زمنية طويلة بدلاً من سنة واحدة. تنطبق مصاريف الاستهلاك على الأصول مثل الممتلكات والأثاث وأجهزة الكمبيوتر وما إلى ذلك.

يمكنك إظهار الاستهلاك كمصروفات غير مباشرة معفاة من الضرائب على بيان الدخل. وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) ، يجب على الشركات استخدام طرق الاستهلاك القياسية وجداول الاستهلاك المحددة.

يشبه الإطفاء الاستهلاك ولكنه ينطبق على تكلفة الأصل غير الملموس. يمكن للشركات أيضًا إظهار مصاريف الفائدة أو الفائدة المدفوعة على القروض من دخلها الخاضع للضريبة.

مصاريف الأعمال المقتطعة للضرائب

بالعودة إلى التعريف الوارد من مصلحة الضرائب الأمريكية ، فإن نفقات العمل قابلة للخصم إذا تم اعتبارها عادية (الشركات الأخرى مثل شركتك لديها هذه النفقات أيضًا) وضرورية (النفقات مفيدة لعملك).

موقع

تحتاج معظم الشركات إلى موقع مادي للعمل منه - من الطوب وقذائف الهاون ، ومساحة مكتبية ، وما إلى ذلك. مع هذه المساحات تأتي الرهون العقارية وعقود الإيجار والإيجارات والمرافق ، وكلها نفقات تجارية قابلة للخصم. وهذا يشمل نفقات الهاتف والكمبيوتر أيضًا.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة تعمل لحسابك الخاص وتعمل من منزلك ، فقد تكون مؤهلاً للحصول على خصم جزئي على ضرائب الممتلكات وفوائد الرهن العقاري ومساحة المكاتب المنزلية التي تعد مكان العمل الرئيسي.

يحتوي منشور IRS 587 على بعض القواعد الصارمة جدًا بشأن خصومات المكاتب المنزلية.

لست متأكدا ما هو الخصم؟ ضع في اعتبارك استخدام برنامج ضرائب الشركات الصغيرة لتبسيط الإيداع الضريبي.

معدات

الأصول التي تشتريها للاستخدام التجاري (على سبيل المثال ، الطابعات ، والأثاث المكتبي ، والأرفف ، وما إلى ذلك) تندرج تحت مصاريف الأعمال القابلة للخصم.

تكلفة هذه الأصول صعبة بعض الشيء لأنها تنخفض مع مرور الوقت. فكر في قيمة السيارة عندما تترك القطعة ؛ تكلفة الأصول طويلة الأجل تفعل شيئًا مشابهًا حيث تنخفض قيمة الأصل على مدار فترة زمنية. يمكن أن يساعد برنامج إدارة أصول المؤسسات (EAM) الشركات الكبيرة على الاحتفاظ بعلامة تبويب حول قيمة أصولها. ضع في اعتبارك حساب الاستهلاك قبل خصم المبلغ المناسب.

اللوازم المكتبية

قد تبدو الأشياء مثل الدبابيس وورق الطابعة والملاحظات اللاصقة وأقلام التظليل واللوازم المكتبية الأخرى ضئيلة. ولكن عندما تقوم بتجديدها كل شهر ، فإنها يمكن أن تضيف بالفعل. يمكن أن يكون الاحتفاظ بجرد لهذه الأشياء الصغيرة مفيدًا للغاية عند تقديمها كمصروفات تجارية قابلة للخصم.

برمجة

المساعدة التي يمكن أن توفرها بعض البرامج للأعمال لا مثيل لها لأي شيء آخر ، مما يجعلها ضرورية لأصحاب الأعمال الحرة والشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء. ستكون كل هذه البرامج مهمة لتتبعها حتى تتمكن من خصم الضروريات من ضرائبك.

يمكن أن تساعدك مراقبة العقود التي أبرمتها شركتك مع البائعين ، وصولاً إلى المقاعد الفردية لموظفيك ، في إدارة مبلغ المال الذي تنفقه في المقام الأول. مع G2 Track ، يمكنك القيام بكل ذلك وأكثر.

هناك بعض الظروف الخاصة التي يكون فيها البرنامج غير قابل للخصم. لتكون آمنًا ، راجع القسم 179.

الدعاية والتسويق

يمكن خصم تكاليف الإعلانات المطبوعة والرقمية ، وكذلك تكاليف أي مواد تسويقية ومواد ترويجية. قد تكون تكاليف طباعة أو رقمنة هذه كثيرة ، ولكن ضع في اعتبارك المبلغ الذي تدفعه لمصمم الجرافيك المستقل الخاص بك للتوصل إلى مفهوم جديد ، بالإضافة إلى المبلغ الذي تدفعه مقابل التسليم. يمكن خصم هذه التكاليف أيضًا.

نفقات الأعمال القابلة للخصم جزئيًا

توضح القائمة أعلاه تمامًا أن نفقات الأعمال القابلة للخصم هي فقط: نفقات العمل. ومع ذلك ، هناك أوقات يصبح فيها الخط الفاصل بين العمل والنفقات الشخصية غير واضح بعض الشيء.

على سبيل المثال ، الهدايا ونفقات الترفيه وبعض نفقات السفر قابلة للخصم جزئيًا فقط ، وفقًا لمصلحة الضرائب الأمريكية. قد ترغب في الخوض في تفاصيل منشور IRS 535 مع محاسب محترف للتأكد من أنك تسجل كل شيء بأكبر قدر ممكن من الدقة.

مصاريف الأعمال غير القابلة للخصم

أخيرًا ، هناك بعض نفقات العمل التي لن تخصمها مصلحة الضرائب فقط. أولاً وقبل كل شيء ، لن تخصم مصلحة الضرائب أي شيء لا تقدم دليلاً عليه. إذا لم يكن لديك السجلات ، فلا تقلق بتقديمها. ولكن حتى مع وجود السجلات ، فإن ما يلي لن يتم خصمه أبدًا:

• مستحقات النادي
• ملابس للعمل
• التبرعات السياسية
• الغرامات والعقوبات
• تكاليف التنقل
• ضرائب الدخل الفيدرالية أو ضرائب الولاية والضرائب الأخرى

نصائح لإدارة مصاريف العمل

قد تكون إدارة نفقات العمل صعبة ، ولكنها يمكن أن تساعدك أيضًا في تقليل الالتزامات الضريبية الإجمالية. جرب هذه النصائح لتبسيط إدارة نفقات الأعمال.

• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للتخفيضات الضريبية ومراجعة حسابات مصلحة الضرائب. تطلب منك مصلحة الضرائب الأمريكية الاحتفاظ بالإيصالات وسجلات التوظيف والإقرارات الضريبية لمدة تصل إلى أربع سنوات. إذا كنت تقوم بشطب الديون المعدومة ، ففكر في الاحتفاظ بالمستندات ذات الصلة لمدة سبع سنوات.
• احتفظ بإيصالات نفقات السفر التجارية المخصومة من الضرائب ، بما في ذلك النقل والإقامة ووجبات العمل.
• نفقات شخصية وتجارية منفصلة لأنه يمكنك شطب نفقات العمل لتقليل المسؤولية الضريبية.
• ابق على اطلاع دائم على النفقات المعفاة من الضرائب. في حين أن جميع النفقات ليست معفاة من الضرائب ، إلا أن غالبيتها يمكن أن تكون مؤهلة لشطب الضرائب. على سبيل المثال ، قد لا تتمكن من شطب النفقات الرأسمالية لقطعة كبيرة من المعدات في السنة. ولكن يمكنك شطب تكاليف التشغيل وقيمة الإهلاك.
• مراجعة المصاريف بشكل دوري. تنفيذ سياسات قوية لإدارة النفقات ومسك دفاتر القيد المزدوج لتتبع النفقات ومنع الأخطاء المحاسبية.

برنامج محاسبة لمصاريف العمل

تضمن حلول برامج المحاسبة حفظ السجلات بدقة عن طريق أتمتة عمليات إدارة التمويل. اعتمادًا على البرنامج الذي تختاره ، ستتمكن أيضًا من التعامل مع الفواتير وإعداد التقارير المالية ومعالجة كشوف المرتبات والتسوية.

كن مسؤولاً مع محاسبة أفضل

في الواقع ، فإن تعريف استقطاعات الأعمال منطقي تمامًا. الجزء الصعب هو تتبع الدخل والنفقات التجارية ، ومعرفة ما هو قابل للخصم وما هو غير قابل للخصم.

إذا كان لديك الوقت لقراءتها بنفسك ، فلا تتردد. لكن اعلم أن هناك أيضًا متخصصين ضرائب أو محاسبين عامين معتمدين (CPAs) موجودون هناك وسيكونون أكثر من سعداء لمساعدتك في محاسبة الأعمال.

تحقق من أفضل منصات المحاسبة التي تساعدك على العمل بشكل أكثر ذكاءً والنمو بشكل أسرع.

نُشر هذا المقال في الأصل عام 2019. وقد تم تحديثه بمعلومات جديدة.