6 نصائح رائعة لإدارة تقارير نفقات عملك

قد يكون تتبع نفقات عملك أمرًا مرهقًا ، خاصة إذا لم تكن معتادًا على إدارتها. يمكن أن تتراكم المصروفات التي تُركت دون رادع بسرعة ، مما يجعلك تتدافع في نهاية السنة المالية في محاولة لتذكر المبلغ الذي أنفقته وماذا.

ولكن من خلال وجود نظام ثابت لإدارة تقارير نفقات عملك ، ستتمكن من ضمان عدم إغفال أي شيء وأن جميع النفقات يتم دفعها في الوقت المناسب وبدقة. إذا كان هذا أمرًا يبدو شاقًا أو يستغرق وقتًا طويلاً لإدارته بنفسك ، فقد قمنا بتجميع بعض النصائح الأساسية التي ستساعد في جعل تتبع نفقات الشركة أسهل من أي وقت مضى.

1. تتبع النفقات على مدار العام

يمكن أن يكون موسم الضرائب محبطًا ومحبطًا إذا لم تكن مستعدًا. تعد معرفة المصاريف المعفاة من الضرائب طريقة رائعة لزيادة المدخرات الضريبية المحتملة إلى أقصى حد. ابدأ بالتعرف على جميع الخصومات المتاحة ، بما في ذلك تلك من النفقات المتعلقة بالعمل.

ومع ذلك ، فإن تتبع هذه النفقات على مدار العام يتطلب بعض الجهد ، ولكن يمكن أن يؤتي ثماره عندما يحين وقت تقديم ضرائبك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود نظام منظم في مكانه سيساعد على ضمان عدم إغفال أي شيء في الوقت الضريبي ، وزيادة الخصومات المتاحة لك إلى أقصى حد حتى لا تذهب أموالك التي كسبتها بشق الأنفس إلى هباء.

موصى به لك: كيف تحافظ على أمان عملك على الإنترنت؟ دليل مفصل!

كيف تتعقب النفقات؟

يمكن أن يكون إنشاء ميزانية لا يقدر بثمن لإدارة نفقات عملك على مدار العام. سيساعدك تتبع المكان الذي تنفق فيه الأموال على ضمان توجيه جميع الأموال نحو عمليات الشراء الحكيمة والضرورية. هذا يترك موارد أخرى متاحة لاستثمارات إضافية أو فرص ادخار.

يعد البقاء منظمًا مع مستنداتك المالية أمرًا أساسيًا. إنه مثل إنشاء خارطة طريق للنفقات المستقبلية والإقرارات الضريبية. إن الاحتفاظ بجميع الإيصالات والفواتير والفواتير الخاصة بك في مكان واحد يجعل الوصول إليها سهلاً عندما تكون مستعدًا للتخطيط مسبقًا أو مراجعة الماضي. مع النهج المنظم يأتي الوضوح حول الشؤون المالية. لذا لا تتخطى هذه الخطوة الحيوية!

يعد تتبع نفقاتك بدقة أمرًا ضروريًا لفهم أين تنفق الأموال. للتأكد من دقة هذه المعلومات ، أضف جميع أشكال الدفع - نقدًا وبطاقات الائتمان وبطاقات الخصم والتحويلات الإلكترونية - إلى القائمة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد تصنيف المعاملات في إعطاء نظرة عامة أوضح للعادات المالية أو المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

يعد الحفاظ على الميزانية أمرًا أساسيًا للحفاظ على الشؤون المالية لعملك بالترتيب. خصص أوقاتًا منتظمة لمراجعة النفقات وستكون قادرًا على اكتشاف أي مشاكل محتملة بسرعة حيث يمكن خفض التكاليف أو التحكم فيها. ستساعد المراجعة الدورية لعادات الإنفاق على التأكد من بقاء كل شيء ضمن الميزانية المخصصة مع المساعدة في تعزيز الاستقرار المالي بمرور الوقت.

2. استخدم نظام تقرير المصاريف عبر الإنترنت

يمكن أن يوفر لك نظام تقرير النفقات عبر الإنترنت قدرًا هائلاً من الوقت والجهد عندما يتعلق الأمر بالبقاء على رأس نفقاتك. بدلاً من الاضطرار إلى تتبع كل عملية شراء يتم إجراؤها وإدخالها يدويًا في جدول بيانات Excel ، فإن استخدام أداة عبر الإنترنت يقلل العبء بشكل كبير.

يتم تنظيم كل نفقات عملك في مكان آمن واحد حيث يمكنك بسهولة الرجوع إلى التفاصيل ، بما في ذلك تواريخ المعاملات وأوصافها ومبالغها ، أو إنشاء تقارير لأغراض الميزانية. والأفضل من ذلك ، أن الميزات الآلية مثل إضافة معاملات بطاقات الائتمان مباشرة من البنك الذي تتعامل معه تقلل الحاجة إلى الإدخال اليدوي إلى أبعد من ذلك ، مما يوفر في النهاية طريقة أبسط لأصحاب الأعمال والموظفين على حد سواء لمواكبة عادات الإنفاق الخاصة بهم.

بالنسبة للشركات التي تسافر كثيرًا ، على سبيل المثال ، يعد برنامج تتبع الأميال حلاً رائعًا لتتبع الأميال والنفقات التي تتكبدها ، لذلك يمكن أن يساعدك على زيادة الخصومات الخاصة بك في وقت الضريبة والتأكد من عدم تفويت أي أعمال مهمة. -أوفس. يعد تتبع الأميال أمرًا ضروريًا لأصحاب العمل الذين يرغبون في تعويض الموظفين وأداة لا تقدر بثمن للأفراد العاملين لحسابهم الخاص الذين يمكنهم الحصول على خصومات ضريبية.

أصبح برنامج تتبع الأميال شائعًا بشكل متزايد لأنه يجعل العملية أكثر كفاءة ودقة وأمانًا. يسمح للشركات بالاحتفاظ بسجلات محاسبية مناسبة لأميال موظفيها التي سافروا بسهولة مع توفير تعويض مالي للعمال في المقابل. مع توفر مثل هذه الحلول بأسعار تنافسية هذه الأيام ، ليس هناك وقت أفضل من الآن للاستفادة منها.

3. وظف محترفًا لتتبع النفقات نيابة عنك

تدرك الشركات الناجحة أن إدارة المصروفات هي المفتاح لتبقى قادرًا على الوفاء. يمكن أن يساعدك تعيين محاسب ماهر في البقاء على رأس أموالك وجني الفوائد التي تأتي من موسم الضرائب - من الخصومات الدقيقة إلى التحليلات التفصيلية لاتخاذ قرارات الإنفاق المستنيرة.

مع محاسب محترف يقود أموالك ، يمكنك اتخاذ قرارات واثقة حول أفضل طريقة لتخصيص الموارد وتوفير المال. علاوة على ذلك ، فإن وجود خبير يتولى هذه المهام يقلل من المخاطر المحتملة التي قد تؤدي إلى أخطاء مكلفة أو عقوبات مالية في المستقبل - وليس شيئًا يحتاجه أي عمل! في النهاية ، يعد تعيين محاسب مخصص أمرًا ضروريًا لتتبع النفقات من أجل مواكبة الميزانيات بشكل فعال.

قد ترغب في: 7 اتجاهات للموارد البشرية لتحديث استراتيجية إدارة الأعمال الخاصة بك.

محاسب في المنزل أو عن بعد؟

كل شخص لديه احتياجات مالية مختلفة. قد يكون قرار تعيين محاسب عبر الإنترنت أو الاستعانة بمحترف داخل الشركة أمرًا صعبًا. يعد وزن جميع الخيارات بعناية أمرًا ضروريًا لأن كلاهما لهما نقاط قوة فريدة خاصة بهما يمكن أن تكون مفيدة لحالتك الخاصة.

يمكن أن يكون امتلاك محاسب داخلي ميزة كبيرة لأي عمل - أكثر بكثير من مجرد تحليل الأرقام. يمنحك الاتصال الشخصي ذو الخبرة مع أموالك الفرصة للحصول على رؤى طويلة الأجل ومعرفة وثيقة باتجاهات الإنفاق. لكنها تأتي بتكلفة. قد يتطلب استثمار موارد إضافية في هذا الخيار دراسة متأنية.

في المقابل ، يمكن أن يكون إمساك الدفاتر على الإنترنت ذو الخبرة والكفاءة مصدرًا رائعًا للشركات ذات الموارد المحدودة أو التي تحتاج إلى خدمات أكثر مرونة. من خلال الاستفادة من الحلول القائمة على التحكم عن بعد ، تتجنب الشركات التكلفة المرتبطة بالموظفين التقليديين مثل المكاتب والعقود الملزمة قانونًا. هذا يسمح لهم بتركيز جهودهم على النمو بدلاً من ذلك!

في النهاية ، يعد اتخاذ القرار المالي الصحيح مهمة مهمة ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة. قد يكون الاختيار بين المحاسبين عبر الإنترنت وطرق المحاسبة التقليدية أمرًا مربكًا. لكن من الضروري تقييم احتياجاتك الفريدة قبل تحديد الخيار الأنسب لك. كلا الحلين لهما مزايا عندما يتعلق الأمر بالإدارة الفعالة للأموال!

4. تأكد من ترميز نفقاتك بشكل صحيح

قد يبدو ترميز نفقاتك بشكل صحيح وكأنه مهمة شاقة ، لكنه مهم للغاية لصحة المؤسسة. يمكن أن يؤدي الترميز غير الصحيح إلى عدد كبير من المشكلات ، بدءًا من التحليل المالي غير المتسق إلى التدقيق غير الكافي.

من الأفضل تطوير نهج منظم والالتزام به لتعيين الرموز ، حيث سيساعد ذلك في ضمان تتبع كل حساب وحسابه بشكل صحيح. هذا لا يعمل فقط من أجل الدقة في الوقت الحاضر ، ولكنه يمنع حدوث نقاط الألم المحتملة في المستقبل. للبدء بالقدم الصحيح للأمام ، تأكد من أنك دقيق ومتسق عند نفقات الترميز.

5. ابق منظمًا

يمكن أن يكون ترتيب جميع الأعمال الورقية الخاصة بك ، خاصة فيما يتعلق بشيء مهم مثل تقارير نفقات الأعمال ، هو الفرق بين النتيجة الناجحة والخصم الملغى. يمكن لتقارير النفقات الفوضوية وغير المنظمة أن تثير علامات الخطر لدى مصلحة الضرائب الأمريكية ، مما يؤدي إلى رفض أو طلبات تدقيق محتملة لعملك. يمكن أن يؤدي هذا إلى مزيد من الوقت لإعداد المستندات التوضيحية ، بالإضافة إلى تكاليف إضافية في رسوم المحاسب.

يعد البقاء منظمًا عندما يتعلق الأمر بتجميع السجلات المالية أمرًا لا يقدر بثمن لأنه يظل ممتثلًا لقانون الضرائب ، كما يمنحك راحة البال. لتحقيق هذه الغاية ، تأكد من أنك تقوم بتوثيق كل شيء بشكل صحيح مقدمًا ، بحيث يكون لديك جميع الإيصالات والسجلات الأخرى المتاحة إذا لزم الأمر.

6. مراقبة الإنفاق بانتظام وإجراء التعديلات حسب الحاجة

لأي عمل تجاري ناجح ، يعد تتبع الإنفاق ومراقبته أمرًا لا بد منه. هذا يساعد على ضمان الاستقرار المالي. تسليط الضوء على الأماكن التي تحتاج إلى إعادة توجيه الأموال ومتى يجب إجراء التعديلات من أجل الحماية من التكاليف غير المتسرعة. من خلال إدارة النفقات المناسبة ، يمكن للشركات تخصيص الأموال بشكل فعال. يمكنهم تحقيق عوائد أكبر من خلال التخطيط طويل الأجل واتخاذ القرارات السليمة.

يتطلب العمل الناجح تبصر الميزانية. خصص أموالًا للفواتير وشيكات الرواتب ، بالإضافة إلى صندوق طوارئ صغير. بهذه الطريقة لن تضطر أبدًا إلى الانغماس في مدخراتك بشكل غير متوقع عندما يحدث خطأ ما. التخطيط المسبق اليوم يمكن أن يساعد في منع الصداع غدًا!

يعد العثور على طريقة الميزانية المناسبة لعملك خطوة أساسية نحو مستقبل ناجح. خذ بعض الوقت لتقييم جميع خياراتك وامنح كل خيار فترة تجريبية. إذا ثبت أنه مفيد ، التزم به. لكن لا تخف من البحث في مكان آخر إذا لاحظت أي انخفاض في الأداء. في النهاية ، التأكد من أن خطتك التي اخترتها تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك سيضمن لك النجاح في المستقبل!

قد يعجبك أيضًا: أفضل 12 شركة عبر الإنترنت يمكنك البدء فيها الآن بدون استثمار.

الحد الأدنى

مع الزحام اليومي لإدارة شركة صغيرة ، يمكن أن تنزلق تقارير النفقات إلى أسفل قائمة أولوياتك. لا تدعها تبقى هناك! قسّم تلك المهام إلى أجزاء صغيرة باستخدام هذه النصائح المفيدة.

أولاً ، قم بتدوين جميع نفقاتك فور حدوثها لسهولة الاسترجاع. ثانيًا ، استخدم أدوات التشغيل الآلي مثل التطبيقات والبرامج لتتبع فئات الإنفاق بكفاءة. وأخيرًا ، حافظ على كل شيء منظمًا على طول الطريق. يوفر لك التحكم في أموالك مزيدًا من راحة البال أثناء التركيز على المجالات الأخرى التي تحتاج إلى الاهتمام من أجل الحفاظ على النجاح.