أفضل برنامج لأتمتة سير العمل [+ أمثلة]

تُعد أدوات أتمتة سير العمل طريقة ممتازة لأتمتة المهام العادية ، مثل إدخال البيانات ، والمحاسبة ، وتوليد العملاء المحتملين ، ورعاية العملاء المحتملين.

تتيح لك أتمتة سير عملك التركيز على عملك الإبداعي واتخاذ قرارات أعمال إستراتيجية.

هذه المدونة مثالية لك إذا لم تسمع من قبل عن برنامج سير عمل الأعمال. هنا ، سنناقش:

• أفضل منصات أتمتة سير العمل
• فوائد برامج سير عمل المبيعات والتسويق
• نصائح وحيل لاختيار منصة سير العمل المؤتمتة المثالية

دعنا نقفز!

ما هو برنامج أتمتة سير العمل؟

تسمح أتمتة سير العمل للشركات باستبدال العمليات الورقية واليدوية باستخدام الأدوات الرقمية. عادةً ما يقوم المستخدمون بتثبيت نظام أساسي واحد يعمل على تبسيط تدفق المهام والمستندات والمعلومات عبر الأنشطة المتعلقة بالعمل.

الهدف التكتيكي لدمج برامج الأتمتة هو ضمان أداء العمال للمهام ذات الأولوية في الوقت المناسب.

عند تنفيذه بشكل مناسب ، يساعد برنامج التشغيل الآلي لسير العمل على تحسين الإنتاجية ، وتوحيد العمل ، والقضاء على الأخطاء البشرية ، وتسهيل الرؤية ، وضمان استيفاء الموظفين لسياسات الامتثال.

كيف تعمل أتمتة سير العمل؟

تستلزم أتمتة سير العمل تصميم وتنفيذ وأتمتة المهام العادية والمستهلكة للوقت. بهذه الطريقة ، يمكن للشركات توفير التكاليف والوقت وتقليل الأخطاء.

تتكون أتمتة سير العمل من نوعين أساسيين: سير عمل العمليات التجارية والعمليات الروبوتية.

إدارة عمليات الأعمال

يشير BPM إلى كيفية هيكلة الشركات للعمليات المختلفة لتلبية احتياجات العملاء.

تتبع معظم أتمتة سير العمل هذه المنهجية لدفع الكفاءة للوصول إلى أهداف العمل المهمة.

يقوم البرنامج بأتمتة عمليات سير العمل لتوفير الوقت وتحسين المهام التي يؤديها الموظفون يدويًا.

سير عمل العمليات الروبوتية

تعمل العمليات الروبوتية على أتمتة العمليات الروبوتية مع محاكاة أسلوب البشر. في معظم الحالات ، تستخدم فرق تكنولوجيا المعلومات تقنية RPA لدعم الإجراءات الإدارية.

بمساعدة الروبوتات ، يمكن للموظفين تحديد الحلول الأكثر صلة لحل أخطاء المعالجة ، وتخفيف استفسارات مكتب المساعدة ، والتدخل في معالجة الأخطاء.

لماذا تحتاج إلى أدوات أتمتة سير العمل؟

تظهر الأبحاث أن أكثر من 25٪ من الرؤساء التنفيذيين يقضون وقتًا في مهام عادية يمكن للآلات تحقيقها بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

بالإضافة إلى ذلك ، تكشف الدراسات أن ما يقرب من 60٪ من الموظفين يمكنهم توفير 30٪ من وقتهم من خلال الاستفادة من أداة أتمتة سير العمل.

لذلك ، تستخدم المزيد من المؤسسات اليوم أدوات الأتمتة للأسباب التالية:

• لتعزيز الإنتاجية
• لتعزيز الكفاءة
• لتقليل الأخطاء البشرية
• لتسريع العمليات
• لتحسين الدقة وتقليل الانحرافات
• لضمان المساءلة على المستوى الفردي
• لتقليل استخدام الافتراضات واستبدالها باستخدام الحقائق

الآن بعد أن تعرفت على الفوائد الأساسية لأدوات أتمتة سير العمل ، دعنا نناقشها بالتفصيل:

يسمح لك بالعمل في مهام عالية القيمة

تُريح أداة أتمتة سير العمل موظفيك من المهام ذات القيمة المنخفضة والمستهلكة للوقت. بدلاً من ذلك ، يمكنهم التركيز على المهام غير الآلية وذات القيمة الأعلى التي تتطلب إبداعًا بشريًا.

تمكنك من توفير التكاليف

أحد المحترفين الممتازين لبرامج الأتمتة هو أنه يزيد الإنتاجية لتحقيق وفورات أعلى في التكاليف.

يحسن رؤية سير العمل

تستلزم أتمتة سير العمل تخطيط سير العمل الذي يخلق رؤية متعمقة للمهام والعمليات التي تقوم بأتمتة.

بهذه الطريقة ، تحصل المؤسسات على نظرة شاملة لسير العمل لتحديد المهام القديمة والمكررة وإيجاد حلول مبتكرة.

يعزز التواصل

تعمل أدوات أتمتة سير العمل على تحسين الرؤية والتي بدورها تعزز التواصل بين الموظفين والأقسام.

في النهاية ، يساعدك على تحديد الاختناقات وتحسين إنتاجية مكان العمل.

تحسين المساءلة

تتيح لك أتمتة سير العمل تحديد المهام المختلفة وتعيين خطوات فردية للموظف المناسب.

بهذه الطريقة ، يمكن للشركات تعزيز المساءلة بين الموظفين في عمليات معينة.

من يحتاج إلى أداة أتمتة سير العمل؟

أفضل جزء في أتمتة سير العمل هو أنه يمكن لأي شخص استخدامها. إليك من يستفيد أكثر من أدوات أتمتة سير العمل:

الأعمال

تستخدم الشركات أتمتة سير العمل للأسباب التالية:

• لإنشاء العمليات التي تقلل التكاليف
• لتبسيط إدارة المهام
• لتقليل الأخطاء من الإدخالات اليدوية أو الهفوات
• لأتمتة تدفقات الموافقة
• لتبسيط مسارات المستندات

DevOps

تستخدم DevOps عادةً برامج الأتمتة من أجل:

• تسهيل الاتصال بين المطورين والعمليات
• التغلب على الاختناقات والمتابعة

مسؤولي تكنولوجيا المعلومات

أخيرًا ، يستخدم مسؤولو تكنولوجيا المعلومات أدوات أتمتة سير العمل للأسباب التالية:

• لإنشاء إشراف عبر الشبكة السحابية
• لإضافة طبقة من التصور
• للإشراف على وتحليل صحة الشبكة وأوجه القصور

متى يجب استخدام أداة أتمتة سير العمل؟

عادةً ما تستخدم الشركات ورجال الأعمال أدوات أتمتة سير العمل عندما:

• مهمتك متكررة
• تحتاج إلى إنهاء مهمتك بسرعة وبدون أخطاء بشرية
• تريد تبسيط سير عملك لتحسين الكفاءة
• تريد اتخاذ قرار تجاري استراتيجي بناءً على الحقائق

أفضل 12 أداة لأتمتة سير العمل

يكشف البحث الذي أجرته شركة McKinsey أن أكثر من 45٪ من الأنشطة التي تنفق الشركات الأموال عليها يمكن أن تتم بشكل أسرع وأكثر كفاءة من خلال تكييف التكنولوجيا الحالية.

لذلك ، باستخدام أداة أتمتة سير العمل المثالية ، يمكنك زيادة الإنتاجية وتوفير التكاليف وتحقيق أهداف عملك. لكن السؤال هو ما هي الأداة الصحيحة ؟

لمساعدتك في اتخاذ القرار الصحيح ، قمنا بإنشاء قائمة شاملة لأهم اثني عشر أداة لأتمتة سير العمل :

الأخطبوط CRM

Octopus CRM هو برنامج أتمتة LinkedIn الشامل الكل في واحد لبناء مسار التسويق الخاص بك. تتيح لك منصة تسويق سير العمل الحديثة الخاصة بنا أتمتة مهامك اليومية على LinkedIn وتبسيطها.

باستخدام هذه الأداة المبتكرة ، يمكنك أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إرسال طلبات اتصال مخصصة إلى أكثر من 100 مستخدم على LinkedIn ، وتأييد ملفات تعريف مختلفة ، وزيارة جمهورك المستهدف.

ليس هذا فقط ، ولكن Octopus CRM يقدم لك رؤية شاملة لأدائك. يمكنك الوصول إلى التحليلات التفصيلية ، بما في ذلك عدد مشاهدات الملف الشخصي وظهور البحث ومؤشر البيع الاجتماعي وأداء الحملة.

تتمثل إحدى النقاط الإضافية لدمج Octopus CRM في تدفق عملك الحالي في أنه يمكنك تجاوز حد الدعوة الأسبوعي لـ LinkedIn بأمان. يمكنك أيضًا استخدام Octopus CRM للتحكم في نشاطك على أي نوع حساب LinkedIn.

أفضل جزء؟ Octopus CRM صديق للميزانية!

من يحتاج إلى Octopus CRM؟

يعد Octopus CRM مثاليًا لجميع الشركات التي ترغب في تعزيز إستراتيجية التسويق الرقمي والتركيز على توليد العملاء المحتملين ورعايتهم على LinkedIn.

زابير

Zapier هي أداة أخرى ممتازة لأتمتة سير العمل تسمح لك بالاتصال بالأدوات الموجودة. يمكّنك النظام الأساسي من أتمتة أي عملية تجارية نظرًا لاتصاله بأكثر من 1000 تطبيق ويب مثل Google Drive و Facebook و Insta.

بمجرد إنشاء سير العمل المثالي واختيار التطبيقات التي تحتاجها في سير عملك ، تساعدك الأداة على التعاون عبر المجلدات والأجهزة.

من يحتاج زابير؟

يعد Zapier مثاليًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وأصحاب الأعمال الحرة الذين يستخدمون أدوات متعددة ولكن لا يمكنهم التعاون بشكل مناسب.

HubSpot

HubSpot هو الحل الأمثل لجميع احتياجاتك في التسويق والمبيعات وأتمتة العمليات.

تتيح لك أداة أتمتة سير العمل الكل في واحد ربط عمليات عملك ، وتبسيط المهام ، ومواءمة عمليات الفريق.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك هذه المنصة سهلة الاستخدام توصيل تذكرة خدمة بسجل موجود وإزالة الفوضى من بيانات العملاء وتوجيه العملاء المتوقعين من التسويق إلى المبيعات.

من يحتاج إلى HubSpot؟

يعد HubSpot مثاليًا للشركات المتنامية ورجال الأعمال الذين يرغبون في أتمتة المهام اليومية. بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر الأداة مثالية لفرق التسويق والمبيعات والخدمة والعمليات.

المقرنة

Coupler.io هو حل تكامل بدون رمز لأتمتة تدفق البيانات من مصادر متعددة إلى جداول بيانات Google أو Excel أو Google BigQuery. بنقرات قليلة فقط ، يمكنك الاتصال بتطبيق ضروري وجدولة نقل البيانات إلى جدول البيانات أو جدول BigQuery.

يتيح لك Coupler.io أتمتة عمليات تصدير البيانات الأولية من تطبيقات مختلفة مثل Airtable و Xero و HubSpot و Salesforce وغيرها الكثير. يمكنك تخصيص وتيرة تدفق البيانات الآلي الخاص بك بدءًا من كل 15 دقيقة. ما الفائدة؟

لنفترض أنك تريد مشاركة بعض الأفكار القيمة من لوحة معلومات Tableau مع أصحاب المصلحة. بدلاً من التعامل مع خيارات المشاركة المعقدة في Tableau ، يمكنك توصيل Tableau بـ Excel باستخدام Coupler.io ومشاركة مصنف التحديث الذاتي مع زملائك.

من يحتاج إلى Coupler.io؟

Coupler.io هي أداة سير العمل التلقائية لإعداد التقارير والتحليلات والنسخ الاحتياطي. لديها مجموعة واسعة من التطبيقات وهي اختيار رواد الأعمال والخبراء المختلفين ، بما في ذلك المحاسبين ومحللي البيانات ومندوبي المبيعات وما إلى ذلك.

IFTTT

If This Then That هو تطبيق سير عمل مستقبلي يسمح لك بأتمتة كل جانب من جوانب عملك. يشجع IFTTT الاتصال البيني للإنترنت لتبسيط سير العمل في الأعمال والحياة.

يمكنك دمج IFTTT مع مكتبك ومنزلك لأن الأداة متوافقة مع تطبيقات المكتب والثلاجات الذكية والأجهزة الذكية.

مع توفر أكثر من 700 تكامل ، يعمل IFTTT كقناة للمهام وقطع المعلومات للتدفق عبر مسار معين. أفضل جزء في اختيار أداة سير العمل الآلي هذه هو أنه يمكنك الاستمتاع باستخدام ميزاتها المؤتمتة للغاية دون معرفة كلمة واحدة من التعليمات البرمجية.

من يحتاج IFTTT؟

يعد IFTTT مثاليًا للشركات ورواد الأعمال من جميع الأحجام نظرًا لخطط التسعير المرنة ووظائف الأتمتة المبتكرة.

نوصي بشدة باستخدام هذه الأداة لأقسام تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية.

جيرا

Jira هي الأداة المثالية لإدارة المشاريع والأتمتة للشركات التي تفضل منهجية "If This Then That".

باستخدام برنامج الأتمتة الرشيقة هذا ، يمكن للمستخدمين أتمتة أي مهمة أو عملية في غضون بضع نقرات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول إلى أكثر من مائة قالب أتمتة لتسريع مهامك.

تشمل الميزات الإضافية الأتمتة العالمية وخرائط الطريق ورؤى المسؤول والمقاييس الرئيسية وصندوق الحماية. تتيح لك الأداة التكامل مع منصات مثل Zoom و GitHub و Zendesk.

من يحتاج جيرا؟

تعد Jira مثالية للشركات ذات الأحجام المختلفة نظرًا لخططها المعقولة التكلفة وميزاتها المستقبلية.

نينتكس

Nintex عبارة عن منصة ثورية لأتمتة سير العمل تساعد أكثر من 8000 عميل من المؤسسات على الوصول إلى 3 ملايين تطبيق لسير العمل. باستخدام هذه الأداة المبتكرة ، يمكنك إدارة عمليات عملك وأتمتتها وتحسينها بسرعة وكفاءة.

علاوة على ذلك ، تقدم Nintex العديد من أدوات أتمتة سير العمل ، مثل تخطيط العمليات ، وذكاء العمليات ، وسير العمل المتقدم. يمكنك تخطيط ومراقبة وتنفيذ عمليات مختلفة.

من يحتاج نينتكس؟

Nintex مثالية للأعمال التجارية والمستقلين الذين لديهم عمليات راسخة وتريد توصيل تطبيقات متعددة.

كيسفلو

يتيح Kissflow ، وهو حل أتمتة قائم على السحابة ، للشركات أتمتة العمليات التجارية والوصول إلى التحليلات.

تم تصميم Kissflow مع أشخاص لا يتمتعون بمهارات تشفير في المقدمة ، وهو يتيح لك إنشاء مهام سير عمل شخصية وجماعية. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك النظام الأساسي ببناء وتنفيذ مهام سير العمل التعاوني بكفاءة.

يتيح لك Kissflow أيضًا دمج العديد من مهام سير العمل التي تتضمن عمليات متعددة على منصة واحدة. يشجع التتبع المبسط وتتبع الأداء والامتثال السهل.

علاوة على ذلك ، تتيح لك أداة الأتمتة هذه تحليل التقارير بالتفصيل لتحديد الاختناقات والتغلب على التحديات والحلول في غضون ثوانٍ.

مع أكثر من 50 تطبيقًا مثبتًا مسبقًا لعملية الأعمال ، يتيح لك Kissflow تبسيط جميع عمليات الأعمال الخاصة بك.

من يحتاج إلى كيسفلو؟

كيسفلو مثالي للشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة الذين لم يستخدموا أتمتة سير العمل. مع سهولة استخدام الأداة ، يمكن للمستخدمين أتمتة العمليات دون أي تحد.

التكامل

Integromat عبارة عن منصة تكامل مستقبلية وقوية تتيح لك تصور ، وبناء وتخصيص ، وأتمتة تدفقات العمل الخاصة بك.

من خلال واجهة السحب والإفلات ، يمكنك الاستمتاع بالاتصال بتطبيقات متعددة دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام أجهزة التوجيه لتقسيم المهام إلى مسارات مختلفة. يمكنك أيضًا تصفية البيانات التي تمر عبر طرق مختلفة.

علاوة على ذلك ، يسمح Integromat للمستخدمين بالتكامل مع أكثر من 1000 تطبيق وخدمة ، بما في ذلك JSON و APIs. تتمثل ميزة استخدام أداة الأتمتة هذه في أنه يمكنك الوصول إلى خطتها المجانية للاستمتاع باستخدام آلاف العمليات.

لماذا يحتاج Integromat؟

تعتبر Integromat مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تستخدم أدوات سير العمل الآلية لأول مرة.

تكامل

Integrify هو برنامج آخر مبتكر لأتمتة سير العمل يسمح لك بإنشاء تدفقات عمل مخصصة وتشغيل تدفقات متوازية / متسلسلة.

تتيح لك الأداة تبسيط عمليات الأعمال وأتمتة المهام اليدوية من خلال التعاون بين المهام والطلبات وإعداد التذكيرات.

علاوة على ذلك ، يوفر Integrify أمثلة لسير العمل وقاعدة معرفة للمستخدم وواجهة برمجة تطبيقات مفتوحة قائمة على الراحة والقدرة على استيراد البيانات وتصديرها.

من يحتاج إلى التكامل؟

نوصي الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم باستخدام برنامج أتمتة سير العمل المبتكر هذا. باستخدام أداة إنشاء عمليات السحب والإفلات ، يمكنك أتمتة المهام اليومية بسرعة وكفاءة.

كاتب

Scribe هي أداة أتمتة لسير العمل تتيح لك توثيق تدفقات عملك. باستخدام هذا النظام الأساسي ، يمكنك التقاط شاشتك وتحويل النقرات وضغطات المفاتيح إلى تعليمات مكتوبة.

Scribe هو امتداد Chrome مجاني أو تطبيق سطح مكتب مدفوع يسمح للأفراد والفرق ببناء تدفقات عمل تلقائية غير محدودة.

علاوة على ذلك ، يمكنك مشاركة الكتبة عبر رابط أو تضمينها في CMS أو wiki أو أداة إدارة المشروع أو مركز المساعدة.

أفضل جزء؟ يمكنك الاستمتاع باستخدام غير محدود مجانًا!

من يحتاج إلى كاتب؟

يعد Scribe مثاليًا لجميع الشركات التي ترغب في أتمتة سير العمل أثناء تتبع أداء الأعمال.

أهم 5 أمثلة لأتمتة سير العمل

الآن وقد ناقشنا أنواع أدوات سير عمل الأتمتة ، فلنستعرض عدة أمثلة:

المثال الأول: إنشاء المهام

يسمح لك استخدام نظام إنشاء المهام الآلي ببناء وإعداد سير عمل آلي باستخدام نظام إدارة المهام.

تتيح لك عمليات سير العمل إخطار الموظفين الذين تم تعيين مهمة لهم.

المثال الثاني: إدارة العملاء المتوقعين

يمكن لأنظمة سير العمل المؤتمتة فحص مئات استفسارات العملاء ، وملء CRM الخاص بك بالمعلومات ذات الصلة ، وتوجيه العملاء المحتملين من التسويق إلى المبيعات.

مثال # 3: إنشاء الفواتير

يسمح سير العمل الآلي للشركات بإنشاء وإرسال الفواتير وفقًا لجدول زمني محدد. بهذه الطريقة ، يمكنك تحرير الموظفين للمهام التي تتطلب الإبداع واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

المثال الرابع: إدارة التذاكر

تساعد أتمتة بطاقات الأعطال فرق تقنية المعلومات على تقليل الأخطاء البشرية والتعامل بكفاءة مع طلبات المساعدة الفنية.

مثال رقم 5: التخفيف من "الظل" في تكنولوجيا المعلومات

يشير Shadow IT إلى التكنولوجيا التي يستخدمها الموظفون دون إشراف قسم تكنولوجيا المعلومات. بينما يمكن للموظفين استخدام الأدوات بشكل مستقل ، فإن خطوة واحدة خاطئة يمكن أن تكلف شركتك الكثير من المال.

يساعدك سير العمل التلقائي في تجنب هذه المشكلات عن طريق تثبيت نظام تنبيه لإعلام المسؤولين بأن قسم تكنولوجيا المعلومات لم يوافق.

ما الفرق بين أتمتة العمليات الروبوتية وسير العمل؟

يتمثل الاختلاف الأساسي بين أتمتة العمليات الروبوتية وأتمتة سير العمل في أن الأول يركز على أتمتة أنشطة العمل الفردية. على العكس من ذلك ، تساعدك أتمتة سير العمل على أتمتة تدفق العمل عبر عمليات مخصصة.

تحاكي تقنية RPA نقرات الماوس وضربات لوحة المفاتيح لتنفيذ العمليات التجارية. من ناحية أخرى ، تساعدك أتمتة سير العمل على تعزيز التعاون وزيادة الإنتاجية وتجنب أعطال الاتصالات.

اختيار برنامج أتمتة سير العمل الصحيح

قمنا هنا بتضمين دليل شامل لمساعدتك في العثور على برنامج أتمتة سير العمل المثالي:

• التعرف على احتياجات عملك - ضع في اعتبارك المهام التي تريد أتمتتها والعمليات التجارية التي تريد تبسيطها
• فوائد البرنامج واستخدامه - قبل الالتزام ببرنامج أتمتة سير العمل ، ضع في اعتبارك فوائده واستخداماته. على سبيل المثال ، يعد Octopus CRM مثاليًا للمسوقين الرقميين الراغبين في تلبية احتياجاتهم التسويقية على LinkedIn
• تكلفة النظام الأساسي - حدد ميزانيتك قبل اختيار برنامج سير عمل الأتمتة
• سهل الاستخدام - من الناحية المثالية ، تريد تحديد البرامج التي يسهل التنقل فيها وسهلة الاستخدام

استنتاج

قد يكون اختيار برنامج أتمتة سير العمل المثالي أمرًا صعبًا. ومع ذلك ، إذا حددت إحدى الأدوات الاثني عشر المذكورة أعلاه ، يمكنك تحسين إنتاجية عملك وخفض التكاليف بكفاءة.

ضع في اعتبارك إيجابيات وسلبيات كل أداة قبل اتخاذ القرار النهائي.