أفضل 12 أداة للعاملين عن بعد

بعد الجائحة ، أدركت العديد من الشركات فوائد بيئة العمل الهجينة وتسمح الآن للموظفين بالعمل من منازلهم المريحة. ومع ذلك ، مع انتشار العمل عن بُعد ، زادت أيضًا الحاجة إلى أدوات احترافية عن بُعد.

للمساعدة في زيادة أداء عملك إلى الحد الأقصى وضمان بقاء العمال عن بُعد في الحلقة ، قمنا بتجميع قائمة بأهم اثني عشر أداة عن بُعد. دعنا نتعمق!

ما هي أهمية الاتصال في العمل عن بعد

يعد الاتصال الواضح والفعال ضروريًا لتعزيز بيئة عمل فعالة وإيجابية - خاصة إذا كان لديك عمال عن بعد. يتفق معظم الخبراء على أن التواصل السلس أمر حيوي في الحفاظ على العلاقات مع الموظفين والمشترين وأصحاب المصلحة وتحسينها.

فهو لا يساعد فقط في بناء علاقة بين القادة والموظفين ، ولكنه يشجع أيضًا العمل الجماعي ويعزز الإنتاجية . ومع ذلك ، فإن تنمية علاقة عميقة في مكان العمل تتطلب جهدًا من كلا الطرفين. يمكن لأصحاب العمل الذين يستثمرون الوقت في بدء محادثات واضحة والحفاظ عليها بناء علاقات جديرة بالثقة وزيادة الإنتاجية والإنتاجية والروح المعنوية.

على العكس من ذلك ، يمكن أن يؤثر ضعف التواصل سلبًا على نجاح علامتك التجارية ونموها. يمكن أن تدمر العلاقات المهنية ، وخلق موظفين غير متحمسين ، وموظفين يرتدون الزي الرسمي يشككون في قدراتهم ، ويعزز معدلات الدوران.

بينما تكافح الشركات التي لديها نموذج عمل مختلط أو العديد من الموظفين في كثير من الأحيان للحفاظ على التواصل الفعال ، فإن الاستثمار في الأدوات المناسبة يمكن أن يشجع على التعاون. يمكن للأدوات عالية الجودة ، سواء كانت أفضل أداة لإدارة المشروع أو أداة لإدارة الوقت ، أن تساعد في بناء فرق أفضل وأكثر كفاءة. وفقًا للبيانات الحديثة ، تستخدم واحدة من كل أربع شركات أدوات إدارة المشاريع لتحسين كفاءة العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يعزز التواصل الواضح بين أعضاء الفريق بيئة عمل إيجابية تلهم وتشرك الموظفين لأداء أفضل ما لديهم ، وتخفيف مخاطر النزاعات ، والمساعدة في تحقيق أهداف العمل.

نصائح للاتصال الفعال في إعداد العمل عن بعد

تتضمن بعض النصائح التي يمكن أن تضمن التواصل الفعال بين الموظفين ما يلي:

البقاء على اتصال

لا يعني عدم وجودك في بيئة مكتب تقليدية أنه لا يمكنك البقاء على اتصال مع الموظفين! من الطرق الممتازة لإنشاء استراتيجية اتصال سلسة جدولة مكالمات فيديو أو صوتية منتظمة في وقت مناسب.

على الرغم من أن هذا يمكن أن يمثل تحديًا عندما يكون الفريق منتشرًا في جميع أنحاء العالم ، فلا يوجد شيء مستحيل في هذا العصر المتقدم للتكنولوجيا.

احترام وقت فريقك العامل

من بين أهم مزايا العمل عن بعد التمتع بساعات عمل مرنة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هذا أيضًا استغلاليًا إذا بدأت في فقدان المواعيد النهائية أو حضرت الاجتماعات في وقت متأخر. لذلك ، يجب أن تظل على دراية بجداول أعضاء فريقك وتحترم وقتهم.

يجب تحديد أولويات المهام ؛وفقًا لذلك ، لا يجب التعامل مع كل عنصر بشكل عاجل. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف في منتصف العمل ، وإذا استعان المدير بمهمة عاجلة ، فسيؤدي ذلك إلى تعطيل تركيز الموظف. لذلك لهذا السبب بالذات ، من الأهمية بمكان أن تضع في اعتبارك جداول الموظفين الآخرين وزملاء العمل في بيئة بعيدة.

الاستماع إلى زملائك في العمل مع ضمان أن يشعر الجميع بالإنتاجية هو مهارة. تأكد من إتقان الفن من خلال التواصل مع الموظفين بوضوح مع تشجيع الحوار المفتوح. بهذه الطريقة ، يمكنك تحسين إنتاجية فريقك البعيد وكفاءته.

اقرأ أيضًا: لماذا تحتاج Octopus CRM لفرق المبيعات

أفضل 12 أداة للعمل عن بعد

تبدأ إدارة الفرق البعيدة باختيار الأدوات والبرامج الاحترافية. باستخدام البرنامج المناسب ، يمكنك إنشاء مسار اتصال سلس ، من إرسال الرسائل الفورية إلى مؤتمرات الفيديو وقدرات التخزين السحابي - كل الميزات الأساسية للتعاون عن بُعد.

نظرًا لأن كل شخص لديه احتياجات مميزة ، فقد يتعين على الموظفين عن بُعد إنشاء مهام سير العمل والعمليات الخاصة بهم. لذلك ، يجب أن تفكر في الاحتياجات الفريدة لفريقك وحجمه ومسؤولياته أثناءالبحث عن أفضل الأدوات لزيادة الإنتاجية .مع القليل من العمل الشاق ، يمكنك العثور على أفضل أدوات التعاون وإدارة الوقت التي تعزز جداول العمل الفعالة في الوقت المناسب ، حيث يلتزم العمال بالمواعيد النهائية بفعالية.

مقالة ذات صلة: كيفية تعزيز الإنتاجية باستخدام CRM

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد أفضل مكالمات الفيديو وأدوات مشاركة الشاشة في عقد اجتماعات افتراضية خالية من المتاعب ، أو مناقشة المهام الجديدة ، أو تحديد مجالات التحسين.

الآن بعد أن ناقشنا الأنواع المختلفة من الأدوات التي يمكنك استخدامها ، دعنا ننتقل إلى أفضل اثني عشر برنامجًا يجب استخدامها:

جوجل درايف

يُعرف Google Drive بأنه أفضل خدمة تخزين سحابي بفضل قدرته على تخزين الملفات في مكان واحد آمن. تتيح أداة التخزين السحابية عالية الجودة هذه للعاملين عن بُعد مشاركة المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية في موقع مركزي.

علاوة على ذلك ، يمكنك استخدامه للإبلاغ عن المقاييس الأسبوعية ومزامنة ملفات محرك الأقراص عبر الأجهزة. نتيجة لذلك ، يمكن لأعضاء الفريق العرض والتحديث من أجهزة الكمبيوتر / الهواتف الشخصية في العمل.

تكبير

غني عن القول؛يعد Zoom من بين أفضل حلول هواتف الأعمال ، ولهذا السبب اعتمدت معظم الشركات والمؤسسات التعليمية الأداة أثناء جائحة Covid-19.

باستخدام Zoom ، يمكنك استضافة اجتماعات عبر الإنترنت لفريقك ومؤتمراتك وندواتك عبر الإنترنت. ومع ذلك ، فإن أكبر ميزة للأداة هي الحجم الهائل للوظائف الإضافية وتكامل تطبيقات الطرف الثالث.

قامت Zoom مؤخرًا بزيادة الخدمات التالية إلى ذخيرتها:

• إضافة إمكانيات غرفة المؤتمرات هو Zoom Spaces
• زووم الأحداث لتجمعات الحي
• خدمة دعم عملاء مستندة إلى مجموعة النظراء تسمى Zoom Contact Center

فرق مايكروسوفت

Microsoft Teams هي أداة اتصال جماعية رائعة أخرى تتيح للمستخدمين إرسال واستقبال الرسائل النصية وإجراء محادثات الفيديو والصوت واستلامها. من بين أفضل أدوات الإنتاجية ، يتميز برنامج مؤتمرات الفيديو المدمج في تسجيل الاجتماعات والدردشة وتخصيص الخلفية لتعزيز التخصيص والإنتاجية.

يتضمن Microsoft Teams دعم الأحداث بالإضافة إلى تنظيم اجتماعات الفريق مثل عمليات الوقوف اليومية. يمكن لما يصل إلى 1000 فرد المشاركة في المناقشات التفاعلية التي تجريها ، ويمكن لـ 10000 شخص مشاهدة ندواتك على الويب.

حرف متحرك

يعد حرف العلة من بين أفضل خدمات VoIP ، حيث يقدم وظائف ومزايا أكثر من الأدوات القياسية. بفضل الإمكانات المضمنة للتحضير للاجتماعات والمتابعة ، فإنه يحول اجتماعاتك إلى معرفة مشتركة قابلة للبحث.

يمثل الظهور والتحدث جزءًا صغيرًا فقط من مكالمات الفيديو الجارية - هناك أيضًا. إنشاء جدول أعمال الاجتماع ، وتعيين عناصر العمل ، وصياغة ملاحظات الاجتماع لضمان الإنتاجية.

بدلاً من الاعتماد على تطبيقات وتكاملات الجهات الخارجية ، تقدم Vowel مجموعة شاملة من الأدوات. بفضل جداول الأعمال المضمنة والملاحظات المشتركة وعناصر الإجراءات والتسجيل السحابي والنسخ التلقائي والملخصات ووظائف البحث ؛ يعمل البرنامج كمتجر شامل لجميع المؤتمرات والأنشطة المتعلقة بالاجتماعات.

مركز إثبات

يُشار إليها بشكل عام على أنها أفضل أداة لإدارة المشاريع ، تساعد ProofHub الشركات على عرض كل شيء من مكان واحد. من خلال هذا البرنامج الرائع ، يمكن للعملاء وأعضاء الفريق التفاعل مع أعضاء الفريق بدون أي متاعب.

ماذا بعد؟ تتيح لك الأداة الرائعة الاستفادة من ميزات التدقيق اللغوي والدردشة والمحادثة وإدارة المشاريع عبر الإنترنت. وبالتالي ، يمكنك إنشاء مكان عمل منتج وفعال حيث يشعر الموظفون بالدوافع ويلهم القادة.

لذلك ، إذا كنت تهدف إلى تحسين لعبة إدارة مشروعك وتعزيز النجاح ، فستحتاج إلى إضافة ProofHub إلى مجموعة الأدوات الخاصة بك.

ويبكس

لأكثر من 25 عامًا ، تم تصنيف Webex من Cisco كأحد أفضل أدوات التعاون الجماعي ومكالمات الفيديو. تتيح لك الأداة الاحترافية إجراء المكالمات وعقد الاجتماعات وإرسال النصوص وترتيب الأحداث.

الأداة هي الأنسب للشركات الكبيرة مع الأخذ في الاعتبار نطاق ما تقدمه Webex (وتكلفتها). ومع ذلك ، تذكر أن السعر يعتمد على الميزات التي تريد استخدامها.

يمكنك شراء الأداة بشكل منفصل للاجتماعات والمكالمات والندوات عبر الإنترنت والأحداث ، أو يمكن شراؤها كمجموعة (اجتماعات ومكالمات). عادةً ما تكلف الأداة ما يصل إلى 25 دولارًا لكل مستخدم لمكالمات العمل والاجتماعات.

رينج سنترال

منصة للاتصال عبر الإنترنت تسمى RingCentral تقدم خدمات الفاكس والفيديو والرسائل والهاتف. يتم دمج هذه العناصر في RingCentral MVP ، وهي منصة تعرف باسم UCaaS. (الاتصالات الموحدة كخدمة).

باستخدام RingCentral ، يمكنك عقد مؤتمرات فيديو عالية الدقة مع ما يصل إلى 200 شخص والانضمام إلى اجتماع فيديو مباشرة من محادثة هاتفية دون تبديل التطبيقات.

يمكن شراء RingCentral كجزء من عرض RingCentral MVP ، والذي يبدأ بسعر 19.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للطبقة الأساسية. بدلاً من ذلك ، يمكن شراء RingCentral Video بشكل منفصل مقابل 11.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. هناك نسخة مجانية من RingCentral Video. ومع ذلك ، فإنه يسمح فقط لـ 100 مشارك في الاجتماع.

نوكلينو

كانت فكرة الدماغ الجماعي بمثابة مصدر إلهام لنوكلينو. إنها مساحة عمل مركزية تسمح للفرق البعيدة بدمج معارفهم ووثائقهم ومشاريعهم ، واستبدال العديد من أدوات العمل عن بُعد البديلة. إن إنشاء موقع wiki في مكان العمل ، وإدارة المهام والمهام ، ومشاركة المستندات وتحريرها في الوقت الفعلي ، وإعداد عمال جدد عن بُعد ، ومهام أخرى كلها ممكنة مع Nuclino. يمكنك ترتيب مستنداتك ومشاريعك باستخدام طرق عرض القائمة واللوحة والرسم البياني لتناسب سير عملك على أفضل وجه.

LiveAgent

LiveAgent - أفضل أداة مكتب مساعدة - هو برنامج قوي متعدد القنوات يساعد الشركات على تجاوز توقعات العملاء من خلال دعم العملاء المخصص. من خلال ميزة مكتب المساعدة البالغ عددها 180 ، توفر الأداة نظام التذاكر وصندوق الوارد الشامل ومركز الاتصال المدمج.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك فتح الدردشة المباشرة وبوابات العملاء وقواعد المعرفة وقدرات التحفيز. تتيح لك الأداة حماية عملك من البريد العشوائي والاحتيال أثناء الوصول إلى التحليلات التفصيلية لزيادة الإنتاجية. أفضل جزء؟يمكنك استخدام الأداة بأكثر من 39 لغة ، مما يسهل التعاون بين الفرق متعددة الثقافات.

لوحة الاتصال

قل وداعًا لاستراتيجيات الاتصال الرديئة وقل مرحباً لأفضل برنامج لمركز الاتصال عن طريق تثبيت Dialpad. توفر الأداة المبتكرة التي يجب توفرها عن بُعد مركز اتصال يعمل بالذكاء الاصطناعي ومؤتمرات فيديو ومكالمات.

بالإضافة إلى ذلك ، تتميز الأداة الاحترافية بذكاء صوتي مدمج ، مما يسمح للمستخدمين بإجراء مكالمات من أي جهاز جنبًا إلى جنب مع إمكانيات نسخ المكالمات وتدوين الملاحظات. يمكنك أيضًا الاستمتاع بالتكامل الممتاز مع الجهات الخارجية ، بما في ذلك Zendesk و Salesforce!

علاوة على ذلك ، يتيح تطبيق Dialpad للشركات إمكانية التحدث مع العملاء عبر الهاتف أو الكمبيوتر الشخصي. يمكنك أيضًا مراقبة الكلمات الرئيسية على ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ، والرد على التغريدات ، والرد على التعليقات والرسائل على Facebook عبر هذه الأداة.

تحليلات البريد الإلكتروني

تحليلات البريد الإلكتروني هي أداة تسويق بريد إلكتروني قوية مع تحليلات تسمح بتصور نشاط البريد الإلكتروني لفريقك. باستخدام أداة الإنتاجية الرائعة هذه ، يمكنك الحصول على رؤى حول وقت استجابة البريد الإلكتروني لموظفك ، ومتوسط ​​رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة ، والمزيد!

أفضل جزء؟توفر الأداة للقادة تقارير أسبوعية وشهرية وسنوية متعمقة تعرض مدى نجاحهم في الوصول إلى معالم بريدك الإلكتروني. لذلك ، باستخدام هذه الأداة ، يمكن للشركات مراقبة إنتاجية البريد الإلكتروني وتحسينها.

علاوة على ذلك ، يمكنك تثبيت البرنامج بنقرة واحدة! بعد ذلك ، يمكنك إضافة أعضاء الفريق وتحسين كفاءة مكان العمل من خلال تتبع نشاط البريد الإلكتروني.

الأخطبوط CRM

ليس سراً أن LinkedIn هي منصة وسائط اجتماعية ضرورية للشركات التي ترغب في توسيع شبكتها المهنية. لحسن الحظ ، مع أفضل أدوات أتمتة LinkedIn ، يمكنك تخطي قيود وتحديات التصنيف في خوارزمية النظام الأساسي ووجهات النظر الفائزة.

Octopus CRM عبارة عن أداة أتمتة عالية الجودة على LinkedIn تتيح لك تقليل المهام المتكررة ، وإرسال طلب اتصال مخصص للغاية ، وزيارة مئات الملفات الشخصية تلقائيًا ، وإرسال رسائل مجمعة من الدرجة الأولى لتضع نفسك كجهة مرجعية للعلامة التجارية .

علاوة على ذلك ، يمكنك عرض الإحصائيات والوصول إلى تقارير متعمقة تعرض أدائك الأسبوعي والشهري والسنوي للعثور على مجالات التحسين وجذب المشاهدات والإعجابات. بهذه الطريقة ، يمكنك بناء شبكة احترافية وتعزيز علاقات عميقة مع المتابعين.

خاتمة

أنت بحاجة إلى أدوات متنوعة لدعم التعاون والعمل الجماعي والمسؤولية وتطوير ثقافة مؤسسية قوية لتحقيق أقصى استفادة من العمل عن بُعد.يمكنك تبسيط الإجراءات وتوفير الوقت وزيادة مساءلة أعضاء الفريق من خلال حلول العمل عن بُعد ، مما يتيح لك أن تكون أكثر إنتاجية وفعالية.

تأتي بعض الصعوبات مع العمل عن بعد ، لكن ليس عليك مواجهتها. وبالمثل ، لا تحتاج إلى شراء مجموعة من البرامج الجديدة وإتقانها لبدء العمل عن بُعد. بدلاً من ذلك ، اختر ما تحتاجه من هذه التقنيات المجربة والحقيقية للعاملين عن بُعد حتى تتمكن من التركيز على ما هو مهم حقًا.