أفضل 6 أدوات اتصال للأعمال تحتاج إلى استخدامها في عام 2023

التواصل الفعال والمصمم هو حجر الزاوية لنجاح الأعمال. هذا صحيح في عام 2023 كما كان في أي وقت مضى. ومع ذلك ، فقد شهدت السنوات القليلة الماضية أيضًا انتشارًا للأدوات المختلفة التي تعد بتعزيز أداء الاتصالات للشركات. في الوقت الحالي ، أصبح التنوع كبيرًا لدرجة أنه يمكن أن يصبح ساحقًا بسهولة. إذن من أين يجب أن تبدأ؟ ما هي الأدوات اللازمة بالفعل لتدفق سلس للاتصالات التجارية؟ إليك مجموعة كاملة من أفضل أدوات اتصالات الأعمال التي تحتاج إلى استخدامها في عام 2023.

خدمات هاتف العمل الافتراضي

أولاً ، أنت بحاجة إلى خدمة هاتف عمل قوية. انتظر. ماذا؟ أليست الهواتف قديمة بعض الشيء؟ في ظاهر الأمر ، نعم. لكن خدمات هاتف الأعمال الحديثة لا تشترك كثيرًا مع الخطوط الأرضية القديمة التي تتراكم الغبار في الجزء الخلفي من المتاجر. بدلاً من ذلك ، تعتمد خدمات هاتف الأعمال الحديثة على السحابة. يمكن الوصول إليها من أي مكان وتوفر تنوعًا أكبر بكثير من قنوات الاتصال مقارنة بنظيراتها التناظرية.

إلى جانب المكالمات الصوتية ، تقدم العديد من خدمات الهاتف التجارية الحديثة أيضًا مكالمات الفيديو والرسائل والدردشة الحية والبريد الإلكتروني. يأتي بعضها أيضًا مع أدوات يدوية تعتمد على الذكاء الاصطناعي مثل البريد الصوتي ونسخ المكالمات وتوجيه المكالمات الصوتية وملخصات المكالمات التلقائية.

مؤتمرات الفيديو غير المتزامن

بعد ذلك ، يجب أن تفكر في الحصول على أداة مؤتمرات فيديو غير متزامنة. خاصة إذا كنت تعمل دوليًا ولديك أعضاء فريق أو عملاء في مناطق زمنية مختلفة. نحن جميعًا على دراية بأدوات مؤتمرات الفيديو الحية - وغالبًا ما سئمنا منها - مثل Zoom و Google Meet و Jitsi و Skype وما شابه ذلك. لكن مؤتمرات الفيديو غير المتزامنة لها ميزة حاسمة - فأنت لست بحاجة إلى إيجاد وقت يناسب الجميع.

تتيح لك الأدوات غير المتزامنة ، مثل Loom ، تسجيل مقطع كما لو كان أثناء مؤتمر فيديو. يمكنك الظهور على الكاميرا ومشاركة شاشتك وحتى الكتابة على السبورة وشرح كل ما تريد. بعد ذلك ، يمكنك مشاركة هذا الفيديو باستخدام رابط بسيط. يمكن للمستلمين بعد ذلك مشاهدته في الوقت الذي يناسبهم ، أو تغيير السرعة ، أو تصفح النص التلقائي لأهم المعلومات ، أو ترك تعليقات على أجزاء مختلفة من الفيديو ، أو الرد بمقطع خاص بهم.

في نهاية اليوم ، تعد مؤتمرات الفيديو غير المتزامنة خطوة للأمام من كل من تبادل البريد الإلكتروني ومؤتمر الفيديو التقليدي. يتيح لك توفير الوقت وتقليص عدد الاجتماعات الخاصة بك ، ولكنه يسمح لك أيضًا بنقل قدر أكبر بكثير من المعلومات مقارنة برسالة مكتوبة عادية.

منصات إدارة المشاريع

أداة الاتصال الرئيسية الأخرى هي منصات إدارة المشاريع. بغض النظر عن حجم عملك ، فمن المحتمل أن يكون لديك مليون مشروع يتم تنفيذه مرة واحدة. قد يكون تتبعها جميعًا - ناهيك عن المهام الفردية والمواعيد النهائية والمساهمات من مختلف أعضاء الفريق - أمرًا صعبًا. أنظمة إدارة المشاريع تبسط هذه العملية. هناك أنواع مختلفة من أدوات إدارة المشاريع والتعاون الجماعي. اختر واحدًا يتناسب مع تعقيد المهام وعدد أعضاء الفريق وتنوع المشاريع التي يتعين عليك التعامل معها.

بعض الأدوات ، مثل Trello ، بسيطة إلى حد ما. يقلد Trello لوحة كانبان بسيطة. يمكنك إضافة روابط مختلفة وإنشاء المهام كبطاقات والتنسيق مع أعضاء الفريق. البعض الآخر معقد وقوي ، مثل أسانا. يتيح لك ذلك تعيين الأدوار والمهام والمواعيد النهائية لأعضاء الفريق ، بالإضافة إلى تضمين المخططات الزمنية والتبعيات وعرض المشاريع مثل مخططات جانت ولوحات كانبان وطرق عرض أخرى متنوعة. بشكل عام ، ستساعد منصة إدارة المشروع المختارة جيدًا فريقك على تتبع تقدمهم والأهداف النهائية والمهام الوشيكة.

مجموعات توثيق التعاون

أحد أهم المتطلبات الأساسية لتعاون الفريق الفعال هو أن يكون لديك طريقة مركزية لمشاركة المستندات وتحريرها والمشاركة في إنشائها. على الرغم من أن هذا يبدو أساسيًا ، إلا أنه لا يزال أحد أكثر نقاط الاحتكاك بالنسبة للعديد من الشركات. يعمل بعض الأشخاص على أجهزة Mac مع Pages و Keynote و Numbers. يلتزم الآخرون بـ Microsoft Office - إما الإصدار غير المتصل بالإنترنت أو المستند إلى مجموعة النظراء. ثم هناك LibreOffice و OpenOffice ، وبالطبع Google Workspace (المعروف سابقًا باسم G Suite).

يمكن لمشاركة المستندات وربما تحويلها بين هذه الأنظمة الأساسية أن تبتلع قدرًا كبيرًا من الوقت. بدلاً من ذلك ، استقر على أحد الحلول - ويفضل أن يكون حلًا قائمًا على السحابة مثل Google Workspace أو Microsoft 365. وهذا يسمح لأعضاء فريقك بمشاركة المستندات والعمل عليها في نفس الوقت وترك التعليقات وتعديل وتتبع جميع التغييرات والتعديلات.

برامج إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

في عام 2023 ، تعد وسائل التواصل الاجتماعي جزءًا لا مفر منه في اتصالات الأعمال. يتوقع العملاء بشكل خاص أن تحافظ الشركات على وجودها على منصات مثل Facebook و Instagram و Twitter و TikTok. تعتمد منصات الوسائط الاجتماعية الحاسمة لعملك على جمهورك ومكانتك. تُظهر البيانات أن Gen X يفضل Facebook ، و Millennials لديه ميل إلى Instagram ، ويباع Gen Z على TikTok. وبالمثل ، إذا كان عملك يقع في مكانة إبداعية ، فقد ترغب في التركيز أكثر على Instagram وإضافة منصات أخرى ثقيلة الصور مثل Snapchat و Pinterest.

بغض النظر عن منصة الوسائط الاجتماعية ، على وجه الخصوص ، فإنك تختار ، على الرغم من ذلك ، يجب أن تكون إحدى أدوات اتصالات الأعمال المركزية في ترسانتك عبارة عن نظام أساسي لإدارة الوسائط الاجتماعية (SMM). تسمح لك هذه بربط جميع حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بلوحة تحكم مركزية واحدة. بدلاً من الاضطرار إلى تسجيل الدخول إلى أربعة تطبيقات مختلفة لجدولة المنشورات والرد على التعليقات والاطلاع على التحليلات ، يمكنك القيام بكل شيء في مكان واحد. لن يوفر لك هذا الوقت والأعصاب فقط. يمكن أن يمنحك أيضًا رؤى لا تقدر بثمن حول سلوك جمهورك والمحتوى الأفضل أداءً عبر الأنظمة الأساسية.

منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني

أخيرًا ، إحدى أدوات الاتصال التجارية الأساسية التي تحتاج إلى استخدامها في عام 2023 هي منصة التسويق عبر البريد الإلكتروني. يظل البريد الإلكتروني أحد أكثر قنوات الاتصال الفعالة مع العملاء. إن إرسال التحديثات والعروض الترويجية والرسائل المخصصة مباشرة إلى البريد الوارد لشخص ما يعزز بشكل كبير فرصك في تحويلهم إلى عملاء مخلصين.

يمكن أن تساعدك منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني في تحقيق هذا الهدف. لا تسمح لك القوالب الخاصة بهم وبناة السحب والإفلات فقط بإعطاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بعض المهارة المرئية الإضافية. كما أنها تتيح لك تتبع من يفتح رسائلك الإلكترونية ومن ينقر على الروابط ، بالإضافة إلى اختبار الأشكال المختلفة لنفس المحتوى لتحديد الأكثر فاعلية.

أدوات الاتصال التجاري - الخاتمة

يعد اختيار أدوات الاتصال المناسبة لتناسب احتياجات عملك أمرًا بالغ الأهمية. أعلاه ، ستجد الفئات العامة للأدوات التي يجب أن تفكر في دمجها في مهام سير عملك. لكن تحديد الموفر الذي يناسب ميزانيتك ومتطلباتك الفريدة سيستغرق بعض الوقت والعمل. في النهاية ، على الرغم من ذلك ، فإن استثمار هذا الجهد - والميزانية المقابلة - في العثور على أدوات الاتصال الصحيحة يستحق كل هذا العناء. يساعدك على البقاء في الطليعة ، والتقدم على منافسيك ، وزيادة رضا العملاء بشكل عام وإنتاجية الفريق. الخط السفلي؟ التواصل هو المفتاح. ابحث عن الأدوات المناسبة لقلبها.