كيف يمكن لأتمتة سير العمل أن تساعد شركتك

تمثل أتمتة سير العمل نهجًا يتم فيه تنفيذ تدفق المعلومات والمهام والمستندات عبر الأنشطة المتعلقة بالعمل بشكل مستقل ، وفقًا لقواعد العمل المحددة مسبقًا.

على هذا النحو ، فهي عملية مباشرة بشكل لا يصدق والتي أثبتت أنها حل فعال تمامًا للشركات عبر الصناعات ، لا سيما فيما يتعلق بخفض التكلفة وزيادة الإنتاجية .

إذا كنت تفكر في أتمتة عمليات عملك أيضًا ، فإليك بعض الطرق التي يمكن أن تفيد بها أتمتة سير العمل شركتك على المدى الطويل.

9 فوائد أتمتة سير العمل

1. تقليل التكاليف غير الضرورية

إن تكاليف العمالة المتزايدة باستمرار ليست هي المشكلة الوحيدة التي تزعج الشركات. يمكن أن تأتي الأرباح الضائعة بتكاليف عالية جدًا أيضًا ، حتى أنها تتسبب في خسارة الشركات لحوالي 30٪ من إيراداتها السنوية بسبب العمليات غير الفعالة.

ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي التغيير من العمليات اليدوية إلى العمليات الآلية إلى تقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة وزيادة الإنتاجية ، مما يضمن عدم إضاعة الوقت أو المال في إصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها بسهولة.

يمكن ملاحظة هذا الانخفاض في التكاليف التشغيلية بسهولة بين الشركات التي قامت بالفعل بأتمتة عملياتها ، مما يدل على زيادة في الأرباح الإجمالية بنسبة 8 ٪ وانخفاض في التكاليف الإجمالية بنسبة 10 ٪ .

2. تحديد حالات التكرار

الإعلانات بصرف النظر عن التكاليف غير الضرورية ، هناك العديد من العوامل الأخرى الزائدة عن الحاجة والتي تميل إلى التكرار كل يوم تقريبًا في أي عمل تجاري. قد يكون هذا أي شيء من المهام اليدوية العادية التي تعطل سير العمل إلى الأدوار والوظائف التي لم تعد مطلوبة أو التي لها أي قيمة حقيقية للشركة.

عندما يكون لديك فهم أفضل لعملياتك ، يمكنك تحديد ما هو ضروري بالفعل وما هو ليس أكثر سهولة.

وغني عن القول ، إن تحديد التكرار وإزالته يأتي بمزايا لا حصر لها ، مثل تعزيز الكفاءة والإنتاجية ، وتحويل تركيزك الرئيسي على ما هو مهم حقًا ، وتمكينك من تحسين أدائك العام.

3. توفير الوقت الثمين

يعد توفير الوقت ميزة كبيرة أخرى لأتمتة سير العمل للشركات. ليس سراً أن العاملين في المكاتب يقضون ساعات دون داعٍ كل يوم عمل في مهام إدارية مملة مثل معالجة المستندات والموافقة على الأوراق والبحث عن المعلومات المطلوبة.

من خلال دمج حلول الأتمتة في عمليات الأعمال ، يمكن إكمال هذه المهام المتكررة بسرعة ودقة وكفاءة أكبر. بمعنى آخر ، تضمن أتمتة سير العمل للموظفين استخدام وقتهم الثمين للتركيز على المهام الأكثر أهمية وتحسين نتائج عملهم الإجمالية.

4. توحيد الإجراءات

تميل العمليات اليدوية التي يشارك فيها عدد من الموظفين إلى أن تكون فوضوية تمامًا ، حيث أن لكل شخص أساليب عمله وعاداته ومهامه التي يتعين إكمالها.

الإعلانات لكي تكون العملية بأكملها مبسطة وفعالة ، يجب تصميمها بشكل صحيح خلال المرحلة الأولية ، وهنا يمكن أن تكون الأتمتة مفيدة للغاية.

يتم تنفيذ العمليات المؤتمتة على أنها تدفقات عمل متسقة حيث تتبع الخطوات بعضها البعض بشكل منتظم حتى يتم الوصول إلى نتيجة قياسية في كل مرة. لم يتم تفويت أي خطوات حاسمة في هذه العملية ولم يتم فقدان أي وثائق ، ولهذا السبب قد يكون هذا الجانب هو الأكثر فائدة للصناعات التحويلية والرعاية الصحية ، على سبيل المثال.

5. تعزيز العمليات التجارية

عندما يمكن الوصول إلى أفضل النتائج الممكنة بأقل جهد ، فهذا عندما تكون العمليات فعالة حقًا. في حين أن هذا مهم لفعالية أي صناعة ، إلا أنه مهم بشكل خاص في قطاع البناء حيث يمكن أن تعني أوجه القصور في كثير من الأحيان مخاطر جسيمة ، وليس فقط خسارة الأرباح.

الإعلانات لهذا السبب ، يحظى برنامج إدارة أسطول معدات البناء المبسط بشعبية لا تصدق في هذا القطاع ويمكن أن يكون مفيدًا لعملك أيضًا.

من خلال التكامل السلس لإنترنت الأشياء والعمليات المتطورة رقميًا ، يعد حل البرنامج هذا بفعالية التكلفة وزيادة السلامة وتقليل المخاطر وتحسين نتائج الفريق والعملاء ، وجميع العوامل الضرورية لعمليات الأعمال الفعالة.

6. زيادة الإنتاجية

إلى جانب تحسين العمليات وضمان الكفاءة ، يمكن أن تؤدي الأتمتة أيضًا إلى زيادة الإنتاجية. عندما يتم تعيين مهام مرهقة وغير قابلة للإدارة لحل رقمي بدلاً من حل يدوي ، يمكن التعامل مع العديد من العمليات المختلفة في نفس الوقت ، وبالتالي زيادة الإنتاجية الإجمالية للشركة.

علاوة على ذلك ، يمكن لبرامج الأتمتة أيضًا تحسين تجربة الموظف من خلال تمكين الفرق من تفويض المهام الرتيبة والتركيز على أنشطة أكثر جاذبية ومدرة للدخل بدلاً من ذلك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا جدًا في عالم الشركات على وجه الخصوص. الإعلانات

7. تقليل الأخطاء الشائعة

بغض النظر عن مدى معرفة موظفيك ومهاراتهم وقدراتهم ، يمكن أن تحدث الأخطاء دائمًا. بعد كل شيء ، ارتكاب الأخطاء هو جزء من الإنسان.

نقاط عدم الكفاءة ، والتأخيرات العرضية ، والانزلاق اليدوي كلها أجزاء لا مفر منها من العملية. وعلى الرغم من أنه لا يمكن تجنبها تمامًا ، إلا أن احتمالية حدوث الأخطاء ستنخفض بشكل كبير عندما تتم أتمتة العمليات اليومية ، خاصة تلك الأكثر مملة وتكرارًا.

يمكن لبرامج أتمتة سير العمل أن تحصل بسهولة على مزيد من الكفاءة من فرقك عن طريق تقليل الأخطاء ، وتعزيز الفعالية ، وزيادة الإنتاجية الإجمالية.

8. زيادة المساءلة

يمكن أن تسبب الإدارة الجزئية العديد من المشكلات في مكان العمل : لا يحب المدراء أن يجبروا على القيام بذلك والموظفون يكرهون أن تتم إدارتهم بشكل دقيق. في الواقع ، يُعتقد أن الإدارة التفصيلية من بين الأسباب الرئيسية وراء ترك العمال وظائفهم.

في حين أن الإدارة التفصيلية قد تكون ضرورية في بعض الحالات ، إلا أنها في جميع الحالات الأخرى تأتي ببساطة إلى عمليات أفضل. عندما تقوم بأتمتة مهام سير العمل الخاصة بك وتخطيطها بوضوح ، سيعرف الجميع المهام التي يجب إكمالها والمواعيد النهائية الخاصة بها ومن يجب إكمالها.

وبهذه الطريقة ، يتم تقليل الأخطاء والمشكلات ، ويتم القضاء على الإدارة التفصيلية تقريبًا ، ويزداد الرضا الوظيفي على الفور.

9. تحسين تجربة العملاء

عند مقارنة مقدمي الخدمة ومحاولة إيجاد الحل الأنسب ، يعد الوصول السريع والمريح إلى الخدمة المطلوبة من بين أهم العوامل التي يميل العملاء إلى البحث عنها.

يمكن أن تساعد الأتمتة شركتك في هذا المجال أيضًا ، من خلال تمكين خدمات أسرع وأكثر دقة وعالية الجودة لعملائك.

سواء كان ذلك يعني الإجابة على الأسئلة أو حل الشكاوى أو حتى التوصية بالمنتجات والخدمات بناءً على النتائج الشخصية ، فإن الحلول مثل روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي وبرامج إدارة علاقات العملاء ستساعد في ضمان سعادة العملاء ورضاهم ، مما يؤدي بعد ذلك إلى بناء الولاء والثقة و ميزة تنافسية نتيجة لذلك.

من مزايا توفير التكلفة والوقت إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية ، يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل الشركات بوضوح في عدد من الطرق المختلفة. من خلال تنفيذ حل الأتمتة في عمليات عملك ، قد تتمكن من الوصول إلى فرص نمو ونجاح جديدة أيضًا.