الدليل النهائي لاختيار نظام تتبع مقدم الطلب

إن توظيف الأشخاص المناسبين والاحتفاظ بهم هو العامل الأكثر أهمية في تحقيق الأهداف الإستراتيجية للشركة بنجاح.

يعد اختيار نظام تتبع مقدم الطلب المناسب، والمعروف أيضًا باسم ATS، أمرًا بالغ الأهمية لتوظيف الموظفين الأكثر موهبة، ويؤثر بشكل مباشر على قدرتك على تحقيق أهدافك الإستراتيجية.

لقد عبر جيم كولينز عن هذا الأمر بشكل مشهور على النحو التالي:

"... ستكون لدي أولوية واحدة فوق كل الآخرين: اكتساب أكبر عدد ممكن من أفضل الأشخاص... إن أكبر عائق أمام نجاح مؤسستي هو القدرة على الحصول على عدد كافٍ من الأشخاص المناسبين والتمسك بهم."

والسبب هو أن مكاسب الإنتاجية من وجود أصحاب الأداء العالي هائلة. وفقا لماكينزي، أصحاب الأداء العالي هم أكثر إنتاجية بما يصل إلى 8 مرات من أصحاب الأداء المتوسط.

سيساعدك هذا الدليل على فهم المزايا المختلفة التي توفرها أنظمة تتبع المتقدمين. وسوف يشرح الميزات الأساسية المشتركة للأنظمة ويحدد المزايا الرئيسية التي توفرها كل ميزة حتى تتمكن من اختيار الأنسب لاحتياجاتك.

ما هي فوائد نظام تتبع المتقدمين؟

يمكن عمومًا تصنيف فوائد نظام تتبع مقدم الطلب إلى الفئات الثلاث أدناه.

ومن بين هذه الأمور، تصبح الدقة المحسنة في التوظيف هي الميزة الرئيسية بسهولة، لأنها تؤثر على قدرتك على توظيف أصحاب الأداء العالي، ولا تعتقد 82٪ من الشركات أنها تقوم حاليًا بتوظيف أشخاص موهوبين للغاية.

تحسين دقة التوظيف

توفر أنظمة تتبع المتقدمين الأكثر تقدمًا من الناحية التكنولوجية ميزات تقييم المواهب لمساعدتك على التنبؤ بالأداء المستقبلي لمقدم الطلب. يؤدي هذا إلى تحسين دقة التوظيف بشكل كبير، مما يسمح لك بتحديد واختيار أصحاب الأداء الأفضل بشكل أفضل.

زيادة سرعة التوظيف

تعمل أنظمة تتبع مقدم الطلب على أتمتة مجموعة من عمليات التوظيف حتى تتمكن من تقليل الوقت اللازم للتوظيف، مما يضمن ملء الوظائف الشاغرة بشكل أسرع وإمكانية إبلاغ المتقدمين بقرار التوظيف بشكل أسرع.

انخفاض تكاليف التوظيف

تساعد أتمتة العمليات أيضًا على خفض تكلفة التوظيف الإجمالية.

علاوة على ذلك، توفر العديد من أنظمة تتبع المتقدمين أيضًا القدرة على فحص المتقدمين أو تصفيتهم. غالبًا ما تستبعد هذه الميزات أكثر من 50% من المتقدمين بناءً على الوظيفة و/أو الخبرة التعليمية. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت المستغرق في قراءة السيرة الذاتية، وبالتالي يقلل من تكلفة التوظيف.

ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة تتبع المتقدمين؟

تقدم العديد من أنظمة تتبع المتقدمين قائمة طويلة من الميزات التي قد يصعب فهمها أو مقارنتها عبر موفري الأنظمة المختلفين. وهذا يمكن أن يجعل من الصعب اختيار البرنامج دون إجراء عروض توضيحية تستغرق وقتًا طويلاً لأنظمة متعددة.

إذًا، كيف تختار بثقة النظام الأفضل لعملك؟

التركيز على دقة التوظيف

يمتلك هؤلاء المزودون حل تقييم المواهب الخاص بهم والمخصص لهذا الغرض كجزء طبيعي من نظام تتبع المتقدمين.

لاحظ أن هذه الأنظمة توفر العديد من ميزات أتمتة العمليات، ولكن في كثير من الأحيان لا يصل عددها إلى الفئتين أدناه.

التركيز على أتمتة العمليات

هذه هي غالبية أنظمة تتبع المتقدمين. تتمتع هذه الأنظمة بالعديد من الميزات التي تركز على زيادة سرعة التوظيف وخفض تكاليف التوظيف. ومع ذلك، عادةً لا توجد ميزات قليلة أو قليلة للمساعدة في زيادة دقة التوظيف.

أتمتة العمليات وتكامل تقييم المواهب

يتعامل هؤلاء المزودون أيضًا مع أتمتة العمليات بشكل جيد، لكنهم أمضوا وقتًا في بناء عمليات التكامل مع موفري تقييم المواهب التابعين لجهات خارجية.

إذا كان موفر تقييم المواهب هو موفر الجودة، فيمكن أن يساعد ذلك في تحسين دقة التوظيف. ومع ذلك، نظرًا لأنه تكامل مع طرف ثالث، فقد تتأثر تجربة المستخدم، وعادةً ما يتم تطبيق تقييم المواهب فقط على المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة في نهاية عملية التوظيف.

مطابقة أنظمة تتبع المتقدمين لعملك

يجب أن يعتمد اختيارك لنظام تتبع مقدم الطلب على ما هو أكثر أهمية لمساعدة شركتك على تحقيق أهدافها الإستراتيجية.

في حين أن الأهداف الإستراتيجية ستختلف من شركة إلى أخرى، إلا أن هناك بعض القواسم المشتركة حول ما يجب على معظم الشركات التركيز عليه بناءً على حجم الشركة.

الشركات الناشئة

تعمل الشركات الناشئة عمومًا على تنمية قاعدة موظفيها بشكل أسرع نسبيًا من الشركات الكبرى. يجب على جميع الموظفين (بما في ذلك الموظفين الجدد) أن يقدموا أداءً عاليًا وأن يكونوا متحمسين للغاية، حيث أن الفريق صغير وسريع الحركة والموارد محدودة.

علاوة على ذلك، قد يكون لديهم أو لا يكون لديهم قسم للموارد البشرية. ولذلك، فإن الفوائد من أتمتة العمليات قليلة نسبيًا، كما أن زيادة دقة التوظيف هي الفائدة الإستراتيجية الأكثر تأثيرًا على الإطلاق.

الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs)

تعمل الشركات الصغيرة والمتوسطة أيضًا على تنمية قاعدة موظفيها بسرعة، وإن لم يكن بنفس سرعة الشركات الناشئة. عادةً ما يكون لدى هذه الشركات جزء من فريق الموارد البشرية الخاص بها مخصص للتوظيف.

لا تزال دقة التوظيف في العادة هي الميزة الأكثر تأثيرًا في تحقيق الأهداف الإستراتيجية، ولكن التوفير في التكاليف من الأتمتة بدأ أيضًا في أن يصبح ذا معنى.

الشركات

عادة ما تنمو الشركات الكبيرة بمعدل أقل بكثير من الشركات الصغيرة. علاوة على ذلك، نظرًا للحجم الكبير للمنظمات بشكل عام، تميل فرق التوظيف الخاصة بها أيضًا إلى أن تكون كبيرة، ويمكن أن تكون الوفورات الناتجة عن أتمتة العمليات ذات معنى.

ومن ثم، فإن هذه الشركات لديها أكبر استفادة من أتمتة العمليات وتوفير التكاليف. ومع ذلك، فإن زيادة دقة التوظيف لا تزال ذات أهمية بالغة لهذه الشركات.  

مميزات نظام تتبع المتقدمين لكل خطوة من دورة التوظيف

يمكن تصنيف الميزات العديدة التي تقدمها أنظمة تتبع المتقدمين بناءً على الجزء الذي تتناوله من دورة التوظيف. أدناه، قمنا بتوضيح الفوائد التي توفرها كل فئة من فئات الميزات.

أدوات المصادر

توفر أنظمة تتبع مقدم الطلب مجموعة من ميزات المصادر المختلفة. ومع ذلك، فإن القاسم المشترك لجميع الميزات هو أنها تساعد في جذب المزيد من المتقدمين واستقطابهم بشكل أسرع.

بمعنى آخر، يزيد عدد المتقدمين ويسمح لك بملء المناصب المفتوحة بشكل أسرع. وهذا يؤدي إلى تقصير دورة التوظيف وبالتالي تقليل تكلفة التوظيف بشكل عام.

ولا يؤدي ذلك بالضرورة إلى اتخاذ قرارات توظيف أفضل دون دمجه مع الأدوات المناسبة لتحديد واختيار أصحاب الأداء الأفضل من بين المتقدمين من المصادر.

تتضمن ميزات المصادر الشائعة ما يلي:

1. تكامل لوحة العمل

تتيح لك هذه الميزة نشر وظيفة على لوحات وظائف متعددة مباشرةً عبر نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك.

وهذا يعني أنك لست مضطرًا إلى إدخال تفاصيل الوظيفة في كل لوحة وظائف يدويًا وأن وظيفتك تظهر بسهولة لعدد كبير من المتقدمين المحتملين. إنها في الأساس طريقة سريعة لزيادة مجموعة المتقدمين لديك.

2. الصفحات المهنية

يمكن تقديم صفحات الوظائف كخدمة حتى تتمكن الشركات التي ليس لديها واحدة من الاستفادة من ميزتين مهمتين:

• العلامة التجارية لصاحب العمل: تعد صفحات الوظائف واحدة من الأدوات الرئيسية التي تساعدك على تحقيق أهدافك العلامة التجارية لصاحب العمل إلى المستوى التالي والنظر بشكل أكثر احترافية تجاه المتقدمين المحتملين ذوي الجودة العالية.
• التكامل التلقائي: نظرًا لأن نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك يقوم بإنشاء صفحة الوظائف، فستكون جميع الميزات متاحة تلقائيًا لتتبع وإدارة المتقدمين القادمين من صفحة الوظائف.

3. تعزيز وظيفة البحث عن المرشحين

تتيح لك الميزات البحث عن المرشحين المناسبين مباشرة من نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك. هناك فائدتان رئيسيتان:

• البحث عن جميع المرشحين العامين: سيسمح لك نظام تتبع المتقدمين بالبحث في ملايين الملفات الشخصية للمرشحين العامين من خلال دمج البيانات من قواعد بيانات المرشحين العامة والمجانية المتعددة.
• بحث وتصنيف محسّن: يمكن للنظام أن يقدم وظائف بحث وتصنيف أفضل مما هو متاح في قواعد البيانات الأصلية. علاوة على ذلك، تتكامل بعض البرامج مع الذكاء الاصطناعي لتوفير واجهة سهلة الاستخدام لتصنيف المرشحين وتصفيتهم.    

فحص وتصنيف السيرة الذاتية آليًا

تقوم معظم أنظمة تتبع المتقدمين بتصفية أو استبعاد المتقدمين بناءً على معايير الفحص المحددة مسبقًا. يقوم النظام عادةً بفحص أكثر من 50% من المتقدمين لديك.

ويتم ذلك عن طريق الجمع بين وظيفة الفحص وتحليل السيرة الذاتية أو وظائف أخرى تسمح لك بتحديد الوظيفة والخبرة التعليمية لمقدم الطلب.

وتتمثل الفوائد في السرعة وانخفاض تكاليف التوظيف، حيث يحتاج القائمون على التوظيف فقط إلى قراءة السير الذاتية من المتقدمين الذين يستوفون المعايير.

ومع ذلك، يجب على القائمين على التوظيف توخي الحذر فيما يتعلق بالمعايير التي يستخدمونها لفحص المتقدمين. على سبيل المثال، غالبًا ما لا ترتبط معايير الفحص المستندة إلى الخلفية التعليمية بأداء مقدم الطلب. إذا تم إساءة استخدامها، فقد تؤدي المعايير بدلاً من ذلك إلى تقديم تحيزات غير واعية ، والتي يمكن أن تقلل من مجموعة المواهب المتاحة لديك وتؤدي إلى قرارات توظيف دون المستوى.

تشمل ميزات الفحص الشائعة ما يلي:

1. الفحص

القدرة على رفض المتقدمين قبل أن يصبحوا جزءًا نشطًا من التوظيف بناءً على معايير حددتها مسبقًا. عادة، تعتمد هذه المعايير على الخبرة الوظيفية أو الخلفية التعليمية.

2. تحليل السيرة الذاتية الآلي

يقوم النظام بتحديد الأجزاء الرئيسية للسيرة الذاتية وإتاحتها بسهولة. على سبيل المثال الخبرة الوظيفية للمتقدم وما هي أعلى درجة علمية. يتم عادةً دمج الميزة مع الفحص.

تتبع وإدارة المرشحين

تتيح لك هذه الميزات بشكل أساسي تخزين جميع بيانات المتقدمين في نظام واحد واستخدام تلك البيانات لإدارة المتقدمين عبر دورة التوظيف. إنه العمود الفقري لأي نظام تتبع مقدم الطلب.

ولا تقتصر الفوائد على السرعة وانخفاض تكاليف التوظيف فحسب. تمكنك هذه الميزات بشكل أساسي من إجراء عملية توظيف أكثر احترافية.

تتضمن ميزات تتبع المتقدمين وإدارتهم الشائعة ما يلي:

1. تتبع البيانات والحالة

يجب أن يقوم نظام تتبع مقدم الطلب بجمع وإتاحة بيانات مقدم الطلب المتعلقة بالتوظيف وإتاحتها بسهولة. علاوة على ذلك، يجب أن يقوم نظام تتبع مقدم الطلب بتعيين حالة لكل مقدم طلب تسمح لك بتتبع مكان مقدم الطلب في عملية التوظيف.

2. التواصل الآلي مع المرشحين

يمكنك أتمتة التواصل مع المتقدمين بناءً على أفضل الممارسات. يتضمن ذلك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرفض التلقائي، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب المقابلة، وغيرها من الاتصالات المتعلقة بالتوظيف.

3. بوابة مقدم الطلب

بوابة حيث يمكن للمتقدمين تسجيل الدخول ورؤية حالة الطلب في الوقت الحقيقي.

علاوة على ذلك، يمكن أن توفر هذه البوابات مزايا إضافية للمتقدمين، مثل نصائح المقابلة وأدلة السيرة الذاتية ومعلومات مماثلة. يؤدي هذا إلى تحسين تجربة مقدم الطلب في عملية التوظيف.

أدلة المقابلة المنظمة والمساعدة

تساعدك هذه الميزات على تقديم مقابلة احترافية ومنظمة تسمح لك بمقارنة المتقدمين على أساس المثل بالمثل.

تتراوح الميزات من أدلة المقابلة والتقارير إلى برامج الفيديو التي تعمل على أتمتة عملية المقابلة:

1. أدلة المقابلة

الأدلة التي توفر بنية مشتركة ومهنية للمقابلة. ويضمن إجراء مقابلات مع جميع المتقدمين بطريقة مماثلة حتى يمكن مقارنتهم على أساس عادل.

2. تقارير المقابلة

هذه هي في الأساس أدلة مقابلة تمت ترقيتها لتشمل معلومات إضافية ذات قيمة لتقييم المتقدمين. يتضمن ذلك البيانات الأساسية من السيرة الذاتية، وأسئلة المقابلة المخصصة لمقدم الطلب، وبيانات تقييم المواهب.

3. برنامج مقابلة الفيديو

تسهل هذه الميزة إجراء المقابلة عبر برنامج مقابلة فيديو متصل بنظام تتبع مقدم الطلب. يسمح البرنامج عادةً لمسؤول التوظيف بالتسجيل المسبق للمقابلة، بما في ذلك جميع أسئلة المقابلة. يقوم جميع المتقدمين بعد ذلك بالإجابة على الأسئلة المسجلة مسبقًا بتنسيق فيديو.

تقييم المواهب للاختيار

ستساعد اختبارات تقييم المواهب في تقديم صورة شاملة لقدرة مقدم الطلب على النجاح في الدور من خلال تقييم مهارات مقدم الطلب الناعمة والصعبة. وهذا يساعد القائمين على التوظيف على اختيار أصحاب الأداء الأفضل، وهو المحرك الرئيسي لأداء المؤسسة.

ويمكن أن يساعد أيضًا في الانتقال من التوظيف التقليدي إلى التوظيف القائم على المهارات ، والذي يعد حاليًا محورًا أساسيًا للعديد من المنظمات.

ولقياس التأثير على الأداء، قامت ماكينزي بمقارنة إنتاجية أصحاب الأداء الأعلى بنسبة 1% مع ذوي الأداء الأدنى بنسبة 1%، ووجدت أنهم أكثر 12 مرة منتج في الوظائف متوسطة التعقيد.

سيتم تحقيق أعلى دقة في التوظيف عندما يتم إجراء تقييم المواهب لجميع المتقدمين، وليس فقط لعدد قليل من المتقدمين المختارين. سيتطلب هذا غالبًا أن يكون اختبار تقييم المواهب أصليًا في نظام تتبع مقدم الطلب وليس من خلال تكامل الطرف الثالث.

1. تقييم المواهب في المهارات الناعمة

يمكن إرجاع المهارات الشخصية إلى سمات الشخصية والسلوك المرغوب فيه، مما يعني أنه يمكن استخدام اختبارات الشخصية لتقييم مدى ملاءمة المرشح.

سيعتمد التأثير على دقة التوظيف على:

• إطار الاختبار: من المهم اختيار نوع الاختبار الذي له تطبيق مثبت في التوظيف. يبرز اختبار الشخصية الخمسة الكبار (المعروف أيضًا باسم اختبار OCEAN) في هذا الصدد، حيث تم بحثه على نطاق واسع في سياق التوظيف ويستخدم في التوظيف التنفيذي.
• عامة مقابل دور محدد: معظم اختبارات الشخصية عامة، مما يعني أنه يتم استخدام نفس الاختبار لجميع الأدوار. في حين أن هذه الاختبارات تساعد على تحسين دقة التوظيف، فمن الممكن استخدام اختبارات الشخصية حيث يتم تخصيص محتوى الاختبار و/أو النقاط للدور المحدد.

2. تقييم المواهب في مجال المهارات الصعبة

المهارات الصعبة هي المهارات أثناء العمل المطلوبة للنجاح في هذا الدور. إذا تم تقديم اختبار المهارات الفنية المناسب وإدارته بشكل صحيح، فيمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين دقة التوظيف بشكل كبير.

يعتمد التأثير على دقة التوظيف على ما يلي:

• محتوى الاختبار: هل المواضيع التي يغطيها اختبار المهارات مرتبطة بشكل مباشر بالمتطلبات الفعلية للوظيفة التي تقوم بالتوظيف لها؟ كلما كان الارتباط أفضل، كانت دقة التوظيف أفضل.
• صلاحية الاختبار: يجب أن يتم إنشاء الاختبار من قبل خبير في الموضوع والتحقق من صحته من قبل طبيب نفساني تنظيمي. يمكن لمقدمي الاختبار الجادين توثيق ما إذا كان الطبيب النفسي قد قام بالتحقق من صحة الاختبار.

التوصيات النهائية

وكما اكتشفنا، فإن جوهر التوظيف لا يقتصر فقط على أتمتة العمليات، بل يتعلق أيضًا بالدقة في اكتساب المواهب.

في حين أن أتمتة العمليات تلعب دورًا حيويًا في تقليل الأعباء الإدارية اليدوية، إلا أنها لا يمكن أن تطغى على المهمة الأساسية للتوظيف: العثور على المرشح المثالي الذي يتمتع بالمزيج المناسب من المهارات العملية والشخصية.

لا يعمل نظام تتبع المتقدمين على تسهيل عملية التوظيف فحسب، بل يعمل أيضًا على تحسين جودة الموظفين المعينين لديك بشكل كبير. يعتمد اختيار النظام الأفضل في المقام الأول على قدرته على تحديد وتلبية الاحتياجات الفريدة لكل دور ومرشح.

تستغل الأنظمة المتفوقة قوة الشمول والتقييم الشامل للمواهب وليس مجرد غربلة السير الذاتية. تساعد هذه الأمور على الفهم العميق للمهارات اللازمة للوظيفة ومواءمة المرشحين المناسبين تمامًا.

إن صعود العمل عن بعد، واقتصاد الأعمال المؤقتة، وتنوع القوى العاملة يعني ضمنا أن المهارات الشخصية ــ القدرة على التكيف، والتواصل، والتعاون ــ أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى. يعطي نظام تتبع المتقدمين الفعال الأولوية لهذه المهارات، مما يضمن حصول المؤسسات على أفراد ذوي خبرة لا يتناسبون مع الوظيفة فحسب، بل يعززون ديناميكيات الفريق الأوسع.

عندما تشرع في العثور على الحل البرمجي المثالي، من المهم أن تتذكر أن جوهر التوظيف ليس الأتمتة؛ إنها الإمكانات البشرية.

اكتساب المواهب هو مهارة خاصة. اكتشف كيف يمكنك بناء استراتيجية فعالة لاكتساب المواهب.