الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود

تتضمن إدارة مشروع تجاري أو شركة ناجحة إبرام عقود مع أطراف ثالثة، مثل العملاء أو البائعين أو الموردين أو أصحاب المصلحة الآخرين.

في إدارة العقود، من الضروري تلبية احتياجات شركتك المتزايدة - تعزيز الثقة، ومنع الصراعات المستقبلية، وتفصيل التوقعات، والحماية من المسؤوليات وضمان الربحية.

ومع ذلك، يمكن أن تكون عملية إدارة العقود شاقة، وتتطلب عمالة كثيفة، وتستغرق وقتًا طويلاً بسبب العقود العديدة التي يجب على الشركة إدارتها وتتبعها.

تقوم شركة متوسطة بتأليف وإدارة بيانات العقود لمئات بل وآلاف العقود النشطة.

ونتيجة لذلك، تصبح عمليات التعاقد غير فعالة حتماً. تظهر أبحاث التجارة والمقاولات العالمية أن تطوير العقود وإدارتها بشكل غير فعال يكلف الشركة المتوسطة ما يقرب من 9٪ من إيراداتها.

يعمل الذكاء الاصطناعي على إحداث تحول في طريقة التعامل مع البيانات في مختلف الصناعات، بما في ذلك المجال القانوني؛ فهو يحسن عملية التعاقد ويؤثر على محتوى العقود. في هذه المقالة، ستتعرف على تأثير الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود إلى جانب الفوائد والمخاطر التي ينطوي عليها استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود.

ما هو الذكاء الاصطناعي لإدارة العقود؟

يستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة العقود الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لإدارة العقود. هو نظام آلي يسمح لك بإدارة ومتابعة جميع عقود أعمالك.

يعد برنامج إدارة العقود المدعوم بالذكاء الاصطناعي أكثر فائدة من الجيل الأول من برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM) لأن CLM يعتمد على الأتمتة القائمة على القواعد، والتي لا تزال تتضمن قدرًا كبيرًا من العمل اليدوي.

يعمل برنامج إدارة العقود (ACMS) المدعوم بالذكاء الاصطناعي من خلال تعلم وفهم اللغة المستخدمة في العقود القانونية.

وهو يؤدي وظائف التعاقد باستخدام معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، ويتم تدريبه على التعرف على الأنماط والسلوكيات ووضع علامة عليها، مثل المصطلحات والبنود الحيوية القانونية المتكررة.

تطبق ACMS هذا الفهم للعقود في أداء المهام المختلفة — اكتشاف المشكلات القانونية المحتملة، أو وضع خط تحت المراجعات تلقائيًا، أو حتى تقديم اقتراحات التعديل لتسهيل فهم العقد — الذي يحل محل إدارة العقود اليدوية طوال دورة حياة العقد.

على سبيل المثال، يمكن إنجاز النشاط الشاق المتمثل في وضع علامات يدويًا على أحكام التعويض، أو تسليط الضوء على شروط الإنهاء، أو شروط الدفع، والأسماء، والتواريخ بسهولة باستخدام ACMS، مما يسمح لك بالتركيز على المشكلات الأكثر تعقيدًا أثناء مفاوضات العقد.

حالات الاستخدام لإدارة العقود المعتمدة على الذكاء الاصطناعي

من خلال إدارة العقود المعتمدة على الذكاء الاصطناعي، يمكننا حل تحديات إدارة العقود بشكل فريد. تعمل إدارة العقود باستخدام الذكاء الاصطناعي على تبسيط عملية التعاقد وتوفير الوقت للقيام بمهام أكثر تعقيدًا تتعلق بإدارة العقود.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الذكاء الاصطناعي لتبسيط إدارة العقود:

1. إنشاء العقد تلقائيًا : يمكن استخدام عقد الذكاء الاصطناعي لصياغة مسودات العقد تلقائيًا. عادةً، يزود المستخدم الذكاء الاصطناعي بمطالبات في شكل شروط وبنود عقد تمت صياغتها مسبقًا لتلبية احتياجاته الخاصة.
   
   بعد ذلك، يقوم الذكاء الاصطناعي بأتمتة إنشاء العقود دون إشراك المستخدم باستمرار. يمكّن إنشاء العقود تلقائيًا الشركات من إنشاء مستندات موثوقة وسير عمل أكثر فعالية. إنه يعمل على تحسين إدارة العقود من خلال تعزيز الاتصال والتعاون مع السماح لجميع الأطراف بالبقاء على اتصال بأحدث المعلومات والمراجعات في العقد.
   
   
2. التحليل الآلي للعقود : يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي في تحليل العقود من حيث الامتثال والمخاطر. ويمكنه اكتشاف التناقضات وعدم الاتساق بين الوثائق، ومقارنة التزامات ومسؤوليات الأطراف المعنية، وتلخيص النتائج الرئيسية وتسليط الضوء على الأنماط التي قد تفلت من الحكم البشري.
   
   ومن خلال القيام بذلك، فإنه يجعل عملية التحليل أسهل وأسرع وأكثر كفاءة وخالية من الأخطاء. تتمثل إحدى الفوائد المهمة لإدارة عقود الذكاء الاصطناعي في أنها توفر الموضوعية التي توضح للمستخدمين النقاط التي يجب عليهم التركيز عليها أثناء التفاوض على العقد.
   
   
3. إدارة العقود الآلية : بدلاً من الانخراط في إدارة العقود الروتينية، يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة العقود تلقائيًا بدءًا من مرحلة ما قبل التوقيع - الإنشاء والتفاوض/التعاون والمراجعة/الموافقة والتنفيذ - إلى مرحلة ما بعد التوقيع - الإدارة/التنفيذ والتجديد/الإنهاء وإعداد التقارير/التتبع. إنه يوفر الوقت ويضمن التعامل بفعالية وكفاءة مع وثائق العقد.
   
   
4. تجديد العقد تلقائيًا : يمكن للذكاء الاصطناعي تجديد العقد منتهي الصلاحية تلقائيًا. فهو يضمن أن تظل الشروط الأولية للاتفاقية قابلة للتنفيذ طوال دورة حياة العقد الجديدة. ويتبع نظام أتمتة يتوافق مع وقت محدد للتجديد.
   
   إذا لم يقم أي من الأطراف المعنية بإلغاء الاشتراك قبل تاريخ التجديد التلقائي، فسيظلون ملتزمين بشروط العقد. التجديد الآلي للعقد يقلل من متاعب إدارة العقد ويضمن تجديد العقد بسلاسة.

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود هائلة. يمكن لبرنامج إدارة العقود الآلي أن يقلل الوقت والموارد اللازمة لمراجعة العقود وتحديثها.

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا في تحديد مخاطر العقود وفرصها والتوصية بإجراءات لتحسين أداء العقد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في إدارة اتصالات العقود ودورات الحياة.

فيما يلي فوائد إدارة عقود الذكاء الاصطناعي:

رؤى وتحليلات أفضل لاتخاذ القرار

يجب على المؤسسات اتخاذ قرارات سريعة ودقيقة لتظل قادرة على المنافسة في عالم الأعمال اليوم. ومع ذلك، فإن اتخاذ قرارات مستنيرة ليس بالأمر السهل دائمًا، خاصة عندما تكون البيانات معقدة ويصعب فهمها.

تتضمن إدارة العقود تحليل ومراجعة الكثير من نقاط البيانات واتخاذ القرارات. يعمل تقييم وتحليل العقود باستخدام الذكاء الاصطناعي على تسهيل قراءة العقود وصيانتها وتقديم بيانات ثاقبة تسهل اتخاذ قرارات مستنيرة.

يمكن أن يساعد برنامج إدارة العقود القائم على الذكاء الاصطناعي في تنظيم بيانات العقود والنتائج التاريخية وفهمها حتى يتمكن صناع القرار من رؤية الأنماط والاتجاهات التي ربما لم تكن واضحة. بفضل الرؤى الأفضل والتحليل الأمثل، يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات أكثر استنارة وزيادة قيمتها وتحسين أداء أعمالها.

تسهيل المقارنات بين المعايير وتحليل البنود التاريخية

مع تزايد شعبية الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود، من المتوقع أن تكون العقود موحدة للغاية وروتينية وقائمة على القوالب، ولا تستخدم التعديلات إلا عند الضرورة لتناسب متطلبات المستخدمين المحددة.

إحدى فوائد إدارة عقود الذكاء الاصطناعي هي تحليل وتوحيد الشروط التاريخية المعقدة. يستخدم برنامج إدارة عقود الذكاء الاصطناعي الخوارزميات لمسح قواعد البيانات الكبيرة بحثًا عن العقود السابقة والعقود المشابهة. ونتيجة لذلك، أصبحت العقود الآن موحدة بشكل أكثر شمولاً.

على سبيل المثال، يتم تسهيل مقارنة معايير اللغة الإنجليزية المختلفة باستخدام جملة تاريخية مشتركة. يحدد هذا البند أصل المعيار وعلاقته بالمعايير الأخرى. كما يحدد تاريخ المعيار. يمكن للمحللين تحديد ومقارنة بنود المعايير المختلفة بسهولة أكبر باستخدام عبارة تاريخية مشتركة.

توسيع القدرات الآلية

وعلى النقيض من الجيل الأول من برامج إدارة العقود، قام الذكاء الاصطناعي بتوسيع القدرات الآلية. يقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتحديد الأنماط والهياكل الدقيقة في المستند باستخدام خوارزميات مطابقة الأنماط.

تتيح لك إمكانية التشغيل الآلي الخاصة به إنشاء عقود جديدة باستخدام قوالب من العقود القديمة، أو عمل تنبؤات باستخدام المعلومات من تلك العقود، أو إنشاء تنبيهات لتجديد المزايا المحتملة أو خيارات إعادة التعاقد.

تقليل المهام المتكررة

تتضمن إدارة العقود مهام متكررة. هناك الكثير من الأشياء التي يجب التحقق منها في العقد - التواريخ الأساسية وتواريخ الاستحقاق والشروط والأحكام. إن صياغة العقود، أو إجراء جولات عديدة من التعديلات، أو البحث في الاتفاقيات السابقة بحثًا عن شروط مقبولة، يمكن أن يكون أمرًا مرهقًا.

يمكن لإدارة العقود المعتمدة على الذكاء الاصطناعي التعامل مع مهام استرجاع المعلومات وتحليلها ومراجعتها. فهو يجعل عملية التعاقد أكثر خالية من الأخطاء.

التعامل مع مجموعات بيانات العقود الكبيرة

يوفر برنامج إدارة العقود القائم على الذكاء الاصطناعي إمكانات لا حصر لها. على عكس مراجعة العقود يدويًا، الأمر الذي يستغرق وقتًا أطول، يمكن لإدارة عقود الذكاء الاصطناعي التعامل مع مئات وآلاف مجموعات بيانات العقود في وقت أقل.

إنه يتتبع ملايين تفاصيل العقود. ويتم بعد ذلك استخدام المعلومات التي تم جمعها من كل عقد عند فحص الاتفاقيات الجديدة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يجد الاتجاهات في كل عقد، باستخدام هذه الافتراضات لصياغة ومراجعة وصقل أخرى جديدة.

تحويل رؤى العقد إلى ذكاء

تتمتع إدارة عقود الذكاء الاصطناعي بالقدرة على إحداث ثورة في كيفية عمل الشركات. ويمكنه تحويل رؤى العقد إلى معلومات يمكن استخدامها لتخفيف المخاطر وتعزيز الكفاءة وتعزيز عملية صنع القرار. كما أنه يضمن أن الهدف من أي علاقة عمل ينعكس بدقة في العقد ويتم إنجازه بالكامل على أرض الواقع.

فهو يحول رؤى العقود إلى عدد من الذكاءات، مثل كمية العقود المتجددة وغير المتجددة لخدمات أو مناطق أو أحجام صفقات معينة؛ مدة التفاوض على العقد أو أي مندوبي المبيعات يحصلون على أكبر قدر من الأعمال؛ من يقوم بمراجعة العقود أو توزيعها أو الموافقة على شروطها من خلال التوقيع الإلكتروني.

كيف يغير الذكاء الاصطناعي إدارة العقود

تعد العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي أكثر كفاءة بكثير من إدارة العقود اليدوية. الذكاء الاصطناعي لا يحل محل المهنيين القانونيين؛ فهو يجعل مهامهم - إدارة دورة حياة العقد - أسهل وأكثر فعالية.

فيما يلي بعض الطرق التي يغير بها الذكاء الاصطناعي إدارة العقود:

استخراج البيانات

استخراج البيانات هو الحصول على بيانات محددة من مجموعة بيانات أكبر؛ ويمكن القيام بذلك يدويًا عن طريق تحديد عناصر البيانات المطلوبة واستخراجها، لكن العملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب عمالة مكثفة.

يعمل الذكاء الاصطناعي على تبسيط عملية استخراج البيانات من خلال تحديد البيانات المطلوبة واستخراجها، بما في ذلك التواريخ والبنود المهمة والمصطلحات القانونية والشروط والأحكام، من ملفات PDF وملفات Word والصور. يمكن بعد ذلك استخدام البيانات المستخرجة للتحليل أو إعداد التقارير أو لأغراض أخرى، مثل إرسال رسائل بريد إلكتروني تذكيرية إلى أصحاب المصلحة عند الحاجة إلى التوقيعات، أو وضع علامة على الصياغة المربكة للمراجعة القانونية، أو تقديم تحذيرات عند اقتراب المواعيد النهائية.

أتمتة سير العمل الذكية

تعمل الأتمتة الذكية لسير العمل على أتمتة عمليات التعاقد لجعلها أكثر كفاءة. يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لأتمتة سير العمل مثل الموافقة والتجديد والتحليل والمراجعة.

تساعدك أتمتة سير العمل الذكية على توفير الوقت والمال وتحسين إنتاجيتك.

تحليل الجملة والبيانات الوصفية

يعتبر الذكاء الاصطناعي بارعًا عندما يتعلق الأمر بدراسة بنية النص والمعلومات التي يحتوي عليها. يمكن لبرنامج إدارة العقود القائم على الذكاء الاصطناعي قراءة العقود بسرعة وبشكل موثوق لاستخراج الأحكام وتنظيم البيانات الوصفية واكتشاف المشكلات المحتملة أو مجالات الاهتمام؛ وهذا يساعد الشركات على تخفيف المخاطر وحل النزاعات والامتثال التنظيمي.

تنظيم المستندات المجمعة

لا يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل البيانات أو استخلاص الجمل فحسب؛ كما أنه ينشئ نظامًا لتنظيمها. فهو يقوم بتصنيف كميات هائلة من العقود بسرعة وفعالية، وتبسيط عمليات البحث وجعل تحديد موقع عقود أو بيانات معينة أكثر بساطة. إنه يوفر الوقت ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء أو سهو.

مراجعة العقد الذكي

يمكن أن تكون مراجعة العقد عملية شاقة. تستغرق مراجعة العقد حوالي 92 دقيقة في المتوسط. ستكون هذه عملية شاقة بالنسبة لشركة تدير مئات العقود. تخيل ضرب 92 بهذا الرقم.

قد يقوم الذكاء الاصطناعي بمراجعة العقود تلقائيًا، واقتراح المشكلات المحتملة أو المجالات التي يجب التركيز عليها؛ وهذا يوفر للشركات عقودًا دقيقة وشاملة ومتوافقة مع المواصفات القانونية. كما يمكن للذكاء الاصطناعي تقديم توصيات حول كيفية المساومة بناءً على قواعد محددة مسبقًا.

تحليل مخاطر العقد

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العقود المدعوم بالذكاء الاصطناعي في تقييم وتحديد المخاطر المرتبطة بالعقد، مثل خرق العقد أو عدم الامتثال. ويتم تحقيق ذلك عن طريق وضع علامة على الأخطاء أو المعلومات غير الكاملة، والتأكيد على الشروط غير المواتية، والتوصية بإجراء تغييرات على البنود المفقودة أو غير الواضحة، وتنبيه فرق معينة عند تغيير شروط العقد، وحتى مقارنة البنود بالعقود القياسية لتحديد مستويات المخاطر.

يساعدك تحليل المخاطر المعتمد على الذكاء الاصطناعي على تخفيف المخاطر وتقليل فرص حدوث مشكلات قانونية وحماية مصالح عملك.

تخفيف حجم العقد

ويعزى حجم العقد المتزايد إلى شركة متنامية. تزداد كمية العقود التي تديرها الشركة بانتظام مع نموها.

يعمل الذكاء الاصطناعي على تقليل حجم العقد من خلال أتمتة الإجراءات المتكررة، وتحديد مناطق المشاكل المحتملة، وإدارة التحميلات الكبيرة، والاحتفاظ بجميع المستندات ذات الصلة في مكان واحد. يمكن أن يؤدي الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود إلى تحسين الإنتاجية، وتقليل الضغط على مديري العقود، وضمان التعامل مع العقود بفعالية.

إدارة المخاطر والامتثال

بلا شك، يوفر الذكاء الاصطناعي السهولة والكفاءة. ومع ذلك، يجب على الشركات أن تكون على دراية بمخاطر الإفراط في الاعتماد على الذكاء الاصطناعي.

فيما يلي بعض المخاطر التي تنطوي عليها إدارة عقود الذكاء الاصطناعي:

1. خطر الخطأ : جودة الذكاء الاصطناعي لا تقل جودة عن أولئك الذين يستخدمونه، لأنه يعتمد على التعليمات والمدخلات والبيانات المبرمجة مسبقًا. ويمكن أن تنتج نتائج خاطئة إذا لم يتم تدريبها ببيانات عالية الجودة وغير متحيزة ودقيقة، وهذا يمكن أن يتجاهل المخاوف المتعلقة بالمخاطر وفرص الإيرادات. في بعض الأحيان، تولد أنظمة الذكاء الاصطناعي نتائج تتضمن قواعد أو قوانين غير موجودة.
   
2. خطر التحيز : قد تكون عينة البيانات متحيزة إذا كانت صغيرة أو متجانسة أو تمثل قوالب نمطية. يقلل التحيز من مصداقية مستندات شركتك ويعرض سمعتك للخطر. تلعب مجموعة البيانات التي تم تدريب الذكاء الاصطناعي عليها دورًا حاسمًا في أدائه. سيكون لأداة الذكاء الاصطناعي التوليدية دائمًا أي تحيز في جمع البيانات.
   
3. خطر خروقات البيانات : ستستمر خروقات البيانات في الارتفاع لأنه، في معظم الحالات، تقوم أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدية بمعالجة مدخلات المستخدم والاحتفاظ بها كما تفعل خدمات البيانات الأخرى مع تقديم ضمانات أمنية قليلة أو معدومة في قسم شروط الاستخدام الخاصة بها. يجب عليك توخي الحذر عند اختيار نماذج الذكاء الاصطناعي لاستخدامها وقراءة شروط الاستخدام الخاصة بأحكام أمان البيانات الخاصة بأداة الذكاء الاصطناعي التوليدية بعناية.
   
4. خطر الكشف غير المقصود: للتخفيف من خطر التعرض العرضي، تجنب إدخال بيانات حساسة تجاريًا أو معلومات سرية أو شخصية أو حساسة. عندما لا يمكنك استبعاد بيانات معينة، يجب على شركتك التأكد من أنها تقوم بإلغاء تحديد هويتها.

ملخص: الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود

إن سر التنفيذ والاستخدام الفعالين للذكاء الاصطناعي في إدارة العقود هو فهم ما يمكنهم تحقيقه وما لا يمكنهم تحقيقه. فهو يقلل من الوقت الذي يقضيه في تقييم العقود وصياغتها، وبالتالي إضافة قيمة للشركات التي تتعامل مع العقود الكبيرة والمزيد من المعاملات الروتينية.

تذكر أن البشر يبرمون عقودًا مع بشر آخرين. ونتيجة لذلك، حتى في حين أن الذكاء الاصطناعي قد يكون قادرا على تبسيط بعض الإجراءات، فإنه سيتطلب دائما بعض الإشراف البشري. عندما يكون الإنسان مجهزًا ببرنامج إدارة العقود المناسب، فإنه بلا شك قوة يحسب لها حساب.