دليل لاختيار برنامج إدارة المشاريع المثالي

إن محاولة إدارة مشروع بدون إدارة مشروع يشبه محاولة لعب مباراة كرة قدم بدون خطة لعب.

- كاثرين تيت

تصبح أهمية الإدارة الفعالة للمشاريع أمرًا بالغ الأهمية عند العمل في مشروع في الوقت الفعلي. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير أو قائد فريق ، فإنه دائمًا ما يمثل تحديًا ضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد مع تسليمات عالية الجودة. ومع ذلك ، في السنوات الأخيرة ، جعل استخدام برامج إدارة المشاريع هذه المهمة أقل صعوبة للشركات الصغيرة. مع وجود العديد من الخيارات المتاحة في السوق العالمية ، قد يكون اختيار أفضل البرامج لعملك أمرًا مربكًا. للمساعدة في اتخاذ هذا القرار ، ضع في اعتبارك النصائح التالية عند اختيار برنامج إدارة مشروع لعملك:

1. حدد احتياجاتك:

تمامًا كما تحدد احتياجاتك قبل الشراء ، من المهم تحديد احتياجاتك قبل اختيار برنامج إدارة المشروع. مع توفر العديد من الخيارات ، سيعتمد أفضل برنامج لعملك على متطلبات العمل لفريقك. للمساعدة في عملية الاختيار ، ضع في اعتبارك الاحتياجات التالية عند اختيار برنامج إدارة المشروع:

• عدد المستخدمين: ضع في اعتبارك عدد المستخدمين الذين سيستخدمون البرنامج لعملك.
• التواصل الفعال: يجب أن يحتوي البرنامج على ميزات تسهل التواصل الفعال بين أعضاء الفريق ، مثل الإشعارات لتجنب التداخلات.
• خيارات التكامل: ابحث عن خيارات في البرنامج للتكامل مع الأدوات المختلفة التي يستخدمها فريقك.
• الوظيفة: قم بتقييم الوظائف التي يقدمها البرنامج وفكر فيما إذا كانت ستكون مفيدة لمشروعك المحدد.
• سهولة الاستخدام: ضع في اعتبارك ما إذا كان البرنامج سهل التنقل والاستخدام لأعضاء فريقك.
• سعة التخزين: انظر إلى السعة التخزينية للبرنامج.
• الأمان: قم بتقييم ميزات الأمان التي يقدمها البرنامج لحماية بيانات عملك.
• التطور المستمر: يجب أن تفكر في برنامج لديه القدرة على التطور والتكيف مع الاحتياجات المتغيرة لعملك أثناء نموه ، من خلال استيعاب العدد المتزايد من المستخدمين والمشاريع.

بالإضافة إلى المعلمات الشائعة الموضحة أعلاه ، قد يكون لعملك احتياجات فريدة خاصة بالمشروعات التي تعمل عليها. من المهم مراعاة هذه الاحتياجات المحددة وترتيبها حسب الأولوية بالاقتران مع الاحتياجات الأكثر عمومية عند اختيار برنامج إدارة المشروع.

2. ابحث عن البرنامج:

مع النمو السريع للتكنولوجيا ، يزداد عدد التطبيقات والبرامج لمختلف المهام يومًا بعد يوم. ومع ذلك ، قد لا تكون جميع البرامج الموجودة في السوق مناسبة لاحتياجات عملك. لذلك ، من المهم إجراء بحث شامل حول برامج إدارة المشاريع المتاحة قبل اختيار البرنامج الذي يلبي احتياجات مشروعك. للمساعدة في بحثك ، يمكنك:

• أنشئ قائمة بأفضل برامج إدارة المشاريع وابحث عن ميزات كل منها.
• اقرأ مراجعات العملاء للحصول على رؤى حول تجاربهم في استخدام البرنامج.
• ابحث عن توصيات من مواقع الصناعة.
• احصل على تعليقات من الزملاء والأشخاص في مجال عملك.
• انظر في عدد المستخدمين الذي يسمح به كل برنامج.
• قم بتقييم مستوى الوصول والتحكم الذي يوفره كل برنامج لتحديث حالات المشروع والتواريخ وجدول التسليم / الجداول الزمنية.
• قارن عدد الميزات المفيدة التي يقدمها كل برنامج.

باتباع هذه الخطوات ، يمكنك اتخاذ قرار مستنير بشأن اختيار البرنامج الأنسب لاحتياجات عملك.

3. اختبار البرنامج:

بعد اختيار البرنامج ، فإن الخطوة التالية هي إجراء اختبار شامل له. يقدم العديد من مزودي البرامج نسخة تجريبية من منتجاتهم ، والتي يمكن استخدامها لتقييم قدراتها. قبل بدء الاختبار ، من المهم تكوين فريق صغير يضم أعضاءً لهم أساليب عمل وخبرات متنوعة في العمل على أنواع مختلفة من المشاريع. يجب على كل عضو في الفريق اختبار جميع ميزات البرنامج بشكل فردي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تخصيص مشاريع فعلية كحالات اختبار لتقييم كيفية أداء البرنامج في سيناريوهات الحياة الواقعية.

4. ملاحظات من الفريق:

بعد انتهاء فريقك من اختبار البرنامج ، من المهم جمع تعليقات مفصلة من كل عضو في الفريق. أثناء جلسة التعليقات ، يمكنك طرح أسئلة لفهم كيف سيعود البرنامج بالفائدة على عملك ، مثل:

• سير العمل العام لبرنامج إدارة المشروع
• ما مدى سهولة تحديث التفاصيل في البرنامج ومقدار الوقت المستغرق
• استجابة أداة التكامل فيما يتعلق بالبرنامج
• وظيفة الإعلام في البرنامج
• الميزات المحددة التي يشعر أعضاء الفريق أنها ستكون مفيدة للمشروع.

يمكن أن تساعدك مناقشة هذه الأسئلة مع أعضاء الفريق في تحديد ما إذا كنت تريد شراء برامج بديلة أو التفكير فيها. بمجرد الانتهاء من البرنامج ، يمكنك العمل على إنشاء ميزانية ، مع الأخذ في الاعتبار عدد المستخدمين والفترة الزمنية والتكلفة المقابلة للبرنامج.

5. تنفيذ البرنامج:

بمجرد الانتهاء من برنامج إدارة المشروع وشرائه ، من المهم التركيز على التنفيذ. عند تنفيذ البرنامج ، من المهم مراعاة ما يلي:

• المخطط الزمني: متى يتم إشراك الجميع ، وكيفية التعامل مع المشروع ، وما إذا كنت تريد نشره أو إكماله بضربة واحدة.
• التدريب: ما نوع أساليب التدريب التي سيتم تكييفها لمختلف الأشخاص ، ومن سيقدم التدريب ، وكيف سيتم تقديم التدريب؟
• التكامل: متى يتم إعداد عمليات الدمج ، ومن سيشارك في الإعداد ، والأدوات التي يجب دمجها.

يمكن أن يؤدي استخدام برامج إدارة المشاريع إلى تبسيط مهمة إدارة المشاريع بشكل كبير. تتضمن بعض فوائد استخدام برنامج إدارة المشاريع ما يلي:

• سهولة تخطيط المشروع
• الإدارة الفعالة وتوازن الموارد
• تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق.

في حين أن هناك طرقًا مختلفة لاختيار أفضل برامج إدارة المشاريع ، فإن الخطوات الموضحة هنا توفر أساسًا متينًا لتحديد البرنامج الذي يمكن أن يفيد عملك على أفضل وجه.