8 أدوات لم أتمكن من تشغيل أعمالي المستقلة بدونها

تشغيل أي نوع من الأعمال ليس بالأمر السهل. هذا صحيح حتى بالنسبة للأعمال التجارية ذات أسلوب العرض الفردي ، بما في ذلك عملي.

أنا مسوق محتوى مستقل يتم حجزه غالبًا قبل بضعة أشهر. الوقت حرفيًا هو المال ، وكلما كنت أعمل بشكل أسرع (مع استمرار إنتاج نتائج عالية الجودة) ، زادت أرباحي.

نتيجة لذلك ، وجدت مجموعة متنوعة من أدوات SaaS المختلفة التي تساعدني في إدارة وتبسيط أجزاء مختلفة من عملي. أصبح بعضها حاسمًا للغاية في عملي اليومي ، سواء كان ذلك لتحسين جودة عملي ، أو تقليل عبء المهام الإدارية ، أو تسهيل التعاون مع العملاء الآخرين.

في هذا المنشور ، سأشارك الأدوات الثمانية التي أحتاجها لأعمال الكتابة المستقلة الخاصة بي وكيفية استخدامها.

1. مجموعة أدوات Google

تمتلك Google مجموعة استثنائية من الأدوات التي أستخدمها كل يوم للعديد من الأغراض المختلفة. الأدوات تشمل:

• مُحرر مستندات Google ، الذي أستخدمه في صياغة المحتوى الذي أرسله إلى عملائي ومشاركته وتعديله
• جداول بيانات Google ، التي أستخدمها في نظام تتبع بيانات العملاء CRM الخاص بي
• Gmail ، الذي أستخدمه للاتصال بالعميل
• Google Analytics ، التي تشارك معلومات قيّمة حول موقعي وأدائه (وعندما منحت حق الوصول ، إلى بيانات موقع عملائي ومحتوياتهم)

أدوات Google مجانية للاستخدام ، وهي موثوقة بقدر ما تحصل عليها ، كما أنها سهلة الاستخدام. يتمتع كل من محرر مستندات Google وجداول بيانات Google بميزات تعاون ممتازة تجعل التعاون بين الفرق أمرًا يسيرًا إلى حد ما.

المكافأة: أستخدم Wordable (الموجود في هذه القائمة!) لتحميل المحتوى بسرعة إلى مواقع عملائي ، ويمكن للأداة قبول المحتوى من محرّر مستندات Google.

2. Semrush

هناك العديد من أدوات تحسين محركات البحث (SEO) المتميزة والبحث عن الكلمات الرئيسية المتاحة ، ولكن Semrush هي أداة الانتقال المفضلة لدي هنا.

لقد بدأت في استخدام الأداة إلى حد كبير لأنني شعرت أن كثافة الكلمات الرئيسية وبيانات مستوى المنافسة قد تم وضعها بطريقة واضحة وسهلة الفهم. (هذا ليس هو الحال مع جميع الأدوات). أحببت أيضًا أن لديهم بيانات حول اتجاهات الكلمات الرئيسية.

في النهاية ، بدأت في استخدام أدوات أخرى أيضًا. أبقيت عيني على مواقف منشورات المدونة التي كتبتها. إذا حدث انخفاض في مرتبة عالية ، فأنا أعلم أن الوقت قد حان لإخبار العميل بأنه يجب علينا تحديث هذا المنشور للحفاظ على منصب آمن.

أنا أيضًا معجب كبير بـ SEO Writing Assistant ، وهو أداة سهلة لتحسين محركات البحث. انسخ المحتوى الخاص بك والصقه في الأداة ، وقم بتعيين كلمتك الرئيسية الأساسية ، واحصل على اقتراحات حول الكلمات الرئيسية الثانوية ونبرة الصوت وسهولة القراءة والمزيد.

هناك الكثير من الأدوات الرائعة الأخرى التي يمكنك استخدامها في كل شيء بدءًا من البحث عن المنافسين وحتى تقييم الجوانب الفنية لموقعك.

3. نكستيفا

إذا كنت مثلي ، فإنك تقضي الكثير من الوقت في المكالمات مع العملاء. للقيام بذلك بشكل صحيح ، تحتاج إلى نظام هاتف عمل رائع ، وتقوم Nextiva بالتوصيل.

إنها منصة VoIP قائمة على السحابة ، وهي أفضل خيار متاح للشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة. هذا يعني أنه يعمل عبر الإنترنت ، مما يجعل Nextiva أكثر مرونة وبأسعار معقولة وجودة مكالمات أفضل بكثير من أنظمة الهاتف الأخرى.

يعد Nextiva أيضًا رائعًا لأنه يجعل من السهل أن تكون محترفًا مع عملائك. يمكنك إعداد رقم مجاني مجاني أو منفذ على رقمك القديم. ويمكنك إعداد رسالة ترحيب مخصصة وتوجيه المكالمات ، بحيث تتم معاملة أي شخص يتصل كما لو أنه وصل إلى شركة بميزانية أكبر.

الرد على المكالمات أمر سهل على هاتف أو جهاز كمبيوتر أو حتى باستخدام تطبيق Nextiva على هاتفي الذكي. عندما أكون في الطريق ، يكون التطبيق أفضل بكثير من امتلاك رقم للعمل وآخر للمكالمات الشخصية ، وأسهل كثيرًا من حمل هاتفين.

وبالنسبة لأولئك الذين يحصلون على عملاء جدد من خلال الاتصال البارد ، فهو مثالي. هناك ميزات مدمجة تجعل من السهل الاتصال بالآفاق ، مثل القدرة على تصحيح معرف المتصل أو مراجعة سجل المكالمات بسهولة. إذا كنت تريد مكالمات هاتفية وعلاقات أفضل مع العملاء ، فأنت بحاجة إلى Nextiva.

4. نحوي

لا أحد كامل. تحدث الأخطاء المطبعية ، خاصةً في حجم العمل الذي أعمل عليه. وبينما أقوم بمراجعة جميع المحتويات الخاصة بي ومراجعتها ، فمن السهل جدًا على عينيك أن تفوتك الأخطاء حتى عندما تكون حريصًا.

لقد دخل Grammarly إلى الدردشة.

لا توجد أداة نحوية مثالية - في كثير من الحالات ، قد يقترح Grammarly بنية جملة غريبة أو يخبرني أن اسم العلامة التجارية غير مكتوب بشكل صحيح لأنهم لا يعرفون الكلمة. لكن عددًا كبيرًا من اقتراحاتهم جيدة ، ويمكن أن يساعدني في اكتشاف الأخطاء الصغيرة التي يسهل تفويتها بخلاف ذلك.

أستخدم ملحق Grammarly ، الذي يفحص المحتوى الخاص بي في معظم النوافذ عبر الإنترنت ، بما في ذلك عندما أقوم بإدخال محتوى في WordPress وعندما أقوم بالكتابة في مستند Google. يمكنك إما قبول الاقتراحات أو رفضها ، وحتى إذا لم تقدم اقتراحًا بشكل مباشر ، فقد يشير أحيانًا إلى جملة محرجة تريد إصلاحها يدويًا.

أفضل استخدام لي لـ Grammarly قبل كل شيء: يسمح لي بتعيين لهجات مختلفة للتحقق من التهجئة وفقًا للمكان الذي ينشر فيه عميلي المحتوى. يستخدم عملائي في أستراليا ، على سبيل المثال ، "الإنجليزية البريطانية" بينما يستخدم العملاء الأمريكيون "الإنجليزية الأمريكية". يقطع شوطًا طويلاً في تقديم نتائج عالية الجودة تجعل عملائي سعداء.

أنا أدفع مقابل اشتراك Grammarly بدلاً من مجرد استخدام الخطة المجانية ، وهو يستحق كل بنس.

5. تقويم Apple

ليس لدي برنامج جدولة رائع ، لأنه يمثل الكثير من المتاعب بالنسبة لي. بدلاً من ذلك ، أفضل استخدام تقويم Apple الأساسي (والمجاني) لمواكبة الجدول الزمني الخاص بي.

جدولي الزمني مرمّز بالألوان. اللون الأزرق للعمل ، والأرجواني للخطط ، والبرتقالي للتعيينات. يمكنني التأكد من أنني لن أحجز مرتين موعدًا مع الطبيب في نفس الوقت الذي أتصل فيه بالعميل من خلال الحصول على كل شيء في مكان واحد.

بمجرد حصولي على مهمة ، أقوم بأمرين: أقوم بتوصيله ببرنامج الفواتير الخاص بي (والذي سننظر فيه بعد ذلك) وأفلته في تقويم Apple الخاص بي. لقد قمت بتعيين التنبيهات لمدة 30 دقيقة قبل الاجتماعات ، لكنني أوقف التنبيهات لكل شيء آخر.

هناك تخطيط مرئي رائع هنا يجعل من السهل عليّ رؤية ما لدي في جدول أعمالي وتجنب زيادة الحجز. هذا يجعل حياتي أسهل ويضمن أنني لا أبالغ بما يمكنني تقديمه بالفعل. وحتى إذا كنت في حالة تنقل ، فإنها تتزامن مع Apple Watch حتى أتمكن دائمًا من التحقق مما يحدث عندما أحتاج إلى وضع خطط.

6. Freshbooks

لقد كتبت كثيرًا إلى حد ما عن مدى حبي لـ Freshbooks ، وهو برنامج الفواتير المفضل لدي ، لذلك كان بالتأكيد سيضع هذه القائمة من الأدوات التي يجب أن أمتلكها.

فيما يلي أساسيات سبب إعجابي بها:

• إنه ميسور التكلفة مقارنة بالبدائل الأخرى
• لديها ميزات إعداد تقارير مذهلة ، مما يسمح لي بعرض إجمالي الدخل السنوي أو ربع السنوي أو الشهري جنبًا إلى جنب مع الدخل المتكرر من العملاء وبيانات الأرباح والخسائر
• يمكنني التعاون مع المحاسب الخاص بي حتى لا يحتاجوا مني لإرسال ملفات أو مستندات كبيرة ؛ يمكنهم الوصول للعرض فقط لمساعدتي في التقديرات الربعية والضرائب
• يمكنني تخصيص فواتيري بالكامل ، وهناك ميزات مرنة مثل خيار جعل فواتير معينة متكررة ، وقبول أنواع مختلفة من المدفوعات ، واستخدام قوالب الفواتير

وفي ملاحظة سريعة: بالنسبة لأي شخص يدفع لنفسه راتباً (وهو ما أفعله كشخص يختار أن يخضع للضريبة بصفتي S-corp) ، فإن Gusto هي أداة رائعة للمساعدة في دفع الرواتب وضرائب الموظفين. تحقق من ذلك أيضا.

7. Wordable

أستخدم Wordable منذ فبراير 2021 ، وأنا عميل مخلص في هذه المرحلة.

أرسل إلى غالبية عملائي رابطًا إلى مستند Google يحتوي على المحتوى الذي قمت بإنشائه ، ثم يقومون بتحميله بأنفسهم. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يريد العملاء مني تحميل المحتوى.

اعتدت على الخوف من هذا. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للحصول على محتوى مكتوب بدقة في محرر مستندات Google ثم تحميله على نظام CMS ، ولكن كان لدي WordPress يلتهم المنشورات بالكامل مرات كافية لأعلم أنه لا يجب عليك الكتابة مباشرة في CMS.

يتيح لك Wordable تحميل المحتوى من مستندات Word أو محرّر مستندات Google إلى أنظمة CMS معينة ، بما في ذلك WordPress و HubSpot و Shopify و Medium والمزيد. يظل المحتوى منسقًا بشكل صحيح ، ويتم تضمين الصور ، ويمكنه أيضًا تسجيل معلومات تحسين محركات البحث مثل الأوصاف التعريفية أو النص البديل.

إحدى ميزاتي المفضلة هي خيارات "التحويل" عند تحميل المحتوى. يمكنك اختيار فتح جميع الروابط تلقائيًا في علامة تبويب جديدة ، على سبيل المثال ، بدلاً من الحاجة إلى ضبط كل رابط يدويًا ؛ يمكنك إدراج نص بديل وأوصاف تعريفية والمزيد. يمكنك أيضًا الحصول على تنظيف أساسي أو ضغط الصورة.

هذا يبسط بشكل كبير جزءًا مستهلكًا للوقت ومملًا من عملي ، وهو دائمًا خبر سار.

8 HelloSign

HelloSign هو برنامج افتراضي لتوقيع المستندات. هذه التوقيعات ملزمة قانونا.

تتيح لك الأداة تحميل المستندات وإنشاء النماذج وتوقيعها أو إرسالها إلى شخص آخر للتوقيع (أو القيام بالأمرين معًا!).

على الرغم من وجود الكثير من أدوات توقيع المستندات ، فقد اخترت HelloSign نظرًا لتعدد استخداماته ، وتكلفته المعقولة ، وواجهته سهلة الاستخدام بشكل استثنائي. هذه هي الصفات التي لا تمتلكها كل الأدوات المنافسة.

إن الخطوة التي أقوم بها مع HelloSign هي الحصول على قالب عقد قياسي جاهز للعمل. لقد وقعت عليه بالفعل من طرفي ، ولدي حقول نصية حيث يمكن للعملاء إدخال معلوماتهم الخاصة مثل اسم الشركة واسم الممثل والتوقيع. طالما لا يلزم إجراء تغييرات ، يمكنني إغلاق العقد في غضون دقائق بعد الاتفاق بيني وبين العميل الجديد.

افكار اخيرة

إذا أخبرتني أن كونك كاتبًا مستقلًا يعني أنني سأحتاج إلى العشرات من الأدوات المختلفة لمساعدتي في المهام الأساسية ، والعمل مع العملاء بالأدوات التي اختاروها ، وحتى لإلغاء وظائف العمل الأساسية مثل الحصول على أموال ، ربما كنت أركض في الاتجاه الآخر.

إن امتلاك عمل كتابي مستقل يعني أنك بحاجة إلى أن تأخذ الأمر على محمل الجد وأن تجد الأدوات التي ستساعدك على الاستمرار في العمل بسلاسة. لا يمكنني التوصية بهذه الأدوات الثمانية للموظفين المستقلين بدرجة كافية ، ولكن تذكر أن هناك الكثير من الخيارات المتاحة ومعظمها يقدم تجارب مجانية - ابحث عن الأفضل بالنسبة لك ولاحتياجاتك الخاصة. اقرأ المزيد: الأعمال الحرة.

هل تبحث عن أدوات جديدة للمساعدة في تبسيط المهام الأساسية المختلفة لعملك؟ ابدأ مع Wordable! احصل على أول خمس صادرات لك مجانًا هنا .