7 طرق لتحسين الكفاءة مع إدارة الخدمة الميدانية

الخدمة الميدانية هي أي عمل أو خدمة بعيدًا عن مباني شركة الموظف. في هذا السيناريو ، يسافر الموظفون إلى الموقع المحدد للعميل لتركيب المعدات أو تقديم الخدمة. تستخدم كل شركة الخدمة الميدانية لزيادة الإنتاجية وتحقيق أعلى مستوى من رضا العملاء.

يحتاج كل عمل خدمة ميدانية إلى إدارة خدمة ميدانية لإدارة المهام بكفاءة ، على الرغم من أنها غالبًا ما تكون صعبة. تتحكم إدارة الخدمة الميدانية في الخدمة الميدانية والموظفين وسير العمل والمعدات. كما أنه يساعد في تبسيط العمليات وتعظيم الموارد. علاوة على ذلك ، تساعد حلول إدارة الخدمة الميدانية في مراقبة جميع الأنشطة عن بُعد.

تعمل حلول الخدمة الميدانية على تحسين كفاءة الخدمة الميدانية وزيادة الإنتاجية بشكل كبير. ستوضح هذه المقالة عدة استراتيجيات لزيادة الإنتاجية أثناء تنفيذ حلول إدارة الخدمة الميدانية.

تحسين الاتصال

الطريقة التي تعمل بها التكنولوجيا على تغيير العالم لا مثيل لها. أصبحت القوى العاملة أكثر استقلالية وإنتاجية بفضل فرصة العمل عن بُعد في المشاريع. جميع المعلومات متاحة الآن دون حاجة الموظفين للسفر أو إجراء مكالمات هاتفية غير ضرورية.

المعلومات متاحة بسهولة للفني من خلال تنفيذ برامج إدارة الخدمة الميدانية المعاصرة.

تتضمن حلول إدارة الخدمة الميدانية قدرات من شأنها تبسيط عملك حيث يمكن لموظفيك الوصول إلى الأدوات عبر الإنترنت ، بما في ذلك الوثائق المرتبطة بالعمليات لإكمالها.

على سبيل المثال ، يمكن أن تقدم العلامات الخاصة بمواقع الخدمة أو التعليقات الخاصة بالعناصر الضرورية معلومات مهمة. يمكن زيادة مقياس الأداء الحاسم في قطاع الخدمات ، معدلات الإصلاح لأول مرة ، من خلال الوصول الفوري عبر الهاتف المحمول إلى المعلومات المطلوبة.

أتمتة عملك

يمكنك زيادة الإنتاجية وتقليل تفاقم الفني بسبب تكرار العمالة عن طريق أتمتة العمليات التجارية الروتينية منخفضة القيمة مثل إدخال البيانات.

افحص إجراءات شركتك لتحديد ما يمكنك رقمنته. إذا لزم الأمر ، أعد هيكلة هذه العمليات لتناسب احتياجات شركتك اليوم. تشمل الأمثلة طلب المخزون والجدولة والإرسال بالكمبيوتر ومراقبة المركبات.

تذكر أن العديد من ممارسات عملك قد تشكلت عندما كانت لا تزال صغيرة نسبيًا ؛ ما كان من السهل إنجازه يدويًا مع 10 عمال يمكن أن يكون صعبًا مع 100. وقد يؤثر حتى على العاملين في المكتب ؛ على سبيل المثال ، هل يجب أن تتم الموافقة على جميع المشتريات من قبل المدير المالي ، أم يمكن إعداد عتبات الإنفاق الآلي لتوفير الوقت؟

عيّن الفني المناسب بالأدوات المناسبة

يعد ضمان تعيين الخبير المناسب بالأدوات المناسبة أحد الأساليب لتحسين كفاءة مكالمات الخدمة بشكل كبير. ومع ذلك ، فالقول أسهل من الفعل في كثير من الأحيان.

يخاطر الفنيون بالقيام بالعديد من الرحلات غير المجدية إذا كانوا لا يعرفون الأجهزة والإمدادات التي يحتاجون إليها للإصلاح أو إجراء التثبيت.

يمكن أن يقلل حل الخدمة الميدانية عدد الرحلات ذهابًا وإيابًا من خلال توفير تفاصيل عن العمل المطلوب وتعيين الوظيفة إلى الخبير المناسب. يحدد حل إدارة الخدمة الميدانية الجيد الأدوات التي سيحتاجها الفنيون عند وصولهم إلى موقع العميل.

قد يكون لديك فضول لمعرفة كيف يكون ذلك ممكنًا. اعتمادًا على تفاصيل كل طلب خدمة ، يقدم برنامج تحسين الخدمة الميدانية للمتخصصين قائمة بالأدوار والأدوات ذات الصلة. يقوم بذلك عن طريق مسح قائمة بجميع أوامر الخدمة المجدولة للإنجاز في ذلك اليوم.

للتأكد من أن لديهم كل ما هو ضروري قبل مغادرة المتجر ، يمكن للفني مقارنة هذه القائمة بالإمدادات الموجودة في شاحنتهم.

تشجيع التنبؤ بالخدمة وتخطيط القدرات

حتى حلول الخدمة الميدانية الأكثر تطورًا لا يمكنها توقع كل نتيجة ، لكنها يمكن أن تجعل التخطيط أكثر بساطة. تعتمد كل مؤسسة على القدرة على التنبؤ ، مما يساعد أقسام الخدمة الميدانية على الاستعداد بشكل أفضل للطلب المتوقع.

يطور برنامج تحسين الخدمة الميدانية نماذج التنبؤ ويحدد أنماط الخدمة بناءً على البيانات التاريخية المجمعة. يمكن لشركتك توقع حجم طلبات الخدمة القادمة باستخدام هذه البيانات. كما أنه يتيح التخطيط الفعال للقدرات لنشر الموارد بشكل فعال.

يعمل التنبؤ وتخطيط السعة على تقليل النفقات المرتبطة بالموارد غير الكافية أو الزائدة والسماح للفنيين لديك بأن يكونوا أسرع في تقديم الخدمات من خلال التخلص من جزء كبير من التخمين المرتبط عادةً بالخدمة الميدانية.

تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة

يعتمد قطاع الخدمات الميدانية على البيانات. يجب عليك مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة (KPIs) للإشراف على عمليات الخدمة الميدانية وتعزيزها. يعد معدل الإصلاح لأول مرة ودرجة رضا العملاء واستخدام الخدمة الميدانية مؤشرات أداء رئيسية نموذجية للخدمة الميدانية.

يشير معدل الإصلاح لأول مرة إلى نسبة الخدمة أو الإصلاحات التي تمت في المرة الأولى. يمكنك تحسين مؤشر الأداء الرئيسي هذا من خلال تكليف الشخص المناسب بالمهمة وتزويده بالمعرفة والموارد التي يحتاجها لحل المشكلة من المحاولة الأولى. إذا تم تحسينه ، فهذا يعني توفير المزيد من التكاليف وزيادة رضا العملاء.

يتم قياس رضا العملاء عن تجربة الخدمة الميدانية من خلال درجة رضا العملاء (CSAT) ، وهي إحصائية خدمة ميدانية.

تحسب إحصائية الخدمة الميدانية المعروفة باسم استخدام الخدمة الميدانية (FSU) نسبة الوقت الذي يقضيه الفنيون في الإنتاج.

إدارة علاقات العملاء

تعد إدارة علاقات العملاء (CRM) أداة حاسمة لأي بيئة خدمة ميدانية. قد تضمن شركات الخدمة الميدانية تلبية احتياجات عملائها بسرعة وفعالية من خلال منح الموظفين وصولاً سهلاً إلى ملفات تعريف العميل وتاريخ الطلبات وسجلات الاتصالات.

نظرًا لأوقات المكالمات الأقصر وقلة الموارد البشرية اللازمة لكل عمل ، يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإيرادات ومستويات موافقة العميل.

تحسين طرق السفر

يجب أن تضمن الشركة المصنعة أن الموظفين يستخدمون الطرق الأكثر سلاسة وأسرعًا لأن تكاليف الوقود والعمالة في أمر الخدمة يمكن أن تتراكم بسرعة. تخطيط أسرع طريق يربط بين المنشأة والموقع لتوفير وقت الفنيين على الطريق.

يجب أن يتبع الفنيون الطرق الأكثر فعالية عند استخدام البرنامج للوصول إلى الموقع. قد يتتبع المرسل تقدم الخبراء الميدانيين في الوقت الفعلي أثناء فتح التطبيق.

الآن بعد أن تمكنوا من معرفة مكان وجود الفني ، يمكنهم إرسال طلب إصلاح عاجل إلى أقرب واحد ، وإذا لزم الأمر ، إضافة أعمال الصيانة التنبؤية المحيطة إلى جدول فني.

تحسين كفاءة عملك من خلال إدارة الخدمة الميدانية

يمكن أن يكون لفريق الخدمة الميدانية مهمة معقدة ، ولكن مع التدريب الفعال المنتظم ، يمكن أن يكون أكثر سلاسة. يمكنك التأثير على أرباحك وجودتك ودرجة رضا العملاء فورًا باستخدام حلول بسيطة لمشاكل إدارة الخدمة الميدانية. ومع ذلك ، فإن الخطوة الأساسية هي التحول الرقمي وتخصيص الموارد لإدارة الخدمة الميدانية لأتمتة العمليات ، والحد من الأخطاء ، وزيادة النفوذ.