7 عناصر أساسية للمراسلات التجارية الفعالة

تعد المراسلات جزءًا أساسيًا من أي اتصال تجاري. هناك العديد من القواعد التي ستحتاج إلى اتباعها لكتابة رسائل البريد الإلكتروني ومقترحات العمل والمستندات الأخرى بشكل صحيح. في هذا المنشور ، سوف تكتشف كل المعلومات اللازمة حول كيفية جعل مراسلات عملك صحيحة ودقيقة.

وظيفة ذات صلة: كيف غيرت التكنولوجيا الاتصالات التجارية

إذا كنت طالبًا

يبحث العديد من الطلاب عن أحدث البيانات المتعلقة بكتابة خطابات العمل وأنواع أخرى من التوثيق والمراسلات. الحقيقة هي أن هذا الموضوع هو أحد أكثر المهام الأكاديمية شيوعًا في العديد من المدارس والكليات والجامعات. ومع ذلك ، لا يمكن لجميع المتعلمين التعامل مع هذا النوع من المهام. إذا كنت أحدهم ، فهناك حل رائع لهذه المشكلة. يمكنك البدء في استخدام خدمة الكتابة الأكاديمية وإنجاز جميع أوراقك في أقصر مدة.

ولكن كيف تختار حل كتابة موثوق؟ ماذا لو فشلت في العثور على خدمة حسنة السمعة؟ هل Edubirdie شرعي؟ للعثور على إجابات لهذه الأسئلة ، اقرأ مراجعات استخدام مواقع الكتابة المختلفة التي يشاركها الطلاب الآخرون بشكل أفضل. على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة استكشاف مراجعات writepaperfor.me للتأكد من أن الخدمة ستلبي جميع توقعاتك. إذا كنت لا تزال ترغب في كتابة أوراق أكاديمية بنفسك أو تحتاج فقط إلى معرفة القواعد الأكثر أهمية للمراسلات التجارية الفعالة ، فاستمر في قراءة هذا المنشور.

أهم الموجهات الأساسية للاتصالات التجارية

والخبر السار هو أن أي مراسلات تجارية تستند إلى سبع أساسيات فقط. لذا ، دعونا نكتشف كل منهم!

هيكل الوثيقة

أهم شيء للتواصل الفعال هو أن تكون رسالتك مفهومة وسهلة القراءة. لجعل المستند يبدو مثاليًا ، اتبع الهيكل الأساسي. باختصار ، يجب أن يحتوي كل اتصال رائع على ثلاثة عناصر. هذه هي الفتحة والجسم والخاتمة (أو الإغلاق)

والجدير بالذكر أنه يجب اتباع هذا الهيكل في أي نوع من أنواع الاتصالات. وبالتالي ، من الأفضل استخدامه في رسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والخطب وحتى المكالمات الهاتفية. هذه البنية المنطقية هي الأكثر شمولاً لأي جمهور.

اقرأ أيضًا: 5 نصائح لبدء عمل تجاري صغير كطالب

افتتاح

تسمح الافتتاحية الجيدة بجذب انتباه الجمهور. علاوة على ذلك ، فهو يساعد القارئ أو المستمع على فهم رسالتك في لمح البصر. لذلك ، يجب أن تكون قصيرة ودقيقة وراقية.

جسم

هذا الجزء هو الجزء الأكثر أهمية. هنا ، ستحتاج إلى الخروج بجميع الحقائق والأوصاف والاقتراحات والعروض الضرورية. من الضروري تمثيل المعلومات الحديثة ذات الصلة فقط ، بالإضافة إلى الحقائق الحقيقية. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون المادة واضحة ومتماسكة. تجنب استخدام أي خطوط إبداعية وألوان زاهية ومخططات معقدة في رسالتك.

خاتمة

تم تصميم هذا الجزء لتلخيص اتصالاتك وتوضيح بعض النقاط التي وصفتها بالفعل في الجسم. لا ينبغي أن تكون طويلة جدًا ومليئة بالكلمات.

التميز

هذه الميزة هي عنصر آخر مهم للغاية في أي اتصال تجاري. ستحتاج إلى بذل قصارى جهدك حتى لا تجعل الجمهور يشعر بالارتباك عند قراءة رسالتك أو الاستماع إليها. خلاف ذلك ، قد يتم تجاهل رسالتك أو يساء فهمها بسهولة.

ما الذي يجب أن تعرفه أيضًا عن هذا العنصر؟ من الأفضل تجنب وصف الكثير من التفاصيل أو تقديم بيانات إضافية لا تتعلق بالموضوع الرئيسي. يحاول معظم المتحدثين المحترفين وكتاب الأعمال عادةً تمثيل جميع المعلومات الضرورية بأبسط طريقة ممكنة. تجنب استخدام مصطلحات خادعة أو غير شائعة قد تبدو غير واضحة للجمهور. هدفك هو الخروج ببيانات واضحة فقط.

منطق

التناقض هو أحد أكثر القضايا المخيبة للآمال التي يمكن اكتشافها غالبًا في أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية. إذا فشلت في جعل الجمهور يثق بك ، فلن يقرأوا رسائلك أو يستمعوا إليها ، ولن ينتبهوا إلى المعلومات التي تقدمها. لذلك ، يعد التماسك سمة أساسية لأي اتصال تجاري.

واسطة

استخدم قنوات اتصال مختلفة لإيصال رسالتك. من الأفضل أيضًا استخدام القنوات الأكثر ملاءمة للمستلمين. على سبيل المثال ، إذا كان عملاؤك يفضلون تلقي إشعارات حول المنتجات الجديدة المتاحة عبر البريد الإلكتروني ، فمن الأفضل عدم الاتصال بهم عبر برامج المراسلة ولكن إرسال الرسائل الإلكترونية فقط.

إذا كنت تخطط للاتصال بجمهورك لأول مرة ، فمن الأفضل الانتباه إلى هذه الجوانب:

• ما هي قناة الاتصال الأكثر شعبية لدى القراء / المستمعين؟
• ما هي الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة للاتصال بجمهورك؟
• ما هي أسرع طريقة لتقديم المعلومات اللازمة؟

يعد اختيار الوسائط بشكل صحيح أحد مفاتيح الاتصال الفعال للأعمال.

اقرأ أيضًا: كيفية جذب العملاء إلى متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك

موضوعية

إذا كنت تريد أن تصبح شريكًا تجاريًا موثوقًا به ، أو تحصل على تعاون مثمر مع شركات مختلفة ، أو تقدم عرضًا تقديميًا رائعًا ، فستحتاج بالتأكيد إلى استخدام معلومات حديثة وجديرة بالثقة فقط. ليس من السهل الحصول على ثقة جمهورك ، ولكن يمكن أن تضيع في بضع لحظات فقط. لا تستعرض أبدًا الحقائق التي لست متأكدًا منها.

جمهور

سوف تحتاج إلى تلبية توقعات جمهورك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا يحتوي على رمز ترويجي يمكن لعملائك استخدامه على موقع الويب الخاص بك ، فتأكد من أن رسالتك تحتوي على الرمز نفسه. أسوأ شيء يمكنك فعله هو الكذب على القراء أو المستمعين.

علاوة على ذلك ، من الضروري فهم جمهورك. إذا كانت شديدة التنوع ، فقد تحتاج إلى إنشاء رسائل مختلفة لمجموعات مستهدفة مختلفة. سيسمح لك ذلك بالنظر في احتياجات ومتطلبات عدد كبير من الأشخاص المختلفين. يجب أن يناسب موضوعك الجمهور تمامًا.

لا تنسى

أفضل شيء يمكنك القيام به لإقامة تعاون فعال هو أن تصبح لا تنسى. يمكنك استخدام بعض الصور أو الخطوط ذات الصلة في رسالتك لجعلها فريدة ولا تُنسى. ومع ذلك ، من الضروري إيجاد توازن سليم ، وعدم الإفراط في استخدام الوسائط وأنواع المحتوى الأخرى في بريدك الإلكتروني أو عرضك التقديمي.

يستخدم بعض كتاب الأعمال الدعابة عند إعداد الرسائل للوصول إلى الجمهور. ومع ذلك ، من الأفضل توخي الحذر عند إضافة النكات. على سبيل المثال ، قد تتناسب إضافة الفكاهة مع عرض تقديمي معين. ومع ذلك ، فهو غير مقبول في خطابات الأعمال والعروض ومعظم أنواع الاتصالات الأخرى. إذا قررت استخدام الدعابة في المراسلات ، فتأكد دائمًا من أنها ليست مسيئة ومرتبطة بموضوع رسالتك. الناس جميعًا مختلفون ، لذا تحقق جيدًا من صحة مزاحتك وسهولة فهمها.

إذا كنت تخطط للتواصل بشكل فعال ، فمن الضروري أن يكون لديك فهم قوي لهذه العناصر. على أي حال ، حاول أن تكون دقيقًا ومفهومًا وتجنب الكلام. من الأفضل اختيار عبارات وجمل بسيطة للسماح للجمهور بتوصيل رسالتك.