6 خطوات أساسية لتحويل شركتك إلى ممارسة قانونية افتراضية

لقد غيّر جائحة COVID-19 إلى الأبد طريقة سعي العملاء المحتملين للخدمات القانونية واستخدامها. وجد استطلاع عام 2021 أن 79٪ من المستجيبين يفضلون شركة محاماة تقدم استشارات قانونية عن بُعد - بزيادة 56 نقطة في ثلاث سنوات فقط.

هذا التأرجح الشديد منطقي. يأتي بناء شركة محاماة افتراضية بمجموعة واسعة من الفوائد ، بما في ذلك:

• الوصول إلى جمهور أوسع لم يعد ملزمًا بالموقع الفعلي الذي تعمل فيه ممارستك القانونية.
• تقليل النفقات العامة عن طريق تقليل التكاليف المرتبطة باستئجار أو تأجير مساحة مكتبك.
• زيادة مرونتك لخلق المزيد من ساعات العمل الطبيعية لموظفيك ، مما يؤدي إلى توازن وإنتاجية أفضل بين العمل والحياة.
• بناء تجربة عملاء أفضل من خلال استشارات أقصر وأكثر مرونة.

كل هذه الفوائد افتراضية فقط. يتم تفعيلها فقط عندما تكون قد انتقلت بنجاح إلى ممارسة قانونية افتراضية أو عن بُعد.

لحسن الحظ ، الوصول إلى هناك ليس معقدًا. عليك فقط اتباع بعض الخطوات المهمة لإعداد مكتبك وموظفيك للانتقال. دعنا نستكشف تلك الخطوات الست الأساسية بمزيد من التفصيل.

1. تنفيذ أنظمة اتصالات افتراضية موثوقة وفعالة

مع أي بناء جديد ، يجب أن تأتي المؤسسة أولاً. في حالة وجود شركة محاماة عن بُعد ، فإن هذا يعني وجود أنظمة موثوقة للتواصل فعليًا ، سواء داخل عيادتك أو مع العملاء المحتملين والحاليين.

يجب أن يكون لديك نظام هاتف سهل الاستخدام يمكن لعملائك الاتصال به بسهولة. يجب أن يكون التنقل الأولي عبر الهاتف سريعًا وسهل الاستخدام ، بحيث يوجه المتصلين إلى المكان الصحيح في غضون ثوانٍ قليلة.

بالطبع ، أدوات الاتصال الأخرى لا تقل أهمية:

• تعتبر منصات مؤتمرات الفيديو ضرورية للاجتماعات الداخلية ومكالمات العملاء. تحتوي الأنظمة الأساسية مثل Zoom و Google Hangout و Microsoft Teams على مزايا وعيوب للممارسات القانونية. يجب أن تفكر في شراء الإصدارات المتميزة من هذه الأنظمة الأساسية ، بدلاً من استخدام الإصدارات الأساسية المجانية.
• يظل البريد الإلكتروني أداة مهمة للاتصالات الأولية مع العملاء وللاتصالات الموثقة ، داخليًا وخارجيًا.
• أصبحت خيارات الدردشة الحية شائعة بشكل متزايد بين شركات المحاماة الافتراضية ، خاصةً للاستفسارات الأولية التي لا تتطلب حتى الآن السرية أو الاتصالات الفردية.

المفتاح من بين كل هذه الخيارات هو العثور على بنية تحتية لاتصالات افتراضية تناسبك. إن وجود فكرة واضحة حول خيارات الاتصالات التي ستستخدمها شركة المحاماة الخاصة بك ، ومتى ، يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو تبسيط انتقالك إلى مكتب قانوني بعيد.

2. ضمان انتقال سلس للمستند الرقمي

لا يمكن أن تعمل أي ممارسة قانونية بدون وثائق. لحسن الحظ ، يوجد الآن الكثير من الخيارات للتعامل مع هذه المستندات افتراضيًا. بمعنى آخر ، عندما تذهب بعيدًا ، لم تعد مضطرًا إلى إرشاد عملائك لطباعة المستندات وتوقيعها ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني.

بدلاً من ذلك ، ابحث عن بدائل البرامج الرقمية. يعد برنامج التوقيع الإلكتروني مثل DocuSign بداية رائعة ، والتوقيعات المقدمة من خلال البرنامج صالحة كما لو كانت شخصيًا. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره سهل الاستخدام ويحتوي على الضمانات اللازمة للحفاظ على مستنداتك آمنة ومحمية.

اعتمادًا على حجم مكتبك وحجم الحالات ، قد يكون من المنطقي أيضًا النظر في منصات إدارة المستندات الرقمية الأكثر شمولاً. ستحل الأدوات المناسبة محل خزانة الملفات المادية الخاصة بك بينما تسمح لك أيضًا بإنشاء رسائل نموذجية وأجزاء قياسية أخرى لتبسيط ملفاتك ونقل جميع مستنداتك عبر الإنترنت.

3. حدد منصة برامج إدارة الممارسة

ربما سمعت عن ممارسة برنامج إدارة البرامج. تنقل هذه الأنظمة الأساسية الشاملة جميع أعمالك الإدارية اليومية إلى السحابة. يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام الإدارية ويضمن إمكانية إكمال هذه المهام من أي مكان.

ستختلف ميزات النظام الأساسي اعتمادًا على البائع الذي تختاره ، ولكن يمكنك توقع الوظيفة الأساسية نفسها لمعظم الخيارات المتاحة:

• إدارة الحالة للاحتفاظ بجميع المعلومات والوثائق المتعلقة بحالة معينة في مكان يسهل العثور عليه.
• إدارة المستندات أو التكامل مع برنامج إدارة المستندات الموجود لديك.
• عمليات الفوترة التي يمكن أتمتتها وتسهيل المدفوعات لعملائك.
• إدارة الاتصال لتتبع جميع عملائك الحاليين والمحتملين وتفاعلاتهم مع شركتك.
• إدارة التقويم لمساعدتك في إدارة المواعيد والمواعيد النهائية ومواعيد المحكمة.
• الجدول الزمني وتتبع النفقات لمساعدتك على تحسين الطرق التي تقضي بها وقتك وشحن عملائك.

في أفضل حالاتها ، تساعد برامج إدارة الممارسة الجميع في المكتب على إنجاز مهامهم بكفاءة أكبر - من أي مكان في العالم. هذا لا يحسن وقتك فقط ؛ كما أنه يضمن إمكانية قضاء المزيد من الوقت في مساعدة عملائك فعليًا وحل مشكلاتهم القانونية.

4. راجع سياساتك لتعكس حقائق العمل عن بعد

في بيئة افتراضية ، من المرجح أن يعمل موظفوك - من الموظفين الإداريين إلى الشركاء - بشكل مختلف. يجب أن تتكيف سياسات مكتبك مع الطبيعة الجديدة لمكتبك ، والتي يمكن أن تتضمن أي عدد من الأشياء:

• نظم حول ساعات مرنة لضمان تغطية احتياجات العملاء.
• القواعد والإرشادات حول الاجتماعات الافتراضية ، من الاحتفاظ بالكاميرات إلى كتم صوت الميكروفونات واستخدام الخلفيات الافتراضية التي تمثل مكتب المحاماة الخاص بك.
• القواعد والإرشادات المتعلقة بالاجتماعات التي يمكنك تسجيلها ، ومكان تخزين تلك التسجيلات لتحقيق أقصى قدر من السرية والأمان.
• إجراءات الأمان عبر الإنترنت والمستندات للتأكد من أن بياناتك تظل سرية ومحمية من الهجمات الإلكترونية أو الإفصاحات غير المقصودة.

يجب أن تراعي سياسات مكتبك الفروق الدقيقة التي تواجهها في بيئتك الجديدة. لا تخف من تعديلها بمرور الوقت أيضًا. عندما تواجه مواقف وتحديات جديدة ، يجب أن تضيف إلى كتيب الموظف الخاص بك للمساعدة في تحديد التوقعات في الشركة.

5. إنشاء موقع ويب متطور واستراتيجية تسويق قانونية

مع وجود بنية الواجهة الخلفية الخاصة بك في مكانها الصحيح ، فقد حان الوقت للتفكير بالضبط كيف تريد تقديم نفسك للعملاء المحتملين. تبدأ هذه العملية وتنتهي بموقع الويب الخاص بك.

لأي عمل افتراضي ، يعمل الموقع كباب أمامي ولوبي. من الضروري لكل من الانطباعات الأولى والمعلومات المتعمقة أن يقرر جمهورك ما إذا كان يجب عليهم العمل معك. يجب أن يكون احترافيًا وسهل الاستخدام ويسهل التحكم فيه وتحديثه من جانبك.

يعني موقع الويب الرائع أيضًا تحسينه بحيث يمكن العثور على مكتب المحاماة الخاص بك بسهولة في عمليات البحث عبر الإنترنت. تعتبر عملية تحسين محرك البحث (SEO) مهمة بشكل خاص لشركات المحاماة الافتراضية.

تتميز SEO لشركة المحاماة بأنها دقيقة وتتطلب تحسين المحتوى الخاص بك وتجربة المستخدم. لكن عائد الاستثمار المحتمل (ROI) مهم ، وهو أمر منطقي بالنظر إلى أن 96٪ من الأشخاص يستخدمون محرك بحث عند البحث عن مشورة قانونية.

بالإضافة إلى تحسين محركات البحث ، يمكن لمكتب المحاماة الخاص بك الاستفادة من عدد من الأساليب الأخرى لإكمال إستراتيجية التسويق القانونية الخاصة بك:

• حضور قوي على وسائل التواصل الاجتماعي ، بما في ذلك قنوات مثل Facebook و Instagram و LinkedIn و Twitter. تقدم كل شبكة من هذه الشبكات خيارات مدفوعة وعضوية لزيادة الوعي والمشاركة بين العملاء المحتملين.
• استراتيجية تسويق محتوى قانونية تضع قيمة فوق الترويج. من خلال إنشاء محتوى ذي صلة لجمهورك ، يمكنك تحسين مُحسّنات محرّكات البحث الخاصة بك وفي الوقت نفسه بناء المصداقية وملء مسار تحويل العميل الخاص بك.
• محتوى محمول ونهج تسويقي يراعي توقعات وتفضيلات جمهورك ، الذين يستخدمون بشكل متزايد الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية لتصفح الإنترنت والعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.

كل من هذه هي جزء مهم من لغز التسويق القانوني الأكبر. لكن يمكنهم جميعًا أن يلعبوا دورًا في بناء وتحسين مُحسّنات محرّكات البحث لديك ، وتعزيز وجودك عبر الإنترنت ، وتسهيل العثور على موقع الويب الخاص بك للعملاء المحتملين والجماهير الأخرى.

6. اعمل مع الشريك المناسب لإدارة تسويق مكتب المحاماة الافتراضي الخاص بك

قد يكون النظر إلى الخطوات المذكورة أعلاه أمرًا شاقًا في البداية. يتطلب نقل مكتب المحاماة الخاص بك إلى بيئة افتراضية تخطيطًا وجهدًا كبيرين. الخبر السار: ليس عليك أن تكون بمفردك.

في الواقع ، يعد العثور على الشركاء المناسبين جزءًا مهمًا من المعادلة. هذا صحيح بشكل خاص مع موضوع معقد مثل تحسين محركات البحث ، والذي قد يطغى على العملية الأكبر ويعيق نجاحك على المدى الطويل.

يمكن أن يكون العمل مع شركة تحسين محركات البحث القانونية ذات السمعة الطيبة مصدرًا رائعًا لعملية الانتقال الخاصة بك. من خلال طرح الأسئلة الصحيحة قبل التعاقد مع شركة محاماة SEO ، يمكنك التأكد من أن الشريك الذي تختاره يمكنه المساعدة ، بدلاً من مجرد تقديم وعود فارغة.

تساعدك هذه الأسئلة أيضًا في اختيار شريك لا يركز فقط على جزء ضيق من اللغز ، بل يدير جهودك التسويقية القانونية بالكامل. إذا كنت مستعدًا لاتخاذ هذه الخطوة ، فلنتحدث! قد تكون خبرتنا في المجال القانوني مناسبة تمامًا لمكتب المحاماة الخاص بك أثناء انتقالك إلى ممارسة افتراضية.

يجب مراعاة القواعد الأخلاقية عند الانتقال إلى شركة محاماة بعيدة

الآن وقد ناقشنا الخطوات التي يجب اتخاذها لنقل شركتك إلى بيئة افتراضية ، فمن الأهمية بمكان معالجة الواجبات الأخلاقية للمحامي من حيث صلتها بممارسة قانونية عن بُعد.

نظرًا للانتقال الواسع النطاق إلى العمل عن بُعد خلال COVID-19 ، أصدرت نقابة المحامين الأمريكية (ABA) إرشادات في ديسمبر 2020 توضح أنه يجوز للمحامين ممارسة القانون عن بُعد ، طالما أنهم يمارسون قانون الولاية القضائية التي تم ترخيصهم فيها. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان المحامون يمارسون القانون في ولاية قضائية مختلفة تم ترخيصهم منها ، فيجب عليهم التأكد من أن الولاية القضائية البعيدة تفوضهم للقيام بذلك. علاوة على ذلك ، يجب ألا يعلنوا للجمهور أنهم مخولون لممارسة القانون في الولاية القضائية البعيدة (على سبيل المثال ، عن طريق إنشاء عنوان عمل أو الإعلان عن خدماتهم في الولاية القضائية البعيدة).

أصدرت ABA إرشادات إضافية في مارس 2021 لمعالجة القضايا الأخلاقية المحيطة بتشغيل ممارسة افتراضية. فيما يلي بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند ممارسة القانون عن بُعد:

• من أجل الوفاء بالواجبات الأخلاقية للكفاءة (القاعدة 1.1) والاجتهاد (القاعدة 1.3) والتواصل (القاعدة 1.4) ، يجب أن يكون لدى المحامين خطة لإبقاء العملاء على اطلاع وضمان المضي قدمًا في قضيتهم ، والتي ناقشناها سابقًا في الخطوات 1-3.
• يجب على المحامين الذين يمارسون المهنة فعليًا اتخاذ الاحتياطات المعقولة لحماية المعلومات السرية (القاعدة 1.6). يمكن أن يشمل ذلك استخدام الوصول الآمن إلى الإنترنت ، واستخدام كلمات مرور قوية ، وتنفيذ سياسة خرق البيانات في حالة التعرض للقرصنة ، وتشفير المعلومات ، وتعطيل قدرة الاستماع لأي أجهزة مستخدمة خارج نطاق القانون.
• لا يتأثر واجب الإشراف على المحامي الإداري (القاعدة 5.1) بالتحول إلى ممارسة افتراضية ، على الرغم من أن الإشراف على العمال عن بُعد قد يكون أكثر صعوبة. وفقًا لذلك ، يجب على المحامين الإداريين تنفيذ سياسات لضمان التزام جميع موظفي الشركة بالمعايير المهنية ، ومعالجة قضايا مثل استخدام طرق آمنة للاتصال وتخزينها ، وحل تضارب المصالح ، والحفاظ على المواعيد النهائية ، وتتبع أموال العملاء.

من الأهمية بمكان أن تظل على اطلاع دائم بقواعد السلوك المهني في ولايتك وأي إرشادات توضيحية صادرة عن نقابة المحامين في ولايتك أو نقابة المحامين ABA ، حتى عند ممارسة القانون عن بُعد. باتباع الخطوات الموضحة أعلاه واتباع القواعد الأخلاقية القانونية بجدية ، فأنت في طريقك إلى إنشاء ممارسة قانونية افتراضية ناجحة.