5 طرق يمكن لخدمات مشاركة الملفات غير الآمنة أن تعرقل عملك

سمحت الحوسبة السحابية للعالم بمشاركة الملفات مع أي شخص يعيش في أي مكان في العالم في ثوانٍ. ومع ذلك ، فإنه يزيد أيضًا من مخاطر انتهاكات البيانات ، والتي يمكن أن تسبب مشكلات كبيرة للمؤسسة ، بما في ذلك الإيرادات المفقودة ، والتقاضي ، وانتهاكات الامتثال / العقوبات ، وتآكل العلامة التجارية.

يمكن أن تعرض أنظمة مشاركة الملفات غير الآمنة الشركات إلى الوصول غير المصرح به من قبل عصابات الجريمة المنظمة والدول القومية المارقة والمنافسين والجهات الفاعلة السيئة الأخرى. Kitetoons by Kiteworks تلقي نظرة خفيفة على ما يمكن أن يحدث عندما تشارك المنظمات الملفات بشكل غير آمن.

لذلك ، من الأفضل تجنب مشاركة الملفات بشكل غير آمن.

فيما يلي في الواقع خمس طرق يمكن أن يؤدي الافتقار إلى خدمات مشاركة الملفات الآمنة إلى إعاقة عملك:

• فقدان المعلومات الهامة والسرية

لا بد أن يكون لدى منظمة الأعمال بيانات مالية مهمة وخطط منتجات وخطط إستراتيجية للتطوير والنمو في المستقبل.

هذه المعلومات ضرورية لأداء الأعمال التجارية ونجاحها. في حالة تسريب هذه المعلومات أو اعتراضها عند مشاركتها داخليًا أو خارجيًا ، فقد تكون العواقب وخيمة.

تخيل أن أحد المنافسين يحصل على إمكانية الوصول إلى خارطة طريق المنتج أو خطط التوسع في السوق. يمكنهم استخدام هذه المعلومات لصالحهم عن طريق نسخ أفكارك أو دخول سوق جديد أمامك أو توقيع اتفاقيات حصرية مع شركائك المحتملين. بحلول الوقت الذي تتعرف فيه على الخرق ، قد يكون الأوان قد فات.

لذلك من المهم اتخاذ الخطوات اللازمة في وقت مبكر لمنع كارثة تجسس شركة مثل هذه. كيف؟

يجب أن تكون دائمًا يقظًا بشأن مكان تخزين معلوماتك الحساسة ، ومن يمكنه الوصول إليها ، ومتى يصل إليها ، ومع من يشاركونها. يمكن أن تساعدك مراقبة هذا النشاط عن كثب في تجنب - أو على الأقل تحديد - الخرق. تساعد خدمة مشاركة الملفات الآمنة التي تقوم بتشفير الرسائل والمرفقات في ضمان عدم تمكن المتسللين من اعتراض المعلومات الأكثر أهمية في عملك والوصول إليها.

• القابلية للإصابة بالبرامج الضارة

شبكة المحتوى الخاصة المستندة إلى البيانات ، نشرت Kiteworks تقرير تنبؤات لعام 2023 ، والذي يوضح أن المؤسسات ستركز المزيد من الموارد على تعزيز الأمان ، وتعد البرامج الضارة أحد أهم الأسباب.

تتلقى منظمة نموذجية المئات ، إن لم يكن مئات الآلاف ، من رسائل البريد الإلكتروني الواردة كل يوم. العديد منها عبارة عن اتصالات مشروعة من العملاء والشركاء ومقدمي الخدمات ؛ ومع ذلك ، هناك الكثير غير مرغوب فيه. لسوء الحظ ، يمكن أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه على فيروسات وبرامج ضارة يمكن أن تسبب مجموعة من الاضطرابات الطفيفة إلى الكبيرة في عملك.

إذا نقر الموظف المطمئن على رابط أو مرفق مشبوه ، فيمكنه إطلاق سلسلة من الأحداث التي يمكن أن تؤدي في النهاية إلى خرق البيانات. مرة أخرى ، يمكن أن يكون لخرق البيانات تداعيات قصيرة إلى طويلة المدى ، بما في ذلك خسارة الأعمال ، والتقاضي ، وانتهاكات الامتثال والغرامات ، وتآكل العلامة التجارية.

• فقدان المعلومات الشخصية

يمكن أن تأتي معلومات التعريف الشخصية (PII) في أشكال مختلفة ، مثل الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الضمان الاجتماعي وأيضًا البيانات السلوكية والموقع الجغرافي وبيانات القياسات الحيوية. يمكن اعتبار أي بيانات تتعلق بك شخصيًا معلومات تحديد الهوية الشخصية.

عندما تقوم مؤسسة ما بتعيين موظف ، فإنها تجمع الكثير من معلومات تحديد الهوية الشخصية لهذا الموظف. ستقوم المؤسسة في الواقع بإنشاء معلومات تحديد هوية شخصية إضافية ، مثل معلومات التأمين والراتب والمكافآت وأرقام معرف الموظف والمزيد. لا يتم تخزين هذه البيانات في نظام معلومات الموارد البشرية للمؤسسة (HRIS) فحسب ، بل يتم مشاركتها أيضًا مع شركاء خارجيين مثل معالجي كشوف المرتبات ومقدمي التأمين ومستشاري الأعمال.

هذه المعلومات الحساسة للغاية مطلوبة بشدة من قبل لصوص الهوية. عندما يعترض المتسللون هذه المعلومات أثناء مشاركتها بين منظمة وشركائها ، يتم تسويقها عادةً على شبكة الإنترنت المظلمة حيث يمكن لصوص الهوية شرائها لإحداث فوضى مالية ، مما يكلف الضحايا عشرات إلى مئات الآلاف من الدولارات من النفقات الاحتيالية. قد يستغرق إلغاء هذه الرسوم وتصفية اسمك (ورصيدك) شهورًا أو حتى سنوات. مرة أخرى ، ستساعد خدمة مشاركة الملفات الآمنة التي تقوم بتشفير الرسائل والمرفقات التي تحتوي على معلومات تحديد الهوية الشخصية (PII) على ضمان عدم وقوع هذه المعلومات الحساسة في الأيدي الخطأ وتنتهي على شبكة الإنترنت المظلمة.

• شبكة غير آمنة تابعة لجهات خارجية

تعتبر مخاطر سلسلة التوريد الرقمية أو مخاطر الطرف الثالث مصدرًا رئيسيًا لفقدان المعلومات للمؤسسات. تعتمد المنظمات على مئات أو حتى آلاف الشركاء والبائعين والموردين. قد يكون لدى المؤسسة ميزانية كبيرة للأمن السيبراني ، مدعومة بعمليات وإجراءات أمن البيانات لموظفيها ؛ ومع ذلك ، قد يكون لدى شركاء تلك المنظمة موارد أقل بكثير للأمن السيبراني. بسبب الترابط بين المنظمة وشركائها ، يمكن أن تؤثر "الحلقة" الضعيفة في سلسلة التوريد الرقمية على النظام البيئي بأكمله.

الهجمات الإلكترونية تدرك جيدًا هذا التفاوت. غالبًا ما ينخرط هؤلاء المهاجمون في " قفز الافتراء" ، وهو نوع من الهجوم الإلكتروني يستهدف فيه المهاجم أنظمة متعددة ومترابطة من أجل الوصول إلى نظام لا يمكن الوصول إليه مباشرة من نقطة الدخول الأولية للمهاجم. بشكل أساسي ، سيستخدم المهاجمون مجموعة متنوعة من التكتيكات ، بما في ذلك التصيد الاحتيالي ، لتحديد ثغرة أمنية في مؤسسة ما للدخول إلى المنظمات الأخرى عبر سلسلة التوريد.

يؤكد هذا النوع من الهجوم على الحاجة إلى أن يكون للأنظمة المتصلة إجراءات أمنية صارمة لحمايتها من عمليات الاقتحام. يعد نظام مشاركة الملفات الآمن الذي لا يتطلب فتح منفذ لكل شريك طريقة رائعة لإدارة مخاطر سلسلة التوريد الرقمية.

• انتهاكات الامتثال

في السنوات الأخيرة ، ظهرت قوانين حماية البيانات ، مثل قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) أو اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، والتي تتطلب من المؤسسات حماية خصوصية عملائها أو مواجهة غرامات وعقوبات باهظة الثمن.

إذا انخرطت إحدى المؤسسات في ممارسات مشاركة الملفات غير الآمنة ، بما في ذلك استخدام حلول مشاركة الملفات غير الآمنة ، فقد يؤدي ذلك في النهاية إلى خرق البيانات وانتهاك الامتثال اللاحق ، لا سيما بالنسبة للمؤسسات التي تعمل في صناعات شديدة التنظيم مثل الرعاية الصحية والحكومة والخدمات المالية.

يمكن أن تتضمن ممارسات مشاركة ملفات البيانات غير الآمنة إرسال رسائل وملفات غير مشفرة ، وعدم مطالبة المرسلين والمستلمين بالمصادقة قبل الوصول إلى المعلومات الحساسة ، أو استخدام حل مشاركة الملفات أو التخزين الذي لا يحتوي على إجراءات أمان كافية مطبقة. على سبيل المثال ، إذا تم تحميل ملف إلى خدمة مشاركة الملفات بدون تشفير ، يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى الخدمة معرفة البيانات التي تم تحميلها. هذا يعرض المعلومات الحساسة - والمؤسسة - للخطر. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت المؤسسة لا تتطلب مصادقة متعددة العوامل ، فقد يتمكن الموظف غير المصرح به أو الفاعل السيئ من الوصول إلى حل مشاركة الملفات. هذا يعرض البيانات المخزنة على الحل لخطر السرقة وإساءة الاستخدام ، وهو انتهاك لامتثال خصوصية البيانات.

يمكن أن تكون التداعيات المالية والقانونية والتجارية لانتهاك الامتثال لخصوصية البيانات شديدة. يمكن أن يؤدي الانتهاك إلى تغريم الشركة بشدة من الهيئات التنظيمية المنوطة بإنفاذ القانون العام لحماية البيانات ، وقانون حماية خصوصية المستهلك CCPA ، و HIPAA ، و IRAP ، و PIPEDA ، ولوائح أخرى. بالإضافة إلى العقوبات المالية ، يمكن للمؤسسة أيضًا أن تواجه ضررًا بسمعتها من الانتهاك ، مما قد يؤثر على قدرتها على الاحتفاظ بالعملاء الحاليين واكتساب عملاء جدد. أخيرًا ، يمكن أن تتحمل المؤسسة المسؤولية عن أي أضرار تلحق بالعملاء بسبب خرق البيانات ، والتي يمكن أن تكلف عدة ملايين من الدولارات.

تثبت المؤسسات التي تستخدم ممارسات وحلول وعمليات مشاركة الملفات الآمنة بشكل متكرر الامتثال للوائح خصوصية البيانات. يمكن للمؤسسات أيضًا تنفيذ السياسات والعمليات المتعلقة بحل مشاركة الملفات لضمان امتثال خصوصية البيانات ، بما في ذلك نظام تصنيف البيانات ، وتعليم المستخدم وتدريبه ، وعمليات التدقيق المنتظمة. من خلال هذه الإجراءات المعمول بها ، يمكن أن تطمئن المؤسسة أنها متوافقة مع لوائح خصوصية البيانات.

بعض نصائح الفراق

يجب على المؤسسات استخدام حلول وسياسات وعمليات مشاركة الملفات الآمنة لحماية معلوماتها الهامة من الوصول غير المصرح به. إنها الطريقة الوحيدة التي يمكن بها لأي شركة أن تتجنب انتهاكات الامتثال المكلفة والدعاوى القضائية ، ولكنها تضمن أيضًا حماية موظفيها وعملائها وملكيتها الفكرية وقدرتها على البقاء على المدى الطويل.