5 خطوات لبناء منصة اتصالات الأعمال

التواصل الداخلي الجيد هو عنصر حاسم لنجاح أي عمل تجاري. في الواقع ، أظهرت دراسة أن الموظفين في مكان العمل الحديث يقضون حوالي 80٪ من وقتهم في أنشطة تعاونية. في عالم الأعمال الحديث هذا ، تعد أدوات الاتصال الرقمي أساسية لتعظيم هذه التفاعلات.

وظيفة ذات صلة: كيف غيرت التكنولوجيا الاتصالات التجارية

لسوء الحظ ، تعاني معظم الشركات من منصات داخلية مجزأة وغير متصلة. يمكن أن تعمل شركة ناشئة صغيرة تضم 5-10 موظفين بشكل جيد مع برامج المراسلة العادية مثل البريد الإلكتروني أو تطبيقات الوسائط الاجتماعية. ومع ذلك ، عندما تقوم بتعيين موظفين جدد وإنشاء هيكل أكثر تشعبًا ، ستحتاج إلى نظام أساسي للاتصالات الداخلية المتخصصة - نظام يدمج بسلاسة في عملياتك الحالية ويتم تصميمه وفقًا لمتطلبات موظفيك.

بالإضافة إلى ذلك ، فأنت تريد حلاً ، على سبيل المثال ، حل اتصال ، يمكنك دمجه في نظام الاتصال الأساسي الخاص بك والذي يسمح لك بالتواصل بسلاسة مع عملائك وعملائك. إذا كنت مهتمًا ، ألق نظرة على 1800 رقم للبيع بواسطة Call Cowboy.

باستخدام هذا الدليل الشامل ، سنتحدث عن مزايا أداة اتصال أعمال مخصصة وكيف يجب أن تبدأ في بناء واحدة من البداية.

فوائد منصة الاتصالات التجارية الداخلية

يمكن أن يساعد بناء أداة الاتصال الخاصة بك في عملك بعدة طرق. فيما يلي بعض مزايا برامج اتصالات الأعمال الداخلية المخصصة:

1. تعزيز الإنتاجية

السبب الرئيسي لضرورة تطوير الأعمال لمنصة اتصالات الشركة هو المساعدة في زيادة إنتاجية الموظفين. عندما يكون التواصل أسرع وأسهل ، يمكن لموظفيك التركيز وقضاء المزيد من الوقت في أعمال مهمة أخرى. باستخدام البرامج المخصصة ، يمكن لموظفيك الوصول إلى آخر التحديثات والمعلومات ذات الصلة التي يمكن الوصول إليها بسهولة على أي جهاز في أي مكان وفي أي وقت.

إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين أدوات تعاونية مثل صناديق البريد الإلكتروني أو مساحات العمل المشتركة في النظام الأساسي الخاص بك والتي توفر إمكانيات جديدة تمامًا لموظفيك. إذا كانت لديك الميزانية ، فإن الأتمتة هي طريقة أخرى للمساعدة في زيادة الإنتاجية وأتمتة المهام الروتينية وتبسيطها لتوفير الوقت لموظفيك.

2. أفضل تجربة الموظف عن بعد

يتطلب مكان العمل الحديث تحولًا رقميًا كليًا ، خاصة الآن مع الاتجاه المتزايد للعمل عن بعد ، وذلك بفضل تفشي COVID-19. ولكن مع بدء الوباء في التخفيف وبدأت الشركات في فتح أبوابها مرة أخرى ، تستخدم معظم المنظمات الآن إعدادًا مختلطًا - مزيج من المكتب التقليدي والعمل عن بُعد.

في كلتا الحالتين ، يعد الاتصال الداخلي السلس أمرًا بالغ الأهمية للشركات ، خاصة في مكان العمل المختلط. يمكن أن تساعد أداة الاتصال المخصصة في زيادة إنتاجيتك مع تبسيط العمليات الحالية أيضًا.

3. عمليات أكثر انسيابية

عادة ما يتضمن الاتصال المؤسسي عدة قنوات لأغراض مختلفة. يمكن أن يؤدي هذا إلى إنشاء صوامع اتصال وتسبب في انقطاع الموظفين. من خلال إنشاء نظام أساسي للاتصالات الداخلية المخصصة ، يمكنك إنشاء اتصال موحد أثناء تبسيط العمليات ، مما يلغي الحاجة إلى التبديل بين الأنظمة الأساسية والتطبيقات المختلفة.

نتيجة لذلك ، يمكن لموظفيك قضاء وقت أقل في البحث عن البيانات والمعلومات المطلوبة. بدلاً من ذلك ، يمكنهم الحصول على كل المحتوى الأساسي الحالي في مكان واحد.

اقرأ أيضًا: 7 خطوات لاسترداد الأضرار في دعوى الإصابة الشخصية

4. تعزيز ثقافة مؤسسية منفتحة وشفافة

تساعد المنصة المخصصة لاتصالات الشركات الداخلية في خلق ثقافة منفتحة وودودة لمشاركة الآراء والأفكار بالإضافة إلى التعرف على زملائك في العمل وزيادة الثقة والصداقة الحميمة.

عند تطويرها بشكل صحيح ، يمكن أن تكون منصة الاتصالات التجارية أيضًا مكانًا لنشر ثقافة شركتك والترويج لها. يمكن أن يسمح لك بنشر إعلانات أو مشاركة صور الشركة أو عقد ورش عمل وأحداث افتراضية عبر الإنترنت أو تكريم موظفيك - وكل ذلك يمكن أن يعزز الرضا والتحفيز والشمول في أماكن العمل.

كيف تنشئ منصة اتصالات تجارية

1. اختر شركة تطوير برمجيات ذات خبرة

ما لم تكن مبرمجًا يتمتع بخلفية صارمة في تطوير البرامج ، فإن تطوير منصة الاتصالات الخاصة بك يعني أنك بحاجة إلى توظيف شركة تطوير برمجيات أو الاستعانة بمصادر خارجية لبناء منصة اتصالات.

بصفتك الشخص المسؤول عن بناء برنامج الاتصال الخاص بك ، فأنت تريد شخصًا يتمتع بمعرفة كافية. ضع في اعتبارك السؤال عن المشاريع السابقة وما إذا كان لديهم خبرة في بناء الحل الذي تحتاجه. تحقق من سجلهم واقرأ المراجعات والشهادات حول خدماتهم.

يجب أن تمتلك أفضل شركة لتطوير البرمجيات أيضًا الأدوات والموارد المناسبة اللازمة لتطوير منصة اتصالات مخصصة لشركتك. يجب أن يستخدموا أحدث التقنيات الناشئة لبناء منتجات برمجية آمنة وقابلة للتطوير.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يستغرق تطوير البرامج شهورًا حتى يكتمل. هذا يعني أنك ستعمل مع شركة تطوير لعدة أشهر. لذا ، فأنت تريد شركة تتمتع باتصالات سلسة وشفافة وتطلعك باستمرار على معالم المشروع.

اقرأ أيضًا: فهم دور المحامي في قضية الإصابة الشخصية

2. قم بأبحاثك

بمجرد العثور على التطوير المناسب للشراكة معه ، يمكنك البدء في إجراء البحوث معهم. كما هو الحال مع كل مشروع ، تحتاج إلى بدء تطوير منصة اتصالات الأعمال الخاصة بك من خلال التخطيط الشامل. يجب أن تقوم أنت ومطورك بإجراء بحث شامل عن حالة السوق والمناخ. اعتمادًا على دورة حياة تطوير البرامج التي تستخدمها شركة التطوير الخاصة بك ، ستختلف العملية.

بشكل عام ، على الرغم من ذلك ، يتطلب منك البحث في سوق برامج اتصالات الشركات الإجابة على هذه الأسئلة الرئيسية:

ما هي احتياجات عملك لمنصة اتصال؟

تتيح لك منصة اتصالات الأعمال المخصصة تصميمها بشكل مثالي وفقًا لاحتياجات عملك. إذن ، السؤال الآن هو ما هي تلك الاحتياجات؟

لفهم احتياجات عملك ، ضع في اعتبارك من وماذا وكيف.

من سيستخدم البرنامج؟ هل هو لأقسام محددة أم حل على مستوى الشركة؟ كيف سيستخدمها موظفوك؟ هل يحتاجون إلى تطبيق دردشة جماعية بسيط للبقاء على اتصال ومشاركة أخبار الشركة؟ هل تحتاج إلى إدارة مشروع أو أداة تعاون لعدد قليل من الإدارات المحددة للوصول إلى الأفكار والمعلومات ومشاركتها؟ ربما تحتاج إلى شيء خاص مثل حل التواصل لكبار المديرين وأعضاء مجلس الإدارة؟ أو ربما تريدها كلها؟

هل تحتاج إلى حل ويب أو تطبيق جوال أو كليهما؟

بمجرد تحديد احتياجاتك ، عليك أن تقرر ما إذا كنت ستختار حلًا للويب / للجوال فقط أو تخطط لتغطية كليهما لتمكين اتصالات الأعمال.

بشكل عام ، يتكون المكتب التقليدي من أجهزة كمبيوتر سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. وبالتالي ، فإن معظم حلول الاتصالات الرقمية للشركات غالبًا ما تكون قائمة على الويب. ومع ذلك ، مع تزايد شعبية العمل عن بُعد ، زادت أيضًا تطبيقات الجوال بشكل كبير.

في معظم الحالات ، حتى النظام الأساسي المستند إلى الويب يجب أن يكون متوافقًا مع الجوّال هذه الأيام. ومع ذلك ، فمن الأفضل تطوير كليهما (بشرط أن يكون لديك الميزانية) ، مما يسمح لك بتلبية احتياجات مكان العمل المختلط.

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية لنجاحك؟

يسمح لك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للنجاح بالحصول على فهم أفضل لأفضل الميزات التي تحتاجها لتحقيقها. تعتمد القائمة الدقيقة للمقاييس التي تحتاج إلى تعيينها على احتياجات عملك. ومع ذلك ، بشكل عام ، قد تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية الناجحة لمنصة اتصالات تجارية فعالة ما يلي:

اقرأ أيضًا: المشاهير وقصصهم غير المتوقعة مع القمار!

1. مقياس المشاركة

يشير هذا إلى كيفية تفاعل الموظفين مع النظام الأساسي والمشاركة في أنشطة التواصل الاجتماعي والشركات. على سبيل المثال ، قد تتضمن المقاييس المفتوحة والرد والنقر وغيرها من المقاييس ذات الصلة.

2. مقياس السلوك

يشير هذا إلى كيفية تأثير الحل على سلوكيات ومواقف وآراء الموظفين. قد يشمل ذلك مستوى الرضا والثقة ومتوسط ​​معدل الاستجابة والمزيد.

3. مقياس الإنتاجية

يشير هذا إلى كيفية تعزيز النظام الأساسي للإنتاجية والموظفين داخل الشركة. قد تتضمن بعض الأمثلة مقدار الوقت الذي يتم توفيره بسبب تحسين الاتصالات الداخلية أو مدى سرعة الاتصال والتعاون.

لاحظ أنه سيتم طرح المزيد من الأسئلة خلال مرحلة البحث. يمكن لمعظم شركات التطوير مساعدتك في تحديد كل ما يمكن معرفته عن المشروع في المرحلة الأولى من التطوير. لذا ، خذ وقتك في مناقشة خياراتك واحتياجاتك مع شركة التطوير التي اخترتها.

3. إنشاء محور مركزي

تتطلب أي أداة اتصال داخلي فعالة مركزًا مركزيًا ، يعمل كأساس لاحتياجات التعاون والتواصل الخاصة بك.

في هذه الحالة ، جرب استخدام إنترانت. يعمل كمحور مركزي لمكان العمل الرقمي لموظفيك ، حيث يدمج جميع الأنظمة الحالية. كما أنه يسهل على موظفيك الإداريين إدارة الاتصالات والمحتوى مع جعل الأمر أكثر ملاءمة لبقية الموظفين للعثور على المعلومات الضرورية والتواصل مع بعضهم البعض.

وهي تتيح مكانًا يمكن أن يبدأ فيه كل التعاون والتواصل ويسمح للمستخدمين بالاتصال على ثلاثة مستويات مختلفة - شخصي ومحلي وعالمي.

بشكل عام ، قد يساعدك تطوير البرامج في إعداد شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك ، بما يتماشى مع تطوير منصة الاتصال الخاصة بك.

4. النظر في الميزات التي تحتاجها

لقد ذكرنا من قبل أن تطوير منصة الاتصال الخاصة بك يسمح لك بالتوافق التام مع احتياجات شركتك. وبالتالي ، يمكن أيضًا تصميم وظائفها. هذا يجعل قائمة الميزات المحتملة أكبر بكثير.

اقرأ أيضًا: عائد استثمار تسويق المحتوى: ما هي طرق جني المكافآت؟

فيما يلي بعض الميزات الأكثر شيوعًا لمنصة الاتصالات الداخلية. لاحظ أنه كلما زادت الميزات التي لديك ، ارتفعت تكلفة تطوير البرامج.

1. Onboarding

تتمثل الفكرة وراء الإعداد في المساعدة في توجيه المستخدمين ، وإظهار الميزات الرئيسية وكيفية استخدامها. أثناء قيامك بإنشاء نظام أساسي للاتصالات ، يمكنك تنفيذ عملية الإعداد بطرق مختلفة مثل مقطع فيديو تمهيدي قصير أو بضع لقطات شاشة للنظام الأساسي وميزاته الرئيسية.

2. الملفات الشخصية

التواصل الداخلي قائم على الشفافية. وبالتالي ، فأنت تريد أن يتمكن موظفوك من تسجيل الدخول وتعريف أنفسهم. يجب ألا تختلف عملية التسجيل عن التطبيقات الأخرى حيث يمكن للمستخدمين تقديم بريدهم الإلكتروني أو أرقام هواتفهم. أو يمكنك اختيار السماح للمسؤولين بإنشاء ملفات تعريف للموظفين. يجب أن يتضمن ملفهم الشخصي المعلومات الضرورية مثل الصورة والاسم والقسم والوظيفة وتفاصيل الاتصال والمعلومات غير المتعلقة بالعمل مثل الهوايات ، والتي يمكن أن تكون مفيدة في تحسين علاقات الموظفين.

3. تغذية

هذا هو المكان الذي سيتم فيه نشر جميع المعلومات - الإعلانات والإنجازات والمشاريع الحالية وتحديثات حياة الشركة والمزيد -. يجب عليك تضمين وظيفة تسمح لك بتثبيت الإعلانات المهمة حتى يتمكن الجميع من رؤيتها. يمكنك أيضًا تضمين نظام تصفية حتى يتمكن الموظفون من فرز المشاركات حسب الصلة.

4. المكتبة

تتمثل إحدى مشكلات الاتصال الرئيسية للموظفين في العثور على الملفات الصحيحة. يمكن أن تساعد مكتبة الملفات المشتركة موظفيك على تخزين كل شيء في مكان واحد والوصول إليه متى احتاجوا إليه.

5. المجموعات

هذه الميزة ضرورية لمساعدة أقسام معينة في إنشاء مجموعة مخصصة لمشاركة المعلومات الخاصة بالفريق. يمكن نشر الإعلانات والمعلومات الأخرى حتى يتمكن أعضاء المجموعة فقط من رؤيتها والوصول إليها.

6. الدردشة ومكالمات الفيديو

تعد وظيفة المراسلة الفورية ومكالمات الفيديو أمرًا ضروريًا لأي منصة اتصالات تجارية حديثة. من الأهمية بمكان أن يكون لديك ميزات المراسلة المباشرة بين المستخدمين. تتيح ميزة مكالمات الفيديو أيضًا للفرق البعيدة عقد اجتماعات ومؤتمرات افتراضية.

7. ملف تقاسم

هذا ضروري لجميع الاتصالات التجارية. بناءً على احتياجات عملك ، قد تكون مشاركة نوع واحد من الملفات كافية ، ولكن من الأفضل أن يدعم النظام الأساسي أنواع ملفات متعددة.

8. الإخطارات

الإخطارات ضرورية للتأكد من أن الموظفين لا يفوتون أي رسائل أو إعلانات مهمة عند تشغيل التطبيق في الخلفية.

9. ضوابط المسؤول

التحكم الإداري هو ميزة أمنية مهمة. يسمح لك بتعيين مسؤول يراقب الاتصالات الداخلية ، ويضيف أو يزيل الموظفين ، ويغير مستويات الوصول ، وأكثر من ذلك.

10. التكاملات

يتيح خيار القدرة على إضافة تطبيقات الجهات الخارجية ودمجها التوافق السلس مع الحل الحالي لديك. كما أنه يساعد في توفير التكاليف. على سبيل المثال ، بدلاً من تطوير ميزة لتحرير المستندات التعاوني ، يمكنك ببساطة دمج الخدمات الحالية التي تستخدمها بالفعل مثل Dropbox أو Office 365.

اقرأ أيضًا: لماذا دراسة الأعمال والإدارة

5. تعيين الميزانية

منصة الاتصالات التجارية ليست رخيصة. إذا ذهبت إلى المسار المخصص ، فستحتاج إلى تخصيص قدر كبير من ميزانيتك. بشكل عام ، يمكن للمطور الخاص بك المساعدة في تخطيط النظام الأساسي الخاص بك بما يتناسب مع ميزانيتك المحددة.

ومع ذلك ، إليك بعض العوامل التي تؤثر على تطوير الاتصال:

• أنواع الخبراء الذين تحتاجهم (مدير المشروع ، مطور android / iOS ، مطورو الويب ، إلخ.)
• مدة التطوير
• الوظيفة والميزة
• التصميم (واجهة مسبقة الصنع أو مصنوعة من الصفر)
• المنصات (تطبيق قائم على الويب أو تطبيق جوال)

يبعد

تواصل الاتصالات التجارية التطور مع تغير الاتصال الاجتماعي. اليوم ، لبناء بيئة أعمال شفافة وتعاونية ، أصبحت منصة اتصالات الأعمال المخصصة أكثر أهمية من أي وقت مضى.

هذا هو السبب في أن تطوير برامج اتصالات الأعمال أصبح أكثر شيوعًا لتزويد موظفيك بمنصة مصممة خصيصًا لاحتياجاتهم بالإضافة إلى مطابقة مهام سير العمل الحالية بشكل مثالي - وهو أمر بالكاد يمكن أن تقدمه الحلول المعدة مسبقًا.

باستخدام أداة اتصال داخلية مخصصة للشركات ، يمكن لشركتك الاستفادة من العديد من المزايا ، وخاصة زيادة الإنتاجية الإجمالية. والعمل مع موظفين منتجين هو منظمة ناجحة.