5 خطوات بسيطة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الباردة B2B المتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات

1. الآفاق الملائمة وذات الصلة

يتضمن إنشاء العملاء المحتملين والتنقيب بشكل أساسي البيانات الشخصية عند القيام بحملات بريد إلكتروني بارد على شبكة الإنترنت. من ناحية أخرى ، لا يمنع القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الأشخاص من التنقيب عن العملاء المحتملين أو جمعهم ، بل يتطلب فقط مستوى أعلى من الدقة والعناية من المنقبين. بموجب القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، يجب أن تكون البيانات الشخصية التي تم جمعها كافية وذات صلة بالغرض من معالجتها.

لذلك ، تحتاج إلى النظر في عاملين:

• مدى كفاية بياناتك (أي مقدار البيانات التي تحتاجها حقًا لما تأمل في تحقيقه؟)
• وأهمية بياناتك (أي البيانات التي تجمعها هي البيانات الصحيحة لاحتياجاتك؟)

من أجل ضمان الملاءمة ، قم فقط بجمع البيانات الضرورية تمامًا لك كمعالج بيانات. ببساطة ، لا تجمع المعلومات إذا كنت لا تخطط لاستخدامها.

من أجل ضمان الملاءمة ، إذا كنت تستهدف الشخص المناسب ، فلا ينبغي على أي عميل محتمل أن يتساءل أبدًا عن سبب مراسلته عبر البريد الإلكتروني.

إذا فوجئ العميل المحتمل بسماعه منك ، فهل العملاء المحتملون الذين اكتسبتهم مناسبين؟ تأكد من أنك دقيق للغاية في اختيار من هم العملاء المحتملين المثاليين ، وصمم حملاتك لهم.

2. شرح مصلحتك المشروعة

إذا كان العميل المحتمل لا يزال يتفاعل بشكل سلبي مع أفضل بريد إلكتروني بارد لك ، فقد حان الوقت لتشرح له السبب وراء بريدك الإلكتروني. غالبًا ما لا يكون المسوقون في B2B وأعضاء فريق المبيعات على دراية بالمصلحة المشروعة.

ال 'مصلحة مشروعة' تغطي مجموعة واسعة من الاهتمامات ، سواء كانت تخص الشركة أو الأطراف الثالثة أو التجارية أو لأسباب مجتمعية أوسع. وفقًا لمصادر النظام الأوروبي العامة لحماية البيانات الرسمية ، فإن المصلحة المشروعة هي الأكثر مرونة من بين القواعد القانونية للائحة العامة لحماية البيانات لمعالجة البيانات الشخصية.

من الناحية النظرية ، يمكن للمؤسسة استخدام البيانات الشخصية التي يتوقعها موضوع البيانات. يغطي هذا الجانب ، ولا يقتصر على:

• استخدام بيانات العميل أو الموظف
• تسويق
• منع الغش
• التحويلات داخل المجموعة
• أمن تكنولوجيا المعلومات

ولكن ، قبل الاتصال بالمصلحة المشروعة والبدء في إرسال رسائل بريد إلكتروني عشوائية إلى الأشخاص باستخدام رسائل بريد إلكتروني باردة b2b ، يجب أن تكون متأكدًا من إمكانية تطبيق ذلك. ما يجب عليك فعله وعدم تجنبه أبدًا قبل حملتك الباردة للتواصل عبر البريد الإلكتروني هو:

• ابحث في ملف تعريف الشركة على LinkedIn و / أو موقع الويب لمعرفة ما إذا كانت ستستفيد من منتجك أو خدمتك
• اطلب إحالات من شبكتك المهنية
• تحقق من أي استثمار / تمويل حديث إذا كان عرضك يدعم النمو

من المهم إجراء بعض الأبحاث الأساسية حول آفاقك في المقام الأول وتقديم بعض السياق البسيط في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وعدم توجيه رسالة مملة إليهم.

من أجل تضمين الاهتمام المشروع في رسائل البريد الإلكتروني الباردة الخاصة بك وأن تكون متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات ، من المهم تضمين ثلاث معلومات أساسية:

• بيان يُعلم المستلم بكيفية معالجة بياناته.
• شرح موجز لسبب معالجتك لها.
• الإرشادات التي يمكن لمتلقي بريدك الإلكتروني اتباعها لتغيير البيانات التي تعالجها أو طلب إزالة بياناتك من قائمتك.

3. اجعله سريعًا وسهلاً لإلغاء الاشتراك / الانسحاب

إذا كنت مشتركًا في إرسال حملات بريد إلكتروني باردة ، فأنت بحاجة إلى إعلام العملاء المحتملين بكيفية ممارسة حقهم في المحو. بعبارة أخرى ، تحتاج إلى تقديم المشورة للناس بطريقة مباشرة لإلغاء الاشتراك.

تتمثل إحدى طرق أتمتة هذه العملية في تضمين رابط إلغاء الاشتراك في تذييل نسخة بريدك الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة بعض النص في الجزء السفلي من بريدك الإلكتروني لإعلام العميل المحتمل بأنه إذا لم يكن مهتمًا ولا يرغب في الاتصال بك مرة أخرى ، فيمكنه الرد بـ "لا شكرًا لك" وستتم إزالة تفاصيله من قائمتك .

أهم جوانب الانسحاب هو أنه واضح وسهل المتابعة ويتم تنفيذ أي طلبات ماديًا.

هذا يعني أنه عندما يطلب منك شخص ما حذف بياناته ، فإنك تحذفها!

لذلك من الضروري إنشاء قائمة "عدم الاتصال" بالشركات والأفراد الذين اختاروا الانسحاب ، لضمان عدم الاتصال بهم مرة أخرى.

4. تنظيف وصيانة قاعدة البيانات الخاصة بك بانتظام

كإمتداد لإزالة العملاء المحتملين الذين اختاروا إلغاء الاشتراك أو إلغاء الاشتراك ، تنص اللائحة العامة لحماية البيانات على أنه لا يجب عليك الاحتفاظ بالمعلومات لأشهر وأشهر أو الاحتفاظ بمعلومات غير صحيحة. لذلك يجب عليك تطهير CRM الخاص بك بانتظام من العملاء المحتملين غير النشطين. تحتاج أيضًا إلى التحقق من تحديث معلومات الاتصال الخاصة بك.

5. إعداد الردود على الشكاوى والأسئلة المتعلقة باللائحة العامة لحماية البيانات

أخيرًا ، توقع بعض الردود أو ردود الفعل غير المواتية من العملاء المحتملين. تعد الخصوصية موضوعًا ضخمًا ولن يسعد بعض الأشخاص بتلقي رسائل البريد الإلكتروني (الباردة) الخاصة بك ، حتى لو كانت متوافقة مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR). لذلك توقع بعض الأسئلة مثل:

"ما هي حقوقك في مراسلتي عبر البريد الإلكتروني؟"

على الرغم من أنك أرسلت بريدك الإلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني للشركة ، مخاطبًا شركة العميل المحتمل ، إلا أنه سيظل يحتوي على اسم شخص ما ، مما يجعله شخصيًا. ولذلك ، فإن مصلحتك المشروعة تحتاج إلى إبراز الصدارة. إذا كان منتجك / خدمتك لا تتعلق على وجه التحديد بعملك المحتمل ، فقم بشرح السبب (الأسباب) التي تعتقد أنها شخص ذو صلة يمكنك الاتصال به.

يمكن أن يكون ملف تعريف LinkedIn الخاص بهم أو موقع الويب الخاص بهم أو مقالة تمت مشاركتها مؤخرًا تتعلق بعادات القراءة عبر الإنترنت.

قد تكون الاستجابة النموذجية:

"لقد جمعنا بياناتك وعالجناها على أساس المصلحة المشروعة. نظرًا لمدى فائدة (المنتج / الخدمة) لدينا (الملف الشخصي للشركة / الملف الشخصي المحتمل) في الماضي ، أعتقد أن عرضنا سيكون مفيدًا لك ".

"من أين أتيت بمعلوماتي؟"

سؤال آخر متوقع. اشرح أين وجدت بياناتهم ، ولماذا تعتقد أنه شخص مناسب للاتصال به ولماذا تعتقد أنهم سيكونون مهتمين بعرضك. الكثير من البيانات هي معلومات متاحة للجمهور أو علانية ، مثل مواقع الويب والأدلة عبر الإنترنت وما إلى ذلك.

عادة ، يمكنك الرد:

"لقد عثرت على ملفك الشخصي على LinkedIn بما يتناسب مع ملفك الشخصي النموذجي للعملاء. ثم خمنت عنوان بريدك الإلكتروني باستخدام المعلومات المتاحة للجمهور وقمت بتشغيله من خلال أداة تحقق عبر الإنترنت ".

"ما هي المعلومات التي لديك عني؟"

يفرض القانون العام لحماية البيانات (GDPR) حق الأشخاص في الحصول على المعلومات وحق الوصول (طلب الوصول إلى الموضوع) ، مما يعني أنه إذا طُلب منك ذلك ، فيجب عليك تقديم المعلومات التي جمعتها وكيفية معالجتها.

قد تقرأ الإجابة النموذجية:

"اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني واسم شركتك والمسمى الوظيفي هي البيانات الوحيدة التي نحتفظ بها. وفقًا لحقوقك ، سنحذف هذا من قاعدة بياناتنا إذا لم تكن مهتمًا بخدماتنا أو ترغب في أن نفعل ذلك. لا يتم الاحتفاظ ببياناتك في أي قواعد بيانات أخرى أو إعادة بيعها ".

الآن بعد أن تعرفت على الأساسيات قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني الباردة الخاصة بـ b2b وكيفية البقاء في المنطقة الآمنة ، فقد حان الوقت لعمل قائمة مرجعية بأهم الأشياء التي تحتاج إلى تغطيتها لنسخة بريدك الإلكتروني من حيث الناتج المحلي الإجمالي:

1. سطور الموضوع

أول شيء يراه الناس في بريدهم الوارد هو وجود الكثير من سطور الجمل الغامقة. كيف يمكن ملاحظتك بين كل سطور موضوع البريد الإلكتروني هذه؟ أنت تحضر سطور الموضوع الجذابة بالطبع! أثبتت سطور الموضوع الأقصر مع الرموز التعبيرية المثيرة للاهتمام أنها تزيد من معدلات الانفتاح والاستجابة. تأكد من دغدغة الاهتمام مباشرة في بداية التواصل مع البرد.

2. احتفظ بنسخة بريدك الإلكتروني مباشرة

نموذج التواصل البارد ليس مقالًا! فكر في تجربة العميل كدليل لك عند صياغة قالب البريد الإلكتروني البارد الخاص بـ b2b. تحافظ رسائل البريد الإلكتروني الأقصر على انتباه العميل لفترة أطول (وكما نعلم جميعًا ، فهي قصيرة جدًا عندما يتعلق الأمر بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الباردة).

حاول ألا تقدم منتجًا جديدًا أو تقدم خيارًا تجريبيًا مجانيًا لخدمتك في بريدك الإلكتروني الأول. بدلاً من ذلك ، قدم نفسك بسرعة حقيقية ، واشرح لهم سبب اتصالك بهم ، وأدخل فقط فائدة التواصل المتبادل. احفظ عرض المبيعات الخاص بك للمتابعات الخاصة بك.

3. لا تفرط في استخدام الروابط

تشير أفضل ممارسات البريد الإلكتروني الباردة إلى عدم استخدام الروابط على الإطلاق! ولكن عند الحاجة ، التزم بعناوين URL الآمنة ، ويفضل تقصيرها إلى الصفحات المقصودة التي تحتوي على جميع المعلومات الضرورية لما تقدمه. لقد أثبتت الروابط أنها تحدد رسائل البريد الإلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها ، لذا تجنبها قدر الإمكان ، إذا كنت تريد وضع علامة على رسائلك على أنها محفوظة.

4. تحقق مما إذا كان التوقيت مناسبًا

عند إرسال رسائل المبيعات إليك ، يجب أن تتأكد من قيامك بذلك في الوقت المناسب. يقل غضب آفاق B2B من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات عندما يكونون في حالة نمو إيجابي داخل الشركة ، أو عندما يقومون بتجنيد أو مشاركة قصص النجاح ودراسات الحالة مع عملائهم ، أو عندما يكون لديهم وقت فراغ.

لمعرفة أفضل توقيت ، قد تحتاج إلى التحقق من نشاطهم الأخير على ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية أو استخدام الأنظمة الأساسية التي توفر المعلومات المالية وتعرض مشغلات المبيعات للشركة. يعد الوصول إلى أفضل وقت أمرًا حاسمًا لنجاح حملة البريد الإلكتروني الباردة.

يمكنك دائمًا سؤال المستلم عن أفضل وقت للاتصال به.

5. فرط التخصيص هو المفتاح

علينا جميعًا أن نعترف: أي شخص يتلقى بريدًا إلكترونيًا غير ذي صلة يبدو أنه مُرسَل من روبوت ، وليس شخصًا ، ينزعج. و لماذا؟ لأننا نعلم جميعًا أنه لم يتم بذل أي جهد لصياغة رسائل البريد الإلكتروني هذه ومع ذلك لا يزال بعض الأشخاص يفعلون ذلك. لكن لا تتخلى عن أتمتة البريد الإلكتروني حتى الآن.

لا يزال بإمكانك القيام بأتمتة البريد الإلكتروني التي تبدو مثل الإنسان ، وتقدم الملاءمة ، وتستهدف الأشخاص المناسبين. سيوفر لك التخصيص المفرط معدلات نقر أعلى ويجلب لك حملة توعية باردة ناجحة b2b إذا قمت بذلك باستخدام الأدوات الصحيحة وبيانات B2B الصحيحة.

ماذا عن استخدامك للصور المخصصة التي تعرض شعار شركة الرصاص الخاص بك؟ أو أن بريدك الإلكتروني التالي يحتوي على صورة لك ، تشارك فعليًا فنجانًا مع عميلك المحتمل ، تحمل اسمه؟

إن إمكانيات التخصيص المفرط لا حصر لها ، ما عليك سوى استخدام إبداعك وعدم إرسال رسائل بريد إلكتروني نموذجية ثنائية الاتجاه ، مما سيحد من عملية البيع الخاصة بك.

استنتاج

للوهلة الأولى ، قد يبدو أن هناك الكثير من العمل لتكون متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) عند إرسال رسائل بريد إلكتروني باردة ، ولكن من خلال إضافة جهات توليد الرصاص مستوى أعلى من الملاءمة والأهمية والدقة ، كل ما تفعله هو إضافة بعض التغييرات إلى عملية البريد الإلكتروني الحالية. للتأكد من أنك كمرسل ممتثل تمامًا.

خذ وقتك عند صياغة نسخة البريد الإلكتروني الباردة الخاصة بك لـ b2b. كلمات أقل يمكن أن تقول أكثر.

فيما يلي 10 قوالب جاهزة للبريد الإلكتروني B2B جاهزة لا تتوافق فقط مع الناتج المحلي الإجمالي ، ولكنها أيضًا مستهدفة بشكل كبير.