5 أفضل الممارسات لإنشاء دليل الموظف الفعال

سيكون لكل شركة اليوم سياساتها وقواعدها وإجراءاتها التي تحكم عمل وممارسات موظفيها. في بعض الحالات ، يكفي أن تخبر فريقك بما تحتاجه للقيام بذلك. ومع ذلك ، هذا لا يعمل دائمًا.

قد تؤدي مشاركة سياسات شركتك لفظيًا إلى حدوث ارتباك وتطبيق غير متسق. إذا لم يتم إبلاغ فريقك بحقوقهم ومسؤولياتهم وكذلك توقعاتك ، فلا يمكنك أن تتوقع منهم اتباعها ، أليس كذلك؟

أنت بحاجة إلى دليل الموظف لجعل كل شيء متاحًا وواضحًا لفريقك. في هذه المقالة ، ستتعرف على سبب أهمية ذلك - وكيف يمكنك إنشاء واحدة رائعة.

لماذا يعد الحصول على دليل الموظف أمرًا مهمًا

سيحتوي كتيب الموظف الجيد على كل ما يحتاجه الموظف للعمل بكفاءة في الشركة. يمكن أن يشمل ذلك كل شيء من القواعد والأنظمة إلى القوانين المتعلقة بعملهم إلى المعايير الاجتماعية الموضوعة لهم.

يسرد قطاع المؤسسات الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات بحاجة إلى كتيبات الموظفين بناءً على ما تشمله:

• تحديد مهمة الشركة وثقافتها وقيمها. سيُظهر هذا للموظفين كيف يمكنهم المساهمة في أهداف عملك والحفاظ على شفافية مهمتك.
• تحديد توقعات الشركة وسياساتها. يجب أن يكون كل من يعمل في شركتك مواكبًا لتوقعاتك منهم. يتضمن هذا كل التفاصيل ، من متى وأين سيعملون إلى أنواع القواعد التي لديك.
• اشرح مواردك ودعمك. يجب أن يعرف الموظفون ما هي الموارد المتاحة وأين يمكنهم الحصول على الدعم.
• ضع قائمة بمزايا الشركة. سيحفز هذا الفريق ويعزز المساواة في مكان العمل.
• تقليل النزاعات والمخاطر. أخيرًا ، سيكون الكتيب بمثابة حامي قانوني للمخاطر مثل الدعاوى القضائية والمطالبات.

أفضل الممارسات لكتيب الموظف الخاص بك

الآن بعد أن عرفت سبب أهمية ذلك ، دعنا ننتقل إلى الجزء القابل للتنفيذ - أفضل الممارسات التي ستساعدك في إنشاء دليل الموظف الرائع.

1. قم بتضمين جميع العناصر المهمة في كتيبك

يعد إنشاء كتيب الموظف عملاً قيد التقدم ، ولكن الإصدار الأول منه سيكون أصعب ما عليك القيام به. هناك الكثير لتضمينه ، لذلك من الطبيعي ألا تعرف من أين تبدأ.

عندما تبدأ في إنشاء الكتيب الخاص بك ، من المفيد التفكير فيه على أنه كتابة دليل. الفكرة هي تضمين كل جانب مهم من جوانب العمل في شركتك ، والإجابة على الأسئلة الشائعة التي قد تكون لدى الموظفين ، والتحلي بالشفافية بشأن خطط شركتك .

تمتلك إدارة الأعمال الصغيرة الأمريكية دليلًا مفيدًا للغاية بشأن الأشياء التي يجب أن يتضمنها دليل الموظف. قد ترغب في استخدام هذه القائمة للبدء في قائمتك:

• جداول العمل
• التعويضات ومزايا الموظفين
• معلومات التوظيف العامة
• اتفاقيات غير معلنة
• سياسات مناهضة التمييز وسياسات المغادرة
• قسم أجهزة الكمبيوتر / التكنولوجيا
• الأمن والسلامة في الشركة
• المعايير والتوقعات من حيث السلوك

بالطبع ، هذه مجرد قائمة عامة تتضمن بعض الأشياء الأكثر شيوعًا المضافة إلى هذه الكتيبات. ليس عليك التوقف عند هذا. ما ستدرجه في كتيبك سيعتمد على شركتك وتوقعاتك والمهام التي لديك للفريق.

مهما كان ما تشعر أنه مهم أو يقدم قيمة للفريق ، يمكنك إدراجه في دليل الموظف الخاص بك.

قد لا تفعل ذلك بالشكل الصحيح في المرة الأولى ، ولكن تذكر - يمكنك دائمًا تعديل كتيب الموظف وتحسينه. هذا عمل قيد التقدم وبينما المسودة الأولى هي الأصعب ، إلا أن تحريرها لاحقًا أسهل بكثير.

2. استخدم مدونة داخلية لمشاركة المعرفة

ستكون فكرة رائعة أن يكون لديك مدونة داخلية للشركة حيث ستنشر كتيب الموظف الخاص بك. سيسمح ذلك للموظفين بالوصول إلى الإرشادات وقتما يريدون ومن أي مكان. سيسمح لك أيضًا بتعديل الكتيب عند الضرورة ومشاركة الأخبار والتحديثات في مكان واحد.

تعد المدونة الداخلية التي يمكن لفريقك فقط الوصول إليها طريقة رائعة لتعزيز التواصل ومشاركة المعرفة في مكان العمل . هذا هو المكان الأكثر طبيعية وملاءمة للكتيب الخاص بك.

يمكنك إنشاء صفحة كتيب في مدونتك وربطها بالموارد المفيدة والأخبار والملفات التي يمكن لفريقك تنزيلها والأدوات التي يمكنهم الوصول إليها لحل مشكلة ما وما إلى ذلك. إن جعل كتيبك رقميًا ومتاحًا هو أفضل طريقة لضمان وصول الجميع إلى المعلومات - متى احتاجوا إليها.

3. تقديم الحلول بالإضافة إلى القواعد

الغرض الأكثر أهمية من دليل الموظف هو تسهيل الاتصال الداخلي . ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من أن كتيبك يحتوي على إرشادات حول حل المشكلات الفنية المتعلقة بعملهم ، مثل استخدام أجهزة وبرامج الشركة ، وإجراءات تسجيل الدخول ، والوصول إلى الموارد المشتركة ، وما إلى ذلك.

ترتكب العديد من الشركات خطأ إدخال قواعد في كتيبها دون إخبار الموظفين بكيفية حل مشاكلهم عند حدوثها.

لنفترض أن موظفيك يواجهون مشاكل في سرعة جهاز الكمبيوتر بعد تثبيت نظام macOS جديد. كل ما عليهم فعله هو الرجوع إلى كتيبك للعثور على إرشادات تسريع Ventura لمساعدتهم على حل هذه المشكلة وتسريع الجهاز.

تعتبر هذه الأدوات حيوية لجميع الشركات ، وخاصة الشركات التي تعمل عن بعد ، لأنها تساعد في توفير وقت دعم تكنولوجيا المعلومات الثمين. لكي تكون أكثر ، فهي تحافظ على فعالية الفريق ، خاصة خلال الأسابيع الأولى بعد تعيينهم في شركتك.

4. تأكد من أنها تبدو جيدة

قد تحتوي كتيبات الموظفين على معلومات مهمة ، ولكن لنكن واقعيين - إنها قاتلة مزاجية حقيقية! لا يوجد شيء ممتع في كتيب مليء بالقواعد واللوائح.

لن يكون فريقك متحمسًا لقراءة هذا المستند وسيكون أقل حماسًا عند استعراضه للعثور على جزء واحد من المعلومات.

لذلك ، لا يتعلق الأمر فقط بما تتضمنه فيه ولكن أيضًا كيفية تقديمه. إذا كنت تريد أن ينجح هذا ، يجب أن تجعله بسيطًا وجذابًا وواضحًا للقراء.

لنبدأ بشيء بسيط وواضح. ما لم يكن لدى كل شخص يعمل لديك خلفية قانونية ، فلن يفهموا القسم المعقد الخاص بقوانين التوظيف الفيدرالية أو الحكومية. هذا يعني أنه لا يمكنك نسخها كلمة بكلمة وتتوقع منهم اكتشافها. بدلاً من ذلك ، اطلب من شخص ما في فريقك القانوني أن يجعل الأمر أكثر وضوحًا وجاذبية.

التالي هو مظهر الكتيب الخاص بك. انتبه جيدًا للتنسيقات التي تستخدمها وأدخل بعض العناصر المرئية لإبقاء القطعة أكثر جاذبية إذا استطعت. يمكن للصورة أن تخبرنا بآلاف الكلمات ، خاصة إذا كنت تشارك الإرشادات حول إصلاح مشكلة أو إنجاز شيء ما أو اتباع إجراء تدريجي.

المظهر مهم في مثل هذه الوثائق. لجعل المحتوى قابلاً للفحص بسهولة والسماح لموظفيك بالعثور على المعلومات التي يحتاجونها على الفور ، أضف الكثير من العناوين والعناوين الفرعية ، واستخدم الكثير من المساحات البيضاء ، وأضف نقاطًا كلما أمكن ذلك.

ضع في اعتبارك هذا - لدى الموظف مشكلة أو شكوك حول ما يمكنه أو لا يمكنه فعله. قرروا فتح دليل الموظف. إذا كان مستندًا به مساحة بيضاء صغيرة وتنسيق رديء ، فسوف يقضون وقتًا طويلاً في محاولة العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها. إذا كانت لديك عناوين ونقاط ، فسيكون ذلك أسهل بكثير.

5. قم بتحريره بانتظام

هذه ليست مهمة لمرة واحدة. تستخدم العديد من الشركات نفس الكتيب دون تغيير أي شيء لسنوات ، إن لم يكن لعقود. ما نجح من قبل قد لا يعمل الآن. أرباب العمل يغيرون توقعاتهم ، وكذلك يفعل الموظفون. ناهيك عن أن القوانين والسياسات تتغير. ربما نسيت إضافة شيء ما من قبل أو قررت إجراء استثناءات.

دليل الموظف هو وثيقة رسمية يمكن للجميع الوصول إليها وعليهم احترامها. على هذا النحو ، يجب أن تتضمن دائمًا المعلومات المحدثة ذات الصلة. سيكسبك هذا المزيد من الاحترام من موظفيك ويساعدك على تجنب المشاكل التي لا نهاية لها.

لتكون في الجانب الآمن ، حدد موعدًا لمراجعات دورية لكتيبك. قم بتدوين الملاحظات عندما يكون لديك تغييرات ترغب في إضافتها إليها والعودة إلى تلك الملاحظات أثناء هذه المراجعات. عند مراجعة الكتيب ، خذ وقتك في إلقاء نظرة على القوانين التي ربما تغيرت منذ التحديث الأخير. تتغير القوانين باستمرار ، لذلك قد ترغب في استشارة فريقك القانوني لتجنب ارتكاب الأخطاء والدعاوى القضائية المكلفة.

افكار اخيرة

هل لديك بالفعل دليل الموظف؟ إذا قمت بذلك ، فهل يحتوي على كل شيء في هذه القائمة؟ هل لديك المعلومات ذات الصلة بها وتحافظ على تحديثها؟

راجع هذه النصائح مرة أخرى واكتشف ما ينقص كتيبك. اعتني به في أسرع وقت ممكن ، وتأكد من أنه متاح لفريقك متى احتاجوا إليه.