4 نصائح وما يجب فعله بشأن أتمتة عمليات الأعمال \ u00a0

هل تبحث عن طرق لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة في عمليات عملك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل نظرت في أتمتة مهام محددة حتى الآن؟ يمكن أن تكون أتمتة العمليات التجارية أداة رائعة.

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام والعمليات التنظيمية. يمكن استخدامه لتبسيط خدمة العملاء وإنشاء عمليات سير عمل أكثر كفاءة. يسمح لأجهزة الكمبيوتر بالسيطرة على جوانب معينة من الوظيفة أو العملية بحيث يمكن إكمالها بسرعة وبدقة دون الاعتماد على العمل اليدوي. من خلال أتمتة المهام العادية ، تحرر BPA الموارد التي يمكن تخصيصها في مكان آخر في العمل.

الأتمتة هي واحدة من أقوى الأدوات المتاحة للشركات اليوم. يمكن أن يساعد في تبسيط العمليات وخفض التكاليف وتحسين خدمة العملاء. ومع ذلك ، يجب على أصحاب الأعمال فهم ما يجب فعله وما يجب تجنبه من أتمتة عمليات الأعمال لتحقيق أقصى استفادة منها.

أحد المكونات الرئيسية لأتمتة عمليات الأعمال الناجحة هو برنامج إدارة القرار . يسمح للشركات باتخاذ القرارات بسرعة وبدقة بناءً على الرؤى المستندة إلى البيانات ، والتي يمكن أن تكون لا تقدر بثمن في مساعدة الشركات على الحفاظ على قدرتها التنافسية في سوق دائم التغير. عند تنفيذ BPA ، يجب مراعاة بعض الأمور التي يجب تجنبها للتأكد من استخدامها بشكل فعال وناجح.

دوس

• أتمتة المهام الطويلة والمتكررة

تعد أتمتة المهام الطويلة والمتكررة إحدى الفوائد الأساسية لأتمتة عمليات الأعمال. عندما تستخدم شركة ما التكنولوجيا للتعامل مع هذه الأنواع من الوظائف ، فيمكنها توفير الوقت والمال وتقليل احتمالية حدوث أخطاء.

يمكن أن تؤدي أتمتة المهام المتكررة إلى تحرير الموظفين للتركيز على مهام أكثر تعقيدًا واستراتيجية ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي. تتضمن بعض الوظائف التي يمكن أتمتتها إدخال البيانات وإدارة المستندات والجدولة. تذكر ، ليست كل المهام مناسبة للأتمتة. لذلك ، يجب عليك تقييم كل عملية لتحديد ما إذا كانت الأتمتة ستفيدك.

• الجمع بين الأتمتة والإشراف البشري

لا شك أن الأتمتة يمكنها التعامل مع المهام المتكررة والمستهلكة للوقت. ومع ذلك ، تتطلب وظائف معينة الخبرة البشرية والحكم. يمكن للشركات الجمع بين الأتمتة والإشراف البشري لضمان التعامل مع العمليات الأساسية بدقة وكفاءة.

علاوة على ذلك ، يمكن للجمع أن يزيد من إنتاجية أعضاء الفريق ورضاهم عن طريق القضاء على المهام الرتيبة والسماح لهم بالتركيز على عمل أكثر تعقيدًا. يجب عليك تقييم كل عملية لتحديد ما إذا كانت تتطلب إشرافًا بشريًا وكيفية تنفيذها بأفضل طريقة لتحقيق أفضل النتائج.

• تحديد أولويات عمليات الأتمتة بناءً على التأثير والجدوى

يجب على الشركات إعطاء الأولوية لعمليات الأتمتة بناءً على تأثيرها وجدوىها. وهذا يعني تحديد الاستراتيجيات التي تعتبر بالغة الأهمية للأعمال التجارية ، وتستهلك قدرًا كبيرًا من الوقت والموارد ، ويمكن أتمتتها بسهولة. يمكن أن يساعد هذا النهج في ضمان تنفيذ الأتمتة بنجاح وأن الأعمال يمكن أن تدرك الفوائد الكاملة للأتمتة بمرور الوقت.

من خلال التركيز على العمليات التي لها تأثير كبير على الأعمال ، والتي تكون مجدية تقنيًا ، ولها عائد جيد على الاستثمار ، يمكن للشركات ضمان تنفيذ الأتمتة بشكل استراتيجي وفعال من حيث التكلفة.

• تخلص من العمليات اليدوية تدريجيًا

يمكن أن تكون أتمتة جميع العمليات في وقت واحد أمرًا مربكًا ويصعب إدارته. نتيجة لذلك ، تريد التخلص من العمليات اليدوية تدريجياً. من خلال القيام بذلك ، يمكن للشركات ضمان تنفيذ الأتمتة بنجاح وأن الموظفين لديهم الوقت للتكيف مع التغييرات.

ابدأ بعمليات بسيطة سيكون لها أكبر الأثر ويمكن أتمتها بسهولة. بمجرد أتمتة هذه العمليات ، يمكن للشركات الانتقال إلى عمليات أكثر تعقيدًا. يسمح هذا النهج للشركات برؤية فوائد الأتمتة في وقت مبكر. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد في بناء الدعم لمشروع الأتمتة.

المحاذير

• لا تتوقع نتائج خالية من الأخطاء

ليس من الواقعي توقع نتائج خالية من الأخطاء من أتمتة عمليات الأعمال. يمكن للأنظمة الآلية ، مثل أي نظام آخر ، ارتكاب أخطاء. لهذا السبب ، يجب أن يكون لديك خطة لمعالجتها. يمكن للأنظمة الآلية ارتكاب أخطاء بسبب أخطاء في البرامج أو إدخال بيانات غير صحيح أو تغييرات غير متوقعة في العملية.

يجب أن يكون لدى الشركات أنظمة لمراقبة واختبار العملية الآلية لتحديد ومعالجة الأخطاء عند حدوثها. يمكن أن يشمل ذلك إجراء مراجعة بشرية لعينة عشوائية من الإجراء التلقائي لضمان دقته أو استخدام تحليلات البيانات لتحديد أنماط الأخطاء.

• لا تفرط في الاعتماد على الأتمتة

لا ينبغي أن تعتمد الشركات بشكل مفرط على الأتمتة. بينما يمكن أن توفر الأتمتة فوائد كبيرة ، يجب أن تقر بأن المهام المحددة تتطلب خبرة بشرية وحكمًا. من خلال الاعتماد المفرط على الأتمتة ، يمكن أن تصبح الشركات غير مرنة وغير قادرة على الاستجابة للتغييرات غير المتوقعة.

يجب على الشركات دمج نهج الأتمتة المختلطة مع الإشراف البشري لتجنب الاعتماد المفرط على الأتمتة. يمكن أن يساعد هذا النهج في ضمان التعامل مع العمليات الأساسية بدقة وكفاءة مع السماح للموظفين باستخدام مهاراتهم وحكمهم.

• لا تضع توقعات غير واقعية على عائد الاستثمار

على الرغم من توفير الأتمتة فوائد كبيرة ، لا يزال من المهم أن يكون لديك توقعات واقعية حول عائد الاستثمار المحتمل. أنت بحاجة إلى معرفة أن عائد الاستثمار من الأتمتة قد لا يكون فوريًا ، وقد يستغرق تحقيق المدخرات بعض الوقت.

يجب على الشركات أيضًا مراعاة جميع التكاليف المرتبطة بالأتمتة ، بما في ذلك تكاليف التكنولوجيا والتنفيذ والصيانة. يجب مراعاة هذه التكاليف في حسابات عائد الاستثمار.

من خلال وجود توقعات واقعية حول عائد الاستثمار للأتمتة ، يمكن للشركات التأكد من أنها تتخذ قرارات مستنيرة بشأن مشروع الأتمتة وأن بإمكانها قياس نجاح المشروع بمرور الوقت.

• لا تستبعد الحلول الأخرى

بقدر ما يمكن أن تكون أتمتة الأعمال أداة قوية لزيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء ، فمن الأهمية بمكان التفكير في حلول أخرى قبل أتمتة العملية. في حين أن الأتمتة يمكن أن تتعامل مع المهام المتكررة والمستهلكة للوقت ، فقد تكون الحلول الأخرى أكثر فعالية من حيث التكلفة أو الكفاءة. على سبيل المثال ، قد يتم حل عملية تسبب التأخير من خلال إعادة تصميم العملية أو التحسين بدلاً من التشغيل الآلي. أو يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لعملية تستهلك الكثير من الموارد إلى مزود خارجي.

تقييم العملية الحالية والنظر في جميع الحلول المحتملة قبل التشغيل الآلي. من خلال النظر في جميع الحلول الممكنة ، يمكن للشركات التأكد من أنها تختار الخيار الأفضل لتحقيق أهداف وغايات العملية.

استنتاج

يمكن أن توفر أتمتة عمليات الأعمال فوائد كبيرة للشركات ، مثل زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء. ومع ذلك ، من الضروري التعامل مع BPA بخطة إستراتيجية لضمان النجاح. باتباع هذه الأمور والنواهي ، يمكن للشركات ضمان تنفيذ الأتمتة بنجاح وأن الشركة يمكنها تحقيق الفوائد الكاملة للأتمتة.