4 جوانب الامتثال التي يجب على شركتك تنفيذها

بغض النظر عن الصناعة ، يجب على جميع الشركات الامتثال للوائح. سواء كانت هذه القوانين والممارسات عامة أو خاصة بالصناعة ، فإن برامج الامتثال تساعد في الحفاظ على التزام الشركات.

تشبه برامج الامتثال الإشارات التي يواجهها السائقون وراكبو الدراجات على الطرق. تحافظ حواجز الحماية والممرات على تحرك الأشخاص ضمن حدود معينة وتوفر إحساسًا بالاتجاه. تساعد الإشارات وإشارات التوقف في التحذير من الظروف المعاكسة ومنع وقوع الحوادث.

المنشورات ذات الصلة: 11 طريقة لتحسين الامتثال يمكن أن تساعد في تنمية عملك

تُنشئ برامج الامتثال حواجز حماية وممرات وعلامات وإشارات ضوئية رمزية للموظفين. ومع ذلك ، توفر هذه البرامج أيضًا للشركات طريقة لمراجعة وتتبع كل شيء مرتبط بالامتثال التنظيمي. يمكن أن يشمل ذلك الإجراءات التي تنطبق على أدوار وظيفية محددة أو وظائف قسم أو ثقافات تنظيمية.

في حين أن بعض جوانب برنامج الامتثال يحددها القانون ، فإن البعض الآخر هو ببساطة ممارسات تجارية سليمة. هنا أربعة للنظر في تنفيذها.

1. عمليات التدقيق والمراقبة

يمكن أن تساعد عمليات التدقيق في تحديد مدى توافق إجراءات العمل مع لوائح الصناعة ومعاييرها. على سبيل المثال ، يتعين على مؤسسات الرعاية الصحية الالتزام بلوائح HIPAA. قد يتعين على الشركات خارج صناعة الرعاية الصحية الامتثال للوائح وقوانين خصوصية المستهلك المنفصلة التي تحكم المستندات المالية. تُظهر عمليات التدقيق الخارجية والداخلية للقادة المجالات التي تعمل فيها الشركة بشكل جيد وما هي التحسينات التي يتعين عليهم إجراؤها.

لنفترض أن عملك هو مزود خدمات سحابية يخزن البيانات لعدة عملاء. تريد معرفة ما إذا كانت ممارسات البيانات والضوابط الداخلية الخاصة بك آمنة بما يكفي لحماية معلومات العملاء.

يمكن أن تساعدك إرشادات الصناعة في دليل تدقيق SOC 2 في تحديد ما إذا كان عملك متوافقًا أم لا. تحدد أدلة المراجعة أيضًا ما يمكن توقعه من التدقيق وكيفية المتابعة وفقًا لتوصيات الصناعة.

بالطبع ، يعد التدقيق الفعلي طريقة أكثر شمولاً لتحديد مكان إجراءات العمل. بين عمليات التدقيق ، تحدد المراقبة ما إذا كانت الممارسات والإجراءات تبتعد عن المسار الصحيح. عادة ما تتضمن المراقبة تدابير مراقبة الجودة ، مثل ملاحظات الموظفين.

في قطاع التعليم ، تحدد الملاحظات الصفية ما إذا كان المعلمون يستوفون متطلبات المناهج الدراسية. هذه الملاحظات هي فرص لتحديد الأماكن التي قد يحتاج فيها الموظفون الأفراد إلى تدريب إضافي لضمان بقاء المنظمة متوافقة. يعمل الموظفون مع المسؤولين لتصحيح أوجه القصور وتعزيز نقاط القوة الحالية.

اقرأ أيضًا: 10 خطوات لإيجاد أفكار تجارية متخصصة ومربحة

2. تدريب الموظفين

لا يمكن للموظفين تنفيذ ما لا يفهمونه أو يعرفونه. يعد تدريب موظفيك على كيفية مساعدة الأعمال التجارية على الامتثال أمرًا ضروريًا. ولكن يتم أيضًا إعطاؤهم معلومات أساسية حول سبب ضرورة وجود برنامج الامتثال وإجراءاته. في حين أن الأطباء البيطريين في الصناعة قد يكون لديهم معرفة أكثر من التعيينات الجديدة ، فإن اللوائح المتطورة يمكن أن تعني تغييرات في المنطق أو الغرض.

قد يكون الموظفون الذين لا يفهمون أو يعرفون الغرض من وراء برنامج الامتثال أقل حماسًا لتنفيذه. يُظهر بحث McKinsey & Company أن 70٪ من الموظفين يحددون إحساسهم بالهدف من خلال العمل.

غالبًا ما تسير برامج الامتثال واللوائح الصناعية جنبًا إلى جنب مع المهمة أو الغرض العام للمؤسسة. يمنح التدريب الرسمي وغير الرسمي الموظفين فرصة للمساعدة في تشكيل تلك المهمة. الدورات والاجتماعات والمحادثات وجلسات التدريب أثناء العمل تعمل على سد الفجوات بين جهود الفرد والمؤسسة. يتعلم الموظفون كيف تتناسب أدوارهم وأفعالهم مع نجاح الشركة ، بما في ذلك الامتثال.

يتمتع الموظفون بفرصة طرح الأسئلة والتعبير عن مخاوفهم وتقديم اقتراحات للتحسينات. تصبح أغراضهم الفردية أو أدوارهم في العمل أكثر وضوحًا ويمكن أن توفر الحافز لتنفيذ المسؤوليات.

3. شخص أو فريق معين

تحتاج كل سفينة إلى قبطان من أجل الإبحار ، وينطبق الشيء نفسه على نجاح برنامج الامتثال. يجب أن يكون لشركتك شخص محدد أو فريق يشرف على تصميم البرنامج وتنفيذه.

من المحتمل أن يعتمد عدد أعضاء الفريق على حجم ومدى العمل. قد تحتاج منظمة صغيرة بموقع واحد إلى شخص واحد فقط. ربما تحتاج الشركات الأكبر حجمًا إلى مجموعة للتعامل مع الامتثال في مرافق متعددة.

اقرأ أيضًا: أفضل الطرق لإدارة ديونك بشكل فعال

يتمثل دور قائد أو فريق الامتثال في ضمان أن البرنامج يسير وفقًا للخطة. يساعد الشخص أو الفريق في تحديد المناطق الضعيفة التي من المرجح أن يحدث فيها عدم الامتثال. يمكن لفرق الامتثال أيضًا تحديد مكان حدوث المشكلات بالفعل والعمل مع الموظفين لتصحيحها.

لنفترض أن مسؤول الامتثال اكتشف أن النسخ الاحتياطية المنفصلة للبيانات خارج الموقع لا تحدث. يدرك بعض الموظفين أن هذه النسخ الاحتياطية يجب أن تحدث. ومع ذلك ، فقد سمحوا للشخص المعني بمعرفة أن هناك نقصًا في الأدوات وعناصر التحكم الداخلية لإجراء نسخ احتياطية للبيانات بنجاح. يمكن لشخص أو فريق نقطة الامتثال العمل مع القادة لتزويد الموظفين بالأدوات اللازمة. يمكن لفريق الامتثال أيضًا تصميم ضوابط أفضل ، بما في ذلك إجراءات التحقق.

4. الإجراءات والمعايير الموثقة

حتى أكثر الذاكرة الفوتوغرافية تحتاج إلى شيء للرجوع إليه. الوثائق المكتوبة التي يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها ضرورية تمامًا مثل التواصل وجهاً لوجه. تعطي إجراءات الامتثال الموثقة للموظفين تلك العلامات والإرشادات التي يحتاجون إليها أثناء تقدمهم.

توفر المعايير الموثقة إرشادات عندما لا يتوفر شخص حي. لن يضطر الموظفون إلى التوقف عما يفعلونه وربما يتسببون في إزعاج العميل. يمكنهم الحصول على إجابات لأسئلة بسيطة واتباع نفس المعايير مثل أقرانهم.

اقرأ أيضًا: لماذا سيكون العمل عن بُعد هو الوضع الطبيعي الجديد

تمنح الوثائق المكتوبة الجميع نفس القواعد وتضمن التطبيق الموحد لتلك المعايير. ومع ذلك ، يجب أن يكون التوثيق سهل المتابعة. من المهم أيضًا مراجعة الموارد المكتوبة بشكل دوري للتأكد من أنها محدثة وذات صلة. عندما لا يتطابق ما هو مكتوب مع ما يتم نقله في الاجتماعات ، فإنه يخلق ارتباكًا يمكن أن يؤدي إلى عدم الامتثال. يجب أن تنطبق المستندات أيضًا على الأدوار الوظيفية حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه.

البقاء في الامتثال

تهدف برامج الامتثال إلى مساعدة الشركات على اتباع لوائح وممارسات الصناعة. ولكن لإبقاء الشركات تعمل ضمن الخطوط ، يجب أن تحتوي برامج الامتثال على مكونات معينة حتى تكون فعالة. بعض هذه تشمل عمليات التدقيق والدورات التدريبية وفرق الرقابة والمعايير الموثقة. إن جعل هذه الجوانب جزءًا من برنامج الامتثال لشركتك سيزيد من فرص نجاحها.