كيف تحمي مصدرك الوحيد للحقيقة وتستفيد منه

هل تتذكر لعب الهاتف (a/k/a Whisper Down the Lane) عندما كنت طفلاً؟

هذا هو المكان الذي تهمس فيه جملة في أذن شخص يهمس بها لشخص آخر وتستمر حتى تصل إلى نهاية السطر. ثم يعلن آخر شخص ما سمعه ليرى مدى تشابهه مع الأصل. تنبيه المفسد: لم يكن الأمر كما كان تقريبًا. في بعض الحالات، ستكون النتيجة النهائية مختلفة إلى حد كبير بحيث لا يمكن التعرف عليها تمامًا من المادة المصدر.

من الشائع أن نسمع أن نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) الخاص بالشركة يشار إليه باسم "المصدر الوحيد للحقيقة" لجميع أصولها. يجب أن تكون محطتك الأولى والوحيدة عندما تحتاج إلى الإصدار الحالي المعتمد من الأصل. ولكن ماذا يحدث عندما تقوم بتنزيل هذا الأصل ثم تحميله إلى واحد أو أكثر من الأنظمة أو المواقع المنفصلة؟ إذا تم تحديث هذا الأصل، فكيف يمكنك تحديث النسخ في جميع تلك المواقع الأخرى؟

ومن السهل جدًا أن ينتهي بك الأمر في موقف مشابه لما يحدث في الهاتف.

كلما ابتعد الأصل وبياناته التعريفية عن DAM، زاد احتمال أن يصبح قديمًا. في كل مرة تقوم فيها بأخذ أصل من DAM الخاص بك وتحميله يدويًا إلى نظام آخر، فإنك تعرض نفسك للخطر. قد يتم إدخال البيانات التعريفية بشكل غير صحيح أو قد يتم حذفها تمامًا، وقد تتغير أسماء الملفات. وبدون ذلك، ستفقد أي سجل لما تم القيام به مع هذا الأصل من حيث متى وأين ومن قام به. كلما كان من الصعب تتبع ذلك، قل الاتساق عبر إدارة علامتك التجارية.

تعمق أكثر: بيانات تعريف DAM: لماذا الأقل هو الأكثر

لا يعد تحميل نفس الأصل في مواقع متعددة أمرًا محفوفًا بالمخاطر فحسب، بل إنه غير فعال أيضًا. كل تحميل هو مهمة زائدة عن الحاجة. من الأفضل قضاء وقت الموظف في العمل الذي يوفر قيمة أكبر. تذكر أن مساحة التخزين ليست غير محدودة وليست مجانية. المزيد من النسخ يمكن أن يوفر لك المزيد من النفقات لمزيد من سعة التخزين.

لا يوجد سد جزيرة

تتمثل إحدى الطرق الرئيسية لتقليل المخاطر والحفاظ على اتساق المحتوى وإنشاء الكفاءات وزيادة عائد الاستثمار الإجمالي لـ DAM في دمجه مع أدواتك وأنظمتك الأخرى.

هل لديك أي من هذه الأدوات التي (أو ينبغي أن تستخدم) تستخدم الأصول من DAM الخاص بك؟

• منصة إدارة العلامة التجارية.
• نظام إدارة المحتوى (CMS).
• نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
• نظام إدارة المخاطر المؤسسية (ERM).
• أتمتة التسويق.
• نظام إدارة معلومات المنتج (PIM).
• أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي.

هل تعرف مدى تكاملها مع السد الخاص بك؟ إذا لم تقم بذلك، يجب عليك.

لا تقصر عمليات التكامل الخاصة بك على الأنظمة والأدوات الموجودة في أسفل DAM الخاص بك. نعم، تريد أن يقوم السد بدفع هذا الأصل النهائي المعتمد مباشرة إلى أي عدد من الأماكن حسب الحاجة، ولكن ما هو المنبع منه؟ ما هي مسارات العمل الموجودة حول عمليات إنشاء المحتوى والتعاون والموافقة؟ ضع في اعتبارك أيضًا هذه الأنظمة والأدوات كمرشحين محتملين للتكامل:

• برامج التصميم و/أو أدوات إنشاء المستندات
• برامج إدارة المشاريع

وماذا عن التحليلات؟ إن وجود طريقة متكاملة وآلية لتتبع أصولك بعد مغادرتها DAM الخاص بك يمكن أن يوضح لك كيفية أداء التسويق الخاص بك في الوقت الفعلي ويسمح لك بوضع قيمة ملموسة على أصولك. من المحتمل أن يكون لدى DAM الخاص بك القدرة على إخبارك بعدد مرات تنزيل الأصل، ولكن كم مرة تم استخدامه بعد ذلك؟ كم عين رأته وأين؟ كلما زادت قدرتك على رؤية متى وأين وكيف يتم استخدام الأصل، زادت فعاليتك في صياغة إستراتيجيتك الرقمية وإيجاد الكفاءات من خلال إعادة استخدام المحتوى الناجح.

رسم الخريطة

بمجرد تحديد الأنظمة والأدوات التي تريد دمجها مع DAM الخاص بك، من أين تبدأ؟

أقترح التركيز على البيانات الوصفية. مخطط البيانات الوصفية في DAM الخاص بك محدد ومرتب، ولكن كيف يبدو في الأنظمة الأخرى التي ستتكامل معها؟ لا تعد محاذاة البيانات التعريفية عبر جميع أنظمتك من أفضل الممارسات لإدارة البيانات ودعم تكامل البيانات التعريفية فحسب، ولكنها ضرورية أيضًا للاتصال السلس بين الأنظمة. إذا لم تتم مواءمة بيانات التعريف الخاصة بك عبر أنظمتك، فهذا يعادل وضع مجموعة من الأشخاص الذين يتحدثون لغات مختلفة في غرفة معًا ونتوقع منهم التواصل على الفور بسلاسة. بالتأكيد، سيكتشفون ذلك في النهاية، لكن سيكون الطريق طويلًا ووعرًا حتى ذلك الحين.

إذا كنت تستعد لدمج DAM الخاص بك مع نظام آخر، فستحتاج إلى أن تسأل نفسك هذه الأسئلة حول البيانات التعريفية:

• إذا كانت الأصول تأتي إلى DAM من نظام أو أداة أولية، فما هي البيانات الوصفية التي ستأتي معها؟ هل هناك بيانات وصفية مضافة في DAM يمكن أو ينبغي إضافتها في نظام التدفق الأولي هذا؟
• بمجرد وصول الأصل إلى DAM، ما هي البيانات التعريفية الإضافية التي قد يلزم إضافتها إليه؟
• بالنسبة لكل نظام فرعي تقوم بالتكامل معه، ما هي البيانات الوصفية التي يجب أن تتوافق مع الأصل؟ ما هي الحقول التي يجب تعيينها من السد إلى نظام المصب؟

بمجرد تحديد حقول البيانات التعريفية التي سيتم تعيينها عبر أنظمتك، ستحتاج إلى محاذاة أسماء الحقول وأي مفردات يتم التحكم فيها مرتبطة بهذه الحقول. إن وجود نظام يستخدم مصطلحًا محددًا مرتبطًا بعلامتك التجارية ونظامًا آخر يستخدم الاختصار لهذا المصطلح هو وصفة للارتباك. اجعل الجميع يتحدثون نفس اللغة.

مما يتيح لك مساحة للنمو

إن دمج DAM الخاص بك ليس مجرد أمر جميل، بل هو ضرورة. إن DAM هو مصدرك الوحيد للحقيقة، وموقعك المركزي لجميع أصولك النهائية المعتمدة والجاهزة لمساعدتك في الترويج لرسائل علامتك التجارية إلى العالم. تساعدك عمليات التكامل على إدارة تلك الرسائل والتحكم فيها من أجل اتساق صوت علامتك التجارية. كما أنها تعمل أيضًا على تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر عن طريق أتمتة المهام اليدوية والمتكررة وتعزيز إعادة استخدام المحتوى الموجود، مما يمنح أعضاء الفريق مزيدًا من الوقت لقضائه في العمل القيم والإبداعي.

احصل على مارتك! يوميًا. حر. في البريد الوارد الخاص بك.

عنوان البريد الإلكتروني للعمل

يشترك يعالج...

انظر الشروط.