10 طرق لتحسين الاتصال الداخلي في مؤسستك

التواصل هو شيء تصارع العديد من الشركات والمؤسسات معه بانتظام. بغض النظر عن حجم عملك الكبير أو الصغير ، فقد تواجه مشاكل في كل من اتصالاتك الداخلية والخارجية.

ولكن كيف يمكنك معالجة هذه المشكلات بشكل فعال ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالأمور داخل شركتك؟

فيما يلي عشر طرق لتحسين الاتصال الداخلي في مؤسستك.

1. وضح مهمتك ورؤيتك

عند محاولة تحسين الاتصال الداخلي ، من الأفضل أن تبدأ بالأساسيات. تحتاج كل منظمة إلى معرفة مهمتها ورؤيتها (وقيمها) ، لذلك إذا لم توضحها لفريقك بعد ، فقد حان الوقت للقيام بذلك أخيرًا.

مهمتك هي ما تريد شركتك القيام به من حيث الأهداف والغايات ، بينما تدور رؤيتك حول تطلعاتك. ستكون قيم شركتك مهمة أيضًا لأنها ستساعدك على تحديد أهم المبادئ التي ستعمل مؤسستك وفقًا لها.

2. استخدام أدوات الاتصال الرقمي

اليوم ، حلت الاتصالات الرقمية محل العديد من أشكال الاتصال التقليدي. علاوة على ذلك ، تعمل بعض الفرق عن بُعد ، مما يجعل الاتصال الرقمي أمرًا ضروريًا وليس خيارًا. يمكن أن يساعدك استخدام أدوات الاتصال الرقمية في تحسين اتصالاتك الداخلية بشكل ملحوظ.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك مكتب كبير ، فيمكنك السماح للموظفين باستخدام الدردشات بدلاً من جعلهم يتجولون في المبنى بأكمله للوصول إلى الشخص الذي يبحثون عنه. وإذا كان لديك فريق بعيد ، فستحتاج إلى استخدام الدردشة الصوتية والمرئية بالإضافة إلى الرسائل النصية على نطاق واسع طوال اليوم.

3. استخدم أدوات إدارة المشاريع والمهام

بالإضافة إلى استخدام أدوات الاتصال الرقمي ، يجب أن تبدأ أيضًا في استخدام أدوات إدارة المهام والمشاريع. يمكن أن يساعدك ذلك أنت وفريقك على تنظيم جميع الأنشطة والمهام والأحداث المجدولة لليوم أو الأسبوع أو الشهر أو حتى السنة بشكل أفضل.

من خلال دمج تطبيقات تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) للموظفين في أدوات إدارة المهام والمشاريع الخاصة بك ، لا يمكنك فقط تبسيط تنظيم الأنشطة والمهام والأحداث ، بل يمكنك أيضًا الحصول على رؤى قيمة حول إنتاجية الموظف وتخصيص الوقت. توفر هذه التطبيقات رؤية وبيانات في الوقت الفعلي يمكن استخدامها لتحسين تخصيص الموارد وتتبع تقدم المشروع وضمان إكمال المهام في الوقت المناسب.

على سبيل المثال ، يمكن لفريقك استخدام أداة مثل Asana لتعيين المهام وجدولتها وإضافة العلامات والتفاصيل وتغيير المواعيد النهائية وما إلى ذلك. يمكن أن يكون التقويم البسيط مفيدًا بالفعل ، ولكن Asana يأخذ إدارة المهام والمشاريع إلى مستوى جديد تمامًا مع وجود واجهة سهلة الاستخدام حتى للمبتدئين سوف يكتشفونها بسرعة.

4. ابدأ تشغيل مدونة داخلية

أحد جوانب الاتصال الداخلي الذي غالبًا ما يتم تجاهله هو مشاركة المعرفة. تمتلك الشركات الكثير من المعرفة والمعلومات الجماعية التي تفشل في استخدامها بنجاح لأنها تتجاهل هذا الجانب من الاتصال. لحل هذه المشكلة ، يمكنك البدء في تشغيل مدونة داخلية.

يمكن أن تساعد المدونة الداخلية فريقك في البقاء على اطلاع بأحدث أخبار الشركة ، ومشاركة المعلومات القيمة ، وبناء ثقافة الشركة ، وما إلى ذلك. إذا لم يكن لديك الوقت لكتابة محتوى للمدونة ، فيمكنك توظيف كتاب ذوي خبرة من خدمة الكتابة مثل كأفضل تعليم للمقالات ، الذي سيُنشئ لك محتوى مدونتك بالكامل.

5. اسأل بنشاط عن الآراء والملاحظات

الهدف من الاتصال هو أن يكون لديك حوار مستمر ، ولكن كيف يمكنك إجراء محادثة عندما يخشى موظفوك التعبير عن آرائهم؟ هذا هو بالضبط سبب حاجتك إلى طلب التعليقات ووجهات النظر من أعضاء فريقك.

في أي وقت يكون لديك اجتماع ، شجع الناس على التحدث. حتى خارج الاجتماعات ، تحتاج إلى إظهار رغبتك في سماع ما يقوله أعضاء فريقك. يجب أن يكون كل شخص قادرًا على التعبير عن مخاوفه وإحباطاته وأفكاره وما إلى ذلك لإجراء مناقشة مناسبة مع الفريق.

6. جدولة وقت للتحدث مع أعضاء الفريق

إذا كنت قائدًا مشغولًا ، فقد تظهر كشخص مغلق لا يريد التواصل مع موظفيهم. هذا هو السبب في أنه من المهم دائمًا تحديد وقت للتحدث مع أعضاء فريقك وإظهار أنك منفتح عليهم.

يحتاج القادة إلى أن يكونوا مثالاً يحتذى به لفرقهم ، لذلك عليك أن تأخذ الاتصال الداخلي على محمل الجد حتى يتابعك موظفوك. تأكد من أنك ترسل الرسالة الصحيحة إليهم باستمرار.

7. تشجيع الحديث عن مبردات المياه

يشير حديث مبرد المياه إلى المحادثات التي تحدث بين موظفي المكتب أثناء وقت الاستراحة عندما يتجمع الجميع بالقرب من مبرد المياه. في المكاتب الفعلية ، من السهل تشجيع مثل هذه المحادثات ، لكن يصبح الأمر أكثر صعوبة مع الفرق البعيدة.

إذا كان جميع موظفيك موجودين في أماكن مختلفة ويتواصلون رقميًا ، فمن المهم أن يكون لديهم فترات راحة للراحة طوال يوم العمل. يجب عليك أيضًا تشجيعهم على الدردشة أثناء فترات الراحة هذه إما عن طريق الرسائل النصية أو من خلال المكالمات الصوتية أو المرئية.

8. قم بإنشاء صندوق اقتراح مجهول

بغض النظر عن مدى ودية الأجواء في شركتك ، فقد يظل بعض الموظفين مترددين في التعبير عن آرائهم واقتراح شيء ما. قد يكونون خائفين منك أو حتى من حكم زملائهم الموظفين تجاههم.

لحل هذه المشكلة ، يمكنك إنشاء مربع اقتراح مجهول حيث يمكن لأي شخص مشاركة أفكاره. وبالمثل ، فكر في السماح بشكاوى مجهولة المصدر. يمكن أن يساعدك في منع النزاعات المباشرة وحل المشكلات بطريقة أكثر اتساعًا.

9. تثبيط السلوك المعادي للمجتمع

بينما يجب أن تشجع السلوكيات الإيجابية المختلفة ، مثل الحديث عن المياه الباردة ، يجب أيضًا أن تثبط السلوك المعادي للمجتمع. أنت لا تريد أن يتم إغلاق أي شخص من فريقك عن أي شخص آخر.

إذا لاحظت أن شخصًا ما أقل اجتماعيًا مع الموظفين الآخرين ، فتأكد من معرفة سبب ذلك وحاول تغيير سلوكهم. بالطبع ، لا يجب أن تكون متهورًا بشأن ذلك - فكل موقف يختلف عن الآخر وسيكون له الفروق الدقيقة الخاصة به.

10. ضع في اعتبارك إعادة تقييم مؤسستك

أخيرًا وليس آخرًا ، فكر في إعادة تقييم مؤسستك بالكامل. قد تكون الطريقة التي يتم بها تنظيم شركتك هي سبب ضعف التواصل الداخلي بالإضافة إلى مشكلات أخرى قد تواجهك أنت وفريقك لحلها.

إذا كنت قادرًا على إنشاء عمل منظم بالطريقة الأكثر فاعلية ، فسوف تقلل من أي نوع من المشكلات التي قد تقاتلها الآن. إنه حل جذري لإعادة تنظيم شركتك ، لكنه لا يزال خيارًا.

افكار اخيرة

بشكل عام ، سيستغرق تحديد أسباب مشكلات الاتصال ومعالجة المشكلات بعض الوقت. ولكن في نهاية اليوم ، سيكون الأمر يستحق ذلك بالتأكيد لأن مؤسستك ستعمل بكفاءة أكبر ، وستكون اتصالاتك أكثر فعالية. استخدم النصائح الواردة في هذه المقالة لمساعدتك على تحسين الاتصال الداخلي في عملك.